1. Verbinding maken
EasyTrans Software is een partner van Exact Online, gegevens kunnen via een directe koppeling vanuit het Transport Management Systeem overgezet worden. Om gegevens over te zetten kunt u vanuit EasyTrans verbinding maken met Exact Online:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren naar Exact Online’.
- Klik op de knop ‘Verbinding maken’.
- Log in bij Exact Online met uw gebruikersgegevens.
- De eerste keer dat u verbinding maakt kiest u welke administraties u wilt gebruiken en accepteert u de gebruikersvoorwaarden van Exact Online.
Uw Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans is nu verbonden met uw boekhoudprogramma bij Exact Online. U kunt nu uw gegevens overzetten.
Tip: Gaat u voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in uw boekhoudpakket! Mocht uw eerste export niet naar wens verlopen kunt u eenvoudig de gegevens terugzetten.
2. Klantgegevens exporteren
Met een paar klikken exporteert u uw klantgegevens naar Exact Online. Bij de eerste keer exporter worden alle klantgegevens verstuurd naar Exact Online. Bij een volgende export worden alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens gecontroleerd en verstuurd. U hoeft uw klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in Exact Online automatisch bijgewerkt.
- (Optioneel) Pas filters toe:
- Alle klanten nogmaals versturen
Standaard worden klantgegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wilt u alle klantgegevens opnieuw opnemen in uw export? Selecteer dan ‘Alle klanten opnieuw exporteren’.
- Klik op ‘Klanten bijwerken’.
De klantgegevens worden verstuurd, de resultaten van uw export worden in uw scherm getoond. U kunt bijvoorbeeld zien hoeveel klanten er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien gegevens niet konden worden overgezet ziet u rechts in uw scherm per klant de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de klantgegevens opnieuw.
3. Factuurgegevens exporteren
Met een paar klikken exporteert u uw factuurgegevens naar Exact Online. De facturen worden hierbij als verkoopboekingen in Exact Online geplaatst, waarbij de facturen zelf als PDF-document worden bijgevoegd.
Tip: Staan er facturen in EasyTrans (die nog niet geëxporteerd zijn) die u niet naar Exact Online wilt versturen? Neem contact op met EasyTrans Software.
- (Optioneel) Pas filters toe:
- Eerder geëxporteerde facturen nogmaals versturen
Standaard worden factuurgegevens één keer geëxporteerd. Wilt u alle factuurgegevens opnieuw versturen? Selecteer dan ‘Alle eerder geëxporteerde facturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende facturen in Exact Online. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande facturen in Exact Online.
- Klik op ‘Facturen exporteren’.
De factuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van uw export worden in uw scherm getoond. U kunt bijvoorbeeld zien hoeveel facturen er zijn geëxporteerd. Indien er fouten zijn opgetreden ziet u rechts in uw scherm de foutmelding per factuur. Corrigeer de fout en exporteer de factuurgegevens opnieuw.
Let op: Bij iedere geëxporteerde factuur wordt het factuurtotaal in Exact Online vergeleken met het factuurtotaal in EasyTrans. Wanneer er hier een verschil wordt geconstateerd stopt de verdere verwerking. Controleer in dit geval of u de juiste BTW-code bij de gekoppelde grootboekrekening heeft ingesteld. De foutief aangemaakte verkoopboeking dient u vervolgens zelf te corrigeren zodat het BTW-bedrag weer overeen komt.
4. Vervoerdergegevens exporteren
Wanneer u gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u ook de gegevens van uw vervoerders overzetten naar het boekhoudpakket Exact Online.
- (Optioneel) Pas filters toe:
- Alle vervoerders nogmaals versturen
Standaard worden vervoerdergegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wilt u alle vervoerdergegevens opnieuw opnemen in uw export? Selecteer dan ‘Alle vervoerders opnieuw exporteren’.
- Klik op ‘Vervoerders bijwerken’.
De vervoerdergegevens worden verstuurd, de resultaten van uw export worden in uw scherm getoond. U kunt bijvoorbeeld zien hoeveel vervoerders er zijn toegevoegd of bijgewerkt. Indien gegevens niet konden worden overgezet ziet u rechts in uw scherm per vervoerder de foutmelding. Corrigeer de fout en exporteer de vervoerdergegevens opnieuw.
5. Inkoopfactuurgegevens exporteren
Wanneer u gebruik maakt van de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u ook de gegevens van uw inkoopfacturen overzetten naar het boekhoudpakket Exact Online. Uw inkoopfacturen worden hierbij als inkoopboekingen in Exact Online geplaatst, waarbij de inkoopfacturen zelf als PDF-document worden bijgevoegd.
- (Optioneel) Pas filters toe:
- Eerder geëxporteerde inkoopfacturen nogmaals versturen
Standaard worden inkoopfactuurgegevens één keer geëxporteerd. Wilt u alle inkoopfactuurgegevens opnieuw versturen? Selecteer dan ‘Alle eerder geëxporteerde inkoopfacturen vanaf deze datum opnieuw exporteren’ en geef een datum in.
Let op: Gebruik deze functie enkel voor ontbrekende inkoopfacturen in Exact Online. De functie maakt geen wijzigingen aan bestaande inkoopfacturen in Exact Online.
- Klik op ‘Inkoopfacturen exporteren’.
De inkoopfactuurgegevens worden verstuurd, de resultaten van uw export worden in uw scherm getoond. U kunt bijvoorbeeld zien hoeveel inkoopfacturen er geëxporteerd zijn. Indien er fouten zijn opgetreden ziet u rechts in uw scherm de foutmelding per inkoopfactuur. Corrigeer de fout en exporteer de inkoopfactuurgegevens opnieuw.
Let op: Bij iedere geëxporteerde inkoopfactuur wordt het factuurtotaal in Exact Online vergeleken met het inkoopfactuurtotaal in EasyTrans. Wanneer hier een verschil wordt geconstateerd stopt de verdere verwerking. Controleer in dit geval of u de juiste BTW-code bij de gekoppelde grootboekrekening heeft ingesteld. De foutief aangemaakte inkoopboeking dient u vervolgens zelf te corrigeren zodat het BTW-bedrag weer overeen komt.
