Visma Accountview

Tijdwinst en foutloos werken met een koppeling tussen TMS EasyTrans en Visma Accountview

Koppel Visma Accountview aan het Transport Management Systeem EasyTrans. Visma Software biedt bedrijven complete cloudoplossingen voor boekhouding, groothandels- en projectadministratie, urenregistratie, accountancy, crm, hrm, salarisverwerking en ledenadministratie. EasyTrans Software biedt koppelingen met de boekhoudpakketten Visma Accountview en Visma eAccounting. Meer informatie over Visma Accountview is te vinden op de website nl.visma.com/accountview

Module Koppeling met boekhoudpakket Visma Accountview

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en de boekhoudsoftware van Visma Accountview exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar het boekhoudpakket Visma Accountview. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar Visma Accountview. Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in Visma Accountview.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met boekhoudpakket Visma Accountview:

Factuurgegevens exporteren naar Visma Accountview
Klantgegevens exporteren naar Visma Accountview
Inkoopfactuurgegevens exporteren naar Visma Accountview^*
Vervoerdergegevens exporteren naar Visma Accountview^*

^*Feature beschikbaar met de Inkoopmodule van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling Visma Accountview

Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met boekhoudpakket Visma Accountview. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de module Koppeling met Visma Accountview is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Boekhoudsoftware

module Koppeling met boekhoudpakket EasyTrans Software

KOPPELING BOEKHOUDPAKKET

Bezoek website

Handleiding

Koppeling Visma Accountview

Wat is een koppeling met Visma Accountview?

Met een koppeling tussen EasyTrans en Visma Accountview exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar Visma Accountview. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar Visma Accountview. Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in Visma Accountview.

Voorbereiding koppeling

Om gegevens juist over te kunnen zetten moet je voor het eerste gebruik van de koppeling enkele stappen doorlopen:

1. Klantnummers gelijk maken

Klantnummers zijn voor beide programma’s het referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn.

Wanneer er in beide programma’s een klantenbestand is vastgelegd moeten de klantnummers in één van de systemen worden aangepast, zodat de klantnummers gelijk worden in beide systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Klantnummers wijzigen in EasyTrans

Indien gewenst kun je de klantnummers wijzigen in EasyTrans. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders, die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd, wordt het klantnummer op de factuur zelf (pdf) niet gewijzigd. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde klantnummer, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
Klantnummer wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Visma Accountview.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Heb je debiteurnummers vastgelegd bij klantgegevens? Dan wordt het debiteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het klantnummer.

2. Vervoerdernummers gelijk maken

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de vervoerders en inkoopfacturen overzetten naar het boekhoudpakket Visma Accountview. Net als bij klanten geldt ook bij de vervoerders: Vervoerdernummers zijn voor beide programma’s het referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke vervoerder horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de vervoerdernummers in beide programma’s gelijk zijn.

Wanneer je in beide programma’s een bestaand vervoerdersbestand heeft, moeten de nummers in één van de systemen worden aangepast, zodat de vervoerdernummers in beide systemen gelijk worden. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de vervoerdernummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Vervoerdernummers wijzigen in EasyTrans

Indien gewenst kun je de vervoerdernummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een vervoerdernummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe vervoerdernummer.
Let op: Bij gefactureerde orders, die op ‘oud’ vervoerdernummer zijn gefactureerd, wordt het vervoerdernummer niet gewijzigd op de inkoopfactuur zelf (pdf). De inhoud van een inkoopfactuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de inkoopfactuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde vervoerdernummer, het overzetten van inkoopfactuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude vervoerdernummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder Overzicht’.
Open de vervoerder om de gegevens te kunnen bewerken.
Vervoerdernummers wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Vervoerdernummer’ op ‘Vervoerdernummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw vervoerdernummer’ het vervoerdernummer in wat overeenkomt met het vervoerdernummer in Visma Accountview.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe vervoerdernummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle vervoerders waarbij het vervoerdernummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met vervoerdernummers en/of crediteurnummers. Heb je crediteurnummers vastgelegd bij vervoerdergegevens? Dan wordt het crediteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het vervoerdernummer.

3. Boekhoudinstellingen

EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor de boekhouding, bijvoorbeeld het handmatig beheren van betalingen. Indien je betalingen volledig in de boekhoudsoftware wilt bijhouden kun je de functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Hierdoor blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in het factuuroverzicht en op de homepagina.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra bovenstaande stappen zijn doorlopen is de koppeling gereed voor gebruik.
Tip: Ga je voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in het boekhoudpakket! Mocht de eerste export niet naar wens verlopen kun je eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal facturen te exporteren zodat je kunt controleren of alles goed functioneert.

Gebruik koppeling

Met een koppeling tussen het TMS EasyTrans en Visma Accountview exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans naar het boekhoudpakket Visma Accountview.

1. Klantgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteer je de klantgegevens naar Visma Accountview. De eerste keer dat je gaat exporteren worden alle klantgegevens, die zijn vastgelegd in EasyTrans, geëxporteerd naar het bestand wat je kunt importeren in Visma Accountview. Bij een volgende export zullen alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens geëxporteerd worden. Je hoeft het klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in Visma Accountview automatisch bijgewerkt.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Klanten naar Accountview’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Klant filter
  Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde klantgegevens van alle klanten geëxporteerd. Met de klantfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde klant exporteren.
2. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Dan kun je eventueel ook filteren per vestiging. Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde klantgegevens van alle klanten van alle vestigingen geëxporteerd. Met de vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
3. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden klantgegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd.
  Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de klantgegevens. Het bestandstype en de indeling van dit exportbestand komen overeen met de eisen van Visma Accountview. Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in Visma Accountview.

2. Factuurgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteer je de factuurgegevens naar Visma Accountview.
Tip: Staan er facturen in EasyTrans (die nog niet geëxporteerd zijn) die je niet naar Visma Accountview wilt exporteren? Neem contact op met EasyTrans Software. Wij kunnen deze facturen markeren als ‘geëxporteerd’. Deze facturen worden dan niet opnieuw klaargezet wanneer je gaat exporteren.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Facturen naar Accountview’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Periode filter
  Stel de periode in waarvan je de factuurgegevens wilt exporteren.
2. Klant filter
  Standaard worden de factuurgegevens van alle klanten geëxporteerd. Met de klantfilter kun je ook de factuurgegevens van één bepaalde klant exporteren.
3. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Dan kun je eventueel ook filteren per vestiging. Standaard worden de factuurgegevens van alle vestigingen geëxporteerd. Met de vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
4. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden factuurgegevens één keer geëxporteerd.
  Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de factuurgegevens. Het bestandstype en de indeling van het exportbestand komen overeen met de eisen van Visma Accountview. Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in het boekhoudprogramma Visma Accountview.

3. Vervoerdergegevens exporteren

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de vervoerders overzetten naar het boekhoudpakket Visma Accountview.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Vervoerders naar Accountview’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Vervoerder filter
  Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde gegevens van alle vervoerders geëxporteerd. Met de vervoerderfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vervoerder exporteren.
2. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde gegevens van alle vervoerders van alle vestigingen geëxporteerd. Met de vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
3. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden vervoerdergegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de vervoerdergegevens. Het bestandstype en de indeling van het exportbestand komen overeen met de eisen van Visma Accountview. Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in het boekhoudprogramma Visma Accountview.

4. Inkoopfactuurgegevens exporteren

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de inkoopfacturen overzetten naar het boekhoudpakket Visma Accountview.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Inkoopfacturen naar Accountview’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Periode filter
  Stel de periode in waarvan je de inkoopfactuurgegevens wilt exporteren.
2. Vervoerder filter
  Standaard worden de inkoopfactuurgegevens van alle vervoerders geëxporteerd. Met de vervoerderfilter kun je ook de inkoopfactuurgegevens van één bepaalde vervoerder exporteren.
3. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Dan kun je eventueel ook filteren per vestiging. Standaard worden de inkoopfactuurgegevens van alle vestigingen geëxporteerd. Met de vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
4. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden inkoopfactuurgegevens één keer geëxporteerd.
  Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de inkoopfactuurgegevens. Het bestandstype en de indeling van het exportbestand komen overeen met de eisen van Visma Accountview. Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in het boekhoudprogramma Visma Accountview.

Partners en koppelingen Contact Support pagina