Stroomlijn transportdiensten met een koppeling tussen uw TMS EasyTrans en Packs
Packs is een klantgerichte logistieke dienstverleners met een Benelux dekkend distributienetwerk. Met meer dan 60 depots in de Benelux is Packs altijd dicht bij u in de buurt. Packs is een logistieke dienstverlener voor uiteenlopende leveringen aan bedrijven en particulieren. Packs onderscheidt zich door persoonlijk contact en persoonlijke zorg voor alle zendingen. Meer informatie over Packs vindt u op de website www.packs.nl
Module Koppeling met Packs
Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en Packs kunt u gemakkelijk en snel zendingen aanmelden bij Packs, labels printen en Track & Trace informatie opvragen. Dit kan vanuit uw planomgeving maar ook vanuit uw klantenportaal. Uw klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij Packs! Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door Packs via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de afmeldgegevens van Packs.
De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met Packs:
Meerdere orders tegelijk importeren en aanmelden via een Excel bestand of API koppeling
Automatische afmelding van orders in uw TMS, inclusief afmeldgegevens Packs
* Met een Premium– of Premium Plus Pakket beschikt u over een eigen Klanten Portal.
Uitleg functionaliteiten Koppeling met Packs
Onderstaand vindt u een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met Externe Vervoerder Packs. Wilt u gebruik maken van de functionaliteiten maar heeft u nog geen toegang tot de module? Neemt u dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de module Koppeling Externe Vervoerders – Packs vindt u bij tarieven.
Met een koppeling tussen uw Transport Management Systeem EasyTrans en Packs kunt u gemakkelijk en snel zendingen aanmelden, labels printen en Track & Trace informatie opvragen vanuit EasyTrans. Dit kan vanuit uw planomgeving maar ook vanuit uw klantenportaal. Uw klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij Packs! Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door Packs via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de afmeldgegevens van Packs.
Voorbereiding koppeling
Voordat u de koppeling kunt gebruiken moet u deze allereerst activeren. Dit kunt u doen door uw inloggegevens van Packs in te stellen bij uw algemene instellingen. Daarnaast heeft EasyTrans Software bij het inrichten van de koppeling producten en de bijbehorende tarieven van Packs aangemaakt in uw Transport Management Systeem. De benamingen en opties van deze producten en tarieven kunt u naar wens wijzigen. Zodra u deze gegevens heeft vastgesteld kunt u de koppeling gebruiken.
Inloggegevens Packs
Om de koppeling tussen uw TMS EasyTrans en Packs te kunnen gebruiken moet u bij uw algemene instellingen uw gebruikersnaam en wachtwoord van Packs vastleggen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.
Op deze pagina vindt u een overzicht van het door u gekozen abonnement. Bij ‘Koppeling met externe vervoerders’ vindt u de gegevens die van belang zijn voor de koppeling met Packs.
Leg bij ‘Packs’ uw inloggegevens vast, dit betreft uw gebruikersnaam en het wachtwoord dat u gebruikt bij het inloggen op orders.packs.nl:
Gebruikersnaam
Wachtwoord
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan.
Deze inloggegevens worden nu gebruikt bij de koppeling tussen uw Transport Management Systeem en Packs. Wijzigt er iets aan uw inloggegevens van Packs? Leg de wijziging dan ook in EasyTrans vast!
Producten
Bij het inrichten van de koppeling heeft EasyTrans Software voor u de producten van Packs aangemaakt. Uiteraard kunt u de benaming en de productopties van deze producten naar wens wijzigen. De producten zijn bijvoorbeeld standaard niet zichtbaar in een Klanten Portal. Gebruikt u een Klantenportaal? Zodra u de producten en tarieven goed heeft ingesteld kunt u de producten beschikbaar stellen in uw Klanten Portal, zodat uw klanten ook zelf zendingen bij Packs aan kunnen melden.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
Open het product dat u aan wilt passen.
(Indien van toepassing) Wijzig de productgegevens. Let op: Wijzig de instelling bij ‘Koppelen aan Packs service’ niet.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw product op te slaan.
Herhaal bovenstaande stappen bij alle producten die u wilt aanpassen.
Tarieven
Nadat u de producten naar wens heeft aangepast kunt u de tarieven die bij deze producten/diensten horen vastleggen. De tarieven die bij de Packs services horen zijn reeds voor u aangemaakt, u kunt deze zelf voorzien van de juiste prijzen. Zodra u een zending aanmeld bij Packs wordt het tarief automatisch geactiveerd. De activatie van de tarieven gebeurt aan de hand van de tariefnummers, maak hier dus geen wijzigingen in.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’.
Open het tarief dat u wilt aanpassen.
(Indien van toepassing) Wijzig de gegevens van het tarief en geef een prijs in. Let op: Wijzig het gekoppelde product en de instelling ‘Tarief standaard niet actief’ niet. De activatie van het tarief gaat geautomatiseerd via de koppeling.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw tarief op te slaan.
Koppeling gereed voor gebruik
Zodra uw inloggegevens van Packs zijn ingesteld en de benodigde producten en tarieven zijn vastgelegd kunt u orders ingeven en aanmelden bij Packs. Zodra u een order aanmeld bij Packs wordt uw order gepland op de vervoerder ‘Packs’. Deze vervoerder ‘Packs’ is reeds voor u aangemaakt bij de inrichting van de koppeling met Packs.
Zendingen aanmelden bij Packs
Nadat de inloggegevens van Packs zijn ingesteld en de benodigde producten en tarieven zijn vastgelegd kunt u orders aanmelden vanuit uw Transport Management Systeem EasyTrans. Om orders aan te kunnen melden bij Packs moeten de orders uiteraard eerst ingegeven worden. U kunt meerdere orders tegelijk importeren met behulp van een speciaal ontworpen format of u kunt de orders handmatig ingeven. Vervolgens kunt u de orders aanmelden – en Packs labels printen – vanuit een order of vanuit uw orderoverzicht.
Orders importeren
Om orders aan te kunnen melden bij Packs moeten de orders uiteraard eerst ingegeven worden. U kunt de orders handmatig ingeven of u kunt meerdere orders tegelijk importeren met behulp van een speciaal ontworpen Excel-format.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Importeren’.
Open het sjabloon ‘Orders importeren voor Packs en DPD zendingen’ onder ‘Instructie’.
Gebruik dit sjabloon om uw ordergegevens vast te leggen en te importeren. Tip: Op het tabblad ‘Uitleg’ vindt u een uitgebreide uitleg over het importformat.
Vul het Excel-format in en sla deze op op uw computer.
Selecteer de juiste klant bij ‘Kies de klant waarvoor u de gegevens wilt importeren’.
Klik op ‘Kies bestand’ bij ‘Kies het bestand met gegevens om te importeren’.
Selecteer het ingevulde Excel-format.
Klik op ‘Importeer bestand’.
De orders worden geïmporteerd, de resultaten van uw import worden in uw scherm getoond.
Na het importeren van meerdere orders kunt u deze eenvoudig aanmelden bij Packs met behulp van de snelbewerking in uw orderoverzicht.
Order aanmelden vanuit orderoverzicht
U kunt ingegeven orders aanmelden bij Packs, dit kan vanuit de orders zelf maar u kunt ook meerdere orders tegelijk aanmelden vanuit uw orderoverzicht. Het aanmelden vanuit het orderoverzicht is met name handig wanneer u meerdere orders tegelijk heeft geïmporteerd.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’.
Selecteer de orders die u wilt aanmelden.
Selecteer bij ‘Met geselecteerde orders’ > ‘Packs’ de snelbewerking ‘Packs orders aanmelden’.
Klik op ‘OK’ om te bevestigen dat u de orders aan wilt melden bij Packs.
Controleer de geautomatiseerde ordercontrole; De geselecteerde orders worden gecontroleerd voor het definitieve aanmelden.
Bij ‘Order controle’ kunt u de uitkomsten van de ordercontrole en de gekozen zegels inzien. Let op: Wilt u handmatig ingegeven orders aanmelden waarin nog geen zegel is geselecteerd? Dan moet u voor het aanmelden eerst nog een zegel kiezen, u kunt hierbij één soort zegel selecteren voor alle orders.
Klik op ‘Orders aanmelden’.
De orders worden aangemeld bij Packs, de resultaten van het aanmelden worden in uw scherm getoond.
Wanneer Packs een aanmelding niet accepteert, bijvoorbeeld omdat er een verkeerde zegel is gekozen krijgt u hier een melding van.
U kunt de order dan aanpassen en deze alsnog aanmelden.
Order aanmelden vanuit order
U kunt orders die u heeft ingegeven aanmelden bij Packs. U kunt meerdere orders tegelijk aanmelden vanuit uw orderoverzicht of u kunt orders aanmelden bij het aanmaken van de order:
Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Maak een nieuwe order aan zoals u gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is in de koppeling met Packs.
Geef bij ‘Bestemmingen’ een ophaal- én een afleveradres in.
Klik op ‘Goederen & Verdeling’ om de te vervoeren goederen in te geven. Let op: Packs werkt met zegels van een bepaalde gewichtsklasse, u kunt geen verschillende zegels en dus gewichtsklassen in één zending kiezen. Tip: Vervoert u maar één pakket? Dan kunt u ook direct de order aanmelden, er wordt dan automatisch één pakket van uw zegelkeuze aangemeld.
Klik op ‘Opslaan & terug naar de order’ om uw goederenverdeling op te slaan.
Geef de overige ordergegevens in zoals u gewend bent, plan hierbij de order NIET! Let op: Na het aanmelden van uw order bij Packs wordt uw order door de koppeling automatisch gepland, met als vervoerder ‘Packs’. U hoeft dus zelf geen vervoerder aan de order toe te kennen.
Meldt uw order aan bij Packs:
Klik onderaan het orderscherm op de knop ‘Packs’.
Selecteer de juiste Packs service. Tip: Wanneer u de te vervoeren goederen heeft vastgelegd in de order wordt automatisch de juiste verzendoptie geselecteerd.
(Optioneel) Selecteer extra verzendopties.
(Optioneel) Selecteer contactpersonen die een orderbevestiging met Track & Trace informatie moeten ontvangen.
Klik op ‘Order aanmelden’.
De order wordt gecontroleerd en aangemeld bij Packs. Wanneer de aanmelding niet lukt, omdat bijvoorbeeld niet alle verplichte velden zijn gevuld, dan krijgt u hier een melding van. Na een succesvolle aanmelding krijgt de order de status gepland, met als vervoerder Packs. U ontvangt direct een bevestiging van de aanmelding inclusief de trackingnummers van de aangemelde pakketten. Er wordt automatisch een orderbevestiging verstuurd naar uw klant – en optioneel ook naar de ontvangers. Deze e-mail bevat naast de ordergegevens een directe link naar de Track & Trace informatie van de pakketten.
Na de succesvolle aanmelding kunt u meteen de Packs verzendlabels printen.
U kunt er ook voor kiezen om op een later moment de verzendlabels aan te maken van meerdere orders tegelijk vanuit het orderoverzicht.
Verzendlabels aanmaken vanuit orderoverzicht
Wanneer u een order aanmeld bij Packs vanuit een order kunt u direct na de aanmelding de Packs verzendlabels genereren en printen.
Vanuit het orderoverzicht kunt u echter ook van meerdere orders tegelijk de verzendlabels aanmaken en printen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’.
Selecteer de orders waarvan u een Packs zegel wilt aanmaken.
Selecteer bij ‘Met geselecteerde orders’ > ‘Packs’ de snelbewerking ‘Packs verzendlabels printen’.
Klik op ‘OK’ om te bevestigen dat u de verzendlabels van de geselecteerde orders aan wilt maken.
Klik op de knop met het gewenste afdrukformaat om de verzendlabels aan te maken.
De Packs verzendlabels worden aangemaakt en zijn klaar om te printen.
Klik op ‘Terug naar het orderoverzicht’ om terug te keren naar het overzicht van uw orders.
Packs Trackingnummers
Na een succesvolle aanmelding van de order bij Packs ontvangt u in het aanmeldscherm direct de Packs trackingnummers en de zegelcode van de pakketten. Via het Packs-scherm in uw orders kunt u te allen tijde de actuele status van de pakketten opvragen. Uw klant – en eventueel de ontvangers – ontvangen tevens per e-mail een orderbevestiging met de ordergegevens en een directe link naar de Track & Trace informatie van de pakketten.
Orders aanmelden via Packs
Meldt u orders liever aan via Packs maar wilt u toch de Track & Trace status eenvoudig kunnen volgen? Dat is mogelijk! Geef in dit geval handmatig de trackingnummers in bij uw order, deze worden dan gekoppeld aan de order waardoor de status gecontroleerd kan worden.
Maak een nieuwe order aan zoals u gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is in de koppeling met Packs.
(Optioneel) Geef bij ‘Goederen & Verdeling’ de pakketten in waarvan u een trackingnummer heeft.
Koppel uw Packs zending aan uw order:
Leg het Packs trackingnummer vast in het veld ”Vrachtbriefnummer’ bij de afleverbestemming.
Klik op ‘Opslaan’.
De zending die bij Packs is aangemeld is nu gekoppeld aan uw order in EasyTrans. U kunt nu via de ‘Packs’-knop in de order te allen tijde de actuele status van de pakketten opvragen.
Orders aanmelden vanuit Klanten Portal EasyTrans
Wanneer u gebruik maakt van een Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software kunt u uw klanten toegang geven tot een eigen online omgeving, uw Klanten Portal. Bovengenoemde aanmeldmogelijkheden zijn ook beschikbaar in het klantenportaal van EasyTrans Software. Uw klant kan dus ook zelf orders aanmaken, orders importeren, zendingen aanmelden bij Packs, Track & Trace informatie inzien en Packs labels printen.
Orders aanmelden via API
Maakt u gebruik van de module Koppeling Externe Systemen? Dan heeft u toegang tot de API’s van EasyTrans Software waarmee u een verbinding kunt maken tussen uw TMS-systeem EasyTrans en een ander extern systeem. U kunt bijvoorbeeld een connectie maken met het systeem van uw klant. De API van EasyTrans Software maakt het daarbij mogelijk om ook direct zendingen aan te melden bij Packs en Packs labels te printen vanuit dit externe systeem.
Afmelding transportorders
Wanneer een order via het Transport Management Systeem EasyTrans is aangemeld bij Packs, of als een order in EasyTrans handmatig is gekoppeld aan een zending van Packs zal deze order automatisch worden afgemeld zodra deze is afgeleverd door Packs.
Automatische afmelding orders
De koppeling tussen EasyTrans en Packs controleert eens in de vier uur de status van alle orders. Zodra een zending door Packs is afgeleverd krijgt de gekoppelde order in EasyTrans automatisch de status ‘Afgemeld’ toegekend. De vastgelegde afmeldinformatie van Packs is dan ook direct beschikbaar in de order.
Kan een order niet door Packs geleverd worden? Dan wordt de reden hiervoor weergegeven bij de interne opmerkingen van de order. Daarnaast verandert de status van een order:
Kan een order niet geleverd worden door een probleem bij het afleveradres? Zoals bijvoorbeeld een adresfout? Dan krijgt de order de status ‘Open’. De exacte reden vindt u bij de interne opmerkingen in de order. Tip: Maakt u gebruik van een Klanten Portal? Maak substatussen aan (bijvoorbeeld adresfout / retour / schademelding) zodat uw klanten kunnen zien waarom een order niet is afgeleverd.
Kan een order niet op de opgegeven datum geleverd worden omdat deze (nog) niet bij het depot is aangekomen? Dan houdt de order twee weken de status ‘Gepland’ en zie je de reden terug bij de interne opmerking van de order. Na twee weken krijgt de order de status ‘Open’.
Onderhoud koppeling
EasyTrans Software zorgt voor de inrichting, het onderhoud en het beheer van de koppeling tussen uw Transport Management Systeem EasyTrans en Packs. Het kan echter zo zijn dat er gegevens in uw Packs account worden gewijzigd die ook van invloed zijn op de koppeling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gebruikersnaam of het wachtwoord van uw Packs account. U kunt deze gegevens daarom zelf wijzigen in EasyTrans.
Gegevens Packs account bijwerken
Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.
Op deze pagina vindt u een overzicht van het door u gekozen abonnement. Bij ‘Koppeling met externe vervoerders’ vindt u de gegevens die van belang zijn voor de koppeling met Packs.
(Indien van toepassing) Wijzig bij ‘Packs’ uw gegevens:
Gebruikersnaam
Wachtwoord
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan.
Order aanmelden’.