EasyTrans Software wil het Transport Management Systeem EasyTrans optimaal inzetbaar maken voor je bedrijf. Wij zijn dan ook constant bezig de software te perfectioneren. Er worden op regelmatige basis nieuwe functies beschikbaar gesteld voor onze klanten.
Nieuwe en verbeterde functionaliteiten worden beschikbaar door middel van een update aan het Transport Management Systeem. De update wordt verzorgd door EasyTrans Software. Onze klanten hoeven hiervoor zelf geen actie te ondernemen!
Ben je klant bij EasyTrans Software? Dan ontvang je ook een nieuwsbrief met informatie over ontwikkelingen binnen ons bedrijf en de nieuwe functionaliteiten in EasyTrans.
Nieuwsbrief gemist? Je vindt alle informatie over de laatste update terug op deze webpagina, informatie over vorige updates vind je bij de release notes.
De module Routeplanning & Optimalisatie is uitgebreid met een nieuwe functie, namelijk de locatiekaart. Het is nu mogelijk om via de locatiekaart in één oogopslag te zien waar de bestemmingen van de orders zich bevinden. Hierdoor is het nog makkelijker om een route te plannen.
Filter eerst in het order overzicht op de orders die je wilt gaan plannen. Vervolgens klik je rechts bovenin het scherm op de locatiekaart-icoon. De locatiekaart wordt dan geopend. Je kunt met de vinkjes vooraan de orders de bestemmingen op de kaart weergeven.
Het kan zijn dat je bij een vervoersbedrijf meerdere contactpersonen of chauffeurs hebt. Je kunt daarom onbeperkt contactpersonen/chauffeurs toevoegen. Per contactpersoon kun je aangeven of ze toegang hebben tot het Vervoerder Portal of de Chauffeurs App. In het Vervoerder Portal kunnen alle orders voor deze vervoerder worden ingezien. In de Chauffeurs App ziet de chauffeur alleen de orders die aan hem zijn toegewezen.
Zodra je voor een vervoerder een 2e contactpersoon aanmaakt, krijg je in de order een bij het vervoerdersveld een keuze of het vervoersbedrijf wilt selecteren of een specifieke contactpersoon binnen het vervoersbedrijf. Ook is het mogelijk om de vervoersopdracht naar één of meerdere contactpersonen te versturen.
EasyTrans is een aantal nieuwe samenwerkingen aangegaan. Dit betreffen twee boekhoudprogramma’s en twee boordcomputer & Fleet management systemen.
Boekhoudpakket Moneybird
Met een koppeling tussen EasyTrans en Moneybird exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) naar het boekhoudpakket Moneybird.
Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren. Het overzetten van de gegevens gaat middels een directe (API) koppeling tussen het TMS EasyTrans en het boekhoudpakket Moneybird.
De voordelen van een directe koppeling met Moneybird:
Factuurgegevens exporteren
Klantgegevens exporteren
Inkoopfactuurgegevens exporteren als je gebruikt maakt van de inkoopmodule
Vervoerdergegevens exporteren als je gebruikt maakt van de inkoopmodule
Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en de boekhoudsoftware van DigiBoox (DigiBTW) exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar DigiBoox (DigiBTW). Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in DigiBoox (DigiBTW).
De voordelen van een directe koppeling met DigiBoox (DigiBTW):
Met een koppeling tussen EasyTrans en Trimble kunnen orders als taken naar de boordcomputer worden verstuurd. Bij het uitrijden van de transportopdrachten kunnen deze taken door de chauffeur worden afgehandeld. Bij het afhandelen van de taken, worden de gegevens uit het vragenpad van de boordcomputer automatisch verwerkt in EasyTrans.
De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met Trimble:
Orders als taak versturen naar de boordcomputer
Op de gewenste volgorde naar de bestemmingen in de order navigeren
Informatie uit het vragenpad direct zichtbaar in EasyTrans
Emballage registratie
Actuele ETA’s naar opdrachtgever en ontvanger, als je gebruik maakt van de module Routeplanning & Optimalisatie
Met een koppeling tussen EasyTrans en Samsara kunnen orders als routes naar de Samsara App worden verstuurd. Bij het uitrijden van de transportopdrachten kunnen de gekoppelde documenten door de chauffeur worden afgehandeld. Bij het afhandelen worden de gegevens uit de documenten, zoals levertijd, handtekeningen, foto’s en documenten automatisch verwerkt in EasyTrans.
De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met Samsara:
Orders als routes versturen naar de boordcomputer App
Op de gewenste volgorde naar de bestemmingen in de order navigeren
Informatie uit de documenten direct zichtbaar in EasyTrans
Actuele ETA’s naar opdrachtgever en ontvanger, als je gebruik maakt van de module Routeplanning & Optimalisatie
Bij de vervoerder kun je nu een handtekening of stempel van de vervoerder toevoegen in EasyTrans. Wanneer de handtekening of stempel is toegevoegd wordt deze, bij gebruik van deze vervoerder in een order, ook geplaatst op de vrachtbrief en CMR. De Chauffeur hoeft hierdoor niet meer handmatig te tekenen en kan het ook niet vergeten worden.
Tip: Heb je het Premium Plus pakket, dan kun je naast inscannen, de handtekening van de chauffeur eenvoudig verkrijgen door deze eenmalig zelf via de Chauffeurs App te laten tekenen. Download de handtekening in de order en upload deze vervolgens bij de vervoerder.
Het is nu mogelijk om de chauffeur de CMR of vrachtbrief digitaal in te laten zien, van de toegewezen order, via de Chauffeurs App.
Tip: Voeg de handtekening van de chauffeur toe aan de vervoerder, zodat deze een getekend document kan overleggen.
Meer informatie: CMR en vrachtbrief in Chauffeurs App
Let op: Wanneer de chauffeur de CMR op vrachtbrief via de app opent wordt dit in PDF formaat weergegeven. Dit is geen e-CMR en dus geen wettelijk geldig vervoersdocument. Zorg er altijd voor dat de chauffeur een wettelijk geldig vervoersdocument kan overleggen.
Wil je gebruik maken van een e-CMR, kijk dan eens naar onze Koppeling met Pionira.
Tarieven wijzigen
Vanaf nu is het mogelijk om tarieven aan te passen zonder het product te kopiëren. Met deze optie worden alle tarieven van het huidige product aangepast. De wijziging is van toepassing op alle nieuwe orders. Wil je de tarieven van bestaande orders bijwerken, wissel dan de orders van product en wissel vervolgens weer terug om de tarieven opnieuw in te stellen.
Het was al mogelijk om een tarief aan te passen door het product te kopiëren. Daarnaast is het ook mogelijk om het product te kopiëren en de huidige tarieven te behouden.
Het was al mogelijk om alleen te factureren o.b.v. een geselecteerde periode of specifieke klanten, maar omdat het soms wenselijk is om alleen de orders te factureren van een specifiek product is deze optie nu toegevoegd bij het maken van facturen. Wanneer je geen selectie maakt bij producten, worden alle orders die op gecontroleerd staan gefactureerd.
Alleen producten waarvan orders gereed staan voor facturering (Status ‘gecontroleerd’) worden weergegeven.
Maakt jouw vervoerder of chauffeur altijd gebruik van hetzelfde voertuig of een specifieke wagen uit het wagenpark? Je kunt nu de vervoerder koppelen aan een voertuig of wagen, zodat deze mee wordt geselecteerd bij de keuze van een vervoerder.
Type voertuig
Kies je voor het type voertuig, dan wordt dit alleen weergegeven achter de naam van de vervoerder, wanneer je een vervoerder selecteert. Het voertuig wordt NIET overgenomen op de order, omdat dit de prijs zou kunnen beïnvloeden.
Wagen uit wagenpark
Kies je voor een wagen uit het wagenpark, dan wordt het voertuig WEL overgenomen op de order. Zo blijft de order altijd gekoppeld aan de wagen waar de betreffende chauffeur in rijdt.
Er zijn nieuwe geavanceerde instellingen toegevoegd aan het systeem. Al deze nieuwe instellingen kunnen worden ingesteld via ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Geavanceerd’.
Totaalgewicht en laadmeters of volume
Standaard kun je via ‘Goederen & Verdeling’ kiezen voor colli met daarbij de bijbehorende gewichten en afmetingen, maar dit kun je ook omzetten naar andere opties.
Standaard staat er ingesteld dat de gewichten worden ingevoerd per eenheid, maar het is nu ook mogelijk om gebruik te maken van totaalgewichten.
De hoeveelheid ruimte die de goederen innemen staat standaard ingesteld o.b.v. afmetingen (cm), maar dit kan nu worden aangepast naar laadmeters of volume.
In de order staat standaard bij de bestemmingen de opties ‘Ophalen, Afleveren of Ophalen en Afleveren’ geactiveerd. Het is vanaf nu mogelijk om hier de extra opties aan, af- en omkoppelen aan toe te voegen. Door het activeren van deze optie kun je per bestemmingen aangeven wat er de opdracht is.
Je kunt het order overzicht naar wens inrichten. We hebben nu 2 kolommen aangemaakt die hieraan toegevoegd kunnen worden:
De kolom ‘Planner’
Wanneer je een nieuwe order aanmaakt, komt deze standaard op de gebruiker die is ingelogd. Uiteraard kun je de planner aanpassen in de order naar een andere gebruiker.
De kolom ‘Aangemaakt’
Je kunt in de order via order historie terugzien wie de order heeft aangemaakt en wanneer, maar om de datum en tijd ook in het order overzicht terug te zien is er nu een ‘Aangemaakt’ kolom toegevoegd. Hierdoor zie je vanuit het order overzicht wanneer de order is aangemaakt.
Colli verbergen
Standaard staat het tariefsoort ‘Colli’ altijd bovenaan de keuzelijst bij de goedereninvoer. Gebruik je het tariefsoort colli niet, dan kun dit tariefsoort verbergen.
Track & Trace uitschakelen
De orderbevestiging e-mail bevat een Track & Trace link waarmee de actuele orderstatus kan worden bekeken op de Track & Trace pagina, maar je kunt de Track & Trace link ook uitschakelen. De Track & Trace pagina kan ook op klantniveau worden uitgeschakeld.
Meerdere bestanden importeren
Het is vanaf nu ook mogelijk om meerdere bestanden tegelijk te importeren. Bijvoorbeeld van verschillende klanten of verschillende producten. In de bestanden dien je dan wel kolommen toe te voegen om de klant- en/of product nummers in te geven, zodat de orders goed geïmporteerd worden.
BTW nummer controleren
Wanneer je een nieuwe klant of vervoerder toevoegt aan je systeem, kun je vanaf heden controleren of het BTW nummer juist is. Nadat je het BTW nummer hebt ingevoerd klik je op het groene vinkje. De gegevens worden dan gecontroleerd met het VIES register. Je ontvangt vervolgens een pop-up met de resultaten van de BTW nummer controle.
Exporteren
Er zijn wat aanpassingen en vernieuwingen toegevoegd aan de optie exporteren.
Filters
Er is bij ‘Orderstatus filter’ de optie ‘Gepland en opgehaald’ toegevoegd.
Bij ‘Klant filter’ kun je nu ook filteren op ‘Samengestelde routes’.
Exports
Bij de ‘Order’ exports is de kolom ‘Order status’ toegevoegd.
Bij de export ‘Orders – Tarieven’ zijn de kolommen ‘Aantal’ en ‘Eenheid toegevoegd.
Bij de export ‘Vervoerders’ zijn de contactpersonen toegevoegd. Deze export heet nu ‘Vervoerders & Contactpersonen’.
Periodieke orders
Er zijn wat aanpassingen en vernieuwingen toegevoegd aan het menu periodieke orders.
Snelbewerkingen
In het overzicht van de periodieke orders zijn er een aantal opties toegevoegd bij de snelbewerking.
Je kunt nu namelijk een aantal wijzigingen vanuit het periodieke order overzicht doen, zonder de order te openen. De onderdelen die je kunt wijzigen zijn, product, klant, vervoerder, voertuig en vestiging.
Route Optimaliseren
Ook bij periodieke orders is het nu mogelijk om de route te optimaliseren, de locatiekaart weer te geven en ETA te berekenen.
Wanneer je bij een periodieke order de route optimaliseert en de ETA hebt laten berekenen, wordt dit ook overgenomen op de orders die 7 dagen van te voren automatisch worden aangemaakt.
Begin- en einddatum
In het periodieke orderoverzicht hebben we de kolommen ‘Begin- en einddatum’ toegevoegd. Hierdoor is er ook een extra kleur in het overzicht bijgekomen. Periodieke orders met een gele kleur zijn actief, maar daarvan is de einddatum verstreken.
Klanten Portal
Er zijn wat aanpassingen en vernieuwingen toegevoegd bij het Klanten Portal.
Orderbevestiging ontvanger
Is er binnen de order ook een mailadres vastgelegd voor de orderbevestiging aan de ontvanger? Dan ontvangt ook deze bij het versturen van de web-order direct een orderbevestiging. Wil je juist niet dat de ontvanger een e-mail ontvangt? dan kun je dit vanaf nu ook uitzetten.
Meer informatie: Kennisbank – Web-orders
Opmerkingen bij offertes
Wanneer je een offerte aan de klant stuurt, of de klant stuurt jou vanuit het Klanten Portal een offerte toe. Dan is het mogelijk in het Klanten Portal om tot het goedkeuren van de offerte nog tekst toe te voegen bij ‘Opmerkingen op de vrachtbrief’.
Vervoerders
Er zijn wat aanpassingen en vernieuwingen toegevoegd bij vervoerders.
Batch bewerkingen
In het vervoerder overzicht kun je nu een bewerking uitvoeren voor meerdere vervoerders tegelijk. Tevens zijn er extra filters toegevoegd zoals ‘Voertuigen’ en ‘Vestiging’.
Detailscherm
Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je nu via het vervoerders overzicht ook de inkoopfacturen van de betreffende vervoerder inzien.
Met de ‘Historie- knop’ kun je de vervoerder historie inzien. Hierin wordt met datum, tijd en gebruiker aangegeven wanneer en door wie de vervoerder is aangemaakt.
Overige nieuwe functies
Taal mail ontvanger
Indien je een mail stuurt naar de ontvanger vanuit de order zelf is het vanaf nu mogelijk om de taal aan te passen. Dit was altijd standaard in het Nederlands, maar kan nu worden aangepast naar Engels, Duits of Frans.
Goederen ingeven om hier bij het plannen van de capaciteit rekening mee te houden
Servicetijd instellen
Tarieven Klanten Portal
Op product niveau kun je nu ook aangeven of je de tarieven in het Klanten Portal o.b.v. ‘Alleen totaalprijs’ wilt weergeven of juist met ‘Uitgesplitste tarieven’. De optie tarieven niet weergeven was al mogelijk.
Samengestelde orders
Wanneer je gebruikt maakt van de module Routeplanning & Optimalisatie en je stelt een route samen, dan worden de originele orders vanaf heden in een iets lichtere kleur geplaatst om een nog beter overzicht te krijgen.
Importeren adresboek
Aan het importbestand van het adresboek zijn 2 kolommen toegevoegd. Dit betreffen de openingstijden. Je kunt dit optioneel invullen in de kolommen ‘Geopend van’ en ‘Geopend tot’.
GLS Shop return
Je kunt via een bestaande order een Shop Return zending aanmelden. De Shop Return order wordt gecontroleerd en aangemeld bij GLS. Wanneer de Shop Return order succesvol is aangemeld, wordt er automatisch een nieuwe order aangemaakt.
Order overzicht filter
Bij het filter ‘Orderstatus’ zijn er 3 nieuwe statussen toegevoegd.
‘Afgeronde samengestelde orders’, wanneer je gebruikt maakt van samengestelde routes, kun je deze afgeronde orders nu sneller inzien.
‘Gepland en opgehaald’ en ‘Gepland en niet opgehaald’, wanneer je gebruikt maakt van de Chauffeurs App, of je geeft vanuit de planning aan dat een bestemming is opgehaald, dan kun je met deze statussen een beter overzicht krijgen.
E-mail gewijzigde vervoersopdracht
Wanneer er een wijziging in de order heeft plaats gevonden en je wilt de vervoersopdracht nogmaals per e-mail versturen, dan is het onderwerp van deze e-mail aangepast naar ‘Gewijzigde vervoersopdracht’ en in de e-mail is de eerste zin aangepast naar ‘Hierbij ontvang je de gewijzigde vervoersopdracht’. Hierdoor is het nog duidelijker geworden dat het niet om een nieuwe vervoersopdracht gaat, maar om een wijziging in een bestaande vervoersopdracht.
Tariefswijziging afgemelde orders
Wanneer je een tarief of de brandstoftoeslag wijzigt, dan volgt er een pop-up met de melding of de bestaande orders bijgewerkt moeten worden. Eerder werden alleen offertes, open en en geplande orders bijgewerkt, maar vanaf heden worden ook de afgemelde orders aangepast met het nieuwe tarief als je kiest voor bijwerken.
API Documentatie
In de API documentatie is bij Webhooks en de REST API een update gedaan.
Webhook voor substatus
De webhooks zijn uitgebreid en kunnen daardoor nu ook een status update geven bij een nieuwe substatus.
Rest API
Het is met de Rest API mogelijk om nu nog meer gegevens op te vragen.
Meer informatie: Rest API
Koppeling EasyTrans gebruikers
Vanaf nu kunnen ook orders door de planning worden afgemeld inclusief afmeldinformatie. Hiervoor werd de afmeldinformatie alleen verstuurd wanneer gebruik werd gemaakt van de Chauffeurs App.
Orders uit Pionira ontvangen
Maakt jouw klant gebruik van Pionira dan is het mogelijk om orders in EasyTrans te ontvangen. Zodra je klant een eCMR aanmaakt, dan komt de order als nieuwe opdracht in Easytrans.
Meer informatie: Pionira
DPD sleutelwoorden
Voor de extra verzendopties wordt gebruik gemaakt van sleutelwoorden die verwerkt zijn in de omschrijving van de tarieven.
DPD biedt de volgende extra verzendopties: Klein pakket, B2B Express voor 10:00, B2B Express voor 12:00, B2B Express voor 18:00.
Meer informatie: DPD
E-mail afmelding per bestemming
Wanneer de optie ‘‘ aangevinkt staat bij de klant, wordt er nu ook een e-mail gestuurd wanneer de laatste bestemming wordt afgemeld via de Chauffeurs App.
Betaalwijze filter
In het factuur overzicht is het filter ‘Betaalwijze’ toegevoegd. Hierdoor kun je het overzicht naar wens filteren.
Ingelogd blijven in Chauffeurs App
Wanneer je voor het eerst inlogt in de Chauffeurs App kun je aangeven om ‘ingelogd te blijven op dit apparaat’. Hierdoor hoef je niet elke keer opnieuw je gebruikersnaam en wachtwoord in te geven.
