Inkoopmodule

Kosten en opbrengsten van transportopdrachten registreren, beheren en controleren

Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u de inkoopkosten en opbrengsten van uw transportopdrachten registreren, beheren en controleren. Aan ieder verkooptarief kan een inkooptarief gekoppeld worden, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. U ziet hierdoor direct wat een order kost én oplevert. Uiteraard kunt u de afgesproken prijzen op diverse manieren delen met de vervoerders. Daarnaast kunt u eenvoudig inkoopfacturen maken, waarmee u bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.

Belangrijkste functionaliteiten Inkoopmodule:

Inkooptarieven koppelen aan verkooptarieven
Inkooptarieven per vervoerder instellen
Overeengekomen prijzen delen met vervoerders
In één oogopslag zien wat een order kost én oplevert
Inkoop- of self-billing facturen maken, versturen en beheren
In één oogopslag controleren of ontvangen declaraties correct zijn
Werkelijk gereden kilometers ten opzichte van berekende kilometers bijhouden
Inkoopgegevens exporteren ^*

^*Feature beschikbaar met een Premium– of Premium Plus pakket van EasyTrans Software.

Aanvullende modules

INKOOPMODULE

De Inkoopmodule is actief in de live demo van het Transport Management Systeem EasyTrans! Test het zelf!

LIVE DEMO

Features

Kosten en Opbrengsten

De belangrijkste functie van de Inkoopmodule is uiteraard het inzicht in de opbrengst en de kosten van transportopdrachten. Om dat inzichtelijk te maken kunt u aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. Wanneer de inkooptarieven in EasyTrans zijn ingesteld kunt u de prijsberekeningen bij orders geautomatiseerd uitvoeren. Hierdoor is in EasyTrans in één oogopslag zien wat een order kost én oplevert. Uiteraard kunt u de overeengekomen prijzen vervolgens eenvoudig delen met uw vervoerder – per e-mail, door gegevensuitwisseling via EasyTrans of via een Vervoerder Portal.

Inkoopfacturatie

Doordat de inkoopkosten in de orders zijn geregistreerd kunt u met een paar klikken inkoopfacturen aanmaken. Een inkoopfactuur geeft u een overzicht van het bedrag dat uw vervoerder mag declareren. U kunt dus in één oogopslag controleren of ontvangen declaraties van uw vervoerders correct zijn. Of hoeveel u uw personeel dient te betalen. U kunt inkoopfacturen maken, versturen en beheren. Alle inkoopfacturen die u maakt worden geordend weergegeven in een inkoopfactuuroverzicht. Vanuit dit overzicht kunt u de inkoopfacturen naar uw vervoerder(s) mailen, datum van ontvangsten registreren en betalingen bijhouden.

Naast inkoopfacturen is het ook mogelijk om self-billing facturen te genereren. Bij self-billing heeft u vooraf met uw vervoerder afgesproken dat u de facturen opmaakt. Het facturatieproces wordt hiermee dus omgedraaid: Niet de vervoerder, maar u als opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de vervoerder.
Maakt u gebruik van de module Extra Vestiging? Ook de extra vestigingen hebben volledige toegang tot de eigen inkoopfacturatie. Hierbij heeft de vestiging een eigen inkoopfactuurnummering.

Met de (basis) boekhoudfuncties van EasyTrans kunt u dus eenvoudig de boekhouding van uw inkoopfacturen bijhouden. Handelt u de boekhouding af in een apart boekhoudprogramma? Wanneer u gebruik maakt van de Module Koppeling met boekhoudpakket is het in de meeste gevallen mogelijk om de inkoopfacturen en de gegevens van uw vervoerders te exporteren naar uw boekhoudpakket.

Documentopslag

Documenten bijvoegen

Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kunt u documenten bij uw transportorders opslaan. Op deze manier kunt u uw dossierbeheer veilig en digitaal beheren ín het Transport Management Systeem EasyTrans. Bij ieder document kunt u specificeren of het een intern document is, of ook gedeeld mag worden. U kunt bijvoorbeeld een getekende vrachtbrieven delen met uw klanten en/of vervoerders.

Het ontvangen of delen van documenten kan op diverse manieren. Bijvoorbeeld via een Vervoerder Portal/Chauffeur App, via een Klanten Portal of bij de diverse mailopties binnen EasyTrans. Daarnaast kunt u net als bij de verkoopfacturen ook opgeslagen documenten als bijlage meesturen met een inkoopfactuur.

Kilometerregistratie

Naast de verkoopkilometers, die u wellicht doorbelast aan uw klanten, kunt u ook werkelijk gereden kilometers registreren. Net als bij de verkoopkilometers kunt u hiervoor gebruik maken van een geautomatiseerde kilometerberekening. Daarbij kunt u ook voor de inkoopkilometers eventuele afstandscorrecties vastleggen, per kilometer of procentueel, positief of negatief én per vervoerder! Heeft u tarieven gebaseerd op een prijs per kilometer? Dan worden de verkoop- én inkooptarieven direct juist berekend.

Met een Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software beschikt u over een uitgebreide exportfunctie. Hiermee kunt u gegevens uit uw Transport Management Systeem exporteren naar bijvoorbeeld Excel. Met de uitgebreide functionaliteiten van Excel kunt u een goed overzicht krijgen van de kilometerregistratie.

Vervoerder Portal

Vanaf een Premium Plus pakket is een Vervoerder Portal/Chauffeur App onderdeel van het Transport Management Systeem EasyTrans. Geautomatiseerd nieuwe vervoersopdrachten doorgeven (planning) en ontvangen (vervoerder) is onderdeel van een Vervoerder Portal. Met de Inkoopmodule kunt u optioneel de overeengekomen tarieven delen bij een vervoersopdracht.

Een Vervoerder Portal kan vervolgens door een chauffeur gebruikt worden als Chauffeur App, waarmee onderweg orders afgemeld kunnen worden. De afmeldinformatie, waaronder de werkelijk gereden kilometers, zijn direct beschikbaar in uw planomgeving.

Inkoopgegevens exporteren

Met een Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software beschikt u over een uitgebreide exportfunctie. Hiermee kunt u gegevens uit uw Transport Management Systeem exporteren naar bijvoorbeeld Excel. Wanneer de Inkoopmodule onderdeel is van uw abonnement worden enkele standaard exportmogelijkheden uitgebreid met inkoopgegevens én zijn er extra exportmogelijkheden. Exporteert u bijvoorbeeld ordergegevens? Dan ziet u hier nu ook de berekende marges en inkoopkilometers. Daarnaast kunt u gegevens van inkoopfacturen of periodeomzetten per vervoerder exporteren.

Brachespecifieke koppelingen EasyTrans Software

CX Euro

EasyTrans Software werkt samen met een groot aantal partners om specifieke functionaliteiten te kunnen bieden. Zoals bijvoorbeeld met CX Euro, een online vrachtbeurs voor vrachtuitwisseling voor koeriers en expediteurs.

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem EasyTrans en CX Euro kunt u eenvoudig een vrachtopdracht plaatsen op de online vrachtbeurs van CX Euro. Andere transportbedrijven kunnen dan direct op uw aanbod reageren. Heeft u een overeenkomst gesloten over een lading en maakt u gebruik van de Inkoopmodule? Dan kunt u de zending ook direct boeken vanuit uw TMS. Hierbij wordt de overeengekomen inkoopprijs meegestuurd naar CX Euro.

Kennisbank

Support

EasyTrans is heel eenvoudig in gebruik maar het kan natuurlijk voorkomen dat u met vragen zit. EasyTrans Software biedt uitstekende support zonder extra kosten. De wijze waarop iemand support wenst te ontvangen kan heel persoonlijk zijn. Daarom zorgt EasyTrans Software op diverse manieren voor ondersteuning!

In de kennisbank van EasyTrans Software zijn uitgebreide handleidingen beschikbaar over de inrichting en het gebruik van EasyTrans pakketten en modules. Daarnaast zijn er enkele handige video tutorials beschikbaar en vindt u op onze website antwoorden op veelgestelde vragen. Komt u er niet uit? Of wilt u liever telefonisch contact? Dan staan onze supportmedewerkers uiteraard ook voor u klaar!

Modules Producten Tarieven