Visma eAccounting

Foutloos werken met een koppeling tussen het TMS EasyTrans en Visma eAccounting

Visma Software biedt bedrijven complete cloudoplossingen voor boekhouding, groothandels- en projectadministratie, urenregistratie, accountancy, crm, hrm, salarisverwerking en ledenadministratie. EasyTrans Software biedt koppelingen met de boekhoudpakketten Visma Accountview en Visma eAccounting.
Meer informatie over Visma is te vinden op de website nl.visma.com/eaccounting

Module Koppeling met boekhoudpakket Visma eAccounting

Met een koppeling tussen het TMS EasyTrans en Visma eAccounting exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) naar het boekhoudpakket Visma eAccounting. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar Visma eAccounting. Het overzetten van de gegevens gaat middels een directe koppeling tussen het TMS EasyTrans en de boekhoudsoftware Visma eAccounting.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met boekhoudpakket Visma eAccounting:

Factuurgegevens exporteren naar Visma eAccounting
Klantgegevens exporteren naar Visma eAccounting
Inkoopfactuurgegevens exporteren naar Visma eAccounting^*
Vervoerdergegevens exporteren naar Visma eAccounting^*

^* Feature beschikbaar met de Inkoopmodule van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling met Visma eAccounting

Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met boekhoudpakket Visma eAccounting. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de module Koppeling met Boekhoudpakket is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Boekhoudsoftware

module Koppeling met boekhoudpakket EasyTrans Software

KOPPELING BOEKHOUDPAKKET

Bezoek website

Handleiding

Koppeling Visma eAccounting

Wat is een koppeling met Visma eAccounting

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en het boekhoudpakket Visma eAccounting exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar Visma eAccounting. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar Visma eAccounting. Het overzetten van de gegevens gaat middels een directe koppeling tussen de EasyTrans omgeving en het boekhoudpakket Visma eAccounting.

Voorbereiding koppeling

EasyTrans Software dient bij Visma een aanvraag in om de koppeling met het TMS EasyTrans te activeren. De activatie duurt meestal 1 à 2 werkdagen. Na activatie kun je de koppeling gaan inrichten zodat alle gegevens juist worden overgezet.

1. Activatie in EasyTrans

Om de gegevens juist te kunnen overzetten zijn er enkele belangrijke instellingen die moeten worden vastgelegd in de EasyTrans omgeving.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.
Op deze pagina is een overzicht van het abonnement.
Leg bij ‘Koppeling met boekhoudpakket’ de grootboekrekeningen vast:
De grootboekcodes kun je vinden in Visma eAccounting, via het menu ‘Instellingen’ > ‘Rekeningschema’
1. Grootboek debiteuren
2. Grootboek BTW verkoop, hoog tarief
3. Grootboek BTW verkoop, laag tarief
Maak je gebruik van de Inkoopmodule en wil je vervoerdergegevens en inkoopfacturen exporteren? Leg dan ook de ‘Grootboek crediteuren en inkoop’ vast.
1. (Indien van toepassing) Grootboek crediteuren
2. (Indien van toepassing) Grootboek BTW inkoop, hoog tarief
3. (Indien van toepassing) Grootboek BTW inkoop, laag tarief
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

2. Grootboekrekeningen koppelen

In EasyTrans kun je bij ieder product (dienst) een bijbehorende grootboekrekening instellen. Op deze manier kun je de omzet van de verschillende diensten eenvoudig van elkaar scheiden. Uiteraard kun je hetzelfde grootboekrekening gebruiken voor meerdere producten, soms is er immers geen noodzaak om deze te splitsen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
Open een product om de productgegevens te kunnen bewerken.
Leg bij ‘Koppeling met boekhoudpakket’ de grootboekrekeningen vast:
1. Grootboek verkopen
  1. Binnenland
    Grootboekrekening voor binnenlandse klanten
  2. Binnen EU
    Grootboekrekening voor klanten binnen de EU
    Tip: Heb je geen buitenlandse klanten binnen de EU? Dan hoeft er niets te worden ingevuld.
  3. Buiten EU
    Grootboekrekening voor klanten buiten de EU
    Tip: Heb je geen buitenlandse klanten buiten de EU? Dan hoeft er niets te worden ingevuld.
2. (Indien van toepassing) Grootboek inkopen
  Maak je gebruik van de Inkoopmodule en wil je inkoopgegevens exporteren? Dan kun je ook hiervoor de grootboekrekeningen vastleggen.
  1. Binnenland
    Grootboekrekening voor binnenlandse vervoerders
  2. Binnen EU
    Grootboekrekening voor vervoerders binnen de EU
    Tip: Werk je niet met buitenlandse vervoerders binnen de EU? Dan hoeft er niets te worden ingevuld.
  3. Buiten EU
    Grootboekrekening voor vervoerders buiten de EU
    Tip: Werk je niet met buitenlandse vervoerders buiten de EU? Dan hoeft er niets te worden ingevuld.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Herhaal bovenstaande stappen bij alle producten die je wilt gebruiken in de koppeling met Visma eAccounting.

3. Klantnummers gelijk maken

Bij het overzetten van gegevens tussen EasyTrans en Visma eAccounting zijn de klantnummers een belangrijk onderdeel. Deze nummers zijn voor beide programma’s namelijk een referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn.
Wanneer je in beide programma’s een bestaand klantenbestand heeft zullen de nummers handmatig moeten worden aangepast in één van de systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Klantnummers wijzigen in EasyTrans
Indien gewenst kun je de klantnummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd wordt het klantnummer op de factuur zelf (pdf) niet gewijzigd. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde klantnummer, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
Klantnummer wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Visma eAccounting.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Heb je debiteurnummers vastgelegd bij klantgegevens? Dan wordt het debiteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het klantnummer.

Bij gebruik debiteurnummers
In EasyTrans kun je werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Klantnummers zijn numeriek en kunnen niet beginnen met een voorloop- 0 (nul). Omdat sommige boekhoudprogramma’s hiervan afwijken kun je tevens gebruik maken van het veld debiteurnummer. Is er een debiteurnummer ingegeven? Dan wordt bij het overzetten van gegevens dit nummer gebruikt, in plaats van het klantnummer:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
Leg het debiteurnummer vast:
1. Geef bij ‘Overige klantgegevens’ > ‘Debiteurnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Visma eAccounting.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.

Het (nieuwe) debiteurnummer is opgeslagen. Bij het overzetten van gegevens wordt nu het debiteurnummer gebruikt, in plaats van het klantnummer. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het debiteurnummer gewijzigd moet worden.

4. Vervoerdernummers gelijk maken

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de vervoerders en inkoopfacturen overzetten naar het boekhoudpakket Visma eAccounting. Net als bij de klanten geldt ook bij de vervoerders dat de vervoerdernummers een belangrijk onderdeel zijn bij het exporteren van gegevens. Deze nummers zijn voor beide programma’s namelijk een referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke vervoerder horen.

Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de vervoerdernummers in beide programma’s gelijk zijn.
Wanneer je in beide programma’s een bestaand vervoerdersbestand heeft zullen de nummers handmatig moeten worden aangepast in één van de systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de vervoerdernummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Vervoerdernummers wijzigen in EasyTrans
Indien gewenst kun je de vervoerdernummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een vervoerdernummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe vervoerdernummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op ‘oude’ vervoerdernummers zijn gefactureerd wordt het vervoerdernummer niet gewijzigd op de inkoopfactuur zelf (pdf). De inhoud van een inkoopfactuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de inkoopfactuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde vervoerdernummer, het overzetten van inkoopfactuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude vervoerdernummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder Overzicht’.
Open de vervoerder om de gegevens te kunnen bewerken.
Vervoerdernummers wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Vervoerdernummer’ op ‘Vervoerdernummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw vervoerdernummer’ het vervoerdernummer in wat overeenkomt met het vervoerdernummer in Visma eAccounting.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe vervoerdernummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle vervoerders waarbij het vervoerdernummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met vervoerdernummers en/of crediteurnummers. Heb je crediteurnummers vastgelegd bij vervoerdergegevens? Dan wordt het crediteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het vervoerdernummer.

Bij gebruik crediteurnummers
In EasyTrans kun je werken met vervoerdernummers en/of crediteurnummers. Vervoerdernummers zijn numeriek en kunnen niet beginnen met een voorloop- 0 (nul). Omdat sommige boekhoudprogramma’s hiervan afwijken kun je tevens gebruik maken van het veld crediteurnummer. Is er een crediteurnummer ingegeven? Dan wordt dit nummer gebruikt, in plaats van het vervoerdernummer in EasyTrans:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder Overzicht’.
Open de vervoerder om de gegevens te kunnen bewerken.
Crediteurnummer invoeren/wijzigen:
1. Geef bij ‘Overige gegevens’ > ‘Crediteurnummer’ het crediteurnummer in wat overeenkomt met het crediteurnummer in Visma eAccounting.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.

Het (nieuwe) crediteurnummer. Bij het overzetten van gegevens wordt nu het crediteurnummer gebruikt, in plaats van het vervoerdernummer Herhaal bovenstaande stappen voor alle vervoerders waarbij het crediteurnummer gewijzigd moet worden.

5. Boekhoudinstellingen EasyTrans

EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor de boekhouding. Je kunt bijvoorbeeld handmatig de betalingen bijhouden. Indien je betalingen volledig in de boekhoudsoftware wilt bijhouden kun je optioneel deze functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Dan blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in het factuuroverzicht en op de homepagina.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra je bovenstaande stappen hebt doorlopen is de koppeling gereed voor gebruik.

Let op: Ga je voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in je boekhoudpakket! Mocht de eerste export niet naar wens verlopen, dan kun je eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal klanten of facturen te exporteren zodat je kunt controleren of alles goed functioneert.

Gebruik koppeling

Met een directe koppeling tussen EasyTrans en Visma eAccounting exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans naar het boekhoudpakket Visma eAccounting. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar Visma eAccounting.

1. Verbinding maken

Het overzetten van gegevens vanuit het TMS EasyTrans naar het boekhoudpakket Visma eAccounting kan door middel van een directe koppeling tussen beide systemen. Om gegevens over te kunnen zetten dien je vanuit EasyTrans verbinding te maken met Visma eAccounting.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren naar Visma eAccounting’.
Klik op de knop ‘Verbinding maken’.
Log in bij Visma met de gebruikersgegevens.
Accepteer de gebruikersvoorwaarden van Visma.

Het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans is nu verbonden met het boekhoudprogramma bij Visma eAccounting. Je kunt nu de gegevens overzetten.

2. Klantgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteer je de klantgegevens naar Visma eAccounting. De eerste keer dat je gaat exporteren worden alle klantgegevens die vastgelegd zijn in EasyTrans verstuurd naar Visma eAccounting. Bij een volgende export zullen alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens verstuurd worden. Je hoeft het klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in Visma eAccounting automatisch bijgewerkt.

(Optioneel) Pas filters toe:
1. Alle klanten nogmaals versturen
  Standaard worden klantgegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle klantgegevens opnieuw opnemen in de export? Selecteer dan ‘Alle klanten opnieuw exporteren’.
Klik op ‘Klanten bijwerken’.

De klantgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel klanten er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm per klant de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de klantgegevens opnieuw.

3. Factuurgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteer je de factuurgegevens naar Visma eAccounting. De facturen worden hierbij als verkoopboekingen in Visma eAccounting geplaatst.
Tip: Staan er facturen in EasyTrans (die nog niet geëxporteerd zijn) die je niet naar Visma eAccounting wilt versturen? Neem contact op met EasyTrans Software. Wij kunnen deze facturen markeren als ‘geëxporteerd’. Deze facturen worden dan niet opnieuw ter verzending klaargezet wanneer je gaat exporteren.

(Optioneel) Pas filters toe:
1. Eerder geëxporteerde facturen nogmaals versturen
  Standaard worden factuurgegevens één keer geëxporteerd. Wil je alle factuurgegevens opnieuw versturen bij de export? Klik dan op ‘Eerder geëxporteerde facturen nogmaals versturen’ en selecteer ‘Alle eerder geëxporteerde facturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
  Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende facturen in Visma eAccounting. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande facturen in Visma eAccounting.
Klik op ‘Facturen exporteren’.

De factuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel facturen er zijn geëxporteerd. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per factuur. Corrigeer de fout en exporteer de factuurgegevens opnieuw.

4. Vervoerdergegevens exporteren

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de vervoerders overzetten naar het boekhoudpakket Visma eAccounting.

(Optioneel) Pas filters toe:
1. Alle vervoerders nogmaals versturen
  Standaard worden vervoerdergegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle vervoerdergegevens opnieuw opnemen in de export? Selecteer dan ‘Alle vervoerders opnieuw exporteren’.
Klik op ‘Vervoerders bijwerken’.

De vervoerdergegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel vervoerders er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm per vervoerder de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de vervoerdergegevens opnieuw.

5. Inkoopfactuurgegevens exporteren

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de inkoopfacturen overzetten naar het boekhoudpakket Visma eAccounting. De inkoopfacturen worden hierbij als inkoopboekingen in Visma eAccounting geplaatst.

(Optioneel) Pas filters toe:
1. Eerder geëxporteerde inkoopfacturen nogmaals versturen
  Standaard worden inkoopfactuurgegevens één keer geëxporteerd.
  Wil je alle inkoopfactuurgegevens opnieuw versturen bij de export? Selecteer dan ‘Alle eerder geëxporteerde inkoopfacturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
  Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende inkoopfacturen in Visma eAccounting. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande inkoopfacturen in Visma eAccounting.
Klik op ‘Inkoopfacturen exporteren’.

De inkoopfactuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel inkoopfacturen er geëxporteerd zijn. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per inkoopfactuur. Corrigeer de fout en exporteer de inkoopfactuurgegevens opnieuw.

Partners en koppelingen Contact Support pagina