Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een onofficiële, voorlopige factuur die een koper informatie biedt over de diensten die je gaat leveren. Met een proforma factuur kun je de klant bijvoorbeeld vragen om een vooruitbetaling. Een proforma wordt daarnaast ook veel gebruikt bij internationaal handelsverkeer. Dan dient een proforma factuur als informatievoorziening waarmee een koper bepaalde douaneformaliteiten, zoals de inklaringsdocumenten, in orde kan maken. Om deze aan te kunnen vragen, moet een koper kunnen aantonen wat deze precies wil importeren. Een proforma factuur biedt dan uitkomst.
Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een verkoopfactuur?
Het belangrijkste verschil tussen een proforma factuur en een verkoopfactuur is dat een proforma factuur geen rechtsgeldig document is. Dat betekent dat een koper op basis van dit document in principe niet hoeft te betalen. Echter, in het geval van een vooruitbetaling maak je daar onderling natuurlijk afspraken over. Omdat een proforma factuur geen officieel document is neem je deze niet op in de administratie. Een betaling hoeft immers officieel pas na het versturen van een ‘echte’ factuur. Op de proforma factuur die je in EasyTrans aanmaakt staat duidelijk vermeld dat het gaat om een proforma factuur zodat hierover bij de klanten geen verwarring kan ontstaan.
proforma factuur nummering
Voor de nummering van proforma facturen stelt de Belastingdienst geen eisen, het is enkel niet toegestaan om voor proforma facturen en verkoopfacturen hetzelfde factuurnummer te gebruiken. Daarom refereren de nummers op proforma facturen van EasyTrans Software naar het ordernummer waar de proforma factuur bij hoort. Zo houd je altijd overzicht in de administratie en weet je welke proforma factuur en/of betaling bij welke order hoort.
Wanneer verstuur ik een proforma factuur?
Een proforma factuur kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Het kan bijvoorbeeld dienen als informatievoorziening of als een document waarmee je een vooruitbetaling vraagt aan de klant. In de meeste gevallen wordt een proforma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat je daadwerkelijk gaat leveren. In EasyTrans is het mogelijk om een proforma factuur te versturen bij zowel de offertes als bij de orderbevestigingen. Natuurlijk is het daarnaast ook mogelijk om de proforma factuur als pdf-document aan te maken.
Vooruitbetalingen op transportdiensten
Een proforma factuur wordt vaak gebruikt om vooruitbetalingen op transportdiensten te kunnen ontvangen. Op de proforma factuur van EasyTrans Software worden de gegevens uit de transportorder gebruikt. Zo worden bijvoorbeeld de berekende tarieven bij een order gebruikt op de proforma factuur. Na het aanmaken en/of versturen van een proforma factuur kun je bij de prijsberekening van de order bijhouden of je een betaling hebt ontvangen. Maak je gebruik van de module Online betalen? Dan bevat de offerte of orderbevestiging én de proforma factuur een betaallink waarmee de klant direct – online – het gevraagde bedrag kan overmaken. Online betalingen worden dan tevens automatisch verwerkt in het Transport Management Systeem.
Transportdienst factureren
Gebruik je proforma facturen om aanbetalingen op transportdiensten te ontvangen? Dan kan het voorkomen dat een klant minder betaald dan gevraagd, of dat er op een later moment in het orderproces extra kosten komen. Bijvoorbeeld kosten door wachttijden die je wilt doorbelasten. Het vooraf betaalde bedrag wordt altijd vergeleken met het totale orderbedrag. Hierdoor zie je in de order direct welk resterend bedrag er nog open staat. Bij de facturatie van de transportorder wordt het reeds betaalde bedrag verrekend met het factuurtotaal. Is de order dus reeds volledig betaald? Dan wordt dit op de factuur weergegeven. Is de transportorder slechts gedeeltelijk voldaan? Dan wordt het resterende openstaande bedrag gefactureerd.
