Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en het boekhoudpakket Exact Globe exporteert u eenvoudig en snel uw factuur- en klantgegevens naar Exact Globe. Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in Exact Online.
Voorbereiding koppeling
Bij het overzetten van gegevens tussen EasyTrans en Exact Globe zijn de klantnummers een belangrijk onderdeel. Klantnummers zijn voor beide programma’s namelijk een referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn.
1. Klantnummers gelijk maken
Het is zeer belangrijk dat de klantnummers in EasyTrans overeenkomen met de klantnummers in Exact Globe.
Wanneer u in beide programma’s een bestaand klantenbestand heeft zullen de klantnummers handmatig moeten worden aangepast in één van de systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde klantgegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.
Klantnummers EasyTrans
Indien gewenst kunt u de klantnummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer u een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd wordt het klantnummer niet op de factuur zelf (pdf) gewijzigd. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde klantnummer, het overzetten van factuurgegevens is dus geen probleem.
- Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens uw wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
- Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
- Klantnummer wijzigen:
- Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
- Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Exact Globe.
- Klik op ‘Opslaan’.
Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kunt u werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Heeft u debiteurnummers vastgelegd bij klantgegevens? Dan wordt het debiteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het klantnummer.
2. Boekhouding EasyTrans
EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor uw boekhouding. U kunt bijvoorbeeld handmatig uw betalingen bijhouden. Indien u betalingen volledig in uw boekhoudsoftware wilt bijhouden kunt u optioneel deze functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Dan blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in uw factuuroverzicht en op uw homepagina.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
- Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.
3. Koppeling gereed voor gebruik
Zodra de klantnummers in EasyTrans overeenkomen met de klantnummers in Exact Globe is de koppeling gereed voor gebruik.
Tip: Gaat u voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in uw boekhoudpakket! Mocht uw eerste export niet naar wens verlopen kunt u eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal facturen te exporteren zodat u kunt controleren of alles goed functioneert.
