Om online betalingen via bijvoorbeeld iDEAL of Creditcard te kunnen ontvangen heb je een account bij een betaalprovider nodig. Voor de module Online Betalen heeft EasyTrans Software gekozen voor een samenwerking met Mollie. Bij Mollie betaal je namelijk geen abonnementskosten maar een vast bedrag per transactie. Hierdoor is Mollie ook zeer geschikt voor bedrijven die niet veel betalingen willen laten uitvoeren.
Mollie is een payment service provider die online betalingen voor bedrijven verwerkt. Mollie ondersteunt hierbij alle bekende betaalmethodes waaronder betalingen via iDEAL, de meest gebruikte online betaalmethode in Nederland. Bij Mollie betaal je geen abonnementskosten of installatiekosten. Je betaalt enkel een transparante vergoeding voor iedere succesvol afgeronde transactie. Meer informatie over Mollie is te vinden op de website www.mollie.com
Module Online Betalen
Met de module Online Betalen kunnen je klanten eenvoudig en snel online facturen van de transportdiensten betalen. Zodra een betaling van een factuur is voldaan ontvang je van Mollie een e-mail ter bevestiging en wordt de factuur in het factuuroverzicht van EasyTrans automatisch als voldaan gemarkeerd. Daarnaast kunnen ook proforma facturen online voldaan worden door je klanten. Heel handig als je bijvoorbeeld een aanbetaling vraagt.
De belangrijkste functionaliteiten van de module Online Betalen:
Online betalingen via flexibele betaalprovider Mollie
Snelle verwerking facturatie door online betaling van de transportdiensten
Bevestiging van betalingen per e-mail door Mollie
Facturen worden automatisch als voldaan gemarkeerd in EasyTrans
Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Online Betalen . Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de Module Online Betalen is te vinden bij tarieven.
Met de module Online Betalen geef je de klanten de mogelijkheid om de (proforma) facturen van de transportdiensten online te betalen. Om online betalingen via bijvoorbeeld iDEAL of Creditcard te kunnen ontvangen heb je een account bij een betaalprovider nodig. Voor de module Online Betalen heeft EasyTrans Software gekozen voor een samenwerking met Mollie. Bij Mollie betaal je namelijk geen abonnementskosten maar een vast bedrag per transactie. Hierdoor is Mollie ook zeer geschikt voor bedrijven die niet veel betalingen willen laten uitvoeren.
Account bij Mollie
Op de website van Mollie (www.mollie.com) kun je je aanmelden als nieuwe klant. Daarna kun je direct het account inrichten, waarmee je vervolgens online betalingen kunt ontvangen. Zodra je account bij Mollie geverifieerd en actief is ontvang je van Mollie een ‘Live API-key’. Met deze Live API-key kan EasyTrans Software de module Online Betalen activeren. De betalingen van de transportdiensten worden aan dit account gekoppeld.
Online betaling verkoopfacturen
Met de module Online Betalen kunnen je klanten online de facturen van de transportopdrachten betalen. Je kunt per klant instellen of je de mogelijkheid tot online betalingen wilt aanbieden bij de facturatie. Facturen die voldaan worden middels een online betaling worden dankzij de koppeling met het Mollie-account automatisch verwerkt in het Transport Management Systeem EasyTrans.
Betaalwijze Online betaling
Met de module Online Betalen kun je de klanten de mogelijkheid bieden om facturen online te betalen. Je kunt per klant instellen of online betalen mogelijk is door dit in te stellen bij de betaalwijze van de klant.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’.
Open de klant waarbij je online betalingen wilt toestaan.
Selecteer bij ‘Klantspecifieke instellingen’ > ‘Betaalwijze’ een betaalwijze die online betalen mogelijk maakt:
Online betaling
Geeft de klant uitsluitend de optie om facturen online te betalen.
Overschrijving of Online betaling
Geeft de klant de optie om facturen te voldoen per overschrijving of online betaling.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.
De klant heeft nu de mogelijkheid om online de facturen te voldoen. Bij de betaalinstructies in zowel de e-mail – waarmee je de factuur verstuurd – als op de factuur zelf wordt nu een betaallink toegevoegd. De klant kan via deze betaallink heel eenvoudig en snel de facturen betalen. De betaallink leidt de klant naar het betaalplatform van Mollie, waar de online betaling kan worden uitgevoerd via één van de door jouw geactiveerde betaalmethodes. Herhaal bovenstaande stappen bij alle klanten die je de mogelijkheid wilt bieden om facturen via online betaling te voldoen.
Verwerking betaalde verkoopfacturen
Doordat de EasyTrans omgeving gekoppeld is aan het Mollie-account worden betalingen direct verwerkt in het Transport Management Systeem. Nadat een betaling is voldaan wordt de factuur in het factuuroverzicht van de EasyTrans omgeving als voldaan gemarkeerd, inclusief de datum van betaling. Tip: Nadat een betaling is voldaan ontvang je van Mollie ter bevestiging altijd een e-mail.
Online betaling proforma facturen
In het Transport Management Systeem EasyTrans kun je proforma facturen aanmaken en versturen. Een proforma factuur is een onofficiële, voorlopige factuur die een koper informatie biedt over de diensten die je gaat leveren. De vastgestelde gegevens in de order, zoals prijzen en goederen, worden hierbij overgenomen op de proforma factuur. Naast informatievoorziening wordt een proforma factuur ook vaak gebruikt bij vooruitbetalingen op leveringen.
Vooruitbetaling via Online betaling
Omdat je de module Online Betalen gebruikt kun je de klanten de mogelijkheid bieden betalingen online te voldoen. Net als bij de verkoopfacturen kunnen vooruitbetalingen online betaald worden, a.d.h.v. een proforma factuur. Heb je bij een klant de betaalwijze ‘Online betaling’ of ‘Overschrijving of Online betaling’ ingesteld? Dan zal er ook bij de proforma facturatie een betaallink worden weergegeven waarmee de klant het gevraagde bedrag online kan overmaken.
Proforma factuur versturen
In de meeste gevallen wordt een proforma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat je daadwerkelijk gaat leveren. In EasyTrans is het mogelijk om een proforma factuur te versturen bij zowel de offertes als bij de orderbevestigingen. Wanneer bij een klant staat ingesteld dat deze online mag betalen (betaalwijze ‘Online betaling’ of ‘Overschrijving of Online betaling’) bevat de e-mail en de proforma factuur een betaallink waarmee het bedrag eenvoudig en snel online voldaan kan worden. Daarnaast vermeld de email dat de opdracht zal worden uitgevoerd zodra je de betaling hebt ontvangen.
Versturen met orderbevestiging
Vanuit de planomgeving kun je de klanten per e-mail een orderbevestiging sturen. Bij een orderbevestiging kun je optioneel een proforma factuur bijvoegen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Geef een nieuwe order in zoals je gewend bent.
Controleer de prijsberekeningen bij de tarieven en andere overige gegevens die belangrijk zijn voor de proforma factuur.
Verstuur de proforma factuur als bijlage bij de orderbevestiging:
Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’.
(Indien van toepassing) Selecteer de contactpersonen die de orderbevestiging met de proforma factuur dienen te ontvangen.
Controleer de instellingen m.b.t. het delen van verkooptarieven.
Klik op ‘Versturen met proforma’.
(Indien van toepassing) Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de order op te slaan en terug te keren naar het orderoverzicht.
De proforma factuur is als pdf-document verzonden, als bijlage bij de orderbevestiging. Tip: Je kunt ook van meerdere orders tegelijk orderbevestigingen versturen via het orderoverzicht. Selecteer de orders en gebruik de snelbewerking ‘Orderbevestiging naar klant’.
Versturen met offerte
Vanuit het orderscherm kun je de klanten per e-mail een offerte sturen. Bij een offerte kun je optioneel een proforma factuur bijvoegen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Geef een nieuwe offerte in zoals je gewend bent.
Controleer de prijsberekeningen bij de tarieven en andere overige gegevens die belangrijk zijn voor de proforma factuur.
Verstuur de proforma factuur als bijlage bij de offerte:
Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’.
(Indien van toepassing) Selecteer de contactpersonen die de offerte met de proforma factuur dienen te ontvangen.
Controleer de instellingen m.b.t. het delen van de verkooptarieven.
Klik op ‘Versturen met proforma’.
(Indien van toepassing) Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de offerte op te slaan en terug te keren naar het orderoverzicht.
De proforma factuur is als pdf-document verzonden, als bijlage bij de offerte. Zodra de klant de betaling heeft voldaan wordt de offerte automatisch geaccepteerd en omgezet naar een order.
Beheer vooruitbetalingen
Wanneer je een proforma factuur hebt verstuurd of aangemaakt verschijnt er een extra veld bij de prijsberekening in de order, het veld ‘Vooraf betaald’. In dit veld kunnen (deel)betalingen worden vastgelegd. Online betalingen worden automatisch verwerkt, dankzij de koppeling met je Mollie-account.
Betalingen inzien
Online betalingen worden geautomatiseerd vastgelegd in de order. Het kan voorkomen dat een klant minder betaald dan gevraagd, of dat er op een later moment in het orderproces extra kosten komen. Bijvoorbeeld kosten door wachttijden die je wilt doorbelasten. Het online betaalde bedrag – wat geautomatiseerd wordt vastgelegd bij ‘Vooraf betaald’ – wordt vergeleken met het totale orderbedrag. In de order zie je daarom direct welk resterend bedrag er nog open staat.
Voor iedere fase bij vooruitbetalingen zijn er markeringen aanwezig in het orderoverzicht. Er is een markering ‘Proforma aangemaakt’, ‘Order is voldaan’ en ‘Order gedeeltelijk voldaan’. In het orderoverzicht kun je dus in één oogopslag zien bij welke offerte/order je een proforma factuur hebt gemaakt en bij welke offerte/orders er reeds (gedeeltelijk) vooruit betaald is. Tip: Maak je gebruik van een klantenportal? Dan kan de klant ook in de order terugzien welk bedrag reeds is voldaan.
Na het ontvangen van een (deel)betaling bij de transportopdracht kun je de order afhandelen zoals je gewend bent. Bij de facturatie van de order wordt het reeds betaalde bedrag verrekend met het factuurtotaal. Is de order dus reeds volledig betaald? Dan wordt dit op de factuur weergegeven. Is de order slechts gedeeltelijk voldaan? Dan wordt het resterende openstaande bedrag gefactureerd. Een openstaand bedrag kan dankzij de module Online Betalen uiteraard ook weer via een online betaling voldaan worden.
Onderhoud koppeling
EasyTrans Software zorgt voor de inrichting, het onderhoud en het beheer van de koppeling tussen het Transport Management Systeem EasyTrans en het Mollie account.
Ingestelde API key inzien
In de EasyTrans omgeving kun je aan de hand van je Mollie API key zien met welk Mollie-account je EasyTrans omgeving is gekoppeld.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.
Op deze pagina staat een overzicht van het gekozen abonnement. Bij ‘Koppeling met Mollie t.b.v. Module Online betalen’ staan de gegevens die van belang zijn voor de koppeling met Mollie.
