DigiBoox

DigiBoox (DigiBTW)

Tijdwinst en foutloos werken met een koppeling tussen TMS EasyTrans en DigiBoox (DigiBTW)

Koppel DigiBoox (DigiBTW) aan het Transport Management Systeem EasyTrans. DigiBoox (DigiBTW) is speciaal ontwikkeld voor zzp’ers en relatief kleine ondernemingen. DigiBoox (DigiBTW) is een volwaardig boekhoudprogramma voorzien van alle functionaliteiten voor een complete en kloppende administratie. Meer informatie over DigiBoox (DigiBTW) is te vinden op de website www.digiboox.nl

Module Koppeling met boekhoudpakket DigiBoox (DigiBTW)

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en de boekhoudsoftware van DigiBoox (DigiBTW) exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar DigiBoox (DigiBTW) . Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in DigiBoox (DigiBTW) .

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met boekhoudpakket DigiBoox (DigiBTW):

Factuurgegevens exporteren naar DigiBoox (DigiBTW)
Klantgegevens exporteren naar DigiBoox (DigiBTW)

Uitleg functionaliteiten Koppeling DigiBoox (DigiBTW)

Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met boekhoudpakket DigiBoox (DigiBTW). Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de module Koppeling met DigiBoox (DigiBTW) is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Boekhoudsoftware

module Koppeling met boekhoudpakket EasyTrans Software

KOPPELING BOEKHOUDPAKKET

Bezoek website

Handleiding

Koppeling DigiBoox (DigiBTW)

Wat is een koppeling met DigiBoox (DigiBTW)?

Met een koppeling tussen EasyTrans en DigiBoox (DigiBTW) exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar DigiBoox (DigiBTW). Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand dat je importeert in DigiBoox (DigiBTW).

Voorbereiding koppeling

Om gegevens juist over te kunnen zetten moet je voor het eerste gebruik van de koppeling enkele stappen doorlopen:

1. Klantnamen gelijk maken

Klantnamen zijn voor beide programma’s het referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnamen in beide programma’s gelijk zijn.

Wanneer er in beide programma’s een klantenbestand is vastgelegd moeten de klantnamen in één van de systemen worden aangepast, zodat de klantnamen gelijk worden in beide systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnamen zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Klantnamen wijzigen in EasyTrans

Indien gewenst kun je de klantnamen wijzigen in EasyTrans.
Let op: Bij gefactureerde orders, die op een ‘oude’ klantnaam zijn gefactureerd, wijzigt de klantnaam op de factuur zelf (pdf) niet. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. de (nieuwe) gewijzigde klantnaam, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
Klantnaam wijzigen:
1. Geef bij ‘Bedrijfsnaam’ de juiste klantnaam in
2. Klik op ‘Opslaan’.

De nieuwe klantnaam is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij de klantnaam gewijzigd moet worden.

2. Boekhoudinstellingen

EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor je boekhouding, bijvoorbeeld het handmatig beheren van betalingen. Indien je betalingen volledig in de boekhoudsoftware wilt bijhouden kun je de functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Hierdoor blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in het factuuroverzicht en op de homepagina.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra bovenstaande stappen zijn doorlopen is de koppeling gereed voor gebruik.
Tip: Ga je voor het eerst exporteren? Probeer dan in eerste instantie een klein aantal facturen te exporteren zodat je kunt controleren of alles goed functioneert.

Gebruik koppeling

Met een koppeling tussen het TMS EasyTrans en DigiBoox (DigiBTW) exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans naar het boekhoudpakket DigiBoox (DigiBTW).

1. Klantgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteer je je klantgegevens naar DigiBoox (DigiBTW). De eerste keer dat je gaat exporteren worden alle klantgegevens, die zijn vastgelegd in EasyTrans, geëxporteerd naar het bestand wat je kunt importeren in DigiBoox (DigiBTW). Bij een volgende export zullen alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens geëxporteerd worden. Je hoeft het klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in DigiBTWautomatisch bijgewerkt.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Klanten naar DigiBoox (DigiBTW)’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Klant filter
  Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde klantgegevens van alle klanten geëxporteerd. Met het klantfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde klant exporteren.
2. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Dan kun je eventueel ook filteren per vestiging. Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde klantgegevens van alle klanten van alle vestigingen geëxporteerd. Met het vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
3. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden klantgegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd.
  Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de klantgegevens. Het bestandstype en de indeling van dit exportbestand komen overeen met de eisen van DigiBoox (DigiBTW). Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in DigiBoox (DigiBTW).

2. Factuurgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteert je je factuurgegevens naar DigiBoox (DigiBTW).
Tip: Staan er facturen in EasyTrans (die nog niet geëxporteerd zijn) die je niet naar DigiBoox (DigiBTW) wilt exporteren? Neem contact op met EasyTrans Software. Wij kunnen deze facturen voor je markeren als ‘geëxporteerd’. Deze facturen worden dan niet opnieuw klaargezet wanneer je gaat exporteren.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Facturen naar DigiBoox (DigiBTW)’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Periode filter
  Stel de periode in waarvan je de factuurgegevens wilt exporteren.
2. Klant filter
  Standaard worden de factuurgegevens van alle klanten geëxporteerd. Met het klantfilter kun je ook de factuurgegevens van één bepaalde klant exporteren.
3. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Dan kun je eventueel ook filteren per vestiging. Standaard worden de factuurgegevens van alle vestigingen geëxporteerd. Met het vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
4. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden factuurgegevens één keer geëxporteerd.
  Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de factuurgegevens. Het bestandstype en de indeling van het exportbestand komen overeen met de eisen van DigiBoox (DigiBTW). Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in het boekhoudprogramma DigiBoox (DigiBTW).

Importeren in DigiBoox (DigiBTW)

1. Gegevens importeren in DigiBoox (DigiBTW)

Na het exporteren vanuit EasyTrans, kun je vervolgens de gegevens importeren in DigiBoox (DigiBTW). Let er hierbij op dat de factuur nog niet bestaat in DigiBoox (DigiBTW). Als de factuur al bestaat, dan krijg je geen foutmelding, maar wordt er een regel aan de factuur toegevoegd, waardoor deze niet meer klopt.

Ga naar Instellingen en kies voor ‘Gegevens importeren’
Klik op de knop ‘Excel-import’
Selecteer het type, Relaties of Facturen
Kies het geëxporteerde bestand
De kolommen in het bestand worden automatisch aan het juiste veld gekoppeld. Indien je de import wil controleren voordat deze daadwerkelijk wordt uitgevoerd, klik je op ‘Voorbeeld van te importeren gegevens’
Klik op ‘Import uitvoeren’ om de gegevens te importeren

2. Importeren buitenlandse facturen

Voor het importeren van buitenlandse facturen, dien je hiervoor eerst in DigiBoox (DigiBTW) de BTW-percentages voor binnen/buiten EU aan te maken. Dit doe je als volgt:

Ga in DigiBoox (DigiBTW) naar de instellingen en klik op ‘Btw-percentages’
Kijk of hier de regel ‘Verkopen binnen de EU’ bij staat. Als deze er staat is het al goed.
Staat de regel er niet, klik dan op Nieuw en kies Verkoop->Nee->Ja->Normale diensten of goederen->Opslaan

Partners en koppelingen Contact Support pagina