Order aanmaken
In EasyTrans kun je heel eenvoudig een nieuwe order aanmaken, welke je vervolgens naar klanten en vervoerders kan versturen.
Nieuwe order aanmaken
Via ‘Nieuwe order’ in het hoofdmenu kun je een nieuwe order, maar ook een offerte aanmaken. Opgeslagen orders en offertes krijgen een uniek ordernummer.
- Ga naar ‘Planning’ en klik op ‘Nieuwe order’
- Geef de datum en tijd van de order in. Dit is de datum en tijd waarop de uitvoering van de order daadwerkelijk plaats vindt.
De order datum en tijd is het moment waarop de chauffeur op de eerste bestemming wordt verwacht en dus niet het moment van aanmaken van de order. De ingegeven datum en tijd worden overgenomen naar de eerste bestemming.
Wil je niet dat de ordertijd overgenomen wordt op de eerste bestemming dan kun je dit aanpassen:- Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Geavanceerd’
- Zet onder ‘Instellingen voor orders’ het vinkje aan bij ‘Ordertijd niet overnemen op de eerste bestemming’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’
- Selecteer de juiste klant en (indien nodig) een andere contactpersoon
De geselecteerde contactpersoon ontvangt de e-mails die je vanuit het orderscherm verstuurd, zoals bijvoorbeeld de opdrachtbevestiging en de afleverbevestiging. - Selecteer het gewenste product (dienst) en klik op ‘Opslaan’
Na het opslaan breidt het scherm zich uit; orderdetails, prijsberekening en bestemmingen worden nu weergegeven.
Bestemmingen toevoegen
Aan de rechterkant van het scherm kun je de bestemmingen invoeren. Dit kan op 3 verschillende manier.
- Met het ‘huisje-icoon’ aan de rechterkant.
Hiermee worden de adresgegevens van de klant overgenomen. - Via het Adresboek.
Je kunt bestemmingen die vaak voorkomen opslaan in het adresboek. - Handmatig invoeren, met behulp van postcodeherkenning (alleen voor Nederland).
Kom je vaker op hetzelfde adres, dan kun je het opslaan in het adresboek met het vinkje ’toevoegen aan adresboek’.
Vul adressen zo volledig mogelijk in; onvolledige adressen zorgen voor een minder accurate kilometerberekening.
Geef (indien nodig) per bestemming aan of het gaat om ophalen, afleveren of beide. Standaard wordt de eerste bestemming ingesteld als ophaaladres en de vervolgbestemmingen als afleveradres.
Indien er sprak is van meer dan 1 ophaaladres, vergeet dan niet bij ‘Goederen & verdeling’ de ophaal- en afleverbestemmingen juist in te stellen. Deze instellingen zijn belangrijk voor de opmaak van de transportdocumenten.
Wanneer je een adres of de volgorde wijzigt, wordt de reeds berekende afstand gereset bij de prijsberekening. Hierdoor kan er niet per abuis een verkeerd aantal kilometers worden berekend en gefactureerd.
Geef (indien van toepassing) extra gegevens in:
- Referentie klant, deze referentie komt bij de bestemming op de transportdocumenten en ook op de factuur.
Heb je klanten waarbij altijd een referentie verplicht is? Dit kun je per klant instellen bij ‘Klantspecifieke instellingen’. - Vrachtbriefnummer, dit nummer komt bij de bestemming op de transportdocumenten en op de factuur.
- Ophaal- en/of afleverdatum en tijd, komen ook bij de bestemming op de transportdocumenten.
Per product kun je instellen of er een periodetijd (Tussen … en …) of een exact tijdstip wilt kunnen ingeven. Wanneer een klant altijd een specifiek tijdvenster heeft, kun je dat in het adresboek bij deze klant verwerken. - Bedrijfsnaam, contactpersoon en telefoonnummer.
- Opmerking bij de bestemming, deze wordt weergegeven op de transportdocumenten.
Deze opmerkingen gaan specifiek over deze bestemming. Opmerking over de gehele order voer je aan de linkerkant van het scherm in onder ‘Order details’.
Goederen invoeren
Goederen invoeren kan eenvoudig door onder ‘Order details’ de goederen te noemen bij ‘Opmerkingen op de vrachtbrief’ of uitgebreid via de knop ‘Goederen & Verdeling’.
Beide opties worden ook overgenomen op de transportdocumenten en in de orderbevestiging.
- Klik op ‘Goederen & Verdeling’.
- Geef per bestemming de benodigde gegevens in.
Indien er sprak is van meer dan 1 ophaal- of afleveradres, vergeet dan niet de ophaal- en afleverbestemmingen juist in te stellen met de juiste goederen. Deze instellingen zijn tevens gekoppeld aan de vrachtdocumentatie. - Je kunt met de knop ‘Voeg een lege regel toe’ extra regels aanmaken, zo kun je verschillende soorten goederen ingeven voor een bepaalde bestemming.
Naast de standaard ‘Colli’ kun je ook eigen tariefsoorten aanmaken, zoals bijvoorbeeld Europallet, meer informatie is te vinden onder tariefsoorten. - Klik op ‘Opslaan & terug naar de order’.
De aantallen, het gewicht en de afmetingen van de ingegeven goederen staan nu weergegeven bij de ‘Prijsberekening’. Wanneer er tarieven zijn aangemaakt o.b.v. goederen zullen deze berekend worden.
Prijsberekening
De geldende tarieven van het gekozen product worden weergegeven onder ‘Prijsberekening’. Hoe de prijzen bij het geselecteerde product berekend worden is afhankelijk van de tarieven die je hebt ingevoerd. Tarieven kunnen bijvoorbeeld o.b.v. kilometers of uren berekend worden, standaard wel of niet actief zijn, voertuigafhankelijk zijn etc. Wanneer er tarieven zijn aangemaakt o.b.v. goederen zullen deze berekend worden na het ingeven van de goederen via ‘Goederen & Verdeling’.
Wanneer je gebruik maakt van de inkoopmodule worden ook de inkooptarieven weergegeven bij ‘Prijsberekening’ en kun je in één oogopslag zien wat een order kost en oplevert.
- Zijn er tarieven die voertuigafhankelijk zijn, selecteer dan bij ‘order details’ het gewenste voertuig. Dit kan een type voertuig zijn of een specifiek voertuig uit het wagenpark.
- Zijn er tarieven die afhankelijk zijn van het aantal kilometers of aantal stops, klik dan bij prijsberekening op ‘Bereken afstand, stops en reisduur.
Op de achtergrond wordt Google Maps geraadpleegd voor een kilometerberekening van de opgegeven bestemmingen. Je kunt de route bekijken door op ‘Route weergeven’ te klikken onderaan de order.
Op klantniveau kan worden ingegeven of er afstand correcties berekend moeten worden en op welk adres de afstandsberekening gestart en beëindigd dient te worden. - Vink (indien van toepassing) tarieven aan die niet standaard actief zijn, maar wel berekend moeten worden, om deze te activeren. Bijvoorbeeld een avond- of weekendtoeslag.
- Druk op ‘Enter’ of klik op ‘Opslaan’ om de berekening weer te geven.
Prijsberekening handmatig invoeren of aanpassen:
Je kunt de aantallen waarmee een tarief berekend dient te worden (afstand, stops, uren etc.) uiteraard (ook) handmatig ingeven en te allen tijde aanpassen.
Wanneer je handmatig afstand, stops, uren etc. hebt ingegeven klik dan NIET nogmaals op ‘Bereken afstand, stops en reisduur’. Je handmatige invoer wordt dan weer overschreven.
Prijs vastzetten:
Wanneer je en prijsafspraak maakt voor een order kun je dit kenbaar maken (aan andere gebruikers) door de prijs vast te zetten.
- Vink ‘Prijs vastzetten’ aan om de tarieven en de berekeningen vast te zetten.
- Druk op ‘Enter’ of klik op ‘Opslaan’.
De tarieven zijn nu niet meer te wijzigen. Je kunt de prijsberekening weer vrijgeven door het vinkje ‘Prijs vastzetten’ te verwijderen, gevolgd door ‘Enter’ of ‘Opslaan’.
Orderbevestiging versturen
Na het aanmaken van de order kun je vanuit de planomgeving de orderbevestigingen versturen, naar klanten én ook naar ontvangers. Dit kan vanuit een order zelf maar ook vanuit het orderoverzicht.
Klanten
Na het aanmaken van de order kun je heel eenvoudig orderbevestigingen versturen.
Vanuit de order:
Verstuur je een orderbevestiging vanuit een order? Dan kun je eventueel meerdere contactpersonen mailen en afwijken van de standaard instellingen. Na het ingeven van een order kun je direct een orderbevestiging versturen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Open de order waarvan je de orderbevestiging wil versturen
- Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’
-
- (Indien van toepassing) Selecteer de (andere) contactpersonen die de orderbevestiging moeten ontvangen
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- Controleer de instellingen m.b.t. het delen van verkooptarieven
- Klik op de gewenste verstuurmethode ‘Versturen met …’ of ‘Versturen zonder bijlage’
De orderbevestiging is nu per e-mail verzonden.
Vanuit orderoverzicht:
Vanuit het orderoverzicht kun je ook meerdere orderbevestigingen tegelijk versturen. Hierbij wordt de orderbevestiging verstuurd naar de contactpersoon die is vastgelegd bij de orderdetails en worden de algemene instellingen voor orderbevestigingen gebruikt.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je een orderbevestiging wilt versturen
- Verstuur via een snelbewerking de orderbevestiging(en):
- Open de snelbewerkingen (onderaan het orderoverzicht bij ‘Met geselecteerde orders’)
- Selecteer bij ‘Order acties’ de optie ‘Orderbevestiging naar klant’
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- (Optioneel) Voeg bijlages toe
- Klik op ‘OK’ om de orderbevestiging(en) te versturen
De orderbevestigingen zijn nu per e-mail verzonden.
Ontvangers
Het is ook mogelijk om de ontvangers, de bestemmingen die je gaat bezoeken, orderbevestigingen te sturen.
Vanuit de order:
Verstuur je een orderbevestiging vanuit een order? Dan kun je eventueel meerdere contactpersonen mailen en afwijken van de standaard instellingen. Na het ingeven van een order kun je direct een orderbevestiging versturen:
- Geef een (nieuwe order) in zoals je gewend bent
- Leg bij ‘Orderbevestiging naar e-mailadres ontvanger’ de e-mailadressen van de ontvangers vast
Tip: Zijn er meerdere ontvangers? Je kunt meerdere e-mailadressen vastleggen door deze te scheiden met ‘;’.
Bijvoorbeeld: info@easytrans.nl; support@easytrans.nl - Verstuur een orderbevestiging:
- Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Orderbevestiging naar e-mailadres ontvanger’
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- (Indien van toepassing) Pas de taal van de e-mail aan
- (Indien van toepassing) Vink het opslagen document aan, indien deze meegestuurd moet worden
- Klik op de gewenste verstuurmethode ‘Versturen met …’ of ‘Versturen zonder bijlage’
De orderbevestiging is nu per e-mail verzonden.
Vanuit order overzicht:
Ook naar ontvangers kun je vanuit het orderoverzicht meerdere orderbevestigingen tegelijk versturen. Hierbij wordt de orderbevestiging verstuurd naar de e-mailadressen die zijn vastgelegd in de order.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je een orderbevestiging wilt versturen
- Verstuur via een snelbewerking de orderbevestiging(en) naar de ontvangers:
- Open de snelbewerkingen (onderaan het orderoverzicht bij ‘Met geselecteerde orders’)
- Selecteer bij ‘Order acties’ de optie ‘Orderbevestiging naar ontvanger’
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- (Optioneel) Selecteer of je een vrachtbrief of CMR wilt meesturen
- Klik op ‘OK’ om de orderbevestiging(en) te versturen
De orderbevestigingen zijn nu per e-mail verzonden.