Documentopslag

Documentopslag module

Veilig digitaal dossierbeheer in het TMS, in de cloud

Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kun je documenten bij de transportorders opslaan. Bijvoorbeeld ondertekende transportdocumenten, afbeeldingen, inkoopfacturen of andere belangrijke documenten. Dit helpt je om je dossierbeheer veilig en volledig te digitaliseren in het TMS, minder papierwerk dus en snelle vindbaarheid!

Opgeslagen documenten kun je (optioneel) op diverse manieren delen met klanten en/of vervoerders. Natuurlijk omvat dossierbeheer ook documentatie die je liever niet wilt delen. Daarom kun je documenten ook markeren als een intern document. Openbare documenten kun je delen met de klanten en vervoerders, interne documenten worden op geen enkele manier gedeeld!

Belangrijkste functionaliteiten Documentopslag module:

Veilige opslag interne en openbare documenten
Bij iedere bestemming in een order ruimte voor twee documenten
Deel opgeslagen documenten optioneel met klanten en/of vervoerders
Documenten ontvangen en/of delen via een Klanten Portal^*1
Documenten ontvangen en/of delen via een Vervoerder Portal/Chauffeurs App^*2

^*Feature beschikbaar vanaf ^*1Premium pakket en ^*2 Premium Plus pakket van EasyTrans Software.

Aanvullende modules

DOCUMENTOPSLAG MODULE

De Documentopslag module is actief in de live demo van het Transport Management Systeem EasyTrans! Test het zelf!

LIVE DEMO

Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kun je documenten bij de transportorders opslaan. Bij iedere bestemming binnen een order is er ruimte voor twee documenten. Documenten van maximaal 2MB bij de standaard Documentopslag module, en tot 20MB bij de Documentopslag module Groot. Zo kun je bijvoorbeeld ondertekende transportdocumenten, afbeeldingen, inkoopfacturen of andere belangrijke documenten direct bij de transportopdrachten bewaren. Dit helpt je om je dossierbeheer veilig en volledig te digitaliseren in het Transport Management Systeem. Minder papierwerk en snelle vindbaarheid dus!

In de planomgeving kun je opgeslagen documenten een herkenbare naam geven, zodat je snel kunt herkennen om wat voor document het gaat. Opgeslagen documenten kun je online op diverse manieren delen, daarom is een eigen gekozen benaming enkel zichtbaar in een planomgeving. Wanneer je documenten deelt geeft EasyTrans Software de bestanden altijd een veilige bestandsnaam. Op deze manier kan een bestand niet zomaar online gezocht of gedownload worden. Kortom, je kunt je documenten veilig en digitaal beheren vanuit het Transport Management Systeem.

QR Transportdocumenten EasyTrans Software

Scansoftware

Wil je de Documentopslag module gebruiken om getekende transportdocumenten op te slaan bij de order? Er is scansoftware verkrijgbaar waarmee je de transportdocumenten direct bij de juiste order kunt opslaan! De vrachtbrieven en/of CMR van EasyTrans Software hebben een speciale QR code met informatie over het ordernummer en de juiste bestemming.

Scansoftware kan door de QR code van EasyTrans Software geautomatiseerd herkennen bij welke order en bestemming een transportdocument hoort. De scansoftware slaat de documenten op en verstuurd deze via een beveiligde FTP-verbinding naar je eigen FTP account. EasyTrans Software controleert dit FTP-account iedere 5 minuten op nieuwe documenten. Zijn er documenten aanwezig? Dan voorziet EasyTrans Software de documenten van een veilige bestandsnaam en plaatst deze bij de juiste order en bestemming in het Transport Management Systeem.

Wil je gebruik maken van scansoftware om je documenten op te slaan?
Neem gerust contact met ons op, dan maken wij kosteloos een FTP-account aan.

Openbaar (delen) of intern

Bij ieder document kan gespecificeerd worden of het gaat om een intern- of openbaar document. Openbare documenten kun je op diverse manieren delen met klanten en/of vervoerders. Zo kun je bijvoorbeeld een getekende vrachtbrief heel eenvoudig delen met de klant door deze mee te sturen met een afleverbevestiging of factuur. Of je kunt documenten delen met vervoerders door deze bij te voegen bij een vervoersopdracht.

Dossierbeheer omvat natuurlijk ook documentatie die je liever niet wilt delen. Je wilt bijvoorbeeld ook inkoopfacturen of ingekomen opdrachten kunnen opslaan in dossiers. Daarom kun je bij het opslaan van een document aangeven dat het gaat om een intern document. Interne documenten zijn alleen beschikbaar in de planomgeving en worden op geen enkele manier gedeeld!

Klanten Portal

Vanaf een Premium Pakket beschik je over een eigen Klanten Portal. Hiermee geef je klanten onder andere de mogelijkheid om orders te plaatsen en de status hiervan te volgen. De Documentopslag module biedt ook diverse functies binnen een Klanten Portal.

Een klant heeft via een eigen orderoverzicht altijd inzicht in geplaatste en/of afgeronde transportopdrachten. Heb je (openbare) documenten opgeslagen met behulp van de Documentopslag module? Dan zijn deze documenten ook direct zichtbaar in het Klanten Portal!

Niet alleen in de planomgeving kunnen documenten worden opgeslagen. Bij het plaatsen van een web-order via een Klanten Portal kan een klant zelf ook documenten opslaan. Het bijvoegen van een document in het Klanten Portal gaat net zo eenvoudig als in de planomgeving. Zodra de web-order daadwerkelijk is geplaatst kan de klant geen wijzigingen meer aanbrengen in het dossier en is de documentatie direct zichtbaar in de planomgeving.

Vervoerder Portal/Chauffeurs App

Vanaf een Premium Plus pakket is een Vervoerder Portal inclusief Chauffeurs App onderdeel van het Transport Management Systeem. Geautomatiseerd nieuwe vervoersopdrachten plaatsen in de Chauffeurs App van een vervoerder is één van de functies van een Vervoerder Portal.

Wanneer je de Documentopslag module gebruikt kun je bij deze vervoersopdrachten (optioneel) ook opgeslagen documenten delen met de vervoerder. Daarnaast kan een chauffeur bij diens ontvangen vervoersopdrachten ook documenten opslaan ten behoeve van je dossierbeheer. Om te voorkomen dat opgeslagen documenten zonder controle worden gedeeld met klanten, kun je optioneel instellen dat de documenten automatisch als intern document worden opgeslagen.

Koppeling EasyTrans Gebruikers

Werk je samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruik maakt van EasyTrans? Met de (gratis) Koppeling EasyTrans Gebruikers kun je eenvoudig ordergegevens met elkaar uitwisselen. Wanneer beide EasyTrans Systemen gebruik maken van een Vervoerder Portal kun je ook afmeldinformatie met elkaar delen. Wordt de order verwerkt met behulp van de Chauffeurs App? Dan deel je via de koppeling automatisch afmeldgegevens. Gebruiken beide systemen de Documentopslag module? Dan worden openbaar opgeslagen documenten ook gedeeld.

Kennisbank

Support

EasyTrans is heel eenvoudig in gebruik maar het kan natuurlijk voorkomen dat er vragen zijn. EasyTrans Software biedt uitstekende support zonder extra kosten. De wijze waarop iemand support wenst te ontvangen kan heel persoonlijk zijn. Daarom zorgt EasyTrans Software op diverse manieren voor ondersteuning!

In de kennisbank van EasyTrans Software zijn uitgebreide handleidingen beschikbaar over de inrichting en het gebruik van EasyTrans pakketten en modules. Daarnaast zijn er enkele handige video tutorials beschikbaar en vind je op onze website antwoorden op veelgestelde vragen. Kom je er niet uit? Of liever telefonisch contact? Dan staan onze supportmedewerkers uiteraard klaar!