1. Verbinding maken
EasyTrans Software is een partner van Exact Online, gegevens kunnen via een directe koppeling vanuit het Transport Management Systeem overgezet worden. Om gegevens over te zetten kun je vanuit EasyTrans verbinding maken met Exact Online:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren naar Exact Online’.
- Klik op de knop ‘Verbinding maken’.
- Log in bij Exact Online met je gebruikersgegevens.
- De eerste keer dat je verbinding maakt kies je welke administraties je wilt gebruiken en accepteer je de gebruikersvoorwaarden van Exact Online.
Het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans is nu verbonden met het boekhoudprogramma bij Exact Online. Je kunt nu de gegevens overzetten.
Let op: Ga je voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in je boekhoudpakket! Mocht de eerste export niet naar wens verlopen, dan kun je eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal klanten of facturen te exporteren zodat je kunt controleren of alles goed functioneert.
2. Klanten exporteren
Met een paar klikken exporteer je de klantgegevens naar Exact Online. Bij de eerste keer exporteren worden alle klantgegevens verstuurd naar Exact Online. Bij een volgende export worden alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens gecontroleerd en verstuurd. Je hoeft het klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in Exact Online automatisch bijgewerkt.
- (Optioneel) Pas filters toe:
- Alle klanten nogmaals versturen
Standaard worden klantgegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle klantgegevens opnieuw opnemen in de export? Selecteer dan ‘Alle klanten opnieuw exporteren’.
- Klik op ‘Klanten bijwerken’.
De klantgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel klanten er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien gegevens niet konden worden overgezet, zie je rechts in het scherm per klant de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de klantgegevens opnieuw.
Let op: Bestaande klantgegevens in Exact Online worden overschreven door klantgegevens uit EasyTrans. Houd er rekening mee dat Exact Online één nummering hanteert voor zowel klanten als leveranciers. EasyTrans maakt gebruik van twee gescheiden nummerreeksen.
3. Facturen exporteren
Met een paar klikken exporteer je de factuurgegevens naar Exact Online. De facturen worden hierbij als verkoopboekingen in Exact Online geplaatst, waarbij de facturen zelf als PDF-document worden bijgevoegd.
Tip: Staan er facturen in EasyTrans die nog niet geëxporteerd zijn en die je niet naar Exact Online wilt versturen? Neem contact op met EasyTrans Software.
- (Optioneel) Pas filters toe:
- Eerder geëxporteerde facturen nogmaals versturen
Standaard worden factuurgegevens één keer geëxporteerd. Wil je alle factuurgegevens opnieuw versturen? Selecteer dan ‘Alle eerder geëxporteerde facturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende facturen in Exact Online. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande facturen in Exact Online.
- Klik op ‘Facturen exporteren’.
De factuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van je export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel facturen er zijn geëxporteerd. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per factuur. Corrigeer de fout en exporteer de factuurgegevens opnieuw.
Let op: Bij iedere geëxporteerde factuur wordt het factuurtotaal in Exact Online vergeleken met het factuurtotaal in EasyTrans. Wanneer er hier een verschil wordt geconstateerd stopt de verdere verwerking. Controleer in dit geval of je de juiste BTW-code bij de gekoppelde grootboekrekening hebt ingesteld. De foutief aangemaakte verkoopboeking dien je vervolgens zelf te corrigeren zodat het BTW-bedrag weer overeen komt.
4. Vervoerders exporteren
Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de vervoerders overzetten naar Exact Online.
- (Optioneel) Pas filters toe:
- Alle vervoerders nogmaals versturen
Standaard worden vervoerdergegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle vervoerdergegevens opnieuw opnemen in je export? Selecteer dan ‘Alle vervoerders opnieuw exporteren’.
- Klik op ‘Vervoerders bijwerken’.
De vervoerdergegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel vervoerders er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien gegevens niet konden worden overgezet zie je rechts in het scherm per vervoerder de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de vervoerdergegevens opnieuw.
Let op: Bestaande relaties in Exact Online worden overschreven door de gegevens uit EasyTrans. Houd er rekening mee dat Exact Online één nummering hanteert voor zowel klanten als leveranciers. EasyTrans maakt gebruik van twee gescheiden nummerreeksen.
5. Inkoopfacturen exporteren
Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je ook de gegevens van de inkoopfacturen overzetten naar Exact Online. De inkoopfacturen worden hierbij als inkoopboekingen in Exact Online geplaatst, waarbij de inkoopfacturen zelf als PDF-document worden bijgevoegd.
- (Optioneel) Pas filters toe:
- Eerder geëxporteerde inkoopfacturen nogmaals versturen
Standaard worden inkoopfactuurgegevens één keer geëxporteerd. Wil je alle inkoopfactuurgegevens opnieuw versturen? Selecteer dan ‘Alle eerder geëxporteerde inkoopfacturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende inkoopfacturen in Exact Online. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande inkoopfacturen in Exact Online.
- Klik op ‘Inkoopfacturen exporteren’.
De inkoopfactuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van de export worden in het scherm getoond. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel inkoopfacturen er geëxporteerd zijn. Indien er fouten zijn opgetreden zie je rechts in het scherm de foutmelding per inkoopfactuur. Corrigeer de fout en exporteer de inkoopfactuurgegevens opnieuw.
Let op: Bij iedere geëxporteerde inkoopfactuur wordt het factuurtotaal in Exact Online vergeleken met het inkoopfactuurtotaal in EasyTrans. Wanneer hier een verschil wordt geconstateerd stopt de verdere verwerking. Controleer in dit geval of je de juiste BTW-code bij de gekoppelde grootboekrekening hebt ingesteld. De foutief aangemaakte inkoopboeking dien je vervolgens zelf te corrigeren zodat het BTW-bedrag weer overeen komt.
