DHL Parcel en DHL Express

Stroomlijn transportdiensten door een koppeling met het TMS EasyTrans

EasyTrans biedt koppelingen met zowel DHL Parcel als DHL Express.
Meer informatie over DHL Parcel vind je op: dhlparcel.nl
Meer informatie over DHL Express vind je op: dhlexpress.nl

Module Koppeling met DHL

Met een koppeling tussen Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en My DHL Parcel of My DHL+ kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden bij DHL, labels printen en Track & Trace informatie opvragen. Dit kan vanuit de planomgeving maar ook vanuit het klantenportaal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij DHL. Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door DHL via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de afmeldgegevens, GPS locatie en digitale handtekening.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met DHL Parcel en DHL Express:

Zendingen vanuit het TMS aanmelden bij DHL Parcel of DHL Express
DHL labels printen vanuit het TMS
Tarieven opvragen bij DHL (alleen DHL Express)
Track & Trace gegevens DHL opvraagbaar vanuit het TMS
DHL Track & Trace-link in je opdrachtbevestigingen naar klant en ontvanger
Aanmelden, labels printen, Track & Trace beschikbaar in het Klanten Portal^*
Automatische afmelding van orders in je TMS, inclusief afmeldgegevens van DHL
Douane documenten (Commercial invoice) meesturen met de aanmelding (alleen DHL Express)

^*Feature beschikbaar met een Premium – of Premium Plus pakket van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling met DHL Parcel

Onderstaand vind je een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met DHL. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten, maar heb je nog geen toegang tot de module, neem dan contact met ons op. De prijzen voor het gebruik van de module Koppeling met DHL vind je bij de tarieven.

Partners en koppelingen
Externe Vervoerders

KOPPELING EXTERNE VERVOERDERS

Bezoek website

Handleiding

Koppeling DHL Parcel en DHL Express

Wat kun je met de koppeling met DHL Parcel of DHL Express?

Met een koppeling tussen Transport Management Systeem EasyTrans en My DHL Parcel of My DHL+ kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden, labels printen en Track & Trace informatie opvragen vanuit EasyTrans. Dit kan vanuit je planomgeving maar ook vanuit het klantenportaal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij DHL. Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door DHL via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de afmeldgegevens, GPS locatie en digitale handtekening.

Voorbereiding koppeling

Zodra de koppeling tussen EasyTrans en DHL Parcel of DHL Express is geactiveerd kun je producten en tarieven activeren in de koppeling. EasyTrans Software heeft bij de activatie reeds een product genaamd ‘DHL’ voor je aangemaakt. Uiteraard kun je de benaming van dit product naar wens wijzigen. Voor DHL Parcel heb je in principe maar één product nodig. Voor DHL Express kun je, indien gewenst, een tweede product aanmaken voor transport zonder BTW.

1. Producten activeren

Je kunt zelf aangeven welke producten/diensten je wilt activeren in de koppeling tussen EasyTrans en DHL.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
Klik bovenin het overzicht op ‘Nieuw product invoeren ‘.
Geef het product in zoals je gewend bent.
Activeer het product in de koppeling met DHL door ‘Koppelen aan DHL parcel’ of ‘Koppelen aan DHL Express’ aan te vinken.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het product op te slaan.

2. Tarieven bij producten activeren

Nadat je producten hebt geactiveerd voor de koppeling tussen EasyTrans en DHL, kun je de tarieven die bij deze producten/diensten horen vastleggen.
Maak je gebruik van DHL Parcel, dan dien je de tarieven zelf in te stellen. Voor DHL Express worden de tarieven automatisch opgevraagd via de koppeling.

Tarieven invoeren voor DHL Parcel

Het vastleggen van een tarief voor DHL Parcel gaat iets anders dan je gewend bent. Voor de verschillende typen DHL zendingen, gebruik je de gewichtsklasse optie in EasyTrans, in combinatie met een dynamisch tarief voor het land. Voor de extra verzendopties wordt gebruik gemaakt van sleutelwoorden die verwerkt zijn in de omschrijving van de tarieven.

DHL Parcel biedt de volgende extra verzendopties:

Extra Verzendopties DHL Parcel	Sleutelwoorden omschrijving tarief
All risk verzekering (alleen B2B)	verzekering
Expresser bezorging voor 11:00 (alleen B2B)	express
Zaterdagbezorging tussen 9:00 en 15:00 (alleen B2B)	zaterdag
Extra zeker (alleen B2C)	extra zeker
Handtekening bij ontvangst (alleen B2C)	handtekening
Niet bij de buren bezorgen (alleen B2C)	buren
Avondbezorging tussen 17:30 en 21:30 (alleen B2C)	avond

Pakketten/Pallets DHL Parcel

Leg de tarieven vast voor pakketten en/of pallets:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’.
Klik bovenin het overzicht op ‘Nieuw tarief toevoegen ‘.
‘Omschrijving’: Geef een benaming in voor het tarief, met optioneel één van de sleutelwoorden van DHL.
Bijvoorbeeld: Pakket tot 31 kg NL of Pallet BE
Let op: De sleutelwoorden zijn gekoppeld aan de extra verzendopties van DHL. Door een sleutelwoord in de omschrijving te gebruiken worden tarieven automatisch geactiveerd wanneer je de order aanmeld bij DHL Parcel. De sleutelwoorden zijn niet hoofdlettergevoelig.
‘Tariefsoort’: Selecteer ‘Colli’.
‘Product’: Selecteer één van de producten die je reeds hebt geactiveerd voor de koppeling met DHL Parcel.
(Indien van toepassing) ‘Gewichtsklasse’: Leg vast bij welke gewichtsklasse het tarief berekent dient te worden.
Bijvoorbeeld 23 tot 31 kg
‘Tarief activeren’: Selecteer ‘Tarief dynamisch actief’
Stel de tariefzones in om te bepalen binnen welk land het tarief geactiveerd dient te worden:
1. Klik (bij ‘Tarief dynamisch actief’) op ‘Tariefzones instellen
2. Klik op de knop ‘Nieuwe regel’.
3. ‘Zoekveld’: Selecteer ‘Land’.
4. ‘Zoekwaarde’: Voer de twee-letterige landcode in.
  Let op: Zorg ervoor dat de gekozen landen geactiveerd zijn in je EasyTrans omgeving (‘Instellingen’ > ‘Landen’). Je kunt hier ook de mogelijke landcodes vinden.
5. ‘Bestemming nr.’: Vul het cijfer 2 in, om het afleveradres aan te duiden.
6. ‘Type zoekopdracht’: Laat hier de standaardinstelling ‘OF’ staan.
7. Klik op ‘Opslaan’ en vervolgens op ‘Terug’.
Geef de overige tariefgegevens in zoals je gewend bent.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het tarief op te slaan.

Extra verzendopties DHL Parcel

Leg de tarieven van extra verzendopties van DHL vast:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’.
Klik bovenin het overzicht op ‘Nieuw tarief toevoegen ‘.
‘Omschrijving’: Geef een benaming in voor het tarief, met optioneel één van de sleutelwoorden van DHL.
Bijvoorbeeld: All risk verzekering
Let op: De sleutelwoorden zijn gekoppeld aan de extra verzendopties van DHL. Door een sleutelwoord in de omschrijving te gebruiken worden tarieven automatisch geactiveerd wanneer je de order aanmeld bij DHL. De sleutelwoorden zijn niet hoofdlettergevoelig.
‘Tariefsoort’: Selecteer ‘Vast bedrag’.
‘Product’: Selecteer één van de producten die je reeds hebt geactiveerd voor de koppeling met DHL.
‘Tarief activeren’: Selecteer ‘Tarief standaard niet actief’ bij tarieven met een sleutelwoord van DHL.
De activatie van het tarief gaat geautomatiseerd via de koppeling, aan de hand van de ingegeven sleutelwoorden.
Geef de overige tariefgegevens in zoals je gewend bent.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het tarief op te slaan.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra de benodigde producten en tarieven zijn vastgelegd en geactiveerd in de koppeling kun je orders ingeven en aanmelden bij DHL. Zodra je een order aanmeld bij DHL worden tarieven automatisch berekend en wordt de order gepland op de vervoerder ‘DHL’. De vervoerder ‘DHL’ is al voor je aangemaakt bij de activatie van de koppeling.

Zendingen aanmelden DHL Parcel of DHL Express

Nadat de producten en tarieven zijn vastgelegd en geactiveerd in de koppeling met DHL Parcel of DHL Express, kun je orders ingeven en aanmelden vanuit EasyTrans.

Order aanmelden vanuit een order

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is voor de koppeling met DHL.
Geef bij ‘Bestemmingen’ een ophaal- én een afleveradres in.
Let op: B2C diensten worden automatisch herkend door GEEN bedrijfsnaam in te vullen bij een bestemming, maar alleen een contactpersoon.
Klik op ‘Goederen & Verdeling’ om het aantal colli en het gewicht in te geven.
Tip: Je kunt ook meerdere regels aanmaken om bijvoorbeeld een pakket van 5 kg en een pakket van 30 kg aan te melden.
Klik op ‘Opslaan & terug naar de order’ om de goederen op te slaan.
Geef de overige ordergegevens in zoals je gewend bent.
Tip: Na het aanmelden van de order bij DHL wordt de order door de koppeling automatisch gepland, met als vervoerder ‘DHL’. Je hoeft dus zelf geen vervoerder aan de order toe te kennen.
Meldt de order aan bij DHL door op te klikken. Voer de volgende stappen uit:
1. Controleer de gekozen verzenddatum.
  Indien een uiterste ophaaltijd is afgesproken, dan wordt de order automatisch naar de volgende dag verplaatst als de order na deze tijd wordt aangemeld.
2. DHL Parcel: Controleer de gewenste service voor de opgegeven goederen.
  Je kunt zowel zakelijke (B2B) zendingen als consumenten (B2C) zendingen aanmelden. Dit wordt automatisch bepaald door het wel of niet invullen van het veld ‘Bedrijfsnaam’ van het afleveradres.
  Aan de hand van het eerder ingevoerde gewicht en afmetingen wordt het bijbehorende DHL zending type geselecteerd.
  DHL Express: Kies of de order moet worden opgehaald en stel de douane- en verzekeringswaarde in. Klik op ‘Prijs opvragen’ om de verschillende DHL Express services en de bijbehorende prijs op te vragen.
3. (Optioneel) Kies eventueel één of meerdere extra verzendopties.
4. (Optioneel) Selecteer contactpersonen die een orderbevestiging met Track & Trace informatie moeten ontvangen.
5. Klik op ‘Order aanmelden’.

De order wordt gecontroleerd en aangemeld bij DHL. Wanneer de aanmelding niet lukt, omdat bijvoorbeeld de verplichte velden niet zijn gevuld, dan krijg je hier een melding van. Na een succesvolle aanmelding worden de tarieven in de order automatisch berekend en krijgt de order de status gepland, met als vervoerder DHL. Je ontvangt direct een bevestiging van de aanmelding inclusief de trackingnummers van de aangemelde pakketten. Ook kun je meteen de DHL verzendlabels printen.

DHL Trackingnummers

Na een succesvolle aanmelding van de order bij DHL, ontvang je in het aanmeldscherm direct de DHL trackingnummers van de pakketten. Via dit scherm kun je te allen tijde de actuele status van de pakketten opvragen. Er wordt automatisch een orderbevestiging verstuurd naar de klant – en optioneel ook naar de ontvangers. Deze e-mail bevat naast de ordergegevens een directe link naar de Track & Trace informatie van de pakketten.

DHL Verzendlabels

Nadat je de order hebt aangemeld bij DHL, kun je de verzendlabels direct aanmaken en printen.

Klik op het printicoon om de labels aan te maken.
Print de verzendlabels.
Let op: DHL werkt met een stickerformaat van 10 x 15 cm.

Order aanmelden vanuit Klanten Portal

Wanneer je gebruik maakt van het Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans, dan is alle bovengenoemde functionaliteit ook beschikbaar voor je klanten in het Klanten Portal. Klanten kunnen dus ook zelf zendingen aanmelden bij DHL, Track & Trace informatie inzien en DHL labels printen.

Orders aanmelden via DHL

Meld je orders liever aan via My DHL Parcel of My DHL+, maar wil je toch de Track & Trace status eenvoudig kunnen volgen? Dat is mogelijk. Geef in dit geval handmatig de tracking nummers in bij de order. Deze worden dan gekoppeld aan de order waardoor de status gecontroleerd kan worden.

Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is voor de koppeling met DHL Parcel of DHL Express.
Geef bij ‘Goederen & Verdeling’ het aantal colli in.
Koppel de DHL zending aan uw order:
Methode voor DHL Parcel:
1. Klik op de ‘DHL knop’ in het orderscherm: .
2. Klik op de knop ‘Tracking nummers invoeren’.
3. Geef de trackingnummers van de pakketten in.
4. Klik op ‘Opslaan’.
Methode voor DHL Express:
Vul het Tracking nummer in, in het veld ‘Vrachtbriefnummer’ van het afleveradres (bestemming 2).

De zending die bij DHL Parcel of DHL Express is aangemeld is nu gekoppeld aan de order in EasyTrans. Via de ‘DHL’-knop kun je de actuele status van de pakketten opvragen en zal de order automatisch worden afgemeld zodra deze is afgeleverd.

Afmelding Transportorders

Automatische afmelding orders

Wanneer een order via het Transport Management Systeem EasyTrans is aangemeld bij DHL, of als een order in EasyTrans handmatig is gekoppeld aan een zending van DHL, dan zal deze order automatisch worden afgemeld zodra deze is afgeleverd door DHL.

De koppeling tussen EasyTrans en DHL controleert eens in de vier uur de status van alle openstaande orders. Zodra een zending door DHL is afgeleverd krijgt de gekoppelde order in EasyTrans automatisch de status ‘Afgemeld’ toegekend. De vastgelegde afmeldinformatie is dan ook direct beschikbaar in de order. Denk hierbij aan de naam van de ontvanger, de digitale handtekening en de GPS locatie van de afmelding (alleen Parcel).

Module Koppeling Picqer

De module Koppeling met DHL Parcel kan geïntegreerd worden bij een koppeling met WMS Picqer.

Integratie koppeling

Geplaatste zendingen vanuit Picqer worden verstuurt naar je EasyTrans omgeving maar ook direct aangemeld bij DHL Parcel. In plaats van EasyTrans informatie, ontvangt de opdrachtgever in de Picqer omgeving de zegels en de Track & Trace informatie van DHL Parcel.

Daarnaast is het ook mogelijk om zendingen aan te maken in Picqer en deze als bewaarde weborder op te slaan in een Klanten Portal. Je klant kan dan aan het einde van de dag inloggen en alle orders in één keer aanmelden bij DHL Parcel.

Wil je gebruik maken van deze mogelijkheid? Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken. Wij helpen je graag!

Partners en koppelingen Contact Support pagina