Veelgestelde vragen (FAQ)

Op deze pagina vindt u de antwoorden op enkele veelgestelde vragen over EayTrans.
Heeft u een andere vraag? Dan kunt u deze stellen via het contactformulier.

FAQ

Orders

Kan ik zien wanneer een order is aangemaakt en gewijzigd?

EasyTrans registreert alle handelingen en wijzigingen die zijn aangemaakt bij een order. U kunt de historie vanuit een order op twee manieren raadplegen:

Orderhistorie-eenvoudig Eenvoudige orderhistorie
De eenvoudige orderhistorie vindt u rechtsboven op uw scherm en toont de aanmaakdatum en tijd van de order en welke gebruiker deze heeft aangemaakt. Ook wordt dezelfde informatie weergegeven van de laatste keer dat de order werd opgeslagen.

Orderhistorie uitgebreid Uitgebreide orderhistorie
De uitgebreide orderhistorie vindt u onderaan de order en toont alle handelingen en wijzigingen aan de order, inclusief de gebruiker die deze handeling heeft gedaan.

Facturatie

Mijn klant vraagt mij een tweede bedrijfsnaam op de factuur te zetten, is dit mogelijk?

U kunt twee bedrijfsnamen onder elkaar op de factuur weergeven. Voer bij de klantgegevens bij bedrijfsnaam de twee bedrijfsnamen in gescheiden met een / (spatie/spatie). Bijvoorbeeld: Bedrijfsnaam 1 / Bedrijfsnaam 2
Twee bedrijfsnamen

De benaming op de factuur zal er dan als volgt uitzien:
Tweede bedrijfsnaam op factuur

Wilt u een alternatieve bedrijfsnaam op de factuur vermelden? Dat is ook mogelijk; geef hiervoor een alternatieve bedrijfsnaam in bij het factuuradres bij de klantgegevens. De ingegeven bedrijfsnaam zal worden weergegeven op de factuur voor deze klant.
Alternatieve bedrijfsnaam op de factuur

Hoe maak ik een creditfactuur?

Een foutief gefactureerde order kunt op drie manieren herstellen. U kunt een correctie via een order ingeven, een creditnota aanmaken of de factuur aanpassen en opnieuw versturen. Facturen met een negatief totaalbedrag worden aangemaakt als creditfactuur.

Correctie via een order
Betreft de correctie een fout in één order? Dan kun u het teveel betaalde bedrag crediteren door middel van een ‘retour’order. U kunt hiervoor een nieuwe order aanmaken, bijvoorbeeld door de foutieve order te kopiëren, en het teveel berekende bedrag in mindering brengen door de bedragen te voorzien van een minteken (-). Geef hierbij bijvoorbeeld een opmerking bij in als ‘correctie XXX (ordernummer)’. De order kan nu mee met de eerstvolgende facturatieronde.
EasyTrans maakt standaard verzamelfacturen aan, facturen met een negatief totaalbedrag worden aangemaakt als creditfactuur.

Correctie foutieve factuur
U kunt een factuur ook verwijderen en een nieuwe gecorrigeerde factuur met hetzelfde factuurnummer aanmaken en (opnieuw) verzenden.

  • Foutieve factuur verwijderen
    • Ga naar het factuuroverzicht
    • Noteer het factuurnummer en de factuurdatum van de foutieve factuur
    • Verwijder de factuur door achter de factuur op het kruisje te klikken
    • Alle bijbehorende orders krijgen nu de status ‘Gecontroleerd’
  • Corrigeren
    Corrigeer de fout in de order(s) of in de klantgegevens
  • Factuur opnieuw aanmaken
    • Ga naar nieuwe facturatie
    • Stel de periode en de factuurdatum in zoals die van de foutieve factuur
    • Typ in het veld ‘Eerstvolgende factuurnummer’ het nummer van de foutieve factuur
    • Klik op de knop ‘Uitvoeren’.

De foutieve factuur is nu gecorrigeerd.

Creditfactuur
Indien uw klant niet akkoord gaat met de ontvangst van een gecorrigeerde factuur zoals hierboven beschreven dan kunt u er ook voor kiezen om een creditfactuur aan te maken. EasyTrans werkt standaard met verzamelfacturen, daarom moeten alle orders die op de factuur vermeld staan worden gecrediteerd.

  • Ga naar het factuuroverzicht
  • Open de factuur waarvoor u een creditfactuur wilt aanmaken
  • Ga naar het orderoverzicht
  • Selecteer alle orders die op de factuur staan en kies bij “Met geselecteerde orders” voor de snelbewerking “Kopiëren”
  • Open de orders en zet een minteken voor de bedragen
  • Zet de orders op ‘Gecontroleerd’ om ze te kunnen factureren
  • Factureer de orders zoals u gewend bent

Facturen met een negatief totaalbedrag worden aangemaakt als creditfactuur, u heeft nu een creditfactuur van de eerder foutief aangemaakte factuur.
Maak nu de correcte orders aan en factureer deze opnieuw zoals u gewend bent.

Hoe stel ik in dat mijn klant direct online kan betalen?

Om klanten de mogelijkheid te geven tot online betalen heeft u de module Online Betalen nodig. Met deze module ontvangt uw klant bij de factuur een link waarmee de betaling direct online geregeld kan worden. Dit is bijvoorbeeld handig voor nieuwe of incidentele klanten.

Meer informatie over Online betalen

De betaalwijze van uw klant kunt u instellen door de klantgegevens te openen en de juiste betaalwijze te selecteren bij de klantspecifieke instellingen:
Betaalwijze instellen

Klanten

Hoe kan ik mijn klant toegang geven tot het klantenportal?

Wanneer u een Premium – of een Premium Plus pakket gebruikt beschikt u over een eigen klantenportal. U kunt uw klanten toegang geven tot uw klantenportal door bij een contactpersoon inloggegevens aan te maken en rechten toe te kennen:

  • Klik in het hoofdmenu op klantoverzicht.
  • Open de desbetreffende klant door op de regel te klikken.
  • Maak in het deelvenster ‘Contactpersonen’ bij de desbetreffende contactpersoon de inloggegevens aan.
    • Gebruikersnaam
    • Wachtwoord
    • Rechten toekennen
  • Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om terug te keren naar het klantoverzicht.

Uw klant heeft nu met de door u ingegeven inloggegevens toegang tot uw klantenportal.
Toegang klantenportal

Kan ik de tekst op de startpagina van mijn klantenportal aanpassen?

U kunt uw eigen welkomstbericht instellen voor de startpagina van uw klantenportal.

  • Klik in het hoofdmenu op Algemeen (onder Instellingen).
    Onderaan het tabblad ‘Orders’ vindt u de instellingen voor de web-orderomgeving.
  • Geef hier de tekst in die moet worden weergegeven op de startpagina van uw klantenportal. U kunt teksten ook rood weergeven, hiervoor kunt u de tekst beginnen met [red] en eindigen met [/red].

Welkomsttekst startpagina klantenportal

Vervoerders

Hoe geef ik mijn vervoerders toegang tot mijn Vervoerdersportal / Chauffeurs App?

Wanneer u een Premium Plus pakket gebruikt beschikt u over een eigen Vervoerdersportal. Uitgebreide informatie over het gebruik van de Vervoerdersportal vindt u in de handleidingen die beschikbaar zijn. U kunt uw vervoerders toegang geven tot uw Vervoerdersportal door bij een vervoerder inloggegevens aan te maken en rechten toe te kennen:

  • Klik in het hoofdmenu op vervoerder overzicht.
  • Open de desbetreffende vervoerder door op de regel te klikken.
  • Maak in het deelvenster ‘Vervoerder portal’ de inloggegevens aan.
    • Gebruikersnaam
    • Wachtwoord
    • Rechten toekennen
  • Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om terug te keren naar het vervoerderoverzicht.

Uw vervoerder heeft nu met de door u ingegeven inloggegevens toegang tot uw vervoerdersportal.

Toegang Vervoerdersportal

Producten en tarieven

Hoe geef ik een tarief in voor een startcolli en vervolgens een apart tarief voor een volgcolli?

U hanteert verschillende tarieven voor een start – en volgcolli.
Deze tarieven kunt u het best ingeven met behulp van een staffel:

  • Ga naar ‘Tarieven’ in het hoofdmenu.
  • Klik op ‘Nieuw tarief toevoegen’ (of open het te bewerken tarief).
  • Geef een omschrijving van het tarief
  • Selecteer de juiste tariefsoort, in uw geval: Colli (aantal)
  • Selecteer het juiste product, waarop het tarief van toepassing moet zijn.
  • Selecteer het voertuig waaraan het tarief gekoppeld moet worden.
    Indien het tarief op alle voertuigen van toepassing is, selecteert u ‘Ieder voertuig’.
  • Vink aan of het tarief standaard actief moet zijn.
  • Selecteer of het gekozen tarief een prijs of percentage is, in uw geval gaat het om een prijs.
  • Vul het tarief, in uw geval het tarief van de meercolli.
  • Klik op opslaan of enter.
    Het venster wordt nu uitgebreid, onder andere de knop ‘staffelprijzen’ verschijnt nu.

Tarief aanmaken

In uw geval gaat het om een afwijkend tarief voor de hoofdcolli, hiervoor gaan we dus een staffel aanmaken.

  • Klik op ‘Staffelprijzen’.
  • Selecteer de methode ‘Aantal x tarief cumulatief’.
  • Klik op ‘Voeg regel toe’.
  • Vul bij de aantallen in: vanaf aantal 0, tot en met aantal 1.
  • Geeft het tarief van een hoofdcolli in.

Staffelprijs ingeven

  • Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om terug te keren naar het tarief.
  • Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om terug te keren naar het tarievenoverzicht.

Met het getoonde voorbeeld wordt nu de prijs van een order met 3 colli: €8,- + 2 x €6,- = €20,-

Hoe bereken ik tolkosten (0% BTW)?

Meestal moet er bij tolkosten geen btw verrekend worden, u kunt voor dergelijke tolkosten het best een apart product aanmaken. U kunt in EasyTrans op productniveau immers aangeven welk BTW tarief gehanteerd dient te worden. Door een product aan te maken met als BTW tarief 0% kunt u nu de tolkosten correct factureren.

Algemeen

Hoe maak ik een extra gebruikersaccount aan?

Werkt u samen met anderen in EasyTrans geef dan iedere gebruiker een eigen inlog account. Zo krijgt iedereen zijn eigen planomgeving en kunt u van elkaar zien wie wat gewijzigd heeft in een order.

  • Ga in het hoofdmenu naar Klanten -> Klant overzicht
  • Open uw (hoofd)vestiging door op de regel te klikken

Naast uw bedrijfsgegevens ziet u bij ‘Contactpersonen’ de gebruikers die in kunnen loggen in uw softwarepakket.

  • Klik op ‘Nieuwe contactpersoon’
  • Vul de contactgegevens van de gebruiker in
    Bij het vergeten van een wachtwoord wordt het ingegeven e-mailadres gebruikt om opnieuw een wachtwoord in te stellen. Wanneer meerdere gebruikers een zelfde e-mailadres hebben kan er geen wachtwoord verzonden worden.
  • Maak een gebruikersnaam en wachtwoord aan en geef de gebruiker de juiste rechten

Gebruikersaccount aanmaken

  • Klik op ‘Nieuwe contactpersoon’ om meer gebruikers toe te voegen of op ‘Opslaan & Sluiten’ om terug te keren naar het klantoverzicht

Mijn mails worden gezien als spam? Hoe stel ik de uitgaande mail in?

Doordat EasyTrans niet standaard de mailingen verstuurd via uw eigen e-mailserver, maar enkel aangeeft dat u de afzender bent zien veel e-mailproviders dit aan als een hoog risico voor SPAM. Dit komt doordat e-mail op deze manier eenvoudig (ongewenst) uit naam van iemand anders kan worden verstuurd.

U kunt de e-mails vanuit EasyTrans versturen via uw eigen e-mailserver door de instellingen van uw uitgaande SMTP mailserver in te stellen in EasyTrans. Dit zijn dezelfde instellingen die u bijvoorbeeld ook gebruikt om Microsoft Outlook in te stellen. U kunt deze gegevens opvragen bij uw e-mailprovider.

U stelt de SMTP instellingen als volgt in:

  • Ga in het hoofdmenu naar Instellingen -> Algemeen
  • Klik op het tabblad “Uitgaande e-mail en telefonie”
  • Vul hier de gevraagde gegevens in
  • Verzend een test e-mail om de juiste instellingen te controleren

Meer informatie en alternatieve oplossingen

Kan ik extra landen toevoegen?

In het hoofdmenu vindt u bij ‘Landen’ een overzicht van landen die geselecteerd kunnen worden binnen EasyTrans.
Geactiveerde landen kunnen worden geselecteerd in een order, gedeactiveerde landen worden niet getoond.

Landen activeren/deactiveren:

  • Ga in het hoofdmenu naar ‘Landen’.
  • Activeren: Klik bij het desbetreffende land op het plus-icoon.
    Deactiveren: Klik bij het desbetreffende land op het min-icoon.

U kunt landen ook activeren of deactiveren via een snelbewerking.