Voorbereiding koppeling
Voor u de koppeling kunt gebruiken moet deze eerst ingericht worden. Zo moeten er in uw Asperion-omgeving een aantal gegevens gekoppeld worden en is het voor het juist overzetten van gegevens noodzakelijk dat de klantnummers in beide systemen gelijk zijn.
1. Inrichting Asperion
Om gegevens te kunnen ontvangen in uw boekhoudpakket moeten er in uw Asperion-account een aantal gegevens gekoppeld worden. Dit doet u door een conversie code vast te leggen.
- Leg in uw boekhoudpakket de conversie codes vast:
U vindt onderstaande gegevens in Asperion, onder ‘Algemeen’ > ‘Setup wizard’
- BTW code omzet BTW 21% > Conversie code: OB21
- BTW code omzet BTW 0% > Conversie code: O0 (letter O en cijfer 0)
- BTW code omzet buiten EU > Conversie code: OIBU
- BTW code omzet ICP diensten > Conversie code: OIBD
- Betalingscondities > Vul voor iedere betalingstermijn het aantal dagen in als conversie code. Staat de klant in EasyTrans bijvoorbeeld op een betalingstermijn van 30 dagen? Dan is de conversie code 30.
2. Klantnummers gelijk maken
Bij het overzetten van gegevens tussen EasyTrans en Asperion zijn de klantnummers een belangrijk onderdeel. Deze nummers zijn voor beide programma’s namelijk een referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn.
Wanneer u in beide programma’s een bestaand klantenbestand heeft zullen de nummers handmatig moeten worden aangepast in één van de systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.
Klantnummers wijzigen in EasyTrans
Indien gewenst kunt u de klantnummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer u een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd wordt het klantnummer op de factuur zelf (pdf) niet gewijzigd. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde klantnummer, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.
- Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens uw wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
- Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
- Klantnummer wijzigen:
- Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
- Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Asperion.
- Klik op ‘Opslaan’.
Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kunt u werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Heeft u debiteurnummers vastgelegd bij klantgegevens? Dan wordt het debiteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het klantnummer.
Bij gebruik debiteurnummers
In EasyTrans kunt u werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Klantnummers zijn numeriek en kunnen niet beginnen met een voorloop- 0 (nul). Omdat sommige boekhoudprogramma’s hiervan afwijken kunt u tevens gebruik maken van het veld debiteurnummer. Is er een debiteurnummer ingegeven? Dan wordt bij het overzetten van gegevens dit nummer gebruikt, in plaats van het klantnummer:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
- Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
- Leg het debiteurnummer vast:
- Geef bij ‘Overige klantgegevens’ > ‘Debiteurnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Asperion.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.
Het (nieuwe) debiteurnummer is opgeslagen. Bij het overzetten van gegevens wordt nu het debiteurnummer gebruikt, in plaats van het klantnummer. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het debiteurnummer gewijzigd moet worden.
3. Boekhoudinstellingen EasyTrans
EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor uw boekhouding. U kunt bijvoorbeeld handmatig uw betalingen bijhouden. Indien u betalingen volledig in uw boekhoudsoftware wilt bijhouden kunt u optioneel deze functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Dan blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in uw factuuroverzicht en op uw homepagina.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
- Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.
Koppeling gereed voor gebruik
Zodra u bovenstaande stappen heeft doorlopen is de koppeling gereed voor gebruik.
Tip: Gaat u voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in uw boekhoudpakket! Mocht uw eerste export niet naar wens verlopen kunt u eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal facturen te exporteren zodat u kunt controleren of alles goed functioneert.
