Inhoud

PRO FORMA FACTUREN

Pro forma facturen

In EasyTrans is het mogelijk om pro forma facturen aan te maken en te versturen. Een pro forma factuur is een onofficiële, voorlopige factuur die een koper informatie biedt over de diensten die u gaat leveren.

In de meeste gevallen wordt een pro forma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat u daadwerkelijk gaat leveren. Met een pro forma factuur kunt u uw klant bijvoorbeeld vragen om een vooruitbetaling. Een pro forma wordt daarnaast ook veel gebruikt bij internationaal handelsverkeer. Dan dient een pro forma factuur als informatievoorziening waarmee een koper bepaalde douaneformaliteiten, zoals de inklaringsdocumenten, in orde kan maken. Om deze aan te kunnen vragen, moet een koper kunnen aantonen wat deze precies wil importeren. Een pro forma factuur biedt dan uitkomst.

Het belangrijkste verschil tussen een pro forma factuur en een gewone factuur is dat een pro forma factuur geen rechtsgeldig document is. Dat betekent dat een koper op basis van dit document in principe niet hoeft te betalen. Echter, in het geval van een vooruitbetaling maakt u daar onderling natuurlijk afspraken over. Omdat een pro forma factuur geen officieel document is neemt u deze niet op in uw administratie. Een betaling hoeft immers officieel pas na het versturen van een ‘echte’ factuur. Op de pro forma factuur die u in EasyTrans aanmaakt staat duidelijk vermeld dat het gaat om een pro forma factuur zodat hierover bij uw klanten geen verwarring kan ontstaan.

Vanuit het Transport Management Systeem EasyTrans kunt u:

  • Pro forma facturen aanmaken als pdf
  • Pro forma facturen versturen met orderbevestigingen
  • Pro forma facturen versturen met offertes
  • Vooruitbetalingen registreren
  • Automatische registratie van vooruitbetalingen met de module Online Betalen
  • Vooruitbetalingen verrekenen met verkoopfacturen

Aanbevolen video

Pro forma factuur maken en versturen

In EasyTrans kunt vanuit een order heel eenvoudig een pro forma factuur aanmaken en/of versturen. De vastgestelde gegevens in uw order, zoals prijzen en goederen, worden hierbij overgenomen op de pro forma factuur.

U kunt de pro forma factuur aanmaken als pdf-document en delen met uw klant. Daarnaast is het uiteraard ook mogelijk om de pro forma factuur direct vanuit EasyTrans naar uw klant te versturen.

Pro forma factuur aanmaken

In EasyTrans kunt u vanuit een order heel eenvoudig een pro forma factuur aanmaken als pdf-bestand. De vastgestelde gegevens in uw order, zoals prijzen en goederen, worden hierbij overgenomen op de pro forma factuur.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
  2. Geef een nieuwe order in zoals u gewend bent.
    Controleer de prijsberekeningen bij uw tarieven en andere overige gegevens die belangrijk zijn voor uw pro forma factuur.
  3. Maak de pro forma factuur aan:
    1. Klik (onderaan uw orderscherm) op ‘Document aanmaken’.
    2. Selecteer bij ‘Document keuze’ > ‘Proforma factuur’
    3. Klik op ‘Document aanmaken’.
    4. De pro forma factuur wordt aangemaakt als pdf-document.
    5. Klik op ‘Terug naar de order’.

De pro forma factuur is nu aangemaakt als pdf-document.

Pro forma factuur versturen met orderbevestiging

Vanuit uw planomgeving kunt u uw klanten per e-mail een orderbevestiging sturen. Bij een orderbevestiging kunt u optioneel een pro forma factuur bijvoegen.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
  2. Geef een nieuwe order in zoals u gewend bent.
    Controleer de prijsberekeningen bij uw tarieven en andere overige gegevens die belangrijk zijn voor uw pro forma factuur.
  3. Verstuur de pro forma factuur als bijlage bij uw orderbevestiging:
    1. Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’.
    2. (Indien van toepassing) Selecteer de contactpersonen die de orderbevestiging met de pro forma factuur dienen te ontvangen.
    3. Controleer uw instellingen m.b.t. het delen van uw verkooptarieven.
    4. Klik op ‘Versturen met proforma’.
    5. (Indien van toepassing) Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de order op te slaan en terug te keren naar uw orderoverzicht.

De pro forma factuur is als pdf-document verzonden, als bijlage bij uw orderbevestiging.
Tip: U kunt ook van meerdere orders tegelijk orderbevestigingen versturen via uw orderoverzicht. Selecteer de orders en gebruik de snelbewerking ‘Orderbevestiging naar klant’.

Pro forma factuur versturen met offerte

Vanuit uw orderscherm kunt u uw klanten per e-mail een offerte sturen. Bij een offerte kunt u optioneel een pro forma factuur bijvoegen.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
  2. Geef een nieuwe offerte in zoals u gewend bent.
    Controleer de prijsberekeningen bij uw tarieven en andere overige gegevens die belangrijk zijn voor uw pro forma factuur.
  3. Verstuur de pro forma factuur als bijlage bij uw offerte:
    1. Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’.
    2. (Indien van toepassing) Selecteer de contactpersonen die de offerte met de pro forma factuur dienen te ontvangen.
    3. Controleer uw instellingen m.b.t. het delen van uw verkooptarieven.
    4. Klik op ‘Versturen met proforma’.
    5. (Indien van toepassing) Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de offerte op te slaan en terug te keren naar uw orderoverzicht.

De pro forma factuur is als pdf-document verzonden, als bijlage bij uw offerte.

Beheer pro forma facturatie

Een pro forma factuur kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Het kan bijvoorbeeld dienen als informatievoorziening of als een document waarmee u een vooruitbetaling vraagt aan uw klant. Uiteraard wilt u in beide gevallen inzicht houden op het proces van uw pro forma facturatie.

Zodra u bij een order een pro forma factuur heeft aangemaakt of verstuurd kunt u dit terugzien in zowel de order zelf als in uw orderoverzicht.

Markering in orderoverzicht

Zodra u bij een order een pro forma factuur heeft aangemaakt of verstuurd krijgt de order in uw orderoverzicht een markering ‘Pro forma aangemaakt’. In uw orderoverzicht kunt u dus in één oogopslag zien bij welke orders er pro forma facturen zijn aangemaakt en/of verstuurd.

Markering in order

Omdat pro forma facturen veel gebruikt worden voor aanbetalingen, zijn er in EasyTrans functionaliteiten beschikbaar waarmee u vooruitbetalingen kunt bijhouden en verrekenen met de officiële factuur. Wanneer u een pro forma factuur aanmaakt of verstuurd verschijnt er een extra veld ‘Vooraf betaald’ bij de prijsberekening in uw order. Dit veld kunt u gebruiken om (deel)betalingen in vast te leggen. Het veld ‘Vooraf betaald’ is tevens een markering waaraan u kunt zien dat er een pro forma factuur is aangemaakt of verstuurd.

Markeringen verwijderen

Is het niet langer nodig om bij te houden of er een pro forma bij een order is aangemaakt of verstuurd? Dan kunt u de markeringen verwijderen door in uw orderoverzicht op het ‘Pro forma aangemaakt’-icoon te klikken.

pro forma markering TMS EasyTrans

Voorbeeldweergave pro forma factuur markering in orderoverzicht EasyTrans

Vooruitbetalingen

Gebruikt u pro forma facturen om vooruitbetalingen te ontvangen? Vraagt u bijvoorbeeld een aanbetaling voor u daadwerkelijk gaat leveren? Voor de afhandeling van vooruitbetalingen zijn functionaliteiten beschikbaar in het Transport Management Systeem EasyTrans.

Pro forma factuur t.b.v. vooruitbetaling

Een pro forma factuur wordt vaak gebruikt om vooruitbetalingen te kunnen ontvangen. Omdat een pro forma geen rechtsgeldig document is worden hierover vooraf afspraken gemaakt met de koper. Op pro forma facturen die u aanmaakt in EasyTrans staat duidelijk vermeld dat het gaat om een pro forma factuur, zodat hier geen verwarring over kan ontstaan.

Voor de nummering van pro forma facturen stelt de Belastingdienst geen eisen, het is enkel niet toegestaan om voor pro forma facturen en verkoopfacturen hetzelfde factuurnummer te gebruiken. Daarom refereren de nummers op pro forma facturen van EasyTrans Software naar het ordernummer waar de pro forma factuur bij hoort. Zo houdt u altijd overzicht in uw administratie en weet u welke betaling waar bij hoort.

In de meeste gevallen wordt een pro forma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat u daadwerkelijk gaat leveren. In EasyTrans is het mogelijk om een pro forma factuur te versturen bij zowel uw offertes als bij uw orderbevestigingen. Natuurlijk is het daarnaast ook mogelijk om de pro forma factuur als pdf-document aan te maken. Hoe u uw pro forma facturen ook deelt, in EasyTrans zijn functionaliteiten beschikbaar waarmee u vooruitbetalingen kunt beheren.

Op de pro forma factuur worden de gegevens uit uw order gebruikt. Zo worden bijvoorbeeld de berekende tarieven bij uw order gebruikt op de pro forma factuur. Na het aanmaken en/of versturen van een pro forma factuur kunt u bij de prijsberekening van uw order bijhouden of u een betaling heeft ontvangen. Maakt u gebruik van de module Online betalen? Dan bevat uw offerte of orderbevestiging én de pro forma factuur een betaallink waarmee uw klant direct – online – het gevraagde bedrag kan overmaken. Online betalingen worden dan tevens automatisch verwerkt in uw Transport Management Systeem.

Betalingen bijhouden

Wanneer u een pro forma factuur heeft verstuurd of aangemaakt verschijnt er een extra veld bij de prijsberekening in uw order, het veld ‘Vooraf betaald’. In dit veld kunt u (deel)betalingen vastleggen. Gebruikt u de module Online betalen? Dan worden online betalingen automatisch verwerkt in uw orders.

Het kan voorkomen dat een klant minder betaalt dan gevraagd, of dat er op een later moment in het orderproces extra kosten komen. Bijvoorbeeld kosten door wachttijden die u wilt doorbelasten. Het bedrag wat u ingeeft bij ‘Vooraf betaald’ wordt vergeleken met het totale orderbedrag. In uw order ziet u daarom direct welk resterend bedrag er nog open staat.

Voorbeeldingave pro forma 'Vooraf betaald'

Voorbeeldingave pro forma ‘Vooraf betaald’ EasyTrans

Module Online Betalen

Maakt u gebruik van de module Online Betalen? Dan kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden betalingen online te voldoen. In zowel de e-mail als op verkoop- en pro forma facturen worden er betaalinstructies geplaatst waarmee uw klant het gevraagde bedrag online kan overmaken. Het online betaalde bedrag wordt vervolgens geautomatiseerd verwerkt in uw Transport Management Systeem.

Markering betalingen orderoverzicht

Voor iedere fase bij vooruitbetalingen zijn er markeringen aanwezig in uw orderoverzicht. Er is een markering ‘Pro forma aangemaakt’, ‘Order is voldaan’ en ‘Order gedeeltelijk voldaan’. In uw orderoverzicht kunt u dus in één oogopslag zien bij welke offerte/order u een pro forma factuur heeft gemaakt en bij welke offerte/orders er reeds (gedeeltelijk) vooruit betaald is.
Tip: Maakt u gebruik van een klantenportal? Dan kan uw klant ook in de order terugzien welk bedrag reeds is voldaan.

Pro forma markeringen vooruitbetalingen in orderoverzicht

Pro forma markeringen vooruitbetalingen orderoverzicht; Aangemaakt, Voldaan, Gedeeltelijk voldaan

Factureren

Na het ontvangen van een (deel)betaling bij de transportopdracht kunt u de order afhandelen zoals u gewend bent. Bij de facturatie van de order wordt het reeds betaalde bedrag verrekend met het factuurtotaal. Is de order dus reeds volledig betaald? Dan wordt dit op de factuur weergegeven. Is de order slechts gedeeltelijk voldaan? Dan wordt het resterende openstaande bedrag gefactureerd.