Voorbereiding koppeling
EasyTrans Software dient bij Visma een aanvraag voor u in om de koppeling met uw TMS EasyTrans te activeren. De activatie duurt meestal 1 à 2 werkdagen. Na activatie kunt u de koppeling gaan inrichten zodat alle gegevens juist worden overgezet.
1. Activatie in EasyTrans
Om de gegevens juist te kunnen overzetten zijn er enkele belangrijke instellingen die moeten worden vastgelegd in uw EasyTrans omgeving.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
- Open het tabblad ‘Abonnement’.
Op deze pagina vindt u een overzicht van het door u gekozen abonnement.
- Leg bij ‘Koppeling met boekhoudpakket’ uw grootboekrekeningen vast:
De grootboekcodes kunt u vinden in Visma eAccounting, via het menu ‘Instellingen’ > ‘Rekeningschema’
- Grootboek debiteuren
- Grootboek BTW verkoop, hoog tarief
- Grootboek BTW verkoop, laag tarief
Maakt u gebruik van de Inkoopmodule en wilt u vervoerdergegevens en inkoopfacturen exporteren? Leg dan ook uw ‘Grootboek crediteuren en inkoop’ vast.
- (Indien van toepassing) Grootboek crediteuren
- (Indien van toepassing) Grootboek BTW inkoop, hoog tarief
- (Indien van toepassing) Grootboek BTW inkoop, laag tarief
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan.
2. Grootboekrekeningen koppelen
In EasyTrans kunt u bij ieder product (dienst) een bijbehorende grootboekrekening instellen. Op deze manier kunt u de omzet van de verschillende diensten eenvoudig van elkaar scheiden. Uiteraard kunt u hetzelfde grootboekrekening gebruiken voor meerdere producten, soms is er immers geen noodzaak om deze te splitsen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
- Open een product om de productgegevens te kunnen bewerken.
- Leg bij ‘Koppeling met boekhoudpakket’ de grootboekrekeningen vast:
- Grootboek verkopen
- Binnenland
Grootboekrekening voor binnenlandse klanten
- Binnen EU
Grootboekrekening voor klanten binnen de EU
Tip: Heeft u geen buitenlandse klanten binnen de EU? Dan hoeft u hier niets in te vullen.
- Buiten EU
Grootboekrekening voor klanten buiten de EU
Tip: Heeft u geen buitenlandse klanten buiten de EU? Dan hoeft u hier niets in te vullen.
- (Indien van toepassing) Grootboek inkopen
Maakt u gebruik van de Inkoopmodule en wilt u inkoopgegevens exporteren? Dan kunt u ook hiervoor de grootboekrekeningen vastleggen.
- Binnenland
Grootboekrekening voor binnenlandse vervoerders
- Binnen EU
Grootboekrekening voor vervoerders binnen de EU
Tip: Werkt u niet met buitenlandse vervoerders binnen de EU? Dan hoeft u hier niets in te vullen.
- Buiten EU
Grootboekrekening voor vervoerders buiten de EU
Tip: Werkt u niet met buitenlandse vervoerders buiten de EU? Dan hoeft u hier niets in te vullen.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan.
Herhaal bovenstaande stappen bij alle producten die u wilt gebruiken in de koppeling met Visma eAccounting.
3. Klantnummers gelijk maken
Bij het overzetten van gegevens tussen EasyTrans en Visma eAccounting zijn de klantnummers een belangrijk onderdeel. Deze nummers zijn voor beide programma’s namelijk een referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn.
Wanneer u in beide programma’s een bestaand klantenbestand heeft zullen de nummers handmatig moeten worden aangepast in één van de systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.
Klantnummers wijzigen in EasyTrans
Indien gewenst kunt u de klantnummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer u een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd wordt het klantnummer op de factuur zelf (pdf) niet gewijzigd. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde klantnummer, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.
- Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens uw wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
- Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
- Klantnummer wijzigen:
- Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
- Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Visma eAccounting.
- Klik op ‘Opslaan’.
Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kunt u werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Heeft u debiteurnummers vastgelegd bij klantgegevens? Dan wordt het debiteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het klantnummer.
Bij gebruik debiteurnummers
In EasyTrans kunt u werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Klantnummers zijn numeriek en kunnen niet beginnen met een voorloop- 0 (nul). Omdat sommige boekhoudprogramma’s hiervan afwijken kunt u tevens gebruik maken van het veld debiteurnummer. Is er een debiteurnummer ingegeven? Dan wordt bij het overzetten van gegevens dit nummer gebruikt, in plaats van het klantnummer:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
- Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
- Leg het debiteurnummer vast:
- Geef bij ‘Overige klantgegevens’ > ‘Debiteurnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Visma eAccounting.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.
Het (nieuwe) debiteurnummer is opgeslagen. Bij het overzetten van gegevens wordt nu het debiteurnummer gebruikt, in plaats van het klantnummer. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het debiteurnummer gewijzigd moet worden.
4. Vervoerdernummers gelijk maken
Wanneer u gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u ook de gegevens van uw vervoerders en inkoopfacturen overzetten naar het boekhoudpakket Visma eAccounting. Net als bij uw klanten geldt ook bij de vervoerders dat de vervoerdernummers een belangrijk onderdeel zijn bij het exporteren van gegevens. Deze nummers zijn voor beide programma’s namelijk een referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke vervoerder horen.
Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de vervoerdernummers in beide programma’s gelijk zijn.
Wanneer u in beide programma’s een bestaand vervoerdersbestand heeft zullen de nummers handmatig moeten worden aangepast in één van de systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de vervoerdernummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.
Vervoerdernummers wijzigen in EasyTrans
Indien gewenst kunt u de vervoerdernummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer u een vervoerdernummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe vervoerdernummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op ‘oude’ vervoerdernummers zijn gefactureerd wordt het vervoerdernummer niet gewijzigd op de inkoopfactuur zelf (pdf). De inhoud van een inkoopfactuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de inkoopfactuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde vervoerdernummer, het overzetten van inkoopfactuurgegevens is dus geen probleem.
- Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens uw wijziging gegevens met oude vervoerdernummers worden opgeslagen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder Overzicht’.
- Open de vervoerder om de gegevens te kunnen bewerken.
- Vervoerdernummers wijzigen:
- Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Vervoerdernummer’ op ‘Vervoerdernummer wijzigen’.
- Geef bij ‘Nieuw vervoerdernummer’ het vervoerdernummer in wat overeenkomt met het vervoerdernummer in Visma eAccounting.
- Klik op ‘Opslaan’.
Het nieuwe vervoerdernummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle vervoerders waarbij het vervoerdernummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kunt u werken met vervoerdernummers en/of crediteurnummers. Heeft u crediteurnummers vastgelegd bij vervoerdergegevens? Dan wordt het crediteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het vervoerdernummer.
Bij gebruik crediteurnummers
In EasyTrans kunt u werken met vervoerdernummers en/of crediteurnummers. Vervoerdernummers zijn numeriek en kunnen niet beginnen met een voorloop- 0 (nul). Omdat sommige boekhoudprogramma’s hiervan afwijken kunt u tevens gebruik maken van het veld crediteurnummer. Is er een crediteurnummer ingegeven? Dan wordt dit nummer gebruikt, in plaats van het vervoerdernummer in EasyTrans:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder Overzicht’.
- Open de vervoerder om de gegevens te kunnen bewerken.
- Crediteurnummer invoeren/wijzigen:
- Geef bij ‘Overige gegevens’ > ‘Crediteurnummer’ het crediteurnummer in wat overeenkomt met het crediteurnummer in Visma eAccounting.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.
Het (nieuwe) crediteurnummer. Bij het overzetten van gegevens wordt nu het crediteurnummer gebruikt, in plaats van het vervoerdernummer Herhaal bovenstaande stappen voor alle vervoerders waarbij het crediteurnummer gewijzigd moet worden.
5. Boekhoudinstellingen EasyTrans
EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor uw boekhouding. U kunt bijvoorbeeld handmatig uw betalingen bijhouden. Indien u betalingen volledig in uw boekhoudsoftware wilt bijhouden kunt u optioneel deze functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Dan blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in uw factuuroverzicht en op uw homepagina.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
- Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.
Koppeling gereed voor gebruik
Zodra u bovenstaande stappen heeft doorlopen is de koppeling gereed voor gebruik.
Tip: Gaat u voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in uw boekhoudpakket! Mocht uw eerste export niet naar wens verlopen kunt u eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal facturen te exporteren zodat u kunt controleren of alles goed functioneert.
