Order aanmaken

Nieuwe order aanmaken

Via ‘Nieuwe order’ in het hoofdmenu kun je een nieuwe order, maar ook een offerte aanmaken. Opgeslagen orders en offertes krijgen een uniek ordernummer.

1. Ga naar ‘Planning’ en klik op ‘Nieuwe order’
2. Geef de datum en tijd van de order in. Dit is de datum en tijd waarop de uitvoering van de order daadwerkelijk plaats vindt.
   De order datum en tijd is het moment waarop de chauffeur op de eerste bestemming wordt verwacht en dus niet het moment van aanmaken van de order. De ingegeven datum en tijd worden overgenomen naar de eerste bestemming.
   Wil je niet dat de ordertijd overgenomen wordt op de eerste bestemming dan kun je dit aanpassen:
   1. Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Geavanceerd’
   2. Zet onder ‘Instellingen voor orders’ het vinkje aan bij ‘Ordertijd niet overnemen op de eerste bestemming’
   3. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’
3. Selecteer de juiste klant en (indien nodig) een andere contactpersoon
   De geselecteerde contactpersoon ontvangt de e-mails die je vanuit het orderscherm verstuurd, zoals bijvoorbeeld de opdrachtbevestiging en de afleverbevestiging.
4. Selecteer het gewenste product (dienst) en klik op ‘Opslaan’

Na het opslaan breidt het scherm zich uit; orderdetails, prijsberekening en bestemmingen worden nu weergegeven.

Bestemmingen toevoegen

Aan de rechterkant van het scherm kun je de bestemmingen invoeren. Dit kan op 3 verschillende manier.

1. Met het ‘huisje-icoon’ aan de rechterkant.
   Hiermee worden de adresgegevens van de klant overgenomen.
2. Via het Adresboek.
   Je kunt bestemmingen die vaak voorkomen opslaan in het adresboek.
3. Handmatig invoeren, met behulp van postcodeherkenning (alleen voor Nederland).
   Kom je vaker op hetzelfde adres, dan kun je het opslaan in het adresboek met het vinkje ’toevoegen aan adresboek’.
   Vul adressen zo volledig mogelijk in; onvolledige adressen zorgen voor een minder accurate kilometerberekening.

Geef (indien nodig) per bestemming aan of het gaat om ophalen, afleveren of beide. Standaard wordt de eerste bestemming ingesteld als ophaaladres en de vervolgbestemmingen als afleveradres.
Indien er sprak is van meer dan 1 ophaaladres, vergeet dan niet bij ‘Goederen & verdeling’ de ophaal- en afleverbestemmingen juist in te stellen. Deze instellingen zijn belangrijk voor de opmaak van de transportdocumenten.

Je kunt bestemmingen altijd overschrijven met een nieuwe bestemming. Daarnaast kun je bestemmingen verwijderen of verplaatsen door deze eenvoudig naar de juiste bestemming te slepen.
Wanneer je een adres of de volgorde wijzigt, wordt de reeds berekende afstand gereset bij de prijsberekening. Hierdoor kan er niet per abuis een verkeerd aantal kilometers worden berekend en gefactureerd.

Geef (indien van toepassing) extra gegevens in:

1. Referentie klant, deze referentie komt bij de bestemming op de transportdocumenten en ook op de factuur.
   Heb je klanten waarbij altijd een referentie verplicht is? Dit kun je per klant instellen bij ‘Klantspecifieke instellingen’.
2. Vrachtbriefnummer, dit nummer komt bij de bestemming op de transportdocumenten en op de factuur.
3. Ophaal- en/of afleverdatum en tijd, komen ook bij de bestemming op de transportdocumenten.
   Per product kun je instellen of er een periodetijd (Tussen … en …) of een exact tijdstip wilt kunnen ingeven. Wanneer een klant altijd een specifiek tijdvenster heeft, kun je dat in het adresboek bij deze klant verwerken.
4. Bedrijfsnaam, contactpersoon en telefoonnummer.
5. Opmerking bij de bestemming, deze wordt weergegeven op de transportdocumenten.
   Deze opmerkingen gaan specifiek over deze bestemming. Opmerking over de gehele order voer je aan de linkerkant van het scherm in onder ‘Order details’.

Goederen invoeren

Goederen invoeren kan eenvoudig door onder ‘Order details’ de goederen te noemen bij ‘Opmerkingen op de vrachtbrief’ of uitgebreid via de knop ‘Goederen & Verdeling’.
Beide opties worden ook overgenomen op de transportdocumenten en in de orderbevestiging.

1. Klik op ‘Goederen & Verdeling’.
2. Geef per bestemming de benodigde gegevens in.
   Indien er sprak is van meer dan 1 ophaal- of afleveradres, vergeet dan niet de ophaal- en afleverbestemmingen juist in te stellen met de juiste goederen. Deze instellingen zijn tevens gekoppeld aan de vrachtdocumentatie.
3. Je kunt met de knop ‘Voeg een lege regel toe’ extra regels aanmaken, zo kun je verschillende soorten goederen ingeven voor een bepaalde bestemming.
   Naast de standaard ‘Colli’ kun je ook eigen tariefsoorten aanmaken, zoals bijvoorbeeld Europallet, meer informatie is te vinden onder tariefsoorten.
4. Klik op ‘Opslaan & terug naar de order’.

De aantallen, het gewicht en de afmetingen van de ingegeven goederen staan nu weergegeven bij de ‘Prijsberekening’. Wanneer er tarieven zijn aangemaakt o.b.v. goederen zullen deze berekend worden.

Prijsberekening

De geldende tarieven van het gekozen product worden weergegeven onder ‘Prijsberekening’. Hoe de prijzen bij het geselecteerde product berekend worden is afhankelijk van de tarieven die je hebt ingevoerd. Tarieven kunnen bijvoorbeeld o.b.v. kilometers of uren berekend worden, standaard wel of niet actief zijn, voertuigafhankelijk zijn etc. Wanneer er tarieven zijn aangemaakt o.b.v. goederen zullen deze berekend worden na het ingeven van de goederen via ‘Goederen & Verdeling’.
Wanneer je gebruik maakt van de inkoopmodule worden ook de inkooptarieven weergegeven bij ‘Prijsberekening’ en kun je in één oogopslag zien wat een order kost en oplevert.

1. Zijn er tarieven die voertuigafhankelijk zijn, selecteer dan bij ‘order details’ het gewenste voertuig. Dit kan een type voertuig zijn of een specifiek voertuig uit het wagenpark.
2. Zijn er tarieven die afhankelijk zijn van het aantal kilometers of aantal stops, klik dan bij prijsberekening op ‘Bereken afstand, stops en reisduur.
   Op de achtergrond wordt Google Maps geraadpleegd voor een kilometerberekening van de opgegeven bestemmingen. Je kunt de route bekijken door op ‘Route weergeven’ te klikken onderaan de order.
   Op klantniveau kan worden ingegeven of er afstand correcties berekend moeten worden en op welk adres de afstandsberekening gestart en beëindigd dient te worden.
3. Vink (indien van toepassing) tarieven aan die niet standaard actief zijn, maar wel berekend moeten worden, om deze te activeren. Bijvoorbeeld een avond- of weekendtoeslag.
4. Druk op ‘Enter’ of klik op ‘Opslaan’ om de berekening weer te geven.

Prijsberekening handmatig invoeren of aanpassen:
Je kunt de aantallen waarmee een tarief berekend dient te worden (afstand, stops, uren etc.) uiteraard (ook) handmatig ingeven en te allen tijde aanpassen.
Wanneer je handmatig afstand, stops, uren etc. hebt ingegeven klik dan NIET nogmaals op ‘Bereken afstand, stops en reisduur’. Je handmatige invoer wordt dan weer overschreven.

Prijs vastzetten:
Wanneer je en prijsafspraak maakt voor een order kun je dit kenbaar maken (aan andere gebruikers) door de prijs vast te zetten.

1. Vink ‘Prijs vastzetten’ aan om de tarieven en de berekeningen vast te zetten.
2. Druk op ‘Enter’ of klik op ‘Opslaan’.

De tarieven zijn nu niet meer te wijzigen. Je kunt de prijsberekening weer vrijgeven door het vinkje ‘Prijs vastzetten’ te verwijderen, gevolgd door ‘Enter’ of ‘Opslaan’.