UPS

Stroomlijn transportdiensten tussen vervoerders

UPS werd in 1907 in de VS opgericht als een boodschappersdienst en is ondertussen uitgegroeid tot een miljardenbedrijf door duidelijk te kiezen voor het vergemakkelijken van de wereldhandel. Op dit moment is UPS, of United Parcel Service Inc., een wereldwijd opererend bedrijf met één van de best bekende merknamen ter wereld. Als grootste koerierdienst ter wereld zijn ze tevens toonaangevend op het gebied van speciale transportservices en logistieke, financiële en e-commerceservices. Meer informatie over UPS is te vinden op de website www.ups.com

Module Koppeling met UPS

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en UPS kan je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden bij UPS, labels printen en Track & Trace informatie opvragen. Dit kan vanuit de planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij UPS!

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met UPS:

Zendingen vanuit het TMS aanmelden bij UPS
UPS labels printen vanuit het TMS
Pick up plannen bij UPS
Track & Trace gegevens UPS opvraagbaar vanuit het TMS
Track & Trace-link UPS in uw opdrachtbevestigingen
Aanmelden, labels printen, Track & Trace beschikbaar in Klanten Portal^*

^*Feature beschikbaar met een Premium – of Premium Plus pakket van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling met UPS

Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met Externe Vervoerder UPS. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de module Koppeling Externe Vervoerders – UPS is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Externe Vervoerders

Bezoek website

Handleiding

Koppeling met UPS

Wat is een koppeling met UPS?

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem EasyTrans en UPS kan je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden, labels printen en Track & Trace informatie opvragen vanuit EasyTrans. Dit kan vanuit de planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij UPS!

Voorbereiding koppeling

Voordat je de koppeling kunt gebruiken moet je deze allereerst activeren. Dit kan je doen door je inloggegevens van UPS in te stellen bij de algemene instellingen. Daarnaast heeft EasyTrans Software bij het inrichten van de koppeling de producten – en de bijbehorende tarieven – van UPS aangemaakt in uw Transport Management Systeem. De benamingen en opties van deze producten en tarieven zijn naar wens te wijzigen. Zodra je deze gegevens hebt vastgesteld kan je de koppeling gebruiken.

1. Inloggegevens UPS

Om de koppeling tussen het TMS EasyTrans en UPS te kunnen gebruiken moet je bij de algemene instellingen je gebruikersnaam, wachtwoord en de toegangssleutel van UPS vastleggen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.

Op deze pagina vind je een overzicht van je abonnement. Bij ‘Koppeling met externe vervoerders’ vind je de gegevens die van belang zijn voor de koppeling met UPS.

Leg bij ‘UPS’ je accountgegevens van UPS vast:
1. Gebruikersnaam
2. Wachtwoord
3. Toegangssleutel
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Deze inloggegevens worden nu gebruikt bij de koppeling tussen het Transport Management Systeem en UPS. Wijzigt er iets aan je inloggegevens van UPS? Leg de wijziging dan ook in EasyTrans vast!

2. Producten

Bij het inrichten van de koppeling heeft EasyTrans Software de producten van UPS aangemaakt. Uiteraard kan je de benaming en de productopties van deze producten naar wens wijzigen. Gebruik je een Klanten Portal? Zodra je de producten en tarieven goed hebt ingesteld kan je de producten beschikbaar stellen in het Klanten Portal, zodat je klanten ook zelf zendingen bij UPS aan kunnen melden.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
Open het product dat aangepast moet worden.
(Indien van toepassing) Wijzig de productgegevens.
Let op: Wijzig de instelling bij ‘Koppelen aan UPS service’ NIET.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het product op te slaan.

Herhaal bovenstaande stappen bij alle producten die aangepast moeten worden.

3. Tarieven

UPS werkt met een vaste marge op de inkoopprijs, deze gegevens zijn bij het inrichten van de koppeling reeds ingesteld. Tarieven hoef je dan ook niet zelf in te stellen. Indien gewenst kan je uiteraard wel de benamingen en de opties van deze tarieven naar wens wijzigen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’.
Open het tarief dat aangepast moet worden.
(Indien van toepassing) Wijzig de gegevens van het tarief.
Let op: Wijzig het gekoppelde product en de instelling ‘Tarief standaard wel actief’ NIET. De activatie van het tarief gaat geautomatiseerd via de koppeling.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het tarief op te slaan.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra je de producten en tarieven hebt gecontroleerd en/of naar wens zijn aangepast kan je orders ingeven en aanmelden bij UPS. Zodra je een order aanmeld bij UPS wordt de order gepland op de vervoerder ‘UPS’. Deze vervoerder ‘UPS’ is reeds aangemaakt bij de inrichting van de koppeling met UPS.

Zendingen aanmelden UPS

Nadat je de gekoppelde producten en tarieven hebt gecontroleerd en/of naar wens zijn aangepast, kan je vanuit het Transport Management Systeem EasyTrans orders aanmelden bij UPS. Om orders aan te kunnen melden bij UPS moeten de orders uiteraard eerst ingegeven worden. Vanuit het orderscherm kan je dan direct de zending bij UPS aanmelden en de UPS labels printen.

Order aanmelden vanuit een order

Je kunt orders op de volgende manier aanmelden bij UPS:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is in de koppeling met UPS.
Geef bij ‘Bestemmingen’ een ophaal- én een afleveradres in.
Let op: Het veld ‘Bedrijfsnaam’ bij het afleveradres is verplicht gesteld door UPS.
Klik op ‘Goederen & Verdeling’ om de te vervoeren goederen in te geven.
Let op: Het veld ‘Gewicht’ is bij iedere goederenregel verplicht gesteld door UPS.
Klik op ‘Opslaan & terug naar de order’ om de goederenverdeling op te slaan.
Geef de overige ordergegevens in zoals je gewend bent, plan hierbij de order NIET!
Let op: Na het aanmelden van uw order bij UPS wordt de order door de koppeling automatisch gepland, met als vervoerder ‘UPS’. Je hoeft dus zelf geen vervoerder aan de order toe te kennen.
Meldt de order aan bij UPS:
1. Klik onderaan het orderscherm op de knop ‘UPS’.
2. (Indien van toepassing) Selecteer extra verzendopties.
  Tip: Gebruik je niet alle verzendopties? Indien gewenst kan EasyTrans Software de opties uitschakelen. Neem hiervoor gerust contact met ons op.
3. Klik op ‘Prijs opvragen’.
  De order wordt gecontroleerd en de bijbehorende prijzen worden getoond.
4. (Optioneel) Selecteer contactpersonen die een orderbevestiging met Track & Trace informatie moeten ontvangen.
5. Wanneer je akkoord gaat met de prijzen, klik op ‘ Aanmelden bevestigen’.
  Wil je de aanmelding annuleren? Klik dan op ‘Annuleren’.

De order wordt aangemeld bij UPS. Na een succesvolle aanmelding krijgt de order de status gepland, met als vervoerder UPS. Je ontvangt direct een bevestiging van de aanmelding inclusief de trackingnummers van de aangemelde goederen. Ook wordt er automatisch een orderbevestiging verstuurd naar de klant en optioneel ook naar de ontvangers. Deze e-mail bevat naast de ordergegevens een directe link naar de Track & Trace informatie van de goederen.

Pick up plannen

Na een succesvolle aanmelding van een order is het mogelijk om een pick up bij UPS aan te vragen. Klik hiervoor op de knop ‘Pickup plannen’.
Je pick up wordt dan aangemeld, de kosten voor de pick up worden getoond en je ontvangt direct een Pickup Request Number.

UPS Trackingnummers

Na een succesvolle aanmelding van een order bij UPS ontvang je in het aanmeldscherm direct de UPS trackingnummers van de goederen. Via het ‘UPS’- en het ‘Goederen & Verdeling’-scherm in de orders kan je te allen tijde de actuele status van de pakketten opvragen. De klant en eventueel de ontvangers ontvangen tevens per e-mail een orderbevestiging met de ordergegevens en een directe link naar de Track & Trace informatie van de goederen.

UPS Verzendlabels

Na een succesvolle aanmelding kan je meteen de UPS verzendlabels printen.
Voor de UPS labels zijn de volgende afdrukopties beschikbaar:

A4: Heb je geen labelprinter? Verzendlabels kunnen geprint worden op half A4 formaat, voor het gebruik van een doorkijk envelop.
Etiket: Deze knop print de verzendlabels op 10×15 cm formaat (voor gebruik labelprinter).

Order aanmelden vanuit Klanten Portal

Wanneer je gebruik maakt van een Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software kan je je klanten toegang geven tot een eigen online omgeving, Het Klanten Portal. Bovengenoemde aanmeldmogelijkheden zijn ook beschikbaar in het Klanten Portal van EasyTrans Software. Je klant kan dus ook zelf orders aanmaken, zendingen aanmelden bij UPS, Track & Trace informatie inzien en UPS labels printen.

Order aanmelden via UPS

Meld je orders liever aan via UPS maar wil je toch de Track & Trace status eenvoudig kunnen volgen? Dat is mogelijk! Geef in dit geval handmatig de trackingnummers in bij de order, deze worden dan gekoppeld aan de order waardoor de status gecontroleerd kan worden.

Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is in de koppeling met UPS.
Geef bij ‘Goederen & Verdeling’ de pakketten in waarvan je een trackingnummer hebt.
Koppel de UPS zending aan de order:
1. Klik op de ‘UPS knop’ in de orderscherm:
2. Klik op de knop ‘Tracking nummers invoeren’.
3. Geef de trackingnummers van de pakketten in.
4. Klik op ‘Opslaan’.
Klik op ‘Terug naar de order’ om terug te keren naar de order.

De zending die bij UPS is aangemeld is nu gekoppeld aan de order in EasyTrans. Je kunt nu via het ‘UPS’- en het ‘Goederen & Verdeling’-scherm in de order te allen tijde de actuele status van de pakketten opvragen.

Onderhoud koppeling

EasyTrans Software zorgt voor de inrichting, het onderhoud en het beheer van de koppeling tussen het Transport Management Systeem EasyTrans en UPS. Het kan echter zo zijn dat er gegevens in je UPS account worden gewijzigd die ook van invloed zijn op de koppeling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gebruikersnaam of het wachtwoord van je UPS account. Je kunt deze gegevens daarom zelf wijzigen in EasyTrans.

Gegevens UPS account

De koppeling heeft een connectie met je UPS-account, wijzigingen in de gegevens van je UPS account zijn dan ook van invloed op de koppeling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een wijziging aan de gebruikersnaam of het wachtwoord van je UPS account. Je kunt deze gegevens daarom zelf wijzigen in EasyTrans.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.

Op deze pagina vind je een overzicht van je abonnement. Bij ‘Koppeling met externe vervoerders’ vind je de gegevens die van belang zijn voor de koppeling met UPS .

(Indien van toepassing) Wijzig bij ‘UPS’ de gegevens:
1. Gebruikersnaam
2. Wachtwoord
3. Toegangssleutel
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Partners en koppelingen Contact Support pagina

UPS