DHL Parcel

Stroomlijn transportdiensten door een koppeling met DHL Parcel en het TMS EasyTrans

Meer informatie over DHL Parcel vind je op: dhlparcel.nl

Module Koppeling met DHL Parcel

Met een koppeling tussen Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en My DHL Parcel kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden bij DHL, labels printen en Track & Trace informatie opvragen. Dit kan vanuit de planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij DHL Parcel. Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door DHL via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de afmeldgegevens, GPS locatie en digitale handtekening.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met DHL Parcel:

Zendingen vanuit het TMS aanmelden bij DHL Parcel
DHL Parcel labels printen vanuit het TMS
Track & Trace gegevens DHL Parcel opvraagbaar vanuit het TMS
DHL Track & Trace-link in de opdrachtbevestigingen naar klant en ontvanger
Aanmelden, labels printen, Track & Trace beschikbaar in het Klanten Portal^*1
Automatische afmelding van orders in EasyTrans, inclusief afmeldgegevens
Pickups inplannen
Zendingen buiten de EU aanmelden door een commerciële factuur te uploaden^*2

^*Feature beschikbaar met een ^*1 Premium – of Premium Plus pakket en ^*2 Documentopslag module van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling met DHL Parcel

Onderstaand vind je een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met DHL Parcel. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten, maar heb je nog geen toegang tot de module, neem dan contact met ons op. De prijzen voor het gebruik van de module Koppeling met DHL vind je bij de tarieven.

Naast DHL Parcel biedt EasyTrans Software ook een koppeling aan met DHL Express. Meer informatie hierover vind je op de pagina DHL Express.

Partners en koppelingen
Externe Vervoerders

KOPPELING EXTERNE VERVOERDERS

Bezoek website

Handleiding

Koppeling DHL Parcel

Wat kun je met de koppeling met DHL Parcel?

Met een koppeling tussen Transport Management Systeem EasyTrans en My DHL Parcel kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden, labels printen en Track & Trace informatie opvragen vanuit EasyTrans. Dit kan vanuit je planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij DHL. Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door DHL via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de afmeldgegevens, GPS locatie en digitale handtekening.

Voorbereiding koppeling

Zodra de koppeling tussen EasyTrans en DHL Parcel is geactiveerd kun je producten en tarieven activeren in de koppeling. EasyTrans Software heeft bij de activatie reeds een product genaamd ‘DHL Parcel binnen EU’ en ‘DHL Parcel buiten EU’ (0% BTW) voor je aangemaakt. Uiteraard kun je de benaming van deze producten naar wens wijzigen.

1. Producten activeren

Je kunt zelf aangeven welke producten/diensten je wilt activeren in de koppeling tussen EasyTrans en DHL.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
Klik bovenin het overzicht op ‘Nieuw product invoeren ‘.
Geef het product in zoals je gewend bent.
Activeer het product in de koppeling met DHL door ‘Koppelen aan DHL parcel binnen/buiten EU’ aan te vinken.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het product op te slaan.

2. Tarieven bij producten activeren

Nadat je producten hebt geactiveerd voor de koppeling tussen EasyTrans en DHL Parcel, kun je de tarieven die bij deze producten/diensten horen vastleggen. De tarieven dien je zelf in te stellen.

Tarieven invoeren

Het vastleggen van een tarief voor DHL Parcel gaat iets anders dan je gewend bent. Voor de verschillende typen DHL zendingen, gebruik je de gewichtsklasse optie in EasyTrans, in combinatie met een dynamisch tarief voor het land. Voor de extra verzendopties wordt gebruik gemaakt van sleutelwoorden die verwerkt zijn in de omschrijving van de tarieven.

DHL Parcel biedt de volgende extra verzendopties:

Extra Verzendopties DHL Parcel	Sleutelwoorden omschrijving tarief
All risk verzekering (alleen B2B)	verzekering
Expresser bezorging voor 11:00 (alleen B2B)	express
Zaterdagbezorging tussen 9:00 en 15:00 (alleen B2B)	zaterdag
Extra zeker (alleen B2C)	extra zeker
Handtekening bij ontvangst (alleen B2C)	handtekening
Niet bij de buren bezorgen (alleen B2C)	buren
Avondbezorging tussen 17:30 en 21:30 (alleen B2C)	avond

Pakketten/Pallets

Leg de tarieven vast voor pakketten en/of pallets:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’.
Klik bovenin het overzicht op ‘Nieuw tarief toevoegen ‘.
‘Omschrijving’: Geef een benaming in voor het tarief, met optioneel één van de sleutelwoorden van DHL.
Bijvoorbeeld: Pakket tot 31 kg NL of Pallet BE
Let op: De sleutelwoorden zijn gekoppeld aan de extra verzendopties van DHL. Door een sleutelwoord in de omschrijving te gebruiken worden tarieven automatisch geactiveerd wanneer je de order aanmeld bij DHL Parcel. De sleutelwoorden zijn niet hoofdlettergevoelig.
‘Tariefsoort’: Selecteer ‘Colli’.
‘Product’: Selecteer één van de producten die je reeds hebt geactiveerd voor de koppeling met DHL Parcel.
(Indien van toepassing) ‘Gewichtsklasse’: Leg vast bij welke gewichtsklasse het tarief berekent dient te worden.
Bijvoorbeeld 23 tot 31 kg
‘Tarief activeren’: Selecteer ‘Tarief dynamisch actief’
Stel de tariefzones in om te bepalen binnen welk land het tarief geactiveerd dient te worden:
1. Klik (bij ‘Tarief dynamisch actief’) op ‘Tariefzones instellen
2. Klik op de knop ‘Nieuwe regel’.
3. ‘Zoekveld’: Selecteer ‘Land’.
4. ‘Zoekwaarde’: Voer de twee-letterige landcode in.
  Let op: Zorg ervoor dat de gekozen landen geactiveerd zijn in je EasyTrans omgeving (‘Instellingen’ > ‘Landen’). Je kunt hier ook de mogelijke landcodes vinden.
5. ‘Bestemming nr.’: Vul het cijfer 2 in, om het afleveradres aan te duiden.
6. ‘Type zoekopdracht’: Laat hier de standaardinstelling ‘OF’ staan.
7. Klik op ‘Opslaan’ en vervolgens op ‘Terug’.
Geef de overige tariefgegevens in zoals je gewend bent.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het tarief op te slaan.

Extra verzendopties

Leg de tarieven van extra verzendopties vast:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’.
Klik bovenin het overzicht op ‘Nieuw tarief toevoegen ‘.
‘Omschrijving’: Geef een benaming in voor het tarief, met optioneel één van de sleutelwoorden.
Bijvoorbeeld: All risk verzekering
Let op: De sleutelwoorden zijn gekoppeld aan de extra verzendopties van DHL. Door een sleutelwoord in de omschrijving te gebruiken worden tarieven automatisch geactiveerd wanneer je de order aanmeld bij DHL. De sleutelwoorden zijn niet hoofdlettergevoelig.
‘Tariefsoort’: Selecteer ‘Vast bedrag’.
‘Product’: Selecteer één van de producten die je reeds hebt geactiveerd voor de koppeling.
‘Tarief activeren’: Selecteer ‘Tarief standaard niet actief’ bij tarieven met een sleutelwoord.
De activatie van het tarief gaat geautomatiseerd via de koppeling, aan de hand van de ingegeven sleutelwoorden.
Geef de overige tariefgegevens in zoals je gewend bent.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het tarief op te slaan.

3. Uiterste besteltijd vastleggen

Indien gewenst kun je per klant een cut-off tijd vastleggen. De cut-off tijd (of cut-off time) is het uiterste tijdstip waarop een klant nog online kan bestellen waarbij de bestelling nog diezelfde dag door jou wordt opgehaald.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’.
Open de klant waarvoor je een cut-off tijd in wilt stellen.
Geef bij ‘Klantspecifieke instellingen’ > ‘Cut-off tijd’ de uiterste besteltijd in.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instellingen op te slaan.

De uiterste besteltijd is nu vastgelegd. Plaatst de klant een bestelling na de vastgestelde cut-off tijd? Dan ontvangt de klant direct een melding dat de uiterste besteltijd waarop de order kon worden aangemeld is verstreken. En dat de verzenddatum één dag later zal zijn.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra de benodigde producten en tarieven zijn vastgelegd en geactiveerd in de koppeling kun je orders ingeven en aanmelden. Zodra je een order aanmeld, worden de tarieven automatisch berekend en wordt de order gepland op de vervoerder ‘DHL Parcel’. De vervoerder ‘DHL Parcel’ is al voor je aangemaakt bij de activatie van de koppeling.

Zendingen aanmelden DHL Parcel

Nadat de producten en tarieven zijn vastgelegd en geactiveerd in de koppeling, kun je orders ingeven en aanmelden vanuit EasyTrans.

Orders aanmelden vanuit een order

Ga naar het hoofdmenu ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is voor de koppeling met DHL Parcel.
Geef bij ‘Bestemmingen’ een ophaal- én een afleveradres in.
Let op: B2C diensten worden automatisch herkend door GEEN bedrijfsnaam in te vullen bij een bestemming, maar alleen een contactpersoon.
Klik op ‘Goederen & Verdeling’ om het aantal colli en het gewicht in te geven.
Tip: Je kunt ook meerdere regels aanmaken om bijvoorbeeld een pakket van 5kg en een pakket van 30kg aan te melden.
Klik op ‘Opslaan & terug naar de order’ om de goederen op te slaan.
Geef de overige ordergegevens in zoals je gewend bent.
Tip: Na het aanmelden van de order wordt de order automatisch gepland, met als vervoerder ‘DHL Parcel’. Je hoeft dus zelf geen vervoerder toe te kennen.
Klik onderaan het orderscherm op de knop ‘DHL’ om de order aan te melden. Voer de volgende stappen uit:
1. Controleer de gekozen verzenddatum.
  Tip: Indien een uiterste ophaaltijd is afgesproken, dan wordt de order automatisch naar de volgende dag verplaatst als de order na deze tijd wordt aangemeld.
2. Controleer de gewenste service voor de opgegeven goederen.
  Je kunt zowel zakelijke (B2B) zendingen als consumenten (B2C) zendingen aanmelden. Dit wordt automatisch bepaald door het wel of niet invullen van het veld ‘Bedrijfsnaam’ van het afleveradres.
  Aan de hand van het eerder ingevoerde gewicht en afmetingen wordt het bijbehorende DHL zending type geselecteerd.
3. (Optioneel) Kies eventueel één of meerdere extra verzendopties.
4. (Optioneel) Voor zendingen buiten de EU geef je de aanvullende douane informatie in.
5. (Optioneel) Selecteer contactpersonen die een orderbevestiging met Track & Trace informatie moeten ontvangen.
6. Klik op ‘Order aanmelden’.

De order wordt gecontroleerd en aangemeld. Wanneer de aanmelding niet lukt, omdat bijvoorbeeld de verplichte velden niet zijn gevuld, dan krijg je hier een melding van. Na een succesvolle aanmelding worden de tarieven in de order automatisch berekend en krijgt de order de status gepland, met als vervoerder DHL Parcel. Je ontvangt direct een bevestiging van de aanmelding inclusief de trackingnummers van de aangemelde pakketten. Ook kun je meteen de verzendlabels printen.

DHL Parcel Trackingnummers

Na een succesvolle aanmelding van de order bij DHL Parcel, ontvang je in het aanmeldscherm direct de DHL trackingnummers van de pakketten. Via dit scherm kun je te allen tijde de actuele status van de pakketten opvragen. Er wordt automatisch een orderbevestiging verstuurd naar de klant – en optioneel ook naar de ontvangers. Deze e-mail bevat naast de ordergegevens een directe link naar de Track & Trace informatie van de pakketten.

DHL Parcel Verzendlabels

Nadat je de order hebt aangemeld, kun je de verzendlabels direct aanmaken en printen.

Klik op het printicoon om de labels aan te maken.
Print de verzendlabels.
Let op: DHL Parcel werkt met een stickerformaat van 10 x 15 cm.

Orders aanmelden vanuit Klanten Portal

Wanneer je gebruik maakt van het Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans, dan is alle bovengenoemde functionaliteit ook beschikbaar voor je klanten in het Klanten Portal. Klanten kunnen dus ook zelf zendingen aanmelden bij DHL Parcel, Track & Trace informatie inzien en labels printen.

Orders aanmelden via de DHL website (buiten EasyTrans om)

Meld je orders liever aan via My DHL Parcel, maar wil je toch de Track & Trace status eenvoudig kunnen volgen? Dat is mogelijk. Geef in dit geval handmatig de tracking nummers in bij de order. Deze worden dan gekoppeld aan de order waardoor de status gecontroleerd kan worden.

Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is voor de koppeling met DHL Parcel.
Geef bij ‘Goederen & Verdeling’ het aantal colli in.
Koppel de DHL zending aan de order:
1. Klik op de ‘DHL knop’ in het orderscherm: .
2. Klik op de knop ‘Tracking nummers invoeren’.
3. Geef de trackingnummers van de pakketten in.
4. Klik op ‘Opslaan’.

De zending die is aangemeld is nu gekoppeld aan de order in EasyTrans. Via de ‘DHL’-knop kun je de actuele status van de pakketten opvragen en zal de order automatisch worden afgemeld zodra deze is afgeleverd.

Status updates en automatisch afmelden

Automatische afmelding orders

Wanneer een order via het Transport Management Systeem EasyTrans is aangemeld bij DHL Parcel, of als een order in EasyTrans handmatig is gekoppeld aan een zending van DHL, dan zal deze order automatisch worden afgemeld zodra deze is afgeleverd door DHL.

De koppeling tussen EasyTrans en DHL Parcel controleert periodiek de status van alle openstaande orders. Zodra een zending door DHL is afgeleverd krijgt de gekoppelde order in EasyTrans automatisch de status ‘Afgemeld’ toegekend. De vastgelegde afmeldinformatie is dan ook direct beschikbaar in de order. Denk hierbij aan de naam van de ontvanger, de digitale handtekening en de GPS locatie van de afmelding.

Module Koppeling Picqer

Maak je gebruik van het Warehouse Management Systeem (WMS) Picqer, dan kan de module Koppeling met DHL Parcel hiermee worden geïntegreerd.

Integratie koppeling met DHL Parcel in Picqer

Geplaatste zendingen vanuit Picqer worden verstuurt naar je EasyTrans omgeving maar ook direct aangemeld bij DHL Parcel. In plaats van EasyTrans informatie, ontvangt de opdrachtgever in de Picqer omgeving de zegels en de Track & Trace informatie van DHL Parcel.

Daarnaast is het ook mogelijk om zendingen aan te maken in Picqer en deze als bewaarde web-order op te slaan in een Klanten Portal. Je klant kan dan aan het einde van de dag inloggen en alle orders in één keer aanmelden bij DHL Parcel.

Wil je gebruik maken van deze mogelijkheid? Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken. Wij helpen je graag!

Partners en koppelingen Contact Support pagina