Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en het boekhoudpakket van CASH exporteert u eenvoudig en snel uw factuur- en klantgegevens naar CASH. Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in CASH.
Voorbereiding koppeling
Bij het overzetten van gegevens tussen EasyTrans en CASH zijn de klantnummers een belangrijk onderdeel. Klantnummers zijn voor beide programma’s namelijk een referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn.
Het is zeer belangrijk dat de klantnummers in EasyTrans overeenkomen met de klantnummers in CASH.
Wanneer u in beide programma’s een bestaand klantenbestand heeft zullen de klantnummers handmatig moeten worden aangepast in één van de systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde klantgegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.
Klantnummers wijzigen in EasyTrans
Indien gewenst kunt u de klantnummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer u een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd wordt het klantnummer niet gewijzigd op de factuur zelf (pdf). De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens zal met het (nieuwe) gewijzigde klantnummer gedaan worden, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.
In EasyTrans kunt u werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Klantnummers zijn numeriek en kunnen niet beginnen met een voorloop- 0 (nul). Omdat sommige boekhoudprogramma’s hiervan afwijken kunt u tevens gebruik maken van het veld debiteurnummer. Is er een debiteurnummer ingegeven? Dan wordt dit nummer gebruikt, in plaats van het klantnummer:
- Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens uw wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
- Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
- Klantnummer wijzigen:
- Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
- Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in CASH.
- Klik op ‘Opslaan’.
Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
- (Optioneel) Debiteurnummer invoeren/wijzigen:
- Geef bij ‘Overige klantgegevens’ > ‘Debiteurnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in CASH.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.
Het (nieuwe) debiteurnummer is opgeslagen en overschrijft daarmee het standaard klantnummer. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Koppeling gereed voor gebruik
Zodra de klantnummers in EasyTrans overeenkomen met de klantnummers in CASH is de koppeling gereed voor gebruik.
Tip: Gaat u voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in uw boekhoudpakket! Mocht uw eerste export niet naar wens verlopen kunt u eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal facturen te exporteren zodat u kunt controleren of alles goed functioneert.
Boekhouding EasyTrans
EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor uw boekhouding. U kunt bijvoorbeeld handmatig uw betalingen bijhouden. Indien u betalingen volledig in uw boekhoudsoftware wilt bijhouden kunt u optioneel deze functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Dan blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in uw factuuroverzicht en op uw homepagina.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
- Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.
