Asperion

ASPERION

Tijdwinst en foutloos werken met een koppeling tussen TMS EasyTrans en Asperion

Asperion levert online boekhoudsoftware voor alle soorten bedrijven. Van zzp’er tot multinational, maar ook voor accountants. Het doel van Asperion is om de financiële administratie van alle soorten bedrijven zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te maken. Zo is het online boekhoudpakket eenvoudig en hoef je niets te installeren. Meer informatie over Asperion is te vinden op de website www.asperion.nl

Module Koppeling met boekhoudpakket Asperion

Met een koppeling tussen het TMS EasyTrans en Asperion exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) naar het boekhoudpakket Asperion. Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in Asperion.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Koppeling met boekhoudpakket Asperion:

Factuurgegevens exporteren naar Asperion
Klantgegevens exporteren naar Asperion

Uitleg functionaliteiten Koppeling Asperion

Hieronder is een uitgebreide uitleg over het gebruik van de module Koppeling met boekhoudpakket Asperion. Wil je gebruik maken van de functionaliteiten maar heb je nog geen toegang tot de module? Neem dan contact met ons op, de prijzen voor het gebruik van de module Koppeling met Boekhoudpakket is te vinden bij tarieven.

Partners en koppelingen
Boekhoudsoftware

module Koppeling met boekhoudpakket EasyTrans Software

KOPPELING BOEKHOUDPAKKET

Bezoek website

Handleiding

Koppeling Asperion

Wat is een koppeling met Asperion?

Met een koppeling tussen het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans en het boekhoudpakket Asperion exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens naar Asperion. Het overzetten van de gegevens gaat middels een exportbestand wat kan worden geïmporteerd in Asperion.

Voorbereiding koppeling

Voor je de koppeling kunt gebruiken moet deze eerst ingericht worden. Zo moeten er in je Asperion-omgeving een aantal gegevens gekoppeld worden en is het voor het juist overzetten van gegevens noodzakelijk dat de klantnummers in beide systemen gelijk zijn.

1. Inrichting Asperion

Om gegevens te kunnen ontvangen in je boekhoudpakket moeten er in je Asperion-account een aantal gegevens gekoppeld worden. Dit doe je door een conversie code vast te leggen.

Leg in het boekhoudpakket de conversie codes vast:
Je vindt onderstaande gegevens in Asperion, onder ‘Algemeen’ > ‘Setup wizard’
- BTW code omzet BTW 21% > Conversie code: OB21
- BTW code omzet BTW 0% > Conversie code: O0 (letter O en cijfer 0)
- BTW code omzet buiten EU > Conversie code: OIBU
- BTW code omzet ICP diensten > Conversie code: OIBD
- Betalingscondities > Vul voor iedere betalingstermijn het aantal dagen in als conversie code. Staat de klant in EasyTrans bijvoorbeeld op een betalingstermijn van 30 dagen? Dan is de conversie code 30.

2. Klantnummers gelijk maken

Bij het overzetten van gegevens tussen EasyTrans en Asperion zijn de klantnummers een belangrijk onderdeel. Deze nummers zijn voor beide programma’s namelijk een referentiepunt waarmee kan worden bepaald welke gegevens bij welke klant horen. Voor het overzetten en opslaan van gegevens is het dan ook van groot belang dat de klantnummers in beide programma’s gelijk zijn.
Wanneer je in beide programma’s een bestaand klantenbestand heeft zullen de nummers handmatig moeten worden aangepast in één van de systemen. Dit is een eenmalige gebeurtenis. Na synchronisatie van de klantnummers zullen nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch worden overgezet met behulp van de koppeling.

Klantnummers wijzigen in EasyTrans

Indien gewenst kun je de klantnummers in EasyTrans wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor reeds ingegeven orders. Wanneer je een klantnummer wijzigt in EasyTrans worden de bestaande orders automatisch toegekend aan het nieuwe klantnummer.
Let op: Bij gefactureerde orders die op een ‘oud’ klantnummer zijn gefactureerd wordt het klantnummer op de factuur zelf (pdf) niet gewijzigd. De inhoud van een factuur kan namelijk niet achteraf nog gewijzigd worden. Het exporteren van de factuurgegevens gaat a.d.h.v. het (nieuwe) gewijzigde klantnummer, het overzetten van de factuurgegevens is dus geen probleem.

Sluit alle (andere) geopende vensters.
Er kunnen conflicten optreden wanneer er tijdens de wijziging gegevens met oude klantnummers worden opgeslagen.
Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
Klantnummer wijzigen:
1. Klik bij ‘Vestigingsadres’ > ‘Klantnummer’ op ‘Klantnummer wijzigen’.
2. Geef bij ‘Nieuw klantnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Asperion.
3. Klik op ‘Opslaan’.

Het nieuwe klantnummer is opgeslagen. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het klantnummer gewijzigd moet worden.
Let op: In EasyTrans kun je werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Heb je debiteurnummers vastgelegd bij klantgegevens? Dan wordt het debiteurnummer gebruikt voor het overzetten van de gegevens, in plaats van het klantnummer.

Bij gebruik debiteurnummers

In EasyTrans kun je werken met klantnummers en/of debiteurnummers. Klantnummers zijn numeriek en kunnen niet beginnen met een voorloop- 0 (nul). Omdat sommige boekhoudprogramma’s hiervan afwijken kun je tevens gebruik maken van het veld debiteurnummer. Is er een debiteurnummer ingegeven? Dan wordt bij het overzetten van gegevens dit nummer gebruikt, in plaats van het klantnummer:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant Overzicht’.
Open de klant om de klantgegevens te kunnen bewerken.
Leg het debiteurnummer vast:
1. Geef bij ‘Overige klantgegevens’ > ‘Debiteurnummer’ het klantnummer in wat overeenkomt met het klantnummer in Asperion.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.

Het (nieuwe) debiteurnummer is opgeslagen. Bij het overzetten van gegevens wordt nu het debiteurnummer gebruikt, in plaats van het klantnummer. Herhaal bovenstaande stappen voor alle klanten waarbij het debiteurnummer gewijzigd moet worden.

3. Boekhoudinstellingen

EasyTrans biedt enkele basisfunctionaliteiten voor de boekhouding. je kunt bijvoorbeeld handmatig de betalingen bijhouden. Indien je betalingen volledig in je boekhoudsoftware wilt bijhouden kun je optioneel deze functionaliteit in EasyTrans uitschakelen. Dan blijven facturen in EasyTrans niet onterecht ‘open’ staan in het factuuroverzicht en op de homepagina.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instelling’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’.
Vink ‘Betalingen bijhouden’ uit.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Koppeling gereed voor gebruik

Zodra je bovenstaande stappen hebt doorlopen is de koppeling gereed voor gebruik.
Tip: Ga je voor het eerst exporteren? Maak een back-up van de gegevens in je boekhoudpakket! Mocht je eerste export niet naar wens verlopen kun je eenvoudig de gegevens terugzetten. Probeer daarnaast in eerste instantie een klein aantal facturen te exporteren zodat je kunt controleren of alles goed functioneert.

Gebruik koppeling

Met een koppeling tussen het TMS EasyTrans en Asperion exporteer je eenvoudig en snel de factuur- en klantgegevens van het Transport Management Systeem (TMS) EasyTrans naar het boekhoudpakket Asperion.

1. Klantgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteert je je klantgegevens naar Asperion. De eerste keer dat je gaat exporteren worden alle klantgegevens die vastgelegd zijn in EasyTrans geëxporteerd naar het bestand wat je kunt importeren in Asperion. Bij een volgende export zullen alleen gewijzigde of nieuwe klantgegevens geëxporteerd worden. Je hoeft het klantenbestand dus enkel up to date te houden in EasyTrans! Met behulp van de koppeling wordt het klantenbestand in Asperion automatisch bijgewerkt.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Klanten naar Asperion’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Klant filter
  Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde klantgegevens van alle klanten geëxporteerd. Met het klantfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde klant exporteren.
2. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Dan kun je eventueel ook filteren per vestiging. Standaard worden de nieuwe en/of gewijzigde klantgegevens van alle klanten van alle vestigingen geëxporteerd. Met het vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
3. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden klantgegevens één keer geëxporteerd. Hierbij worden enkel nieuwe of gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste export geëxporteerd. Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de klantgegevens. Het bestandstype en de indeling van dit exportbestand komen overeen met de eisen van Asperion. Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in Asperion. Voor de import van de debiteuren in Asperion kies je onder ‘Extra’ voor ‘Import stamgegevens’.

2. Factuurgegevens exporteren

Met een paar klikken exporteert je je factuurgegevens naar Asperion.
Tip: Staan er facturen in EasyTrans (die nog niet geëxporteerd zijn) die je niet naar Asperion wilt exporteren? Neem contact op met EasyTrans Software. Wij kunnen deze facturen voor je markeren als ‘geëxporteerd’. Deze facturen worden dan niet opnieuw klaargezet wanneer je gaat exporteren.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Algemeen’ > ‘Exporteren’.
Selecteer bij ‘Kies de te exporteren gegevens’ de optie ‘Facturen naar Asperion’.
Let op: Het exporttype wordt nu automatisch aangepast naar het juiste bestandstype. Dit bestandstype moet gebruikt worden bij het importeren van de gegevens. Je hoeft hier dus geen wijzigingen aan te brengen.
(Optioneel) Pas filters toe:
1. Periode filter
  Stel de periode in waarvan je de factuurgegevens wilt exporteren.
2. Klant filter
  Standaard worden de factuurgegevens van alle klanten geëxporteerd. Met het klantfilter kun je ook de factuurgegevens van één bepaalde klant exporteren.
3. (Indien van toepassing) Vestiging filter
  Maak je gebruik van de module Extra vestiging? Dan kun je eventueel ook filteren per vestiging. Standaard worden de factuurgegevens van alle vestigingen geëxporteerd. Met het vestigingsfilter kun je ook de gegevens van één bepaalde vestiging exporteren.
4. Alleen gegevens die nog niet eerder zijn geëxporteerd
  Standaard worden factuurgegevens één keer geëxporteerd. Wil je alle gegevens opnieuw opnemen in het exportbestand? Deactiveer dan dit vinkje.
Klik op ‘Uitvoeren’.

EasyTrans genereert nu een exportbestand met de factuurgegevens. Het bestandstype en de indeling van het exportbestand komen overeen met de eisen van Asperion. Dit exportbestand kun je nu gebruiken om de gegevens te importeren in het boekhoudprogramma Asperion. Voor de import van de facturen in Asperion kies je onder ‘Extra’ voor ‘Import financiële mutaties’.

Partners en koppelingen Contact Support pagina