E-mails uit het spamfilter houden

Als u EasyTrans gebruikt zult u regelmatig e-mails versturen vanuit uw systeem. Het is natuurlijk belangrijk dat deze e-mails aankomen bij de ontvanger en niet in de SPAM belanden.

In deze FAQ leest u wat u kunt doen om ervoor te zorgen dat uw e-mail op de juiste manier bij de ontvanger aankomt.

Waarom komt e-mail soms in de SPAM box terecht?

EasyTrans verstuurd e-mails met uw eigen e-mailadres als afzender. Dit is belangrijk omdat de ontvanger dan kan antwoorden op de e-mails en deze dan weer in uw eigen mailbox terecht komen. Het probleem hierbij is dat EasyTrans niet daadwerkelijk via uw eigen e-mail verstuurd, maar alleen aangeeft dat u de afzender bent. Wij versturen dus e-mails uit naam van een ander bedrijf. Veel e-mailproviders zien deze techniek aan als een hoog risico voor SPAM omdat e-mail op deze manier eenvoudig (ongewenst) uit naam van iemand anders kan worden verstuurd.

De oplossing: Via uw eigen mailserver e-mails versturen

Om toch e-mails met uw e-mailadres als afzender te versturen is er een oplossing. U kunt de e-mails vanuit EasyTrans versturen via uw eigen e-mail. Om dit te kunnen doen dient u de instellingen van uw uitgaande SMTP mailserver in te stellen in EasyTrans. Dit zijn dezelfde instellingen die u bijvoorbeeld ook gebruikt om Microsoft Outlook in te stellen. U kunt deze gegevens opvragen bij uw e-mailprovider.

U stelt de SMTP instellingen als volgt in:

  • Ga in het menu naar Instellingen->Algemeen
  • Klik op het tabblad “Uitgaande e-mail en telefonie”
  • Vul hier de gevraagde gegevens in
  • Verzend een test e-mail om de juiste instellingen te controleren

Alternatieve oplossing: EasyTrans toestaan om e-mails uit uw naam te versturen

Wanneer het voor u niet mogelijk is om uw eigen SMTP server te gebruiken dan is er een alternatief, u kunt EasyTrans toestemming geven om e-mails namens u te versturen. De ontvangende partij controleert of de ontvangen mail van u afkomstig is, als dit niet het geval is wordt gecontroleerd of u dan wel toestemming heeft gegeven om de mail namens u te versturen. Deze oplossing heet SPF. Helaas is het instellen van uw “SPF-record” niet altijd eenvoudig, het is een technische instelling in de DNS instellingen van uw website. De manier waarop deze instelling plaatsvindt verschilt per aanbieder.

Uw SPF-record instellen

Het instellen van uw SPF record doet u bij de DNS instellingen van uw website. Hoe u bij uw DNS instellingen komt verschilt per provider. Meestal kunt u inloggen in een Controle Paneel. Hoe u precies bij uw DNS instellingen komt en hoe u uw SPF record aanpast kunt u navragen bij uw provider.

Het SPF record ziet er vaak ongeveer als volgt uit:
“v=spf1 a mx ip4:uw.ip.adres ~all“

Standaard zal een SPF record instellingen bevatten om uw eigen domeinnaam als afzender toe te staan. Om EasyTrans toestemming te geven e-mail te versturen namens u dient u het SPF record van EasyTrans middels “include:spf.easytrans.nl“ toe te voegen aan uw SPF record.

Het aangepast SPF record zal er dan ongeveer als volgt uitzien:
“v=spf1 a mx ip4:uw.ip.adres include:spf.easytrans.nl ~all“

Test uw e-mail

Wilt u weten of uw e-mail aankomt of geeft uw klant aan dat uw e-mail in de SPAM beland? Test uw e-mail dan via www.mail-tester.com, met deze mail-tester kunt u precies zien hoe goed een e-mail scoort en waar deze nog verbeterd kan worden.

Op de startpagina van de website ontvangt u een e-mailadres eindigend op ‘@mail-tester.com’. Stuur een e-mail naar het verkregen adres en bereken vervolgens uw score. U ontvangt een uitgebreide analyse op uw e-mail die precies aangeeft wat er mis is en hoe u dit kunt oplossen. Een score van 7 of hoger geeft een grote kans dat uw e-mail succesvol ontvangen wordt.

U kunt deze test ook uitvoeren op de e-mails die u verzend vanuit EasyTrans.
Volg hiervoor stap 2 t/m 4 bij het controleren van uw instellingen.

Komt u er zelf niet uit?

Lukt het u niet om de e-mail correct in te stellen, dan kunt u altijd contact met ons opnemen.