UPS

U bevindt zich hier: / / / UPS

UPS

Eenvoudig pakketten en pallets versturen vanuit TMS EasyTrans met een koppeling met UPS

UPS werd in 1907 in de VS opgericht als een boodschappersdienst en is ondertussen uitgegroeid tot een miljardenbedrijf door duidelijk te kiezen voor het vergemakkelijken van de wereldhandel. Op dit moment is UPS, of United Parcel Service Inc., een wereldwijd opererend bedrijf met één van de best bekende merknamen ter wereld. Als grootste koerierdienst ter wereld zijn ze tevens toonaangevend op het gebied van speciale transportservices en logistieke, financiële en e-commerceservices. Meer informatie over UPS is te vinden op de website www.ups.com

Module Koppeling met UPS

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en UPS kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden bij UPS, verzendlabels printen en Track & Trace informatie opvragen. Dit kan vanuit de planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij UPS. Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door UPS via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met UPS:

  • Zendingen vanuit het TMS aanmelden bij UPS
  • UPS verzendlabels printen vanuit het TMS
  • Tarieven opvragen en vergelijken van de verschillende UPS diensten, inclusief verwachte afleverdatum
  • Pick-ups plannen bij UPS
  • Track & Trace gegevens UPS opvraagbaar vanuit het TMS
  • UPS Track & Trace link in de opdrachtbevestigingen naar klant en ontvanger
  • Aanmelden, labels printen, Track & Trace ook beschikbaar in Klanten Portal*1
  • Automatische afmelding van orders in EasyTrans, inclusief afmeldgegevens
  • Douane documenten (Paperless Documents) meesturen met de aanmelding*2

*Feature beschikbaar met *1 Premium -of Premium Plus pakket en *2 Documentopslag module van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling met UPS

Hieronder vind je een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met Externe Vervoerder UPS. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijs voor het gebruik van de module Koppeling met UPS is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Externe Vervoerders

Koppeling Externe Vervoerders

Bezoek website

UPS

Handleiding

Inhoud

Koppeling met UPS

Wat kun je met de koppeling met UPS?

Met de koppeling tussen het Transport Management Systeem EasyTrans en UPS kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden, verzendlabels printen en Track & Trace informatie opvragen vanuit EasyTrans. Dit kan vanuit de planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij UPS. Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door UPS via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans.

Voorbereiding koppeling

1. Toegang bij UPS aanvragen

Om de koppeling met UPS te kunnen gebruiken moet eerst toegang tot de API van UPS worden aangevraagd. Dit doe je als volgt:

  1. Ga naar https://developer.ups.com
  2. Log in met je UPS account door rechtsboven op de inlogknop te klikken (heb je nog geen account, registreer dan eerst een nieuw account bij UPS)
  3. Klik op de knop ‘Create an Application’ en vervolgens op ‘Add App’
  4. Vul als reden voor de aanvraag in ‘I want to integrate UPS into my business’
  5. Selecteer het UPS account dat je wilt gebruiken om mee te verzenden (staat het account er nog niet bij, voeg het dan eerst toe)
  6. Vul de contactgegevens in en klik op ‘Next’
  7. Vul als ‘App Name’ ‘EasyTrans’ in. Het veld ‘Callback URL’ mag leeg blijven
  8. Rechts in het scherm onder ‘Add Products’ dienen de volgende producten te worden toegevoegd door op het plusje te klikken:
    • Rating
    • Paperless Documents
    • Pickup
    • Shipping
    • Tracking
  9. Klik op ‘Save’

De registratie is nu voltooid. In het scherm verschijnen een ‘Client ID’ en een ‘Client Secret’. Kopieer deze waarden en geef ze aan ons door, samen met het UPS accountnummer. Wij activeren dan de koppeling.

2. Producten activeren

EasyTrans Software heeft bij de activatie reeds een product genaamd ‘UPS’ aangemaakt. Uiteraard kun je de benaming van dit product naar wens wijzigen. Indien gewenst kun je een tweede product aanmaken voor transport buiten de EU zonder BTW:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
  2. Klik bovenin het overzicht op ‘Nieuw product invoeren ‘.
  3. Geef het product in zoals je gewend bent.
  4. Activeer het product in de koppeling met UPS door ‘Koppelen aan UPS’ aan te vinken.
  5. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het product op te slaan.

3. Tarieven

De afgesproken inkooptarieven met UPS worden tijdens het aanmelden automatisch bij UPS opgevraagd en bij de order opgeslagen. Om de verkoopprijs te bepalen wordt een marge in procenten aan de inkoopprijs toegevoegd. De gewenste marge is per klant instelbaar.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
  2. Open de klant die aangepast moet worden
  3. Vul de gewenste marge in bij ‘UPS verkoop marge’
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de klant op te slaan

Tip: EasyTrans kan ook een standaardmarge instellen, zodat dit niet bij iedere klant hoeft te worden ingevuld. Geef ons in dat geval de marge door.

4. Uiterste besteltijd vastleggen

Indien gewenst kun je per klant een cut-off tijd vastleggen. De cut-off tijd (of cut-off time) is het uiterste tijdstip waarop een klant nog online kan bestellen waarbij de bestelling nog diezelfde dag door jou wordt opgehaald.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’.
  2. Open de klant waarvoor je een cut-off tijd in wilt stellen.
  3. Geef bij ‘Klantspecifieke instellingen’ > ‘Cut-off tijd’ de uiterste besteltijd in.
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instellingen op te slaan.

De uiterste besteltijd is nu vastgelegd. Plaatst de klant een bestelling na de vastgestelde cut-off tijd? Dan ontvangt de klant direct een melding dat de uiterste besteltijd waarop de order kon worden aangemeld is verstreken. En dat de verzenddatum één dag later zal zijn.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra je de producten en tarieven hebt gecontroleerd en/of naar wens zijn aangepast kun je orders ingeven en aanmelden bij UPS. Zodra je een order aanmeld bij UPS wordt de order gepland op de vervoerder ‘UPS’. Deze vervoerder ‘UPS’ is reeds aangemaakt bij de inrichting van de koppeling met UPS.

Zendingen aanmelden UPS

De koppeling is nu klaar voor gebruik. Om orders aan te kunnen melden bij UPS moeten de orders uiteraard eerst ingegeven worden. Vanuit het orderscherm kun je dan direct de zending bij UPS aanmelden en de UPS labels printen.

Orders aanmelden vanuit een order

Je kunt orders op de volgende manier aanmelden bij UPS:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ -> ‘Nieuwe order’.
  2. Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is voor de koppeling met UPS.
  3. Geef bij ‘Bestemmingen’ een ophaal- én een afleveradres in.
    Let op: Het veld ‘Bedrijfsnaam’ bij het afleveradres is verplicht gesteld door UPS.
  4. Klik op ‘Goederen & Verdeling’ om de te vervoeren goederen in te geven.
    Let op: Het veld ‘Gewicht’ is bij iedere goederenregel verplicht gesteld door UPS.
  5. Klik op ‘Opslaan & terug naar de order’ om de goederenverdeling op te slaan.
  6. Geef de overige ordergegevens in zoals je gewend bent.
    Tip: Na het aanmelden van de order bij UPS wordt de order door de koppeling automatisch gepland, met als vervoerder ‘UPS’. Je hoeft dus zelf geen vervoerder aan de order toe te kennen.
  7. Meldt de order aan bij UPS:
    1. Klik onderaan het orderscherm op de knop ‘UPS’.
    2. Controleer de gekozen verzenddatum.
      Indien een uiterste ophaaltijd is afgesproken, dan wordt de order automatisch naar de volgende dag verplaatst als de order na deze tijd wordt aangemeld.
    3. Kies eventueel uit de extra verzendopties en klik op ‘Prijs opvragen’ om de verschillende UPS services en de bijbehorende prijs op te vragen.
      Let op: Om een douanedocument (Paperless Document) mee te sturen, dient deze voor het aanmelden te worden bijgevoegd in de order. Upload het document op de eerste positie van het ophaaladres.
    4. (Optioneel) Selecteer contactpersonen die een orderbevestiging met Track & Trace informatie moeten ontvangen.
    5. Wanneer je akkoord gaat met de prijzen, klik op ‘icoon EasyTrans gereed Aanmelden bevestigen’.
      Wil je de aanmelding annuleren? Klik dan op ‘Annuleren’.

De order wordt gecontroleerd en aangemeld bij UPS. Wanneer de aanmelding niet lukt, omdat bijvoorbeeld de verplichte velden niet zijn gevuld, dan krijg je hier een melding van. Na een succesvolle aanmelding worden de tarieven in de order automatisch berekend en krijgt de order de status gepland, met als vervoerder UPS. Je ontvangt direct een bevestiging van de aanmelding inclusief het trackingnummer van de zending. Ook kun je meteen het verzendlabel printen.

Wil je vanuit het order overzicht meerdere orders tegelijk als batch versturen? Wij kunnen dit op aanvraag voor je instellen.

Pick-up plannen

Na een succesvolle aanmelding van een order is het mogelijk om een pick-up bij UPS aan te vragen. Klik hiervoor op de knop ‘Pickup plannen’.
De pick-up wordt dan aangemeld en het Pickup Request Number wordt opgeslagen bij de order.

UPS Trackingnummers

Na een succesvolle aanmelding van een order bij UPS ontvang je in het aanmeldscherm direct het UPS trackingnummer van de zending. De klant en eventueel de ontvangers ontvangen tevens per e-mail een orderbevestiging met de ordergegevens en een directe link naar de Track & Trace informatie van de goederen.

Het trackingnummer wordt opgeslagen in het veld ‘Vrachtbriefnummer’ van het afleveradres. Indien een zending buiten EasyTrans om bij UPS wordt aangemeld, dan kun je het trackingnummer ook handmatig in dit veld toevoegen om gebruik te maken van status updates en automatisch afmelden.

UPS Verzendlabels

Nadat je de order hebt aangemeld bij UPS, kun je de verzendlabels direct aanmaken en printen.

  1. Klik op het printicoon om de labels aan te maken.
  2. Print de verzendlabels.
    Let op: UPS werkt met een stickerformaat van 10 x 15 cm.

Orders aanmelden vanuit Klanten Portal

Wanneer je gebruik maakt van een Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software kun je je klanten toegang geven tot een eigen online omgeving, Het Klanten Portal. Bovengenoemde aanmeldmogelijkheden zijn ook beschikbaar in het Klanten Portal van EasyTrans Software. Je klant kan dus ook zelf orders aanmaken, zendingen aanmelden bij UPS, Track & Trace informatie inzien en UPS verzendlabels printen.

Orders aanmelden via de UPS website (buiten EasyTrans om)

Meld je orders liever aan via UPS maar wil je toch de Track & Trace status eenvoudig kunnen volgen? Dat is mogelijk. Geef in dit geval handmatig het trackingnummer (van het eerste pakket bij multicolli) in bij de order, deze worden dan gekoppeld aan de order waardoor de status gecontroleerd kan worden. Het trackingnummer vul je in, in het veld ‘Vrachtbriefnummer’ van het afleveradres.

De zending die bij UPS is aangemeld is nu gekoppeld aan de order in EasyTrans. Via de ‘UPS’-knop kun je de actuele status van de pakketten opvragen en zal de order automatisch worden afgemeld zodra deze is afgeleverd.

Status updates en automatisch afmelden

Automatische afmelding orders

Wanneer een order via het Transport Management Systeem EasyTrans is aangemeld bij UPS, of als een order in EasyTrans handmatig is gekoppeld aan een zending van UPS, dan zal deze order automatische status updates ontvangen en worden afgemeld zodra deze is afgeleverd door UPS.

De koppeling tussen EasyTrans en UPS controleert periodiek de status van alle openstaande orders:

  • Zodra de zending door UPS ontvangen is, wordt deze als ‘opgehaald’ gemarkeerd
  • Tussentijdse status updates worden zichtbaar in het scherm ‘Track & Trace historie’ en op de Track & Trace pagina van de order
  • Zodra een zending door UPS is afgeleverd krijgt de gekoppelde order in EasyTrans automatisch de status ‘Afgemeld’ toegekend. De datum en tijd van levering worden bij het afleveradres opgeslagen