Wat is een pro forma factuur?
Een pro forma factuur is een onofficiële, voorlopige factuur die een koper informatie biedt over de diensten die u gaat leveren. Met een pro forma factuur kunt u uw klant bijvoorbeeld vragen om een vooruitbetaling. Een pro forma wordt daarnaast ook veel gebruikt bij internationaal handelsverkeer. Dan dient een pro forma factuur als informatievoorziening waarmee een koper bepaalde douaneformaliteiten, zoals de inklaringsdocumenten, in orde kan maken. Om deze aan te kunnen vragen, moet een koper kunnen aantonen wat deze precies wil importeren. Een pro forma factuur biedt dan uitkomst.
Wat is het verschil tussen een pro forma factuur en een verkoopfactuur?
Het belangrijkste verschil tussen een pro forma factuur en een verkoopfactuur is dat een pro forma factuur geen rechtsgeldig document is. Dat betekent dat een koper op basis van dit document in principe niet hoeft te betalen. Echter, in het geval van een vooruitbetaling maakt u daar onderling natuurlijk afspraken over. Omdat een pro forma factuur geen officieel document is neemt u deze niet op in uw administratie. Een betaling hoeft immers officieel pas na het versturen van een ‘echte’ factuur. Op de pro forma factuur die u in EasyTrans aanmaakt staat duidelijk vermeld dat het gaat om een pro forma factuur zodat hierover bij uw klanten geen verwarring kan ontstaan.
Pro forma factuur nummering
Voor de nummering van pro forma facturen stelt de Belastingdienst geen eisen, het is enkel niet toegestaan om voor pro forma facturen en verkoopfacturen hetzelfde factuurnummer te gebruiken. Daarom refereren de nummers op pro forma facturen van EasyTrans Software naar het ordernummer waar de pro forma factuur bij hoort. Zo houdt u altijd overzicht in uw administratie en weet u welke pro forma factuur en/of betaling bij welke order hoort.
Wanneer verstuur ik een pro forma factuur?
Een pro forma factuur kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Het kan bijvoorbeeld dienen als informatievoorziening of als een document waarmee u een vooruitbetaling vraagt aan uw klant. In de meeste gevallen wordt een pro forma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat u daadwerkelijk gaat leveren. In EasyTrans is het mogelijk om een pro forma factuur te versturen bij zowel uw offertes als bij uw orderbevestigingen. Natuurlijk is het daarnaast ook mogelijk om de pro forma factuur als pdf-document aan te maken.
Vooruitbetalingen op transportdiensten
Een pro forma factuur wordt vaak gebruikt om vooruitbetalingen op transportdiensten te kunnen ontvangen. Op de pro forma factuur van EasyTrans Software worden de gegevens uit de transportorder gebruikt. Zo worden bijvoorbeeld de berekende tarieven bij een order gebruikt op de pro forma factuur. Na het aanmaken en/of versturen van een pro forma factuur kunt u bij de prijsberekening van uw order bijhouden of u een betaling heeft ontvangen. Maakt u gebruik van de module Online betalen? Dan bevat uw offerte of orderbevestiging én de pro forma factuur een betaallink waarmee uw klant direct – online – het gevraagde bedrag kan overmaken. Online betalingen worden dan tevens automatisch verwerkt in uw Transport Management Systeem.
Transportdienst factureren
Gebruikt u pro forma facturen om aanbetalingen op transportdiensten te ontvangen? Dan kan het voorkomen dat een klant minder betaald dan gevraagd, of dat er op een later moment in het orderproces extra kosten komen. Bijvoorbeeld kosten door wachttijden die u wilt doorbelasten. Het vooraf betaalde bedrag wordt altijd vergeleken met het totale orderbedrag. Hierdoor ziet u in uw order direct welk resterend bedrag er nog open staat. Bij de facturatie van de transportorder wordt het reeds betaalde bedrag verrekend met het factuurtotaal. Is de order dus reeds volledig betaald? Dan wordt dit op de factuur weergegeven. Is de transportorder slechts gedeeltelijk voldaan? Dan wordt het resterende openstaande bedrag gefactureerd.