Online betaling proforma facturen
In het Transport Management Systeem EasyTrans kun je proforma facturen aanmaken en versturen. Een proforma factuur is een onofficiële, voorlopige factuur die een koper informatie biedt over de diensten die je gaat leveren. De vastgestelde gegevens in de order, zoals prijzen en goederen, worden hierbij overgenomen op de proforma factuur. Naast informatievoorziening wordt een proforma factuur ook vaak gebruikt bij vooruitbetalingen op leveringen.
Vooruitbetaling via Online betaling
Omdat je de module Online Betalen gebruikt kun je de klanten de mogelijkheid bieden betalingen online te voldoen. Net als bij de verkoopfacturen kunnen vooruitbetalingen online betaald worden, a.d.h.v. een proforma factuur. Heb je bij een klant de betaalwijze ‘Online betaling’ of ‘Overschrijving of Online betaling’ ingesteld? Dan zal er ook bij de proforma facturatie een betaallink worden weergegeven waarmee de klant het gevraagde bedrag online kan overmaken.
Proforma factuur versturen
In de meeste gevallen wordt een proforma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat je daadwerkelijk gaat leveren. In EasyTrans is het mogelijk om een proforma factuur te versturen bij zowel de offertes als bij de orderbevestigingen. Wanneer bij een klant staat ingesteld dat deze online mag betalen (betaalwijze ‘Online betaling’ of ‘Overschrijving of Online betaling’) bevat de e-mail en de proforma factuur een betaallink waarmee het bedrag eenvoudig en snel online voldaan kan worden. Daarnaast vermeld de email dat de opdracht zal worden uitgevoerd zodra je de betaling hebt ontvangen.
Versturen met orderbevestiging
Vanuit de planomgeving kun je de klanten per e-mail een orderbevestiging sturen. Bij een orderbevestiging kun je optioneel een proforma factuur bijvoegen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
- Geef een nieuwe order in zoals je gewend bent.
Controleer de prijsberekeningen bij de tarieven en andere overige gegevens die belangrijk zijn voor de proforma factuur.
- Verstuur de proforma factuur als bijlage bij de orderbevestiging:
- Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’.
- (Indien van toepassing) Selecteer de contactpersonen die de orderbevestiging met de proforma factuur dienen te ontvangen.
- Controleer de instellingen m.b.t. het delen van verkooptarieven.
- Klik op ‘Versturen met proforma’.
- (Indien van toepassing) Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de order op te slaan en terug te keren naar het orderoverzicht.
De proforma factuur is als pdf-document verzonden, als bijlage bij de orderbevestiging.
Tip: Je kunt ook van meerdere orders tegelijk orderbevestigingen versturen via het orderoverzicht. Selecteer de orders en gebruik de snelbewerking ‘Orderbevestiging naar klant’.
Versturen met offerte
Vanuit het orderscherm kun je de klanten per e-mail een offerte sturen. Bij een offerte kun je optioneel een proforma factuur bijvoegen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
- Geef een nieuwe offerte in zoals je gewend bent.
Controleer de prijsberekeningen bij de tarieven en andere overige gegevens die belangrijk zijn voor de proforma factuur.
- Verstuur de proforma factuur als bijlage bij de offerte:
- Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’.
- (Indien van toepassing) Selecteer de contactpersonen die de offerte met de proforma factuur dienen te ontvangen.
- Controleer de instellingen m.b.t. het delen van de verkooptarieven.
- Klik op ‘Versturen met proforma’.
- (Indien van toepassing) Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de offerte op te slaan en terug te keren naar het orderoverzicht.
De proforma factuur is als pdf-document verzonden, als bijlage bij de offerte. Zodra de klant de betaling heeft voldaan wordt de offerte automatisch geaccepteerd en omgezet naar een order.
Beheer vooruitbetalingen
Wanneer je een proforma factuur hebt verstuurd of aangemaakt verschijnt er een extra veld bij de prijsberekening in de order, het veld ‘Vooraf betaald’. In dit veld kunnen (deel)betalingen worden vastgelegd. Online betalingen worden automatisch verwerkt, dankzij de koppeling met je Mollie-account.
Betalingen inzien
Online betalingen worden geautomatiseerd vastgelegd in de order. Het kan voorkomen dat een klant minder betaald dan gevraagd, of dat er op een later moment in het orderproces extra kosten komen. Bijvoorbeeld kosten door wachttijden die je wilt doorbelasten. Het online betaalde bedrag – wat geautomatiseerd wordt vastgelegd bij ‘Vooraf betaald’ – wordt vergeleken met het totale orderbedrag. In de order zie je daarom direct welk resterend bedrag er nog open staat.
Voorbeeldingave proforma ‘Vooraf betaald’ EasyTrans
Markeringen betalingen orderoverzicht
Voor iedere fase bij vooruitbetalingen zijn er markeringen aanwezig in het orderoverzicht. Er is een markering ‘Proforma aangemaakt’, ‘Order is voldaan’ en ‘Order gedeeltelijk voldaan’. In het orderoverzicht kun je dus in één oogopslag zien bij welke offerte/order je een proforma factuur hebt gemaakt en bij welke offerte/orders er reeds (gedeeltelijk) vooruit betaald is.
Tip: Maak je gebruik van een klantenportal? Dan kan de klant ook in de order terugzien welk bedrag reeds is voldaan.
Proforma markeringen vooruitbetalingen orderoverzicht; Aangemaakt, Voldaan, Gedeeltelijk voldaan
Factureren
Na het ontvangen van een (deel)betaling bij de transportopdracht kun je de order afhandelen zoals je gewend bent. Bij de facturatie van de order wordt het reeds betaalde bedrag verrekend met het factuurtotaal. Is de order dus reeds volledig betaald? Dan wordt dit op de factuur weergegeven. Is de order slechts gedeeltelijk voldaan? Dan wordt het resterende openstaande bedrag gefactureerd. Een openstaand bedrag kan dankzij de module Online Betalen uiteraard ook weer via een online betaling voldaan worden.
