topACCOUNT

Tijdwinst en foutloos werken met een koppeling tussen TMS EasyTrans en topACCOUNT

Koppel topACCOUNT aan het Transport Management Systeem EasyTrans. topACCOUNT wordt aangeboden door Wolters Kluwer. Met TopACCOUNT beheer je eenvoudig alle aspecten van de boekhouding, het is één van de meest veelzijdige en complete boekhoudpakket op de Belgische markt. Dankzij een modulaire opbouw stel je eenvoudig zelf het pakket samen zonder een cent te veel te betalen. topACCOUNT is beschikbaar als on-premise softwarepakket én cloudoplossing via topRENT. Meer informatie over topACCOUNT is te vinden op de website www.wolterskluwer.be/nl/topaccount

Module Koppeling met boekhoudpakket topACCOUNT

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en de boekhoudsoftware van topACCOUNT exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar topACCOUNT. Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in topACCOUNT.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met boekhoudpakket topACCOUNT:

Factuurgegevens exporteren naar topACCOUNT
Klantgegevens exporteren naar topACCOUNT

Uitleg functionaliteiten Koppeling topACCOUNT

Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met boekhoudpakket topACCOUNT. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de module Koppeling met topACCOUNT is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Boekhoudsoftware

module Koppeling met boekhoudpakket EasyTrans Software

KOPPELING BOEKHOUDPAKKET

Bezoek website

Handleiding

Koppeling topACCOUNT

Wat is een koppeling met topACCOUNT?

Met een koppeling tussen EasyTrans en topACCOUNT exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar topACCOUNT. Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in topACCOUNT.

Voorbereiding koppeling

Om gegevens juist over te kunnen zetten moet je voor het eerste gebruik van de koppeling enkele stappen doorlopen:

1. Klantnummers gelijk maken

Klantnummers zijn voor beide programma’s het referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn.

Wanneer er in beide programma’s een klantenbestand is vastgelegd moeten de klantnummers in één van de systemen worden aangepast, zodat de klantnummers gelijk worden in beide systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Klantnummers wijzigen in EasyTrans

Indien gewenst is het mogelijk de klantnummers wijzigen in EasyTrans. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders, die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd, wordt het klantnummer op de factuur zelf (pdf) niet gewijzigd. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde klantnummer, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
Klantnummer wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in topACCOUNT.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Heb je debiteurnummers vastgelegd bij klantgegevens? Dan wordt het debiteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het klantnummer.

2. Boekhoudinstellingen

EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor de boekhouding, bijvoorbeeld het handmatig beheren van betalingen. Indien je betalingen volledig in de boekhoudsoftware wilt bijhouden kun je de functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Hierdoor blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in het factuuroverzicht en op de homepagina.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra bovenstaande stappen zijn doorlopen is de koppeling gereed voor gebruik.
Tip: Ga je voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in het boekhoudpakket! Mocht de eerste export niet naar wens verlopen kun je eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal facturen te exporteren zodat je kunt controleren of alles goed functioneert.

Gebruik koppeling

Met een koppeling tussen het TMS EasyTrans en topACCOUNT exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans naar het boekhoudpakket topACCOUNT.

1. Klantgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteer je de klantgegevens naar topACCOUNT. De eerste keer dat je gaat exporteren worden alle klantgegevens, die zijn vastgelegd in EasyTrans, geëxporteerd naar het bestand wat je kunt importeren in topACCOUNT. Bij een volgende export zullen alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens geëxporteerd worden. Je hoeft het klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in topACCOUNT automatisch bijgewerkt.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Klanten naar topACCOUNT’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Klant filter
  Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde klantgegevens van alle klanten geëxporteerd. Met de klantfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde klant exporteren.
2. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Dan kun je eventueel ook filteren per vestiging. Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde klantgegevens van alle klanten van alle vestigingen geëxporteerd. Met de vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
3. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden klantgegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd.
  Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de klantgegevens. Het bestandstype en de indeling van dit exportbestand komen overeen met de eisen van topACCOUNT. Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in topACCOUNT.

2. Factuurgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteer je de factuurgegevens naar topACCOUNT.
Tip: Staan er facturen in EasyTrans (die nog niet geëxporteerd zijn) die je niet naar topACCOUNT wilt exporteren? Neem contact op met EasyTrans Software. Wij kunnen deze facturen markeren als ‘geëxporteerd’. Deze facturen worden dan niet opnieuw klaargezet wanneer je gaat exporteren.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Facturen naar topACCOUNT’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Periode filter
  Stel de periode in waarvan je de factuurgegevens wilt exporteren.
2. Klant filter
  Standaard worden de factuurgegevens van alle klanten geëxporteerd. Met de klantfilter kun je ook de factuurgegevens van één bepaalde klant exporteren.
3. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Dan kun je eventueel ook filteren per vestiging. Standaard worden de factuurgegevens van alle vestigingen geëxporteerd. Met de vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
4. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden factuurgegevens één keer geëxporteerd.
  Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de factuurgegevens. Het bestandstype en de indeling van het exportbestand komen overeen met de eisen van topACCOUNT. Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in het boekhoudprogramma topACCOUNT.

Partners en koppelingen Contact Support pagina