Packs

Stroomlijn transportdiensten tussen vervoerders

Packs is een klantgerichte logistieke dienstverleners met een Benelux dekkend distributienetwerk. Met meer dan 60 depots in de Benelux is Packs altijd dicht bij in de buurt. Packs is een logistieke dienstverlener voor uiteenlopende leveringen aan bedrijven en particulieren. Packs onderscheidt zich door persoonlijk contact en persoonlijke zorg voor alle zendingen. Meer informatie over Packs is te vinden op de website www.packs.nl

Module Koppeling met Packs

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en Packs kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden bij Packs, labels printen en Track & Trace informatie opvragen. Dit kan vanuit de planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij Packs! Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door Packs via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de afmeldgegevens van Packs.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met Packs:

Zendingen vanuit het TMS aanmelden bij Packs
Packs labels printen vanuit het TMS
Track & Trace gegevens Packs opvraagbaar vanuit het TMS
Track & Trace-link Packs in de opdrachtbevestigingen
Aanmelden, labels printen, Track & Trace beschikbaar in het Klanten Portal^*
Meerdere orders tegelijk importeren en aanmelden via een Excel bestand of API koppeling
Automatische afmelding van orders in het TMS, inclusief afmeldgegevens Packs

^* Feature beschikbaar met een Premium– of Premium Plus pakket van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling met DPD

Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met Externe Vervoerder Packs. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neemt dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de module Koppeling Externe Vervoerders – Packs is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Externe Vervoerders

Bezoek website

Handleiding

Koppeling Packs

Wat is een koppeling met Packs?

Met een koppeling tussen Transport Management Systeem EasyTrans en Packs kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden, labels printen en Track & Trace informatie opvragen vanuit EasyTrans. Dit kan vanuit de planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij Packs! Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door Packs via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de afmeldgegevens van Packs.

Voorbereiding koppeling

Voordat je de koppeling kunt gebruiken moet je deze allereerst activeren. Dit kun je doen door je inloggegevens van Packs in te stellen bij de algemene instellingen. Daarnaast heeft EasyTrans Software bij het inrichten van de koppeling producten en de bijbehorende tarieven van Packs aangemaakt in het Transport Management Systeem. Het is mogelijk om de benamingen en opties van deze producten en tarieven naar wens te wijzigen. Zodra je deze gegevens hebt vastgesteld is de koppeling te gebruiken.

1. Inloggegevens Packs

Om de koppeling tussen TMS EasyTrans en Packs te kunnen gebruiken moet je bij dealgemene instellingen jegebruikersnaam en wachtwoord van Packs vastleggen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.

Op deze pagina vind je een overzicht van je abonnement. Bij ‘Koppeling met externe vervoerders’ vind je de gegevens die van belang zijn voor de koppeling met Packs.

Leg bij ‘Packs’ de inloggegevens vast, dit betreft je gebruikersnaam en het wachtwoord dat je gebruikt bij het inloggen op orders.packs.nl:
1. Gebruikersnaam
2. Wachtwoord
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Deze inloggegevens worden nu gebruikt bij de koppeling tussen Transport Management Systeem en Packs. Wijzigt er iets aan je inloggegevens van Packs? Leg de wijziging dan ook in EasyTrans vast.

2. Producten

Bij het inrichten van de koppeling heeft EasyTrans Software de producten van Packs aangemaakt. Uiteraard is het mogelijk de benaming en de productopties van deze producten naar wens wijzigen. De producten zijn bijvoorbeeld standaard niet zichtbaar in een Klanten Portal. Gebruik je een Klanten Portal? Zodra je de producten en tarieven goed hebt ingesteld kun je de producten beschikbaar stellen in het Klanten Portal, zodat je klanten ook zelf zendingen bij Packs aan kunnen melden.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
Open het product dat je aan wilt passen.
(Indien van toepassing) Wijzig de productgegevens.
Let op: Wijzig de instelling bij ‘Koppelen aan Packs service’ niet.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het product op te slaan.

Herhaal bovenstaande stappen bij alle producten die je wilt aanpassen.

3. Tarieven

Nadat je de producten naar wens hebt aangepast kun je de tarieven die bij deze producten/diensten horen vastleggen. De tarieven die bij de Packs services horen zijn reeds aangemaakt, je kunt deze zelf voorzien van de juiste prijzen. Zodra je een zending aanmeld bij Packs wordt het tarief automatisch geactiveerd. De activatie van de tarieven gebeurt aan de hand van de tariefnummers, maak hier dus geen wijzigingen in.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’.
Open het tarief dat je wilt aanpassen.
(Indien van toepassing) Wijzig de gegevens van het tarief en geef een prijs in.
Let op: Wijzig het gekoppelde product en de instelling ‘Tarief standaard niet actief’ niet. De activatie van het tarief gaat geautomatiseerd via de koppeling.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het tarief op te slaan.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra de inloggegevens van Packs zijn ingesteld en de benodigde producten en tarieven zijn vastgelegd kun je orders ingeven en aanmelden bij Packs. Zodra je een order aanmeld bij Packs wordt de order gepland op de vervoerder ‘Packs’. Deze vervoerder ‘Packs’ is reeds aangemaakt bij de inrichting van de koppeling met Packs.

Zendingen aanmelden Packs

Nadat de inloggegevens van Packs zijn ingesteld en de benodigde producten en tarieven zijn vastgelegd kun je orders aanmelden vanuit Transport Management Systeem EasyTrans.

Orders importeren

Om orders aan te kunnen melden bij Packs moeten de orders uiteraard eerst ingegeven worden. Je kunt de orders handmatig ingeven of je kunt meerdere orders tegelijk importeren met behulp van een speciaal ontworpen Excel-format.

Het format waarmee je orders voor Packs kunt importeren vind je onder de importfunctie:
1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Importeren’.
2. Download het format door op ‘Orders importeren voor DPD, GLS en Packs zendingen’ te klikken.
  Tip: Het Excel-bestand bestaat uit twee werkbladen, ‘Orders’ en ‘Uitleg’. Het werkblad ‘Orders’ gebruik je om de ordergegevens in te vullen, een uitleg hierover is te vinden op het werkblad ‘Uitleg’.
Dit format kun je gebruiken om meerdere orders tegelijk te importeren:
1. Vul het Excel-format ‘Orders importeren voor DPD, GLS en Packs zendingen’ in.
2. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Importeren’.
3. Selecteer bij ‘Kies de klant waarvoor je de gegevens wilt importeren’ de juiste klant.
4. (Optioneel) Selecteer bij ‘Kies het product voor de te importeren orders’ een product dat geactiveerd is in de Packs koppeling.
  Je hoeft hier alleen een product te selecteren als dit nog niet is vastgelegd in het Excel-bestand. Bij het importeren van orders kun je per order het gewenste product vastleggen in het importbestand. Je kunt ook de product-kolom in het importbestand niet ingeven en het product kiezen bij het importeren.
  Let op: Als je zowel bij het importeren als in het importbestand een product kiest, dan is het importbestand leidend.
5. Klik op ‘Bestand kiezen’ en selecteer het bestand met de orders die je wilt importeren.
6. Klik op ‘Importeer bestand’.

De orders worden geïmporteerd, de resultaten van de import worden in je scherm getoond.
Na het importeren van meerdere orders kun je deze eenvoudig aanmelden bij Packs met behulp van de snelbewerking in het orderoverzicht.

Orders aanmelden vanuit orderoverzicht

je kunt ingegeven orders aanmelden bij Packs, dit kan vanuit de orders zelf maar je kunt ook meerdere orders tegelijk aanmelden vanuit het orderoverzicht. Het aanmelden vanuit het orderoverzicht is met name handig wanneer je meerdere orders tegelijk importeert.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’.
Selecteer de orders die je wilt aanmelden.
Selecteer bij ‘Met geselecteerde orders’ > ‘Packs’ de snelbewerking ‘Packs orders aanmelden’.
Klik op ‘OK’ om te bevestigen dat de orders aan wilt melden bij Packs.
Controleer de geautomatiseerde ordercontrole; De geselecteerde orders worden gecontroleerd voor het definitieve aanmelden.
Bij ‘Order controle’ kun je de uitkomsten van de ordercontrole en de gekozen zegels inzien.
Let op: Wil je handmatig ingegeven orders aanmelden waarin nog geen zegel is geselecteerd? Dan moet je voor het aanmelden eerst nog een zegel kiezen, je kunt hierbij één soort zegel selecteren voor alle orders.
Klik op ‘Orders aanmelden’.

De orders worden aangemeld bij Packs, de resultaten van het aanmelden worden in je scherm getoond.
Wanneer Packs een aanmelding niet accepteert, bijvoorbeeld omdat er een verkeerde zegel is gekozen krijg je hier een melding van.
Je kunt de order dan aanpassen en deze alsnog aanmelden.

Orders aanmelden vanuit een order

Je kunt orders die je hebt ingegeven aanmelden bij Packs. Je kunt meerdere orders tegelijk aanmelden vanuit het orderoverzicht of je kunt orders aanmelden bij het aanmaken van de order:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is in de koppeling met Packs.
Geef bij ‘Bestemmingen’ een ophaal- én een afleveradres in.
Klik op ‘Goederen & Verdeling’ om de te vervoeren goederen in te geven.
Let op: Packs werkt met zegels van een bepaalde gewichtsklasse, je kunt geen verschillende zegels en dus gewichtsklassen in één zending kiezen.
Tip: Vervoer je maar één pakket? Dan kun je ook direct de order aanmelden, er wordt dan automatisch één pakket van je zegelkeuze aangemeld.
Klik op ‘Opslaan & terug naar de order’ om je goederenverdeling op te slaan.
Geef de overige ordergegevens in zoals je gewend bent, plan hierbij de order NIET!
Let op: Na het aanmelden van de order bij Packs wordt de order door de koppeling automatisch gepland, met als vervoerder ‘Packs’. Je hoeft dus zelf geen vervoerder aan de order toe te kennen.
Meld de order aan bij Packs:
1. Klik onderaan het orderscherm op de knop ‘Packs’.
2. Selecteer de juiste Packs service.
  Tip: Wanneer je de te vervoeren goederen hebt vastgelegd in de order wordt automatisch de juiste verzendoptie geselecteerd.
3. (Optioneel) Selecteer extra verzendopties.
4. (Optioneel) Selecteer contactpersonen die een orderbevestiging met Track & Trace informatie moeten ontvangen.
5. Klik op ‘Order aanmelden’.

De order wordt gecontroleerd en aangemeld bij Packs. Na een succesvolle aanmelding krijgt de order de status gepland, met als vervoerder Packs. Je ontvangt direct een bevestiging van de aanmelding inclusief de trackingnummers van de aangemelde pakketten. Er wordt automatisch een orderbevestiging verstuurd naar de klant – en optioneel ook naar de ontvangers. Deze e-mail bevat naast de ordergegevens een directe link naar de Track & Trace informatie van de pakketten.

Wanneer de aanmelding niet lukt, omdat bijvoorbeeld niet alle verplichte velden zijn gevuld, dan krijg je hier een melding van.

Packs Trackingnummers

Na een succesvolle aanmelding van de order bij Packs ontvang je in het aanmeldscherm direct de Packs trackingnummers en de zegelcode van de pakketten. Via het Packs-scherm in de orders kun je te allen tijde de actuele status van de pakketten opvragen. De klant – en eventueel de ontvangers – ontvangen tevens per e-mail een orderbevestiging met de ordergegevens en een directe link naar de Track & Trace informatie van de pakketten.

Packs Verzendlabels

Wanneer je een order aanmeld bij Packs vanuit een order kun je direct na de aanmelding de Packs verzendlabels genereren en printen.
Vanuit het orderoverzicht kun je echter ook van meerdere orders tegelijk de verzendlabels aanmaken en printen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’.
Selecteer de orders waarvan je een Packs zegel wilt aanmaken.
Selecteer bij ‘Met geselecteerde orders’ > ‘Packs’ de snelbewerking ‘Packs verzendlabels printen’.
Klik op ‘OK’ om te bevestigen dat je de verzendlabels van de geselecteerde orders aan wilt maken.
Klik op de knop met het gewenste afdrukformaat om de verzendlabels aan te maken.
De Packs verzendlabels worden aangemaakt en zijn klaar om te printen.
Klik op ‘Terug naar het orderoverzicht’ om terug te keren naar het overzicht van de orders.

Orders aanmelden vanuit Klanten Portal

Wanneer je gebruik maakt van een Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software kun je je klanten toegang geven tot een eigen online omgeving, Klanten Portal. Bovengenoemde aanmeldmogelijkheden zijn ook beschikbaar in het Klanten Portal van EasyTrans Software. Je klant kan dus ook zelf orders aanmaken, orders importeren, zendingen aanmelden bij Packs, Track & Trace informatie inzien en Packs labels printen.

Orders aanmelden via Packs

Meld je orders liever aan via Packs maar wil je toch de Track & Trace status eenvoudig kunnen volgen? Dat is mogelijk! Geef in dit geval handmatig de trackingnummers in bij de order, deze worden dan gekoppeld aan de order waardoor de status gecontroleerd kan worden.

Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is in de koppeling met Packs.
(Optioneel) Geef bij ‘Goederen & Verdeling’ de pakketten in waarvan je een trackingnummer hebt.
Koppel de Packs zending aan de order:
1. Leg het Packs trackingnummer vast in het veld ”Vrachtbriefnummer’ bij de afleverbestemming.
2. Klik op ‘Opslaan’.

De zending die bij Packs is aangemeld is nu gekoppeld aan de order in EasyTrans. Je kunt nu via de ‘Packs’-knop in de order te allen tijde de actuele status van de pakketten opvragen.

Orders aanmelden via API

Maak je gebruik van de module Koppeling Externe Systemen? Dan heb je toegang tot de API’s van EasyTrans Software waarmee je een verbinding kunt maken tussen TMS-systeem EasyTrans en een ander extern systeem. Je kunt bijvoorbeeld een connectie maken met het systeem van je klant. De API van EasyTrans Software maakt het daarbij mogelijk om ook direct zendingen aan te melden bij Packs en Packs labels te printen vanuit dit externe systeem.

Afmelding transportorders

Wanneer een order via het Transport Management Systeem EasyTrans is aangemeld bij Packs, of als een order in EasyTrans handmatig is gekoppeld aan een zending van Packs zal deze order automatisch worden afgemeld zodra deze is afgeleverd door Packs.

Automatische afmelding orders

De koppeling tussen EasyTrans en Packs controleert periodiek de status van alle openstaande orders. Zodra een zending door Packs is afgeleverd krijgt de gekoppelde order in EasyTrans automatisch de status ‘Afgemeld’ toegekend. De vastgelegde afmeldinformatie van Packs is dan ook direct beschikbaar in de order.

Kan een order niet door Packs geleverd worden? Dan wordt de reden hiervoor weergegeven bij de interne opmerkingen van de order. Daarnaast verandert de status van een order:

Kan een order niet geleverd worden door een probleem bij het afleveradres? Zoals bijvoorbeeld een adresfout? Dan krijgt de order de status ‘Open’. De exacte reden vind je bij de interne opmerkingen in de order.
Tip: Maak je gebruik van een Klanten Portal? Maak substatussen aan (bijvoorbeeld; adresfout / retour / schademelding) zodat je klanten kunnen zien waarom een order niet is afgeleverd.
Kan een order niet op de opgegeven datum geleverd worden omdat deze (nog) niet bij het depot is aangekomen? Dan houdt de order twee weken de status ‘Gepland’ en zie je de reden terug bij de interne opmerking van de order. Na twee weken krijgt de order de status ‘Open’.

Onderhoud koppeling

EasyTrans Software zorgt voor de inrichting, het onderhoud en het beheer van de koppeling tussen Transport Management Systeem EasyTrans en Packs. Het kan echter zo zijn dat er gegevens in je Packs account worden gewijzigd die ook van invloed zijn op de koppeling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gebruikersnaam of het wachtwoord van je Packs account. Je kunt deze gegevens daarom zelf wijzigen in EasyTrans.

Gegevens Packs account bijwerken

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.