Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en het boekhoudpakket van Twinfield exporteert u eenvoudig en snel uw factuur- en klantgegevens naar Twinfield. Maakt u gebruik van de Inkoopmodule? Dan kunt u ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar Twinfield. Het overzetten van de gegevens gaat middels een directe koppeling tussen EasyTrans en Twinfield.
Voorbereiding koppeling
Bij het overzetten van gegevens tussen EasyTrans en Twinfield zijn de klant- en vervoerdernummers een belangrijk onderdeel. Deze nummers zijn voor beide programma’s namelijk een referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant of vervoerder horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de nummers in beide programma’s gelijk zijn.
Het is zeer belangrijk dat de klant- en vervoerdernummers in EasyTrans overeenkomen met de nummers in Twinfield.
Wanneer u in beide programma’s een bestaand klanten- en/of vervoerderbestand heeft zullen de nummers handmatig moeten worden aangepast in één van de systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klant- en/of vervoerdernummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.
Klantnummers wijzigen in EasyTrans
Indien gewenst kunt u de klantnummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer u een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd wordt het klantnummer niet gewijzigd op de factuur zelf (pdf). De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens zal met het (nieuwe) gewijzigde klantnummer gedaan worden, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.
In EasyTrans kunt u werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Klantnummers zijn numeriek en kunnen niet beginnen met een voorloop- 0 (nul). Omdat sommige boekhoudprogramma’s hiervan afwijken kunt u tevens gebruik maken van het veld debiteurnummer. Is er een debiteurnummer ingegeven? Dan overschrijft dit het standaard klantnummer in EasyTrans:
- Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens uw wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
- Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
- Klantnummer wijzigen:
- Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
- Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Twinfield.
- Klik op ‘Opslaan’.
Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
- (Optioneel) Debiteurnummer invoeren/wijzigen:
- Geef bij ‘Overige klantgegevens’ > ‘Debiteurnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Twinfield.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.
Het (nieuwe) debiteurnummer is opgeslagen en overschrijft daarmee het standaard klantnummer. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Vervoerdernummers wijzigen in EasyTrans
Wanneer u gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u ook de gegevens van uw vervoerders en inkoopfacturen overzetten naar het boekhoudpakket Twinfield. Hiervoor is het van groot belang dat de vervoerdernummers in EasyTrans overeenkomen met de vervoerdernummers in Twinfield.
Indien gewenst kunt u de vervoerdernummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer u een vervoerdernummers wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe vervoerdernummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op een ‘oud’ vervoerdernummers zijn gefactureerd wordt het vervoerdernummer niet gewijzigd op de inkoopfactuur zelf (pdf). De inhoud van een inkoopfactuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de inkoopfactuurgegevens zal met het (nieuwe) gewijzigde vervoerdernummer gedaan worden, het overzetten van de inkoopfactuurgegevens is dus geen probleem.
In EasyTrans kunt u werken met vervoerdernummers en/of crediteurnummers. Vervoerdernummers zijn numeriek en kunnen niet beginnen met een voorloop- 0 (nul). Omdat sommige boekhoudprogramma’s hiervan afwijken kunt u tevens gebruik maken van het veld crediteurnummer. Is er een crediteurnummer ingegeven? Dan overschrijft dit het standaard vervoerdernummer in EasyTrans:
- Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens uw wijziging gegevens met oude vervoerdernummers worden opgeslagen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder Overzicht’.
- Open de vervoerder om de gegevens te kunnen bewerken.
- Vervoerdernummers wijzigen:
- Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Vervoerdernummer’ op ‘Vervoerdernummer wijzigen’.
- Geef bij ‘Nieuw vervoerdernummer’ het vervoerdernummer in wat overeenkomt met het vervoerdernummer in Twinfield.
- Klik op ‘Opslaan’.
Het nieuwe vervoerdernummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle vervoerders waarbij het vervoerdernummer gewijzigd moet worden.
- (Optioneel) Crediteurnummer invoeren/wijzigen:
- Geef bij ‘Overige gegevens’ > ‘Crediteurnummer’ het crediteurnummer in wat overeenkomt met het crediteurnummer in Twinfield.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.
Het (nieuwe) crediteurnummer is opgeslagen en overschrijft daarmee het standaard vervoerdernummer. Herhaal bovenstaande stappen voor alle vervoerders waarbij het vervoerdernummer gewijzigd moet worden.
Koppeling gereed voor gebruik
Zodra de klant- en vervoerdernummers in EasyTrans overeenkomen met de nummers in Twinfield is de koppeling gereed voor gebruik.
Tip: Gaat u voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in uw boekhoudpakket! Mocht uw eerste export niet naar wens verlopen kunt u eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal facturen te exporteren zodat u kunt controleren of alles goed functioneert.
Boekhouding EasyTrans
EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor uw boekhouding. U kunt bijvoorbeeld handmatig uw betalingen bijhouden. Indien u betalingen volledig in uw boekhoudsoftware wilt bijhouden kunt u optioneel deze functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Dan blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in uw factuuroverzicht en op uw homepagina.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
- Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.
