Extra modules

Aanvullende modules

Specifieke functies om uw Transport Management Systeem (TMS) compleet te maken

Bij EasyTrans Software kunt u zelf uw abonnement samenstellen. Er zijn vier pakketten beschikbaar waarbij elk pakket de benodigde functies van een Transport Management Systeem bevat, passend bij de grootte van een organisatie. Daarnaast kunt u met de aanvullende modules specifieke functionaliteiten toevoegen, om het Transport Management Systeem (TMS) nog completer te maken:

Aanvullende modules kunnen op ieder moment aan uw abonnement worden toegevoegd. Indien u interesse heeft in een aanvullende module kunt u contact met ons opnemen. De tarieven per module kunt u terugvinden bij tarieven.

Aanvullende modules EasyTrans Software

Maak uw TMS compleet

Met de aanvullende modules van EasyTrans Software kunt u een specifieke functionaliteit toevoegen aan het TMS systeem EasyTrans. Hierdoor betaalt u enkel voor functionaliteiten die u daadwerkelijk nodig heeft. Onderstaand vindt u een kort overzicht van de belangrijkste kenmerken per module.

Inkoopmodule
Houdt de inkoopkosten en opbrengsten van uw transportopdrachten bij.

Met de inkoopmodule kunt u uw inkoopkosten en opbrengsten bijhouden. Deze aanvullende module is met name handig wanneer u regelmatig transportopdrachten uitbesteed aan externe vervoerders / charters. Met deze module kunt u onder andere:

  • Aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen
  • Per vervoerder inkooptarieven instellen
  • In één oogopslag zien wat een order oplevert
  • Werkelijk gereden kilometers ten opzichte van berekende kilometers bijhouden
  • Inkoopfacturen aanmaken;
    Zo is inzichtelijk welk bedrag uw vervoerders/charters mogen declareren of hoeveel u uw personeel moet betalen
  • In één oogopslag controleren of ontvangen declaraties van uw vervoerders correct zijn
  • Self-billing inkoopfacturen aanmaken

Probeer de Inkoopmodule zelf in de live demo!

Documentopslag module
Volledige digitale archivering: Sla documenten bij uw transportorders op.

Met de documentopslag module kunt u documenten aan uw orders toevoegen. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld ondertekende transportdocumenten, afbeeldingen, douanepapieren of een originele order voor uw dossierbeheer.

Bij iedere bestemming in een order kunt u twee documenten bijvoegen. Hierbij kunt u bij ieder document aangeven of deze enkel voor intern gebruik zichtbaar moet zijn of ook gedeeld mag worden. U kunt bijvoorbeeld een getekende vrachtbrief – die u heeft opgeslagen – delen met uw klant. U kunt deze per e-mail naar uw klant versturen als bewijs van aflevering met de afleverbevestiging of factuur.
Maakt u gebruik van het klantenportaal? Dan kan uw klant de gedeelde documentatie ook direct inzien!
Interne documenten worden uiteraard niet meegestuurd met e-mails en zijn niet zichtbaar in uw klantenportaal.

Met deze module kunt u onder andere:

  • Volledige digitale archivering, dit betekent minder papierwerk en snelle vindbaarheid
  • Veilig documenten opslaan per bestemming
  • Tot 2 MB per document bij de standaard module documentopslag of tot 20 MB per document bij module documentopslag groot
  • Voor klanten die gebruikmaken van uw klantenportaal zijn (gedeelde) documenten direct zichtbaar
    Bijvoorbeeld bewijs van aflevering / POD
  • Opgeslagen documenten kunnen automatisch worden meegestuurd bij digitale facturering of de afmeldbevestiging naar uw klant

Tip: Er is scansoftware verkrijgbaar waarmee u uw transportdocumenten direct bij de juiste order kunt opslaan. De vrachtbrief en CMR die u aanmaakt met EasyTrans bevat een QR code waarmee een scanner automatisch het ordernummer kan herkennen.

Probeer de Documentopslag module zelf in de live demo!

Module Koppeling met boekhoudpakket
Exporteer uw factuur- en klantgegevens naar uw boekhoudpakket.

Met de module Koppeling met boekhoudpakket exporteert u eenvoudig en snel uw facturen en klantgegevens naar uw boekhoudpakket of het boekhoudpakket van uw boekhouder. Dit scheelt tijd en voorkomt fouten.

EasyTrans beschikt over standaard koppelingen met de meeste bekende boekhoudpakketten zoals:

Staat uw boekhoudpakket er niet bij? In de meeste gevallen kan EasyTrans Software kosteloos een koppeling met een boekhoudpakket voor u maken en toevoegen. Dit hangt af van de mogelijkheden van het boekhoudpakket. Neemt u hiervoor gerust contact met ons op!

Module Online betalen
Biedt uw klanten de mogelijkheid online een factuur te betalen. Via iDeal, Creditcard, Paypal of een andere gewenste betaalmethode.

Met de module Online betalen kunnen uw klanten eenvoudig en snel online een factuur betalen. Dit kan via iDeal, Creditcard, Paypal of een andere gewenste betaalmethode. Zodra een factuur betaald is krijgt u hiervan direct bericht en wordt de factuur automatisch als voldaan gemarkeerd in uw factuuroverzicht.

Om online betalingen via iDeal, Creditcard, enzovoorts te kunnen ontvangen heeft u een abonnement nodig bij een betaalprovider. Voor onze aanvullende module Online betalen hebben wij gekozen voor een samenwerking met Mollie. Bij Mollie betaalt u geen abonnementskosten maar een vast bedrag per transactie waardoor het ook zeer geschikt is als u maar weinig online betalingen wilt laten uitvoeren.

U kunt per klant aangegeven of deze wel of niet online facturen mag betalen. Afgezien van de extra betrouwbaarheid en service voor bestaande klanten is het ook perfect voor nieuwe of incidentele klanten. U bent er dan namelijk van verzekert dat u uw geld ontvangt. Eventueel nog voordat u de transportopdracht uitvoert!

Meer informatie over de module Online betalen

Module Meerdere valuta
Factureer uw transportorders automatisch in de juiste vreemde valuta.

Doet u geregeld zaken buiten de eurozone? Dan is de module Meerdere valuta voor u waarschijnlijk heel praktisch!
Met deze module kunt u producten/diensten aanmaken waarbij de prijs automatisch in de door u gekozen vreemde valuta wordt berekend en gefactureerd. Dat scheelt een hoop tijd!

De vreemde valuta geldt alleen voor verkoopprijzen, indien u gebruik maakt van de inkoopmodule dan zijn de inkoopprijzen altijd in de systeemvaluta.

Module Meerdere bedrijfsnamen
Per bedrijfsnaam een eigen factuur lay-out hanteren.

Wanneer u meerdere bedrijfsnamen hanteert dan kan deze module uitkomst bieden. U kunt hiermee namelijk per bedrijfsnaam een eigen factuur lay-out gebruiken. Dit houdt in dat u binnen uw Transport Management Systeem (TMS) meerdere factuur lay-outs kunt hanteren en per klant kunt aangeven welke lay-out gebruikt moet worden. Hierbij is het wel belangrijk om te weten dat er één factuurnummering is voor alle lay-outs.

Voor een gescheiden facturatie (inclusief factuurnummering) én planning bieden wij de module extra vestigingen.

Module Extra vestigingen
Een gescheiden facturatie én planning bij meerdere vestigingen.

Wanneer uw transportbedrijf meerdere vestigingen heeft kunt u gebruik maken van de module Extra vestigingen. Met een extra vestiging krijgt u een centrale planning en een planning voor de vestiging(en). De hoofdvestiging blijft hierbij verantwoordelijk voor het ingeven en beheren van de algemene instellingen, vervoerders, voertuigen, producten/diensten en tarieven.

U kunt vanaf de centrale planning orders toekennen aan een vestiging. Een dergelijke order zal direct bij de desbetreffende vestiging in het orderoverzicht verschijnen. Uiteraard kunt u klanten en vervoerders ook standaard koppelen aan een vestiging. Hierdoor is deze module ook ideaal voor franchiseorganisaties.

De facturatie kunt u centraal uitvoeren, of iedere vestiging kan zijn eigen facturatie uitvoeren. Een extra vestiging heeft hierbij altijd haar eigen factuurnummering. De gegenereerde omzet per vestiging is dan ook snel en overzichtelijk weer te geven.

Module Route optimalisatie
Optimaliseer de volgorde van bestemmingen binnen één transportorder.

Rijdt u wel eens bezorgroutes voor een bepaalde klant? Met de module Route optimalisatie kunt u binnen één transportorder tot 100 bestemmingen optimaliseren. Bij de optimalisatie van de route wordt uiteraard rekening gehouden met de laad- en losadressen en met de tijden waarop u hier verwacht word. U kunt hierbij tevens voor iedere bestemming nog een servicetijd inplannen.  De servicetijd staat voor de gemiddelde tijd die u nodig denkt te hebben voor een stop.

Uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Route optimalisatie vindt u bij Handleiding Module Route optimalisatie

Module Koppeling externe vervoerders
DHL, DPD, Packs, TNT, UPS, GLS.

Biedt uw transportbedrijf het vervoer van zendingen aan via externe vervoerders? Dan is deze module ideaal! EasyTrans Software biedt koppelingen met diverse logistieke dienstverleners. Met een koppeling kunt u gemakkelijk en snel zendingen aanmelden bij de vervoerder. De prijs wordt teruggekoppeld en er kan direct een verzendlabel worden aangemaakt.

Maakt u gebruik van een klantenportaal? Dan kan uw klant ook zelf zendingen aanmelden en verzendlabels printen. Deze module beschikt tevens over geïntegreerde Track & Trace. Hierdoor blijven u en uw klant altijd op de hoogte over de status van de zending.

EasyTrans beschikt over koppelingen met de volgende logistieke dienstverleners:

Staat uw logistieke dienstverlener er niet bij? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.​
* GLS biedt geen mogelijkheden voor directe koppelingen, u kunt uw zendingen exporteren en importeren middels een Excel- of CSV bestand.

Werkt u samen met een logistieke dienstverlener die gebruik maakt van EasyTrans?
Dan heeft u voor het doorsturen of ontvangen van transportorders geen aanvullende koppeling nodig.

U kunt vanuit EasyTrans transportorders uitwisselen met andere EasyTrans gebruikers. De gegevens van een order worden hierbij zoveel mogelijk één op één doorgestuurd. Deze functionaliteit is kosteloos beschikbaar in alle EasyTrans Pakketten, houdt er alleen wel rekening mee dat u met een Small Pakket enkel orders kunt ontvangen.

Module Branchespecifieke koppeling
CX Euro, Transsmart, Trimble, Webfleet Solutions, Rietveld.

EasyTrans Software werkt volledig online in de cloud, dit maakt het eenvoudig om EasyTrans te koppelen met andere branchespecifieke software.  Denk hierbij bijvoorbeeld aan boordcomputer-, vrachtuitwisseling- of fleet management systemen.

EasyTrans beschikt over koppelingen met de volgende branchespecifieke software:

Staat uw gewenste koppeling hier niet bij? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.​

Module Koppeling externe systemen
Koppel uw TMS met systemen van derden m.b.v. de API’s van EasyTrans Software.

EasyTrans Software biedt diverse mogelijkheden om externe software te koppelen met EasyTrans. Voor deze koppelingen heeft EasyTrans een zogenaamde API ontwikkeld, die op een gestructureerde en uniforme wijze voor informatie uitwisseling zorgt. Hierdoor kunt u uw Transport Management Systeem koppelen met systemen van derden, bijvoorbeeld het systeem van uw klant.

Door gebruik te maken van de API’s van EasyTrans Software kan een directe verbinding tussen EasyTrans en andere software worden opgezet. Voorbeelden van koppelingen met externe systemen zijn:

  • Een koppeling met een webshop waarmee u bij ieder verkocht artikel automatisch een vervoersopdracht in kunt plannen
  • Een registratieformulier voor nieuwe klanten waarbij de klant direct wordt aangemaakt in EasyTrans

API’s

De integratie kan worden gerealiseerd door gebruik te maken van onze API’s. Dit zijn programmeer interfaces waarmee er via een webservice gecommuniceerd kan worden met EasyTrans. Met de aanvullende module Koppeling externe systemen kunt u gebruik maken van de API’s van EasyTrans Software.  De documentatie van de API’s kunt u downloaden bij Partners en koppelingen.

EasyTrans kan ook overweg met API’s en koppelingen van derden. De mogelijkheden en wensen hiervoor, worden altijd vooraf besproken zodat wij u een perfect passende oplossing kunnen bieden.

Module Kopie back-up
Ontvang dagelijks een back-up van uw administratie per e-mail.

EasyTrans Software maakt dagelijks een back-up van uw systeem. Hierbij worden al uw ingevoerde gegevens op twee verschillende locaties opgeslagen. Hierdoor zijn uw gegevens altijd veilig opgeslagen zijn. Voor nog meer zekerheid, is het mogelijk om een kopie van deze back-up per e-mail te ontvangen. Hiermee heeft u altijd een fysiek exemplaar van uw gegevens in eigen beheer.

Module Eigen server
Draai EasyTrans in eigen beheer (op een eigen server).

EasyTrans Software biedt het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans aan in de vorm van een SaaS product (Software as a Service). Dit biedt een aantal belangrijke voordelen:

  • De software draait op servers van EasyTrans Software. Hierdoor is geen installatie en expertise van u nodig
  • Onderhoud en regelmatige updates worden door EasyTrans Software uitgevoerd
  • Structureel uitgevoerde back-ups van alle ingevoerde gegevens worden automatisch op twee locaties opgeslagen
  • Betrouwbare en snelle toegang tot de software vanaf iedere locatie waar internet beschikbaar is
  • Integratie in een eigen website is mogelijk.

Ondanks deze voordelen kan het wenselijk zijn de software in eigen beheer te draaien (op een eigen server). Redenen hiervoor kunnen zijn:

  • Zelf controle over de ingevoerde data. Hiermee draagt u zelf verantwoordelijkheid voor back-ups en beveiliging
  • Zelf controle over de beschikbaarheid van de software
  • Directe toegang tot de database, bijvoorbeeld voor integratie met andere systemen

De implementatie van deze module wordt gedaan in overleg met uw ICT afdeling en wordt door EasyTrans Software uitgevoerd.
Binnen de kosten voor de deze module vallen: Hulp bij initiële installatie, support gedurende het gebruik en regelmatige updates van EasyTrans.

Andere wensen?

Door het persoonlijke contact en de praktijkervaring van onze ontwikkelaars, is het mogelijk om de transport software speciaal aan uw bedrijf en wensen aan te passen.
Maatwerk kan snel en naar wens worden toegepast.
Vraag gerust naar de mogelijkheden, maatwerk hoeft niet duur te zijn!

Benieuwd hoe EasyTrans werkt? Test het zelf!

Live demo

U kunt een goede eerste indruk opdoen van de TMS software met behulp van de live demo. De demo bevat fictieve gegevens waarmee u EasyTrans zelf kunt uitproberen. Log in, probeer het uit en krijg snel een idee van de functionaliteiten en het gemak van EasyTrans.

Proefabonnement

U kunt onze transport software een maand gratis en vrijblijvend proberen met uw eigen gegevens middels een proefabonnement. Mocht u na die tijd een abonnement willen afsluiten dan blijven alle ingevoerde gegevens bewaard en kunt u direct verder werken.

Demo op afstand

Heeft u interesse in een uitleg over het Transport Management Systeem? Met behulp van onze Helpdesk software kunnen wij u telefonisch een demonstratie geven. Zo kunt u snel bepalen of EasyTrans geschikt is voor uw bedrijf. Neem contact met ons op om een afspraak in te plannen.