Order afmelden
Een order kan je afmelden, zodra de rit gereden is, met de gegevens die je van de vervoerder ontvangt.
Order afmelden
Zodra een rit is gereden kun je met de ontvangen gegevens van de vervoerder de order afmelden. De order verandert hiermee van de status ‘gepland’ naar de status ‘afgemeld’.
Maak je gebruik van de Chauffeurs App dan kun je orders ook via de App automatisch afmelden. Deze optie kun je op klantniveau aan- of uitzetten.
- Verwerk de afmeldgegevens in de order, geef (indien van toepassing) de werkelijke tijd van afgifte/ophalen de ontvangen/afgever in, een vrachtbriefnummer, eventuele wachttijd, etc.
Bij afmeldingen via de Chauffeurs App worden de opmerkingen van de Chauffeur bij ‘Opmerkingen’ bij de bestemmingen geplaatst. Deze opmerking wordt overgenomen op de afleverbevestiging en vrachtdocumentatie, verwijder dus notities die niet zichtbaar mogen zijn voor de klant voordat je de order gaat afmelden. - Klik op ‘afmelden’ onderaan de order.
- Er komt een pop-up voor het versturen van de afleverbevestiging.
- Selecteer eventueel een andere of meerdere contactpersonen die de afleverbevestiging moeten ontvangen.
- Geef eventueel een opmerking bij de bevestiging mee.
Deze opmerking wordt enkel meegestuurd met de afleverbevestiging en niet opgeslagen in de order. - Geef eventueel aan hoe de verkooptarieven vermeld moeten worden.
- Indien er documenten zijn toegevoegd aan de order kun je deze selecteren om mee te sturen.
- Klik op ‘Versturen’ om de afleverbevestiging te mailen of op ‘Niet versturen’ om geen bevestiging te sturen.
Je kunt ook meerdere orders tegelijk afmelden via de snelbewerking vanuit het orderoverzicht.
Afleverbevestiging versturen
Vanuit de planomgeving kun je afleverbevestigingen versturen. Dit kan vanuit de order zelf, maar ook vanuit het orderoverzicht. Wanneer er gebruikt gemaakt wordt van de Chauffeurs App kan de afleverbevestiging ook vanuit de app verstuurd worden.
Afleverbevestiging vanuit de planomgeving
Vanuit de order:
Verstuur je een afleverbevestiging vanuit een order? Dan kun je eventueel meerdere contactpersonen mailen en afwijken van de standaard instellingen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Open de order waarvan je de afleverbevestiging wil versturen
- Klik onderaan op de button ‘Afmelden’
- Selecteer eventueel de (andere) contactpersonen die de afleverbevestiging moeten ontvangen
- Controleer de instellingen m.b.t. het delen van verkooptarieven en voor een digitaal ondertekend transportdocument
- Klik vervolgens op ‘Versturen’ of ‘Niet versturen’
De afleverbevestiging wordt nu per e-mail verzonden.
Vanuit het orderoverzicht:
Vanuit het orderoverzicht kun je meerdere afleverbevestigingen tegelijk versturen. Hierbij wordt de afleverbevestiging verstuurd naar de contactpersoon die is vastgelegd bij de orderdetails en worden de algemene instellingen voor afleverbevestigingen gebruikt.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je een afleverbevestiging wilt versturen
- Selecteer via de snelbewerking ‘met geselecteerde orders’ voor ‘Afmelden met afleverbevestiging’
- Vink aan of je eventueel bijgevoegde documenten wil meesturen en klik vervolgens op ‘OK’
De afleverbevestigingen worden nu per e-mail verzonden.
Afleverbevestiging vanuit de Chauffeurs App
Maak je gebruik van de Chauffeurs App dan kun je orders via de App automatisch afmelden. Deze optie kun je op klantniveau aan- of uitzetten. Indien deze optie aangevinkt staat, kan de chauffeur na de laatste bestemming de order afmelden. Er zal tevens een afleverbevestiging worden verstuurd naar de opgegeven contactpersoon.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
- Open de betreffende klant
- Vink bij ‘Klantspecifieke instellingen’ ‘Direct afmelden via de Chauffeurs App’ aan
Zodra de chauffeur de laatste bestemming van de order heeft afgemeld, wordt de afleverbevestiging per e-mail verzonden.
Geen afleverbevestiging versturen
Het is mogelijk om ervoor te kiezen geen afleverbevestiging te versturen bij het afmelden van de order.
Standaard geen afleverbevestiging sturen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Klanten’
- Vink bij ‘Standaard methode voor afstandsberekening’ ‘Standaard geen afleverbevestiging versturen’ aan
Bij alle nieuwe klanten die aangemaakt worden, wordt deze optie nu gehanteerd. Per klant kan deze optie nog apart worden aangepast. Wil je dat ook de bestaande klanten geen afleverbevestiging meer ontvangen, klik dan op het ‘overneem-icoon’, achter de i.
Specifiek bij één of meerdere klanten geen afleverbevestiging sturen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
- Open de betreffende klant
- Vink bij ‘Klantspecifieke instellingen’ ‘geen afleverbevestiging versturen ‘ aan
Bestemming afmelden
Wanneer de bestemmingen niet met de Chauffeurs App worden afgemeld, is het mogelijk om dit vanuit de planning zelf te doen. Dit kan je bij de instellingen inschakelen.
- Ga naar het hoofdmenu ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Geavanceerd’
- Vink onder ‘Instellingen voor orders’ > ‘Bestemmingen afmelden’ aan.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Er komt nu in de order per bestemming een vinkje te staan om af te melden. Wanneer je op het vinkje klikt, volgt de vraag of je de bestemming werkelijk wilt afmelden. Indien je op ‘Ok’ klikt wordt er, afhankelijk van de instellingen voor de afleverbevestiging, een bevestiging naar de klant gestuurd.