DHL Express

Stroomlijn transportdiensten door de koppeling met DHL Express en het TMS EasyTrans

Meer informatie over DHL Express vind je op: dhlexpress.nl

Module Koppeling met DHL Express

Met een koppeling tussen Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en My DHL+ kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden bij DHL Express, labels printen en Track & Trace informatie opvragen. Dit kan vanuit de planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij DHL Express. Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door DHL via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de naam van de ontvanger.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met DHL Parcel en DHL Express:

Zendingen vanuit het TMS aanmelden bij DHL Express
DHL labels printen vanuit het TMS
Tarieven opvragen bij DHL Express
Track & Trace gegevens DHL opvraagbaar vanuit het TMS
DHL Track & Trace-link in de opdrachtbevestigingen naar klant en ontvanger
Aanmelden, labels printen, Track & Trace beschikbaar in het Klanten Portal^*1
Automatische afmelding van orders in EasyTrans, inclusief afmeldgegevens
Pickups boeken
Douane documenten (Commercial invoice) meesturen met de aanmelding^*2

^*Feature beschikbaar met een ^*1 Premium – of Premium Plus pakket en ^*2 Documentopslag module van EasyTrans Software.

Uitleg functionaliteiten Koppeling met DHL Express

Onderstaand vind je een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met DHL Express. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten, maar heb je nog geen toegang tot de module, neem dan contact met ons op. De prijzen voor het gebruik van de module Koppeling met DHL vind je bij de tarieven.

Naast DHL Express biedt EasyTrans Software ook een koppeling aan met DHL Parcel. Meer informatie hierover vind je op de pagina DHL Parcel.

Partners en koppelingen
Externe Vervoerders

KOPPELING EXTERNE VERVOERDERS

Bezoek website

Handleiding

Koppeling DHL Express

Wat kun je met de koppeling met DHL Express?

Met een koppeling tussen Transport Management Systeem EasyTrans en My DHL+ kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden, labels printen en Track & Trace informatie opvragen vanuit EasyTrans. Dit kan vanuit je planomgeving maar ook vanuit het Klanten Portal. Je klanten kunnen dus ook zelf transportorders aanmelden bij DHL Express. Daarnaast worden orders die zijn afgeleverd door DHL via de koppeling automatisch afgemeld in EasyTrans, inclusief de afmeldgegevens, GPS locatie en digitale handtekening.

Voorbereiding koppeling

Zodra de koppeling tussen EasyTrans en DHL Express is geactiveerd kun je producten en tarieven activeren in de koppeling. EasyTrans Software heeft bij de activatie reeds een product genaamd ‘DHL Express binnen EU’ en ‘DHL Express buiten EU’ (0% BTW) voor je aangemaakt. Uiteraard kun je de benamingen van deze producten naar wens wijzigen.

1. Producten activeren

Je kunt zelf aangeven welke producten/diensten je wilt activeren in de koppeling tussen EasyTrans en DHL.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.
Klik bovenin het overzicht op ‘Nieuw product invoeren ‘.
Geef het product in zoals je gewend bent.
Activeer het product in de koppeling met DHL door ‘Koppelen aan DHL Express binnen/buiten EU’ aan te vinken.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het product op te slaan.

2. Tarieven

De afgesproken inkooptarieven met DHL Express worden tijdens het aanmelden automatisch bij DHL opgevraagd en bij de order opgeslagen
Indien gewenst kun je uiteraard wel de benamingen en de opties van deze tarieven naar wens wijzigen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’
Open het tarief dat aangepast moet worden
(Indien van toepassing) Wijzig de gegevens van het tarief
Let op: Wijzig het gekoppelde product en de instelling ‘Tarief standaard wel actief’ niet. De activatie van het tarief gaat geautomatiseerd via de koppeling.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de gegevens vast te leggen.

3. Uiterste besteltijd vastleggen

Indien gewenst kun je per klant een cut-off tijd vastleggen. De cut-off tijd (of cut-off time) is het uiterste tijdstip waarop een klant nog online kan bestellen waarbij de bestelling nog diezelfde dag door jou wordt opgehaald.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’.
Open de klant waarvoor je een cut-off tijd in wilt stellen.
Geef bij ‘Klantspecifieke instellingen’ > ‘Cut-off tijd’ de uiterste besteltijd in.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instellingen op te slaan.

De uiterste besteltijd is nu vastgelegd. Plaatst de klant een bestelling na de vastgestelde cut-off tijd? Dan ontvangt de klant direct een melding dat de uiterste besteltijd waarop de order kon worden aangemeld is verstreken. En dat de verzenddatum één dag later zal zijn.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra de benodigde producten en tarieven zijn vastgelegd en geactiveerd in de koppeling kun je orders ingeven en aanmelden bij DHL Express. Zodra je een order aanmeld bij DHL Express worden tarieven automatisch berekend en wordt de order gepland op de vervoerder ‘DHL Express’. De vervoerder ‘DHL Express’ is al voor je aangemaakt bij de activatie van de koppeling.

Zendingen aanmelden DHL Express

Nadat de producten en tarieven zijn vastgelegd en geactiveerd in de koppeling met DHL Express, kun je orders ingeven en aanmelden vanuit EasyTrans.

Orders aanmelden vanuit een order

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’.
Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is voor de koppeling met DHL.
Geef bij ‘Bestemmingen’ een ophaal- én een afleveradres in.
Let op: B2C diensten worden automatisch herkend door GEEN bedrijfsnaam in te vullen bij een bestemming, maar alleen een contactpersoon.
Klik op ‘Goederen & Verdeling’ om het aantal colli en het gewicht in te geven.
Tip: Je kunt ook meerdere regels aanmaken om bijvoorbeeld een pakket van 5 kg en een pakket van 30 kg aan te melden.
Klik op ‘Opslaan & terug naar de order’ om de goederen op te slaan.
Geef de overige ordergegevens in zoals je gewend bent.
Tip: Na het aanmelden van de order bij DHL Express wordt de order door de koppeling automatisch gepland, met als vervoerder ‘DHL Express’. Je hoeft dus zelf geen vervoerder aan de order toe te kennen.
Om de order aan te melden bij DHL Express klik je op de knop . Voer de volgende stappen uit:
1. Controleer de gekozen verzenddatum.
  Tip: Indien een uiterste ophaaltijd is afgesproken, dan wordt de order automatisch naar de volgende dag verplaatst als de order na deze tijd wordt aangemeld.
2. Kies of de order moet worden opgehaald en stel de douane- en verzekeringswaarde in. Klik op ‘Prijs opvragen’ om de verschillende DHL Express services en de bijbehorende prijs op te vragen.
3. (Optioneel) Kies eventueel één of meerdere extra verzendopties.
4. (Optioneel) Selecteer contactpersonen die een orderbevestiging met Track & Trace informatie moeten ontvangen.
5. Klik op ‘Order aanmelden’.

De order wordt gecontroleerd en aangemeld bij DHL Express. Wanneer de aanmelding niet lukt, omdat bijvoorbeeld de verplichte velden niet zijn gevuld, dan krijg je hier een melding van. Na een succesvolle aanmelding worden de tarieven in de order automatisch berekend en krijgt de order de status gepland, met als vervoerder DHL Express. Je ontvangt direct een bevestiging van de aanmelding inclusief de trackingnummers van de aangemelde pakketten. Ook kun je meteen de verzendlabels printen.

DHL Express Trackingnummers

Na een succesvolle aanmelding van de order bij DHL Express, ontvang je in het aanmeldscherm direct de DHL trackingnummers van de pakketten. Via dit scherm kun je te allen tijde de actuele status van de pakketten opvragen. Er wordt automatisch een orderbevestiging verstuurd naar de klant – en optioneel ook naar de ontvangers. Deze e-mail bevat naast de ordergegevens een directe link naar de Track & Trace informatie van de pakketten.

DHL Express Verzendlabels

Nadat je de order hebt aangemeld bij DHL Express, kun je de verzendlabels direct aanmaken en printen.

Klik op het printicoon om de labels aan te maken.
Print de verzendlabels.
Let op: DHL Express werkt met een stickerformaat van 10 x 15 cm.

Orders aanmelden vanuit Klanten Portal

Wanneer je gebruik maakt van het Premium– of Premium Plus Pakket van EasyTrans, dan is alle bovengenoemde functionaliteit ook beschikbaar voor je klanten in het Klanten Portal. Klanten kunnen dus ook zelf zendingen aanmelden bij DHL Express, Track & Trace informatie inzien en DHL labels printen.

Orders aanmelden via de DHL website (buiten EasyTrans om)

Meld je orders liever aan via My DHL+, maar wil je toch de Track & Trace status eenvoudig kunnen volgen? Dat is mogelijk. Geef in dit geval handmatig het tracking nummer in bij de order. Deze worden dan gekoppeld aan de order waardoor de status gecontroleerd kan worden.

Maak een nieuwe order aan zoals je gewend bent, kies hierbij een product dat geactiveerd is voor de koppeling met DHL Express.
Plaats bij het afleveradres (bestemming 2), het tracking nummer in het veld ‘Vrachtbriefnummer’.

De zending die bij DHL Express is aangemeld is nu gekoppeld aan de order in EasyTrans. Via de ‘DHL’-knop kun je de actuele status van de pakketten opvragen en zal de order automatisch worden afgemeld zodra deze is afgeleverd.

Status updates en automatisch afmelden

Automatische afmelding orders

Wanneer een order via EasyTrans is aangemeld bij DHL, of als een order in EasyTrans handmatig is gekoppeld aan een zending van DHL, dan zal deze order automatisch worden afgemeld zodra deze is afgeleverd door DHL.

De koppeling tussen EasyTrans en DHL Express controleert periodiek de status van alle openstaande orders. Zodra een zending door DHL is afgeleverd krijgt de gekoppelde order in EasyTrans automatisch de status ‘Afgemeld’ toegekend. De vastgelegde afmeldinformatie is dan ook direct beschikbaar in de order, inclusief de naam van de ontvanger.

Partners en koppelingen Contact Support pagina