1. Verbinding maken
EasyTrans Software is een partner van Moneybird, gegevens kunnen via een directe koppeling vanuit het Transport Management Systeem overgezet worden. Om gegevens over te zetten kun je vanuit EasyTrans verbinding maken met Moneybird:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren naar Moneybird’.
- Klik op de knop ‘Verbinding maken’.
- Log in bij Moneybird met je gebruikersgegevens.
- De eerste keer dat je verbinding maakt, kies je welke administratie je wilt gebruiken.
Het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans is nu verbonden met het boekhoudprogramma bij Moneybird. Je kunt nu de gegevens overzetten.
2. Klanten exporteren
Met een paar klikken exporteer je de klantgegevens naar Moneybird. Bij de eerste keer exporteren worden alle klantgegevens verstuurd naar Moneybird. Bij een volgende export worden alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens gecontroleerd en verstuurd. Je hoeft het klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in Moneybird automatisch bijgewerkt.
- Klik op ‘Klanten bijwerken’.
De klantgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel klanten er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien gegevens niet konden worden overgezet, zie je rechts in het scherm per klant de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de klantgegevens opnieuw.
Let op: Bestaande klantgegevens in Moneybird worden overschreven door klantgegevens uit EasyTrans. Houd er rekening mee dat Moneybird één nummering hanteert voor zowel klanten als leveranciers. EasyTrans maakt gebruik van twee gescheiden nummerreeksen.
3. Facturen exporteren
Met een paar klikken exporteer je de factuurgegevens naar Moneybird . De facturen worden onder ‘Externe facturen’ in Moneybird geplaatst, waarbij de facturen zelf als PDF-document worden bijgevoegd.
Tip: Staan er facturen in EasyTrans die nog niet geëxporteerd zijn en die je NIET naar Moneybird wilt versturen? Neem contact op met EasyTrans Software voordat je de eerste keer gaat exporteren.
- Klik op ‘Facturen exporteren’.
De factuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van je export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel facturen er zijn geëxporteerd. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per factuur. Corrigeer de fout en exporteer de factuurgegevens opnieuw.
4. Vervoerders exporteren
Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de vervoerders overzetten naar Moneybird.
- Klik op ‘Vervoerders bijwerken’.
De vervoerdergegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel vervoerders er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien gegevens niet konden worden overgezet zie je rechts in het scherm per vervoerder de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de vervoerdergegevens opnieuw.
Let op: Bestaande relaties in Moneybird worden overschreven door de gegevens uit EasyTrans. Houd er rekening mee dat Moneybird één nummering hanteert voor zowel klanten als leveranciers. EasyTrans maakt gebruik van twee gescheiden nummerreeksen.
5. Inkoopfacturen exporteren
Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de inkoopfacturen overzetten naar Moneybird. De inkoopfacturen worden onder ‘Inkomend’ in Moneybird geplaatst, waarbij de inkoopfacturen zelf als PDF-document worden bijgevoegd.
- Klik op ‘Inkoopfacturen exporteren’.
De inkoopfactuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel inkoopfacturen er geëxporteerd zijn. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per inkoopfactuur. Corrigeer de fout en exporteer de inkoopfactuurgegevens opnieuw.
Let op: Wanneer je in EasyTrans in het Inkoopoverzicht bij Factuurkenmerk het factuurnummer van de inkoopfactuur invult, wordt dit nummer gebruikt bij de export i.p.v. het inkoopfactuurnummer van EasyTrans.
