Twinfield

Foutloos werken met een koppeling tussen het TMS EasyTrans en Twinfield

Twinfield wordt aangeboden door Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland. Zij spannen zich in om zoveel mogelijk accountancywerkzaamheden te automatiseren. Met hun branchekennis en professionele oplossingen in belasting, accounting en adviesdiensten helpen zij klanten efficiënter te werken. Meer informatie over Twinfield is te vinden op de website www.wolterskluwer.com/twinfield-boekhouden

Module Koppeling met boekhoudpakket Twinfield

Met een koppeling tussen het TMS EasyTrans en Twinfield exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) naar het boekhoudpakket Twinfield. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar Twinfield. Het overzetten van de gegevens gaat middels een directe koppeling tussen het TMS EasyTrans en de boekhoudsoftware Twinfield.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met boekhoudpakket Twinfield:

Factuurgegevens exporteren naar Twinfield
Klantgegevens exporteren naar Twinfield
Inkoopfactuurgegevens exporteren naar Twinfield^*
Vervoerdergegevens exporteren naar Twinfield^*

^* Feature beschikbaar met de Inkoopmodule van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling met Twinfield

Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met boekhoudpakket Twinfield. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de module Koppeling met Boekhoudpakket is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Boekhoudsoftware

module Koppeling met boekhoudpakket EasyTrans Software

KOPPELING BOEKHOUDPAKKET

Bezoek website

Handleiding

Koppeling Twinfield

Wat is een koppeling met Twinfield?

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en het boekhoudpakket Twinfield exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar Twinfield. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar Twinfield. Het overzetten van de gegevens gaat middels een directe koppeling tussen de EasyTrans omgeving en het boekhoudpakket Twinfield.

VOORBEREIDING KOPPELING

Om gegevens juist over te kunnen zetten moet je voor het eerste gebruik van de koppeling enkele stappen doorlopen:

1. Activatie in EasyTrans

Om de gegevens juist over te kunnen zetten zijn er enkele belangrijke instellingen die moeten worden vastgelegd in de EasyTrans omgeving.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.
Op deze pagina is een overzicht van het door jouw gekozen abonnement.
Leg bij ‘Koppeling met boekhoudpakket’ de benodigde gegevens vast:
1. Client ID
  Bij activatie van de koppeling ontvangen van Twinfield, de gegevens zijn reeds ingevuld.
2. Client secret
  Bij activatie van de koppeling ontvangen van Twinfield, de gegevens zijn reeds ingevuld.
3. Administratiecode
  De administratiecode is te vinden in Twinfield, onder de ‘Wissel administratie’- knop > Vetgedrukt achter de bedrijfsnaam
4. BTW code verkoop hoog
  De BTW codes is te vinden in Twinfield, via het menu > ‘Instellingen’ > ‘Administratie-Instellingen’ > ‘BTW’
5. BTW code verkoop laag
6. BTW code verkoop nul
7. BTW code verkoop binnen EU
8. BTW code verkoop buiten EU
Maak je gebruik van de Inkoopmodule en wil je vervoerdergegevens en inkoopfacturen exporteren? Leg dan ook hiervoor de benodigde gegevens vast.
1. (Indien van toepassing) BTW code inkoop hoog
2. (Indien van toepassing) BTW code inkoop laag
3. (Indien van toepassing) BTW code inkoop nul
4. (Indien van toepassing) BTW code inkoop binnen EU
5. (Indien van toepassing) BTW code inkoop buiten EU
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

2. Grootboekrekeningen koppelen

In EasyTrans kun je bij ieder product (dienst) een bijbehorende grootboekrekening instellen. Op deze manier kun je de omzet van de verschillende diensten eenvoudig van elkaar scheiden. Uiteraard kun je hetzelfde grootboekrekening gebruiken voor meerdere producten, soms is er immers geen noodzaak om deze te splitsen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
Open een product om de productgegevens te kunnen bewerken.
Leg bij ‘Koppeling met boekhoudpakket’ de grootboekrekeningen vast:
De grootboekcodes zijn te vinden in Twinfield, via het menu > ‘Financiële professionals’ > ‘Dimensies’ > ‘Winst & Verlies’
1. Grootboek verkopen
  1. Binnenland
    Grootboekrekening voor binnenlandse klanten
  2. Binnen EU
    Grootboekrekening voor klanten binnen de EU
    Tip: Heb je geen buitenlandse klanten binnen de EU? Dan hoeft er niets ingevuld te worden.
  3. Buiten EU
    Grootboekrekening voor klanten buiten de EU
    Tip: Heb je geen buitenlandse klanten buiten de EU? Dan hoeft er niets ingevuld te worden.
2. (Indien van toepassing) Grootboek inkopen
  Maak je gebruik van de Inkoopmodule en wil je inkoopgegevens exporteren? Dan kun je ook hiervoor de grootboekrekeningen vastleggen.
  1. Binnenland
    Grootboekrekening voor binnenlandse vervoerders
  2. Binnen EU
    Grootboekrekening voor vervoerders binnen de EU
    Tip: Werk je niet met buitenlandse vervoerders binnen de EU? Dan hoeft er niets ingevuld te worden.
  3. Buiten EU
    Grootboekrekening voor vervoerders buiten de EU
    Tip: Werk je niet met buitenlandse vervoerders buiten de EU? Dan hoeft er niets ingevuld te worden.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Herhaal bovenstaande stappen bij alle producten die je wilt gebruiken in de koppeling met Twinfield.

3. Klantnummers gelijk maken

Klantnummers zijn voor beide programma’s het referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn. Een klant- of debiteurnummer moet daarbij voldoen aan het formaat dat is ingesteld in Twinfield, bijvoorbeeld 1[0-9][0-9][0-9]’

Wanneer er in beide programma’s een klantenbestand is vastgelegd moeten de klantnummers in één van de systemen worden aangepast, zodat de klantnummers gelijk worden in beide systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Klantnummers wijzigen in EasyTrans

Indien gewenst kun je de klantnummers wijzigen in EasyTrans. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders, die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd, wordt het klantnummer op de factuur zelf (pdf) niet gewijzigd. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde klantnummer, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
Klantnummer wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Twinfield.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Heb je debiteurnummers vastgelegd bij klantgegevens? Dan wordt het debiteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het klantnummer.

4. Vervoerdernummers gelijk maken

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de vervoerders en inkoopfacturen overzetten naar het boekhoudpakket Twinfield. Net als bij klanten geldt ook bij de vervoerders: Vervoerdernummers zijn voor beide programma’s het referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke vervoerder horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de vervoerdernummers in beide programma’s gelijk zijn. Een vervoerdernummer (of crediteurnummer) moet daarbij voldoen aan het formaat dat is ingesteld in Twinfield, bijvoorbeeld 1[0-9][0-9][0-9]‘

Wanneer je in beide programma’s een bestaand vervoerdersbestand hebt, moeten de nummers in één van de systemen worden aangepast, zodat de vervoerdernummers in beide systemen gelijk worden. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de vervoerdernummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Vervoerdernummers wijzigen in EasyTrans

Indien gewenst kun je de vervoerdernummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een vervoerdernummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe vervoerdernummer.
Let op: Bij gefactureerde orders, die op ‘oud’ vervoerdernummer zijn gefactureerd, wordt het vervoerdernummer niet gewijzigd op de inkoopfactuur zelf (pdf). De inhoud van een inkoopfactuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de inkoopfactuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde vervoerdernummer, het overzetten van inkoopfactuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude vervoerdernummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder Overzicht’.
Open de vervoerder om de gegevens te kunnen bewerken.
Vervoerdernummers wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Vervoerdernummer’ op ‘Vervoerdernummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw vervoerdernummer’ het vervoerdernummer in wat overeenkomt met het vervoerdernummer in Twinfield.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe vervoerdernummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle vervoerders waarbij het vervoerdernummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met vervoerdernummers en/of crediteurnummers. Heb je crediteurnummers vastgelegd bij vervoerdergegevens? Dan wordt het crediteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het vervoerdernummer.

5. Boekhoudinstellingen

EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor de boekhouding, bijvoorbeeld het handmatig beheren van betalingen. Indien je betalingen volledig in de boekhoudsoftware wilt bijhouden kun je de functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Hierdoor blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in het factuuroverzicht en op de homepagina.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra bovenstaande stappen zijn doorlopen is de koppeling gereed voor gebruik.

Let op: Ga je voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in je boekhoudpakket! Mocht de eerste export niet naar wens verlopen, dan kun je eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal klanten of facturen te exporteren zodat je kunt controleren of alles goed functioneert.

Gebruik koppeling

Met een directe koppeling tussen EasyTrans en Twinfield exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans naar het boekhoudpakket Twinfield. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de gegevens van vervoerders en inkoopfacturen exporteren naar Twinfield.

1. Verbinding maken

Het overzetten van gegevens vanuit het TMS EasyTrans naar het boekhoudpakket Twinfield kan door middel van een directe koppeling tussen beide systemen. Om gegevens over te kunnen zetten dien je vanuit EasyTrans verbinding te maken met Twinfield.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren naar Twinfield’.
Klik op de knop ‘Verbinding maken’.
Log in bij Twinfield met de gebruikersgegevens.

Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans is nu verbonden met het boekhoudprogramma bij Twinfield. Je kunt nu de gegevens overzetten.

2. Klantgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteer je de klantgegevens naar Twinfield. De eerste keer dat je gaat exporteren worden alle klantgegevens die vastgelegd zijn in EasyTrans verstuurd naar Twinfield. Bij een volgende export zullen alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens verstuurd worden. je hoeft het klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in Twinfield automatisch bijgewerkt.

(Optioneel) Pas filters toe:
1. Alle klanten nogmaals versturen
  Standaard worden klantgegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle klantgegevens opnieuw opnemen in de export? Selecteer dan ‘Alle klanten opnieuw exporteren’.
Klik op ‘Klanten bijwerken’.

De klantgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel klanten er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm per klant de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de klantgegevens opnieuw.

3. Factuurgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteer je de factuurgegevens naar Twinfield. De facturen worden hierbij als conceptboeking van een verkoopfactuur in Twinfield geplaatst.
Tip: Staan er facturen in EasyTrans (die nog niet geëxporteerd zijn) die je niet naar Twinfield wilt versturen? Neem contact op met EasyTrans Software. Wij kunnen deze facturen markeren als ‘geëxporteerd’. Deze facturen worden dan niet opnieuw ter verzending klaargezet wanneer je gaat exporteren.

(Optioneel) Pas filters toe:
1. Eerder geëxporteerde facturen nogmaals versturen
  Standaard worden factuurgegevens één keer geëxporteerd. Wil je alle factuurgegevens opnieuw versturen bij de export? Klik dan op ‘Eerder geëxporteerde facturen nogmaals versturen’ en selecteer ‘Alle eerder geëxporteerde facturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
  Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende facturen in Twinfield. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande facturen in Twinfield.
Klik op ‘Facturen exporteren’.

De factuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel facturen er zijn geëxporteerd. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per factuur. Corrigeer de fout en exporteer de factuurgegevens opnieuw.

4. Vervoerdergegevens exporteren

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de vervoerders overzetten naar het boekhoudpakket Twinfield.

(Optioneel) Pas filters toe:
1. Alle vervoerders nogmaals versturen
  Standaard worden vervoerdergegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle vervoerdergegevens opnieuw opnemen in de export? Selecteer dan ‘Alle vervoerders opnieuw exporteren’.
Klik op ‘Vervoerders bijwerken’.

De vervoerdergegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel vervoerders er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm per vervoerder de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de vervoerdergegevens opnieuw.

5. Inkoopfactuurgegevens exporteren

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de inkoopfacturen overzetten naar het boekhoudpakket Twinfield. De inkoopfacturen worden hierbij als een conceptboeking van een inkoopfactuur in Twinfield geplaatst.

(Optioneel) Pas filters toe:
1. Eerder geëxporteerde inkoopfacturen nogmaals versturen
  Standaard worden inkoopfactuurgegevens één keer geëxporteerd.
  Wil je alle inkoopfactuurgegevens opnieuw versturen bij de export? Selecteer dan ‘Alle eerder geëxporteerde inkoopfacturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
  Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende inkoopfacturen in Twinfield. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande inkoopfacturen in Twinfield.
Klik op ‘Inkoopfacturen exporteren’.

De inkoopfactuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel inkoopfacturen er geëxporteerd zijn. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per inkoopfactuur. Corrigeer de fout en exporteer de inkoopfactuurgegevens opnieuw.

Onderhoud koppeling

EasyTrans Software zorgt voor de activatie, het onderhoud en het beheer van de koppeling tussen het Transport Management Systeem EasyTrans en Twinfield. Het kan echter zo zijn dat er gegevens in je Twinfield account worden gewijzigd die ook van invloed zijn op de koppeling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de administratiecode van je Twinfield account, of een wijziging in de BTW codes. Je kunt deze gegevens daarom zelf wijzigen in EasyTrans.

Gegevens Twinfield account bijwerken

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.

Op deze pagina is een overzicht van het door jouw gekozen abonnement. Bij ‘Koppeling met boekhoudpakket’ staan de gegevens die van belang zijn voor de koppeling met Twinfield.

(Indien van toepassing) Wijzig bij ‘Twinfield’ de gegevens.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Partners en koppelingen Contact Support pagina