UBL transport | Factuur transport

UBL van transport factuur

Maak de factuur van uw transportorders en verstuur deze samen met een UBL factuur

Factureren met het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans gaat supersnel. In circa drie klikken heeft u de factuur van uw transportorders aangemaakt. Naast het printen en digitaal versturen van facturen is het ook mogelijk om elektronisch te factureren vanuit EasyTrans.

Met elektronisch factureren heeft u de mogelijkheid om naast een standaard factuur van uw transportorders – als pdf-bestand- een UBL van uw transport factuur mee te sturen met uw e-mail. De meeste bekende boekhoudpakketten kunnen deze UBL factuur van uw transportorders geautomatiseerd inlezen. Geen handmatig factuurverwerkingsproces voor uw klant meer dus! Dat is nog eens service!

Alle aangemaakte facturen worden weergegeven in het factuuroverzicht. Vanuit het overzicht kunt u facturen per e-mail versturen, betalingen bijhouden, betalingsherinneringen versturen en (meerdere) facturen downloaden.

Gebruikt u een boekhoudpakket? EasyTrans Software biedt koppelingen met diverse boekhoudprogramma’s.

Naar
Features

Features EasyTrans - Rittenregistratie, Vrachtbrief, Kilometerregistratie en veel meer!

Bekijk meer features Test het zelf: Probeer de live demo! Bekijk TMS pakketten Vraag een proefabonnement aan!

Factuur transportorders

Met de TMS pakketten van EasyTrans Software kunt u heel eenvoudig een factuur van uw transportorders aanmaken. Naast het printen en digitaal versturen van facturen is het ook mogelijk om elektronisch te factureren vanuit EasyTrans.

Factuur transport

Het aanmaken en versturen van facturen in het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans is heel eenvoudig en kan supersnel! Zodra u uw transportorders gecontroleerd heeft en deze heeft klaargezet voor facturatie kunt u met circa drie klikken uw facturen aanmaken.

Proeffactuur transportorders

Het aanmaken van de facturen gaat volledig geautomatiseerd. Indien gewenst kunt u voor het aanmaken van de factuur eerst nog een proeffactuur aanmaken. Op deze manier kunt u controleren of de factuur van uw transportorders helemaal correct is.

Factuurtypen

Binnen EasyTrans kunt u werken met verschillende factuurtypen. Per klant kunt u aangeven of deze uw standaard factuurtype dient te ontvangen of een afwijkend factuurtype. U kunt bijvoorbeeld verzamelfacturen van uw transportorders aanmaken of iedere transportorder apart factureren.

Factuuroverzicht

Factuur per e-mail versturen

Vanuit het factuuroverzicht kunt u de facturen van uw transportorders per e-mail versturen. In het factuuroverzicht kunt u tevens inzien welke factuur wanneer is verstuurd. Per klant kunt u aangeven of deze een factuur per e-mail wenst te ontvangen. Indien een klant de factuur per e-mail wil ontvangen en deze is nog niet gemaild vanuit EasyTrans. Dan zal deze factuur een rode markering krijgen in uw factuuroverzicht. U zult dus niet snel vergeten om een dergelijke factuur te versturen!

Maakt u gebruik van de Documentopslag module of de Chauffeur App? Dan kunt u ervoor kiezen om bijvoorbeeld ook de getekende transportdocumenten mee te sturen met de factuur.

Basis boekhoudfuncties

Vanuit het orderoverzicht zijn er enkele boekhoudkundige functionaliteiten beschikbaar. In het factuuroverzicht kunt u bijvoorbeeld snel zien welke facturen nog niet voldaan zijn en welke al wel betaald zijn. U kunt betalingen bijhouden, betalingsherinneringen versturen en (meerdere) facturen downloaden.

Maakt u gebruik van een boekhoudpakket? EasyTrans Software biedt koppelingen met diverse boekhoudprogramma’s.

UBL transport facturen

Met de TMS pakketten van EasyTrans Software is het mogelijk om naast een standaard factuur – als pdf-bestand- een UBL van uw transport facturen mee te sturen met uw e-mail. De meeste bekende boekhoudpakketten kunnen deze UBL-factuur geautomatiseerd inlezen, dus geen handmatig factuurverwerkingsproces voor uw klant meer!

Wat is een UBL factuur?

UBL staat voor Universal Business Language, een standaard bestandsformaat dat geïntroduceerd is als oplossing om o.a. factuurverwerking eenvoudiger te maken. De meeste bekende boekhoudpakketten kunnen deze UBL-factuur geautomatiseerd inlezen. Een andere naam voor een UBL-factuur is een e-factuur. Het maken en versturen van e-facturen wordt ook wel e-factureren of elektronisch factureren genoemd. Het elektronisch factureren is voor alle TMS pakketten van EasyTrans Software kosteloos beschikbaar.

Hoe werkt een UBL factuur?

Om een factuur geautomatiseerd te verwerken moet een computer begrijpen welke gegevens er op de factuur staan. Dit kan met een UBL factuur welke is opgebouwd in de vorm van een XML-bestand. Dit XML-bestand bevat alle gegevens van uw normale PDF-factuur waarbij ieder gegeven een stukje code bevat. Door die codering kan een boekhoudprogramma snel herkennen wat elk onderdeel van een factuur precies is en dit op de juiste manier verwerken. Met UBL hoef je dus nooit meer facturen over te tikken!

Wettelijke eisen UBL factuur

Er is verschil tussen elektronisch factureren en digitaal factureren. Bij digitaal factureren verstuurt u via e-mail een factuur als pdf-bestand, deze kan niet altijd geautomatiseerd verwerkt worden. Bij elektronisch factureren verstuurt u een UBL factuur of e-factuur, deze kan wel geautomatiseerde verwerkt worden. Hoe u factureert mag u zelf weten mits uw facturen voldoen aan de gestelde wettelijke eisen.

Een UBL factuur / e-factuur moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur of een pdf-factuur via e-mail. Facturen die worden aangemaakt en verstuurd vanuit EasyTrans voldoen aan de wettelijk gestelde eisen.

Meer informatie over de wettelijke eisen aan facturen vindt u op de website van de Belastingdienst.

Voordelen UBL factuur

Voor zowel de verzender als de ontvanger van UBL-facturen zijn er diverse voordelen:

Voordelen voor de ontvanger

Geautomatiseerd factuurverwerkingsproces; De factuurgegevens worden automatisch overgenomen uit de XML.
Minder kans op fouten; De kans op menselijke fouten verminderd tot een minimum, niemand hoeft meer de factuur over te tikken, dus geen tikfouten meer.
Tijd- en kostenbesparing; Geen handmatige verwerking van facturen. Dit scheelt tijd en dus geld!

Voordelen voor de verzender

Hogere klanttevredenheid; Met een UBL factuur biedt u een hogere service die veel voordeel voor uw klant oplevert.
Minder kans op fouten; Geen handmatig factuurverwerkingsproces meer voor uw klant, dus de kans op fouten verminderd tot een minimum.
Snellere betaling; Door de snellere verwerking van uw facturen en doordat een UBL factuur meteen klaar staat als boekingsvoorstel, betalen bedrijven veel sneller de factuur!

UBL transport factuur versturen vanuit EasyTrans

Het versturen van een UBL transport factuur binnen EasyTrans is optioneel. U kunt bijvoorbeeld instellen dat u standaard bij alle facturen een UBL factuur wilt meesturen – en hier eventueel per klant van afwijken – of u kunt voor enkele klanten deze functionaliteit activeren.

Wilt u standaard bij iedere klant een UBL factuur meesturen met uw facturatie?
Dan kunt u dit als een standaard instelling ingeven binnen EasyTrans. Nieuw aangemaakte klanten ontvangen dan ook automatisch een UBL factuur. Uiteraard kunt u per klant nog van deze standaard instelling afwijken.

UBL facturen die u verstuurd vanuit EasyTrans voldoen aan de wettelijk gestelde eisen en hebben de UBL Ketentest succesvol doorlopen.

Pro forma factuur transportdiensten

Met de TMS pakketten van EasyTrans Software kunt u pro forma facturen van uw transportdiensten aanmaken en/of versturen.
Pro forma facturen worden veel gebruikt bij internationaal handelsverkeer of voor aanbetalingen op leveringen.

Wat is een pro forma factuur?

Een pro forma factuur is een onofficiële, voorlopige factuur die een koper informatie biedt over de diensten die u gaat leveren. Met een pro forma factuur kunt u uw klant bijvoorbeeld vragen om een vooruitbetaling. Een pro forma wordt daarnaast ook veel gebruikt bij internationaal handelsverkeer. Dan dient een pro forma factuur als informatievoorziening waarmee een koper bepaalde douaneformaliteiten, zoals de inklaringsdocumenten, in orde kan maken. Om deze aan te kunnen vragen, moet een koper kunnen aantonen wat deze precies wil importeren. Een pro forma factuur biedt dan uitkomst.

Wat is het verschil tussen een pro forma factuur en een verkoopfactuur?

Het belangrijkste verschil tussen een pro forma factuur en een verkoopfactuur is dat een pro forma factuur geen rechtsgeldig document is. Dat betekent dat een koper op basis van dit document in principe niet hoeft te betalen. Echter, in het geval van een vooruitbetaling maakt u daar onderling natuurlijk afspraken over. Omdat een pro forma factuur geen officieel document is neemt u deze niet op in uw administratie. Een betaling hoeft immers officieel pas na het versturen van een ‘echte’ factuur. Op de pro forma factuur die u in EasyTrans aanmaakt staat duidelijk vermeld dat het gaat om een pro forma factuur zodat hierover bij uw klanten geen verwarring kan ontstaan.

Pro forma factuur nummering

Voor de nummering van pro forma facturen stelt de Belastingdienst geen eisen, het is enkel niet toegestaan om voor pro forma facturen en verkoopfacturen hetzelfde factuurnummer te gebruiken. Daarom refereren de nummers op pro forma facturen van EasyTrans Software naar het ordernummer waar de pro forma factuur bij hoort. Zo houdt u altijd overzicht in uw administratie en weet u welke pro forma factuur en/of betaling bij welke order hoort.

Wanneer verstuur ik een pro forma factuur?

Een pro forma factuur kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Het kan bijvoorbeeld dienen als informatievoorziening of als een document waarmee u een vooruitbetaling vraagt aan uw klant. In de meeste gevallen wordt een pro forma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat u daadwerkelijk gaat leveren. In EasyTrans is het mogelijk om een pro forma factuur te versturen bij zowel uw offertes als bij uw orderbevestigingen. Natuurlijk is het daarnaast ook mogelijk om de pro forma factuur als pdf-document aan te maken.

Vooruitbetalingen op transportdiensten

Een pro forma factuur wordt vaak gebruikt om vooruitbetalingen op transportdiensten te kunnen ontvangen. Op de pro forma factuur van EasyTrans Software worden de gegevens uit de transportorder gebruikt. Zo worden bijvoorbeeld de berekende tarieven bij een order gebruikt op de pro forma factuur. Na het aanmaken en/of versturen van een pro forma factuur kunt u bij de prijsberekening van uw order bijhouden of u een betaling heeft ontvangen. Maakt u gebruik van de module Online betalen? Dan bevat uw offerte of orderbevestiging én de pro forma factuur een betaallink waarmee uw klant direct – online – het gevraagde bedrag kan overmaken. Online betalingen worden dan tevens automatisch verwerkt in uw Transport Management Systeem.

Transportdienst factureren

Gebruikt u pro forma facturen om aanbetalingen op transportdiensten te ontvangen? Dan kan het voorkomen dat een klant minder betaald dan gevraagd, of dat er op een later moment in het orderproces extra kosten komen. Bijvoorbeeld kosten door wachttijden die u wilt doorbelasten. Het vooraf betaalde bedrag wordt altijd vergeleken met het totale orderbedrag. Hierdoor ziet u in uw order direct welk resterend bedrag er nog open staat. Bij de facturatie van de transportorder wordt het reeds betaalde bedrag verrekend met het factuurtotaal. Is de order dus reeds volledig betaald? Dan wordt dit op de factuur weergegeven. Is de transportorder slechts gedeeltelijk voldaan? Dan wordt het resterende openstaande bedrag gefactureerd.

Maak en/of verstuur zelf een factuur in de live demo.
Meer functionaliteiten van EasyTrans vindt u bij: features of de vergelijkingstabel (voor een uitgebreid overzicht van de mogelijkheden per pakket).

Live demo Features Vergelijk pakketten