Vervoersopdracht
Vanuit de planomgeving zijn er diverse mailopties, waaronder het versturen van een vervoersopdracht.
Vervoersopdracht
De vervoersopdrachten gebruik je om de gegevens van een order per e-mail naar de vervoerder te versturen. Dit is vooral handig wanneer je opdrachten uitbesteed aan ondervervoerders/charters, maar kan uiteraard ook worden gebruikt voor je eigen chauffeurs (bijvoorbeeld als ze niet over de Chauffeurs App beschikken).
Vervoergegevens
In vervoersopdrachten staan alle belangrijke orderdetails weergegeven, zoals de bestemmingen en de te vervoeren goederen. Optioneel kan de vervoersopdracht worden aangevuld met de opdrachtgever en het afgesproken inkooptarief.
Bijlagen
Bij het versturen van vervoersopdrachten kun je eventueel bijlagen toevoegen die van belang zijn voor de vervoerder. Denk hierbij aan transportdocumenten. Ook op deze documenten worden geautomatiseerd alle belangrijke ordergegevens geplaatst.
Algemene instellingen
Bij algemene instellingen kun je enkele standaard instellingen voor vervoersopdrachten vastleggen.
Klantgegevens
Bij de vervoersopdrachten is het mogelijk om wel of geen klantgegevens te vermelden. Bij algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je vervoersopdrachten vanuit de order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling. Leg bij algemene instellingen vast of klantgegevens wel of niet getoond moeten worden op de vervoersopdracht:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Vervoersopdracht e-mail instellingen’ > ‘Klantgegevens vermelden op de vervoersopdracht’ de standaardinstelling vast:
- Vermelden
- Niet vermelden
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Inkooptarieven
Bij de vervoersopdrachten is het mogelijk om de inkoopkosten te specificeren. Bij algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je vervoersopdrachten vanuit de order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling. Leg bij algemene instellingen of en hoe inkooptarieven weergegeven moeten worden op de vervoersopdracht:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Vervoersopdracht e-mail instellingen’ > ‘Inkooptarieven vermelden op de vervoersopdracht’ de standaardinstelling vast:
- ‘Uitgesplitst’: Elk tarief wordt afzonderlijk weergegeven
- ‘Alleen totaalprijs’: De totaalprijs voor de order wordt weergegeven
- ‘Niet vermelden’: Er worden geen tarieven/prijzen weergegeven
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Voetnoot
Het is mogelijk een om standaard voetnoot in te stellen. Dit is een extra stukje tekst dat onderaan de vervoersopdracht wordt weergegeven. De voetnoot kan in het Nederlands, Engels, Duits en Frans worden ingesteld.
Let op: De tekst is een standaard tekst die je niet kunt wijzigen bij het versturen van de vervoersopdracht.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Vervoersopdracht e-mail instellingen’ > ‘Extra tekst onderaan vervoersopdracht e-mail’ de standaard tekst vast in de gewenste talen
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de tekst op te slaan
Vervoerdergegevens op vervoersopdracht
Bij de vervoersopdrachten is het mogelijk om wel of geen vervoerdergegevens te vermelden. Bij algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je de vervoersopdracht vanuit de order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling. Leg bij algemene instellingen vast of en welke vervoerdergegevens wel of niet getoond moeten worden op de vervoersopdracht:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Transportdocumenten’
- Leg bij ‘Vervoerder vermelden’ de standaardinstelling vast
- Eigen gegevens
- Gegevens vervoerder
- Eigen gegevens + gegevens (onder) vervoerder (alleen voor CMR)
- Niet vermelden
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Vervoersopdracht versturen
De vervoersopdracht kan op twee manier worden verstuurd. Direct vanuit de order of vanuit het orderoverzicht. Dit laatste is handig als je meerdere orders tegelijk naar de vervoerder wilt versturen.
Vanuit de order
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Open de order waarvan je de vervoeropdracht wil versturen
- Klik onder ‘Order details’ op het envelop-icoon naast ‘Vervoerder’
- Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Vervoerder’
- (Indien van toepassing) Selecteer de (andere) contactpersonen die de vervoersopdracht moeten ontvangen
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- Controleer de instellingen m.b.t. het delen van vtarieven
- Klik op de gewenste verstuurmethode ‘Versturen met …’ of ‘Versturen zonder bijlage’
De vervoersopdracht wordt nu per e-mail verzonden.
Vanuit het orderoverzicht
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht
- Selecteer in het orderoverzicht in de eerste kolom de orders die je wil versturen aan de vervoerder
- Selecteer via de snelbewerking ‘met geselecteerde orders’ voor ‘Vervoersopdracht naar vervoerder’
- Voeg eventueel een opmerking bij de vervoersopdracht toe
- Kies eventueel een transportdocument om bij te voegen en klik op ‘OK’