SnelStart

Tijdwinst en foutloos werken met een koppeling tussen TMS EasyTrans en SnelStart

Koppel SnelStart aan het Transport Management Systeem EasyTrans. SnelStart streeft ernaar om de boekhouding van ondernemers 100% te automatiseren. Met slimme boekhoudoplossingen willen zij het leven van ondernemers aangenamer maken. SnelStart biedt software die toegankelijk is, makkelijk om mee te werken, betrouwbaar en voordelig. Voor kleine en grote bedrijven in elke bedrijfstak. Meer informatie over SnelStart is te vinden op de website www.snelstart.nl

Module Koppeling met boekhoudpakket SnelStart

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en de boekhoudsoftware van SnelStart exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar het boekhoudpakket SnelStart. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar SnelStart. Het overzetten van de gegevens gaat middels een directe koppeling (API) tussen het TMS EasyTrans en het boekhoudpakket SnelStart.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met boekhoudpakket SnelStart:

Factuurgegevens exporteren naar SnelStart
Klantgegevens exporteren naar SnelStart
Inkoopfactuurgegevens exporteren naar SnelStart ^*
Vervoerdergegevens exporteren naar SnelStart ^*

^*Feature beschikbaar met de Inkoopmodule van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling SnelStart

Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met boekhoudpakket SnelStart. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijs voor het gebruik van de module Koppeling met boekhoudpakket is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Boekhoudsoftware

module Koppeling met boekhoudpakket EasyTrans Software

KOPPELING BOEKHOUDPAKKET

Bezoek website

Handleiding

Koppeling SnelStart

Wat doet de koppeling met SnelStart?

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en de boekhoudsoftware SnelStart exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar SnelStart. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar SnelStart. Het overzetten van de gegevens gaat middels een directe (API) koppeling tussen de EasyTrans omgeving en het boekhoudpakket SnelStart.

Voorbereiding koppeling

Om gegevens juist over te kunnen zetten moet je voor het eerste gebruik van de koppeling enkele stappen doorlopen:

1. Vereisten SnelStart controleren

Minimaal SnelStart InKaart

Om van de directe koppeling met SnelStart gebruik te kunnen maken, heb je minimaal SnelStart InKaart nodig. Beschik je over een lager abonnement, neem dan contact op met je boekhoudkantoor of met SnelStart.

Online administratie

De direct koppeling met SnelStart werkt alleen als je gebruik maakt van een online administratie bij SnelStart. Maak je nog gebruik van een lokale administratie op je eigen computer, converteer de administratie dan eerst naar een online administratie.

Inloggen in SnelStart

Om de koppeling tussen EasyTrans en SnelStart tot stand te brengen moet je eenmalig inloggen in de Online SnelStart omgeving om de administratie te koppelen. Verzorgt je boekhouder de volledige administratie en/of kun je zelf niet inloggen in SnelStart, stem de eenmalige koppeling dan af met je boekhouder.

2. Klantnummers gelijk maken

Klantnummers zijn voor beide programma’s het referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn.

Wanneer er in beide programma’s een klantenbestand is vastgelegd moeten de klantnummers in één van de systemen worden aangepast, zodat de klantnummers gelijk worden in beide systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Klantnummers wijzigen in EasyTrans

Indien gewenst kun je de klantnummers wijzigen in EasyTrans. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders, die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd, wordt het klantnummer op de factuur zelf (pdf) niet gewijzigd. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde klantnummer, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
Klantnummer wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in SnelStart.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Heb je debiteurnummers vastgelegd bij klantgegevens? Dan wordt het debiteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het klantnummer.

3. Vervoerdernummers gelijk maken

Net als bij klanten geldt ook bij de vervoerders: Vervoerdernummers zijn voor beide programma’s het referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke vervoerder horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de vervoerdernummers in beide programma’s gelijk zijn.

Wanneer je in beide programma’s een bestaand vervoerdersbestand heeft, moeten de nummers in één van de systemen worden aangepast, zodat de vervoerdernummers in beide systemen gelijk worden. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de vervoerdernummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Vervoerdernummers wijzigen in EasyTrans

Indien gewenst kun je de vervoerdernummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een vervoerdernummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe vervoerdernummer.
Let op: Bij gefactureerde orders, die op ‘oud’ vervoerdernummer zijn gefactureerd, wordt het vervoerdernummer niet gewijzigd op de inkoopfactuur zelf (pdf). De inhoud van een inkoopfactuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de inkoopfactuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde vervoerdernummer, het overzetten van inkoopfactuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude vervoerdernummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder Overzicht’.
Open de vervoerder om de gegevens te kunnen bewerken.
Vervoerdernummers wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Vervoerdernummer’ op ‘Vervoerdernummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw vervoerdernummer’ het vervoerdernummer in wat overeenkomt met het vervoerdernummer in SnelStart.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe vervoerdernummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle vervoerders waarbij het vervoerdernummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met vervoerdernummers en/of crediteurnummers. Heb je crediteurnummers vastgelegd bij vervoerdergegevens? Dan wordt het crediteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het vervoerdernummer.

4. Grootboekrekeningen instellen

In EasyTrans kun je bij ieder product (dienst) een bijbehorende grootboekrekening instellen. Op deze manier kun je de omzet van de verschillende diensten eenvoudig van elkaar scheiden. Uiteraard kun je hetzelfde grootboekrekening gebruiken voor meerdere producten, soms is er immers geen noodzaak om deze te splitsen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
Open een product om de productgegevens te kunnen bewerken.
Leg bij ‘Koppeling met boekhoudpakket’ de grootboekrekeningen vast:
1. Grootboek verkopen
  1. Klanten binnenland
  2. Klanten binnen EU
    Heb je geen buitenlandse klanten binnen de EU? Dan hoef je hier niets in te vullen.
  3. Klanten buiten EU
    Heb je geen buitenlandse klanten buiten de EU? Dan hoef je hier niets in te vullen.
2. (Indien van toepassing) Grootboek inkopen
  Maak je gebruik van de Inkoopmodule en wil je inkoopgegevens exporteren? Dan kun je hiervoor de grootboekrekeningen vastleggen:
  1. Vervoerders binnenland
  2. Vervoerders binnen EU
    Werk je niet met buitenlandse vervoerders binnen de EU? Dan hoef je hier niets in te vullen.
  3. Vervoerders buiten EU
    Werk je niet met buitenlandse vervoerders buiten de EU? Dan hoef je hier niets in te vullen.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Herhaal bovenstaande stappen bij alle producten die je wilt gebruiken in de koppeling met SnelStart.

5. Betalingen bijhouden uitschakelen

EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor de boekhouding, bijvoorbeeld het handmatig beheren van betalingen. Indien je betalingen volledig in de boekhoudsoftware wilt bijhouden kun je de functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Hierdoor blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in het factuuroverzicht en op de homepagina.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

6. Voor het eerst verbinding maken

EasyTrans Software is een partner van SnelStart. De gegevens kunnen via een directe koppeling vanuit EasyTrans overgezet worden. Om gegevens over te zetten wordt er een verbinding gelegd tussen EasyTrans en SnelStart. Dit doe je als volgt:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren naar SnelStart’.
Lees de instructies aandachtig en klik op de knop ‘Verbinding maken’.
Je wordt nu doorgestuurd naar de Snelstart omgeving. Log in bij SnelStart met je gebruikersgegevens.
Nadat je bent ingelogd, kun je kiezen met welke administratie je wilt koppelen. Klik op ‘Een enkele administratie koppelen’ en klik vervolgens op de gewenste administratie.
Bevestig door op ‘Koppel’ te klikken.

Als de koppeling gelukt is, kom je terug in EasyTrans en kun je starten met het exporteren van gegevens.

Let op:

Om de koppeling te gebruiken heb je minimaal SnelStart InKaart nodig en moet je gebruik maken van een Online administratie.
Bij het maken van een verbinding met SnelStart kies je in de volgende stap met welke administratie je wilt koppelen. Hierbij geef je EasyTrans toegang tot de Relaties (lezen en schrijven), Boekhouding (lezen en schrijven), Documenten (schrijven) en Instellingen (lezen).

Ga je voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in je boekhoudpakket! Mocht de eerste export niet naar wens verlopen, dan kun je eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal klanten of facturen te exporteren zodat je kunt controleren of alles goed functioneert.

Gebruik koppeling

Met een directe koppeling tussen EasyTrans en SnelStart exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans naar het boekhoudpakket SnelStart.
Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar SnelStart.

1. Klanten exporteren

Met een paar klikken exporteer je de klantgegevens naar SnelStart. Bij de eerste keer exporteren worden alle klantgegevens verstuurd naar SnelStart. Bij een volgende export worden alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens gecontroleerd en verstuurd. Je hoeft het klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in SnelStart automatisch bijgewerkt.

(Optioneeel) Pas filters toe:
1. Alle klanten nogmaals versturen
  Standaard worden klantgegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle klantgegevens opnieuw opnemen in de export? Selecteer dan ‘Alle klanten opnieuw exporteren’.
Klik op ‘Klanten bijwerken’.

De klantgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel klanten er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien gegevens niet konden worden overgezet, zie je rechts in het scherm per klant de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de klantgegevens opnieuw.

Let op: Bestaande klantgegevens in SnelStart worden overschreven door klantgegevens uit EasyTrans.

2. Facturen exporteren

Met een paar klikken exporteer je de factuurgegevens naar SnelStart. De facturen worden hierbij als verkoopboekingen in SnelStart geplaatst, waarbij de facturen zelf als PDF-document worden bijgevoegd.
Tip: Staan er facturen in EasyTrans die nog niet geëxporteerd zijn en die je niet naar SnelStart wilt versturen? Neem contact op met EasyTrans Software.

(Optioneeel) Pas filters toe:
1. Eerder geëxporteerde facturen nogmaals versturen
  Standaard worden factuurgegevens één keer geëxporteerd. Wil je alle factuurgegevens opnieuw versturen? Selecteer dan ‘Alle eerder geëxporteerde facturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
  Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende facturen in SnelStart. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande facturen in SnelStart.
Klik op ‘Facturen exporteren’.

De factuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van je export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel facturen er zijn geëxporteerd. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per factuur. Corrigeer de fout en exporteer de factuurgegevens opnieuw.

3. Vervoerders exporteren

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de vervoerders overzetten naar het boekhoudpakket SnelStart.

(Optioneeel) Pas filters toe:
1. Alle vervoerders nogmaals versturen
  Standaard worden vervoerdergegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle vervoerdergegevens opnieuw opnemen in je export? Selecteer dan ‘Alle vervoerders opnieuw exporteren’.
Klik op ‘Vervoerders bijwerken’.

De vervoerdergegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel vervoerders er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien gegevens niet konden worden overgezet zie je rechts in het scherm per vervoerder de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de vervoerdergegevens opnieuw.

Let op: Bestaande leveranciers in SnelStart worden overschreven door de vervoerders uit EasyTrans.

4. Inkoopfacturen exporteren

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de inkoopfacturen overzetten naar SnelStart. De inkoopfacturen worden hierbij als inkoopboekingen in SnelStart geplaatst, waarbij de inkoopfacturen zelf als PDF-document worden bijgevoegd.

(Optioneeel) Pas filters toe:
1. Eerder geëxporteerde inkoopfacturen nogmaals versturen
  Standaard worden inkoopfactuurgegevens één keer geëxporteerd. Wil je alle inkoopfactuurgegevens opnieuw versturen? Selecteer dan ‘Alle eerder geëxporteerde inkoopfacturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
  Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende inkoopfacturen in SnelStart. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande inkoopfacturen in SnelStart.
Klik op ‘Inkoopfacturen exporteren’.

De inkoopfactuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel inkoopfacturen er geëxporteerd zijn. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per inkoopfactuur. Corrigeer de fout en exporteer de inkoopfactuurgegevens opnieuw.

Partners en koppelingen Contact Support pagina