Inkoopmodule

Kosten en opbrengsten van transportopdrachten registreren, beheren en controleren

Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je de inkoop kosten en opbrengsten van de transportopdrachten registreren, beheren en controleren. Aan ieder verkooptarief kan een inkooptarief gekoppeld worden, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. Je ziet hierdoor direct wat een order kost én oplevert. Uiteraard is het mogelijk om de afgesproken prijzen op diverse manieren delen met de vervoerders. Daarnaast kun je eenvoudig inkoopfacturen maken, waarmee je bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.

Belangrijkste functionaliteiten Inkoopmodule:

Inkooptarieven koppelen aan verkooptarieven
Inkooptarieven per vervoerder instellen
Overeengekomen prijzen delen met vervoerders
In één oogopslag zien wat een order kost én oplevert
Inkoop- of self-billing facturen maken, versturen en beheren
In één oogopslag controleren of ontvangen declaraties correct zijn
Werkelijk gereden kilometers ten opzichte van berekende kilometers bijhouden
Inkoopgegevens exporteren ^*

^*Feature beschikbaar met een Premium– of Premium Plus pakket van EasyTrans Software.

Aanvullende modules

INKOOPMODULE

De Inkoopmodule is actief in de live demo van het Transport Management Systeem EasyTrans. Test het zelf!

LIVE DEMO

Features

Kosten en opbrengsten transportopdrachten

De belangrijkste functie van de Inkoopmodule is uiteraard het inzicht in de opbrengst en de kosten van transportopdrachten. Om dat inzichtelijk te maken kun je aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. Wanneer de inkooptarieven in EasyTrans zijn ingesteld kun je de prijsberekeningen bij orders geautomatiseerd uitvoeren. Hierdoor is in EasyTrans in één oogopslag zien wat een order kost én oplevert. Uiteraard kun je de overeengekomen prijzen vervolgens eenvoudig delen met de vervoerder, per e-mail, door gegevensuitwisseling via EasyTrans of via een Vervoerder Portal.

Inkoopfacturatie

Doordat de inkoopkosten in de orders zijn geregistreerd kun je met een paar klikken inkoopfacturen aanmaken. Een inkoopfactuur geeft je een overzicht van het bedrag dat de vervoerder mag declareren. Je kunt dus in één oogopslag controleren of ontvangen declaraties van de vervoerders correct zijn. Of hoeveel je je personeel dient te betalen. Je kunt inkoopfacturen maken, versturen en beheren. Alle inkoopfacturen die je maakt worden geordend weergegeven in een inkoopfactuuroverzicht. Vanuit dit overzicht kun je de inkoopfacturen naar je vervoerder(s) mailen, datum van ontvangsten registreren en betalingen bijhouden.

Naast inkoopfacturen is het ook mogelijk om self-billing facturen te genereren. Bij self-billing heb je vooraf met de vervoerder afgesproken dat je de facturen opmaakt. Het facturatieproces wordt hiermee dus omgedraaid: Niet de vervoerder, maar jij als opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de vervoerder.
Maak je gebruik van de module Extra Vestiging? Ook de extra vestigingen hebben volledige toegang tot de eigen inkoopfacturatie. Hierbij heeft de vestiging een eigen inkoopfactuurnummering.

Met de (basis) boekhoudfuncties van EasyTrans kun je dus eenvoudig de boekhouding van je inkoopfacturen bijhouden. Handel je de boekhouding af in een apart boekhoudprogramma? Wanneer je gebruik maakt van de Module Koppeling met boekhoudpakket is het in de meeste gevallen mogelijk om de inkoopfacturen en de gegevens van de vervoerders te exporteren naar het boekhoudpakket.

Documentopslag

Documenten bijvoegen

Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kun je documenten bij de transportorders opslaan. Op deze manier kunt je dossierbeheer veilig en digitaal beheren in het Transport Management Systeem EasyTrans. Bij ieder document kun je specificeren of het een intern document is, of ook gedeeld mag worden. Je kunt bijvoorbeeld een getekende vrachtbrieven delen met klanten en/of vervoerders.

Het ontvangen of delen van documenten kan op diverse manieren. Bijvoorbeeld via een Vervoerder Portal/Chauffeurs App, via een Klanten Portal of bij de diverse mailopties binnen EasyTrans. Daarnaast kun je net als bij de verkoopfacturen ook opgeslagen documenten als bijlage meesturen met een inkoopfactuur.

Kilometerregistratie

Naast de verkoopkilometers, die je wellicht doorbelast aan de klanten, kun je ook werkelijk gereden kilometers registreren. Net als bij de verkoopkilometers kun je hiervoor gebruik maken van een geautomatiseerde kilometerberekening. Daarbij kun je ook voor de inkoopkilometers eventuele afstandscorrecties vastleggen, per kilometer of procentueel, positief of negatief én per vervoerder! Heb je tarieven gebaseerd op een prijs per kilometer? Dan worden de verkoop- én inkooptarieven direct juist berekend.

Met een Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software beschik je over een uitgebreide exportfunctie. Hiermee kun je gegevens uit het Transport Management Systeem exporteren naar bijvoorbeeld Excel. Met de uitgebreide functionaliteiten van Excel krijg je een goed overzicht van de kilometerregistratie.

Vervoerder Portal

Vanaf een Premium Plus pakket is een Vervoerder Portal/Chauffeurs App onderdeel van het Transport Management Systeem EasyTrans. Geautomatiseerd nieuwe vervoersopdrachten doorgeven (planning) en ontvangen (vervoerder) is onderdeel van een Vervoerder Portal. Met de Inkoopmodule kun je optioneel de overeengekomen tarieven delen bij een vervoersopdracht.

Een Vervoerder Portal kan vervolgens door een chauffeur gebruikt worden als Chauffeurs App, waarmee onderweg orders afgemeld kunnen worden. De afmeldinformatie, waaronder de werkelijk gereden kilometers, zijn direct beschikbaar in de planomgeving.

Inkoopgegevens exporteren

Met een Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software beschik je over een uitgebreide exportfunctie. Hiermee kun je gegevens uit het Transport Management Systeem exporteren naar bijvoorbeeld Excel. Wanneer de Inkoopmodule onderdeel is van je abonnement worden enkele standaard exportmogelijkheden uitgebreid met inkoopgegevens én zijn er extra exportmogelijkheden. Exporteer je bijvoorbeeld ordergegevens? Dan zie je hier nu ook de berekende marges en inkoopkilometers. Daarnaast kun je gegevens van inkoopfacturen of periodeomzetten per vervoerder exporteren.

Brachespecifieke koppelingen EasyTrans Software

CX Euro

EasyTrans Software werkt samen met een groot aantal partners om specifieke functionaliteiten te kunnen bieden. Zoals bijvoorbeeld met CX Euro, een online vrachtbeurs voor vrachtuitwisseling voor koeriers en expediteurs.

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem EasyTrans en CX Euro kun je eenvoudig een vrachtopdracht plaatsen op de online vrachtbeurs van CX Euro. Andere transportbedrijven kunnen dan direct op je aanbod reageren. Heb je een overeenkomst gesloten over een lading en maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je de zending ook direct boeken vanuit het TMS. Hierbij wordt de overeengekomen inkoopprijs meegestuurd naar CX Euro.

Kennisbank

Support

EasyTrans is heel eenvoudig in gebruik maar het kan natuurlijk voorkomen dat er vragen zijn. EasyTrans Software biedt uitstekende support zonder extra kosten. De wijze waarop iemand support wenst te ontvangen kan heel persoonlijk zijn. Daarom zorgt EasyTrans Software op diverse manieren voor ondersteuning!

In de kennisbank van EasyTrans Software zijn uitgebreide handleidingen beschikbaar over de inrichting en het gebruik van EasyTrans pakketten en modules. Daarnaast zijn er enkele handige video tutorials beschikbaar en vind je op onze website antwoorden op veelgestelde vragen. Kom je er niet uit? Of liever telefonisch contact? Dan staan onze supportmedewerkers uiteraard klaar!

Modules Producten Tarieven