Om online betalingen via bijvoorbeeld iDEAL of Creditcard te kunnen ontvangen heeft u een account bij een betaalprovider nodig. Voor de module Online Betalen heeft EasyTrans Software gekozen voor een samenwerking met Mollie. Bij Mollie betaalt u namelijk geen abonnementskosten maar een vast bedrag per transactie. Hierdoor is Mollie ook zeer geschikt voor bedrijven die niet veel betalingen willen laten uitvoeren.
Mollie is een payment service provider die online betalingen voor bedrijven verwerkt. Mollie ondersteunt hierbij alle bekende betaalmethodes waaronder betalingen via iDEAL, de meest gebruikte online betaalmethode in Nederland. Bij Mollie betaalt u geen abonnementskosten of installatiekosten. U betaalt enkel een transparante vergoeding voor iedere succesvol afgeronde transactie. Meer informatie over Mollie vindt u op de website www.mollie.com
Module Online Betalen
Met de module Online Betalen kunnen uw klanten online facturen van uw transportdiensten betalen. Zodra een betaling van een factuur is voldaan ontvangt u van Mollie een e-mail ter bevestiging en wordt de factuur in het factuuroverzicht van EasyTrans automatisch als voldaan gemarkeerd. Daarnaast kunnen ook pro forma facturen online voldaan worden door uw klanten. Heel handig als u bijvoorbeeld een aanbetaling vraagt!
De belangrijkste functionaliteiten van de module Online Betalen:
Online betalingen via flexibele betaalprovider Mollie
Snelle verwerking facturatie door online betaling van uw transportdiensten
Bevestiging van betalingen per e-mail door Mollie
Facturen worden automatisch als voldaan gemarkeerd in EasyTrans
Online vooruitbetaling transportdiensten (pro forma facturen)
Uitleg functionaliteiten module Online Betalen
Onderstaand vindt u een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Online Betalen . Wilt u gebruik maken van de functionaliteiten maar heeft u nog geen toegang tot de module? Neemt u dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de Module Online Betalen vindt u bij tarieven.
Met de module Online Betalen geeft u uw klanten de mogelijkheid om de (pro forma) facturen van uw transportdiensten online te betalen. Om online betalingen via bijvoorbeeld iDEAL of Creditcard te kunnen ontvangen heeft u een account bij een betaalprovider nodig. Voor de module Online Betalen heeft EasyTrans Software gekozen voor een samenwerking met Mollie. Bij Mollie betaalt u namelijk geen abonnementskosten maar een vast bedrag per transactie. Hierdoor is Mollie ook zeer geschikt voor bedrijven die niet veel betalingen willen laten uitvoeren.
Account bij Mollie
Op de website van Mollie (www.mollie.com) kunt u zich aanmelden als nieuwe klant. Daarna kunt u direct uw account inrichten, waarmee u vervolgens online betalingen kunt ontvangen. Zodra uw account bij Mollie geverifieerd en actief is ontvangt u van Mollie een ‘Live API-key’. Met deze Live API-key kan EasyTrans Software de module Online Betalen voor u activeren. De betalingen van uw transportdiensten worden aan dit account gekoppeld.
Online betaling verkoopfacturen
Met de module Online Betalen kunnen uw klanten online de facturen van uw transportopdrachten betalen. U kunt per klant instellen of u de mogelijkheid tot online betalingen wilt aanbieden bij uw facturatie. Facturen die voldaan worden middels een online betaling worden dankzij de koppeling met uw Mollie-account automatisch verwerkt in uw Transport Management Systeem EasyTrans.
Betaalwijze Online betaling
Met de module Online Betalen kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden om facturen online te betalen. U kunt per klant instellen of online betalen mogelijk is door dit in te stellen bij de betaalwijze van de klant.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’.
Open de klant waarbij u online betalingen wilt toestaan.
Selecteer bij ‘Klantspecifieke instellingen’ > ‘Betaalwijze’ een betaalwijze die online betalen mogelijk maakt:
Online betaling
Geeft uw klant uitsluitend de optie om facturen online te betalen.
Overschrijving of Online betaling
Geeft uw klant de optie om facturen te voldoen per overschrijving of online betaling.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan.
De klant heeft nu de mogelijkheid om online de facturen te voldoen. Bij de betaalinstructies in zowel uw e-mail – waarmee u de factuur verstuurd – als op de factuur zelf wordt nu een betaallink toegevoegd. Uw klant kan via deze betaallink heel eenvoudig en snel uw facturen betalen. De betaallink leidt uw klant naar het betaalplatform van Mollie, waar de online betaling kan worden uitgevoerd via één van de door u geactiveerde betaalmethodes. Herhaal bovenstaande stappen bij alle klanten die u de mogelijkheid wilt bieden om facturen via online betaling te voldoen.
Verwerking betaalde verkoopfacturen
Doordat uw EasyTrans omgeving gekoppeld is aan uw Mollie-account worden betalingen direct verwerkt in uw Transport Management Systeem. Nadat een betaling is voldaan wordt de factuur in het factuuroverzicht van uw EasyTrans omgeving als voldaan gemarkeerd, inclusief de datum van betaling. Tip: Nadat een betaling is voldaan ontvangt u van Mollie ter bevestiging altijd een e-mail.
Online betaling pro forma facturen
In het Transport Management Systeem EasyTrans kunt u pro forma facturen aanmaken en versturen. Een pro forma factuur is een onofficiële, voorlopige factuur die een koper informatie biedt over de diensten die u gaat leveren. De vastgestelde gegevens in uw order, zoals prijzen en goederen, worden hierbij overgenomen op de pro forma factuur. Naast informatievoorziening wordt een pro forma factuur ook vaak gebruikt bij vooruitbetalingen op leveringen.
Vooruitbetaling via Online betaling
Omdat u de module Online Betalen gebruikt kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden betalingen online te voldoen. Net als bij uw verkoopfacturen kunnen vooruitbetalingen online betaald worden, a.d.h.v. een pro forma factuur. Heeft u bij een klant de betaalwijze ‘Online betaling’ of ‘Overschrijving of Online betaling’ ingesteld? Dan zal er ook bij de pro forma facturatie een betaallink worden weergegeven waarmee uw klant het gevraagde bedrag online kan overmaken.
Pro forma factuur versturen
In de meeste gevallen wordt een pro forma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat u daadwerkelijk gaat leveren. In EasyTrans is het mogelijk om een pro forma factuur te versturen bij zowel uw offertes als bij uw orderbevestigingen. Wanneer bij een klant staat ingesteld dat deze online mag betalen (betaalwijze ‘Online betaling’ of ‘Overschrijving of Online betaling’) bevat de e-mail en de pro forma factuur een betaallink waarmee het bedrag eenvoudig en snel online voldaan kan worden. Daarnaast vermeld de email dat de opdracht zal worden uitgevoerd zodra u de betaling heeft ontvangen.
Versturen met orderbevestiging
Vanuit uw planomgeving kunt u uw klanten per e-mail een orderbevestiging sturen. Bij een orderbevestiging kunt u optioneel een pro forma factuur bijvoegen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Geef een nieuwe order in zoals u gewend bent.
Controleer de prijsberekeningen bij uw tarieven en andere overige gegevens die belangrijk zijn voor uw pro forma factuur.
Verstuur de pro forma factuur als bijlage bij uw orderbevestiging:
Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’.
(Indien van toepassing) Selecteer de contactpersonen die de orderbevestiging met de pro forma factuur dienen te ontvangen.
Controleer uw instellingen m.b.t. het delen van uw verkooptarieven.
Klik op ‘Versturen met proforma’.
(Indien van toepassing) Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de order op te slaan en terug te keren naar uw orderoverzicht.
De pro forma factuur is als pdf-document verzonden, als bijlage bij uw orderbevestiging. Tip: U kunt ook van meerdere orders tegelijk orderbevestigingen versturen via uw orderoverzicht. Selecteer de orders en gebruik de snelbewerking ‘Orderbevestiging naar klant’.
Versturen met offerte
Vanuit uw orderscherm kunt u uw klanten per e-mail een offerte sturen. Bij een offerte kunt u optioneel een pro forma factuur bijvoegen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Geef een nieuwe offerte in zoals u gewend bent.
Controleer de prijsberekeningen bij uw tarieven en andere overige gegevens die belangrijk zijn voor uw pro forma factuur.
Verstuur de pro forma factuur als bijlage bij uw offerte:
Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’.
(Indien van toepassing) Selecteer de contactpersonen die de offerte met de pro forma factuur dienen te ontvangen.
Controleer uw instellingen m.b.t. het delen van uw verkooptarieven.
Klik op ‘Versturen met proforma’.
(Indien van toepassing) Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de offerte op te slaan en terug te keren naar uw orderoverzicht.
De pro forma factuur is als pdf-document verzonden, als bijlage bij uw offerte. Zodra uw klant de betaling heeft voldaan wordt de offerte automatisch geaccepteerd en omgezet naar een order.
Beheer vooruitbetalingen
Wanneer u een pro forma factuur heeft verstuurd of aangemaakt verschijnt er een extra veld bij de prijsberekening in uw order, het veld ‘Vooraf betaald’. In dit veld kunnen (deel)betalingen worden vastgelegd. Online betalingen worden automatisch verwerkt, dankzij de koppeling met uw Mollie-account.
Betalingen inzien
Online betalingen worden geautomatiseerd vastgelegd in uw order. Het kan voorkomen dat een klant minder betaald dan gevraagd, of dat er op een later moment in het orderproces extra kosten komen. Bijvoorbeeld kosten door wachttijden die u wilt doorbelasten. Het online betaalde bedrag – wat geautomatiseerd wordt vastgelegd bij ‘Vooraf betaald’ – wordt vergeleken met het totale orderbedrag. In uw order ziet u daarom direct welk resterend bedrag er nog open staat.
Voorbeeldingave pro forma ‘Vooraf betaald’ EasyTrans
Markeringen betalingen orderoverzicht
Voor iedere fase bij vooruitbetalingen zijn er markeringen aanwezig in uw orderoverzicht. Er is een markering ‘Pro forma aangemaakt’, ‘Order is voldaan’ en ‘Order gedeeltelijk voldaan’. In uw orderoverzicht kunt u dus in één oogopslag zien bij welke offerte/order u een pro forma factuur heeft gemaakt en bij welke offerte/orders er reeds (gedeeltelijk) vooruit betaald is. Tip: Maakt u gebruik van een klantenportal? Dan kan uw klant ook in de order terugzien welk bedrag reeds is voldaan.
Pro forma markeringen vooruitbetalingen orderoverzicht; Aangemaakt, Voldaan, Gedeeltelijk voldaan
Factureren
Na het ontvangen van een (deel)betaling bij de transportopdracht kunt u de order afhandelen zoals u gewend bent. Bij de facturatie van de order wordt het reeds betaalde bedrag verrekend met het factuurtotaal. Is de order dus reeds volledig betaald? Dan wordt dit op de factuur weergegeven. Is de order slechts gedeeltelijk voldaan? Dan wordt het resterende openstaande bedrag gefactureerd. Een openstaand bedrag kan dankzij de module Online Betalen uiteraard ook weer via een online betaling voldaan worden.
Onderhoud koppeling
EasyTrans Software zorgt voor de inrichting, het onderhoud en het beheer van de koppeling tussen uw Transport Management Systeem EasyTrans en uw Mollie account.
Ingestelde API key inzien
In uw EasyTrans omgeving kunt u aan de hand van uw Mollie API key zien met welk Mollie-account uw EasyTrans omgeving is gekoppeld.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’.
Open het tabblad ‘Abonnement’.
Op deze pagina vindt u een overzicht van het door u gekozen abonnement. Bij ‘Koppeling met Mollie t.b.v. Module Online betalen’ vindt u de gegevens die van belang zijn voor de koppeling met Mollie.
