Transportopdracht
Vanuit de planomgeving zijn er diverse mailopties, waaronder het versturen van een transportopdracht.
Transportopdracht
De Transportopdracht gebruik je om de gegevens van een order per e-mail naar de vervoerder te versturen. Dit is vooral handig wanneer je opdrachten uitbesteed aan ondervervoerders/charters, maar kan uiteraard ook worden gebruikt voor je eigen chauffeurs (bijvoorbeeld als ze niet over de Chauffeurs App beschikken).
Vervoergegevens
In Transportopdrachten staan alle belangrijke orderdetails weergegeven, zoals de bestemmingen en de te vervoeren goederen. Optioneel kan de Transportopdracht worden aangevuld met de opdrachtgever en het afgesproken inkooptarief.
Bijlagen
Bij het versturen van Transportopdrachten kun je eventueel bijlagen toevoegen die van belang zijn voor de vervoerder. Denk hierbij aan transportdocumenten. Ook op deze documenten worden geautomatiseerd alle belangrijke ordergegevens geplaatst.
Algemene instellingen
Bij algemene instellingen kun je enkele standaard instellingen voor Transportopdrachten vastleggen.
Klantgegevens
Bij de Transportopdrachten is het mogelijk om wel of geen klantgegevens te vermelden. Bij algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je Transportopdrachten vanuit de order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad Transportdocumenten’
- Leg bij ‘Klant vermelden’ de standaardinstelling vast:
- Vermelden
- Niet vermelden
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’
Inkooptarieven
Bij de Transportopdrachten is het mogelijk om de inkoopkosten te specificeren. Bij algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je Transportopdrachten vanuit de order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Transportopdracht e-mail instellingen’ > ‘Inkooptarieven vermelden op de Transportopdracht’ de standaardinstelling vast:
- ‘Uitgesplitst’: Elk tarief wordt afzonderlijk weergegeven
- ‘Alleen totaalprijs’: De totaalprijs voor de order wordt weergegeven
- ‘Niet vermelden’: Er worden geen tarieven/prijzen weergegeven
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’
Voetnoot
Het is mogelijk een om standaard voetnoot in te stellen. Dit is een extra stukje tekst dat onderaan de Transportopdracht wordt weergegeven. De voetnoot kan in het Nederlands, Engels, Duits en Frans worden ingesteld.
Let op: De tekst is een standaard tekst die je niet kunt wijzigen bij het versturen van de Transportopdracht.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Transportopdracht e-mail instellingen’ > ‘Instructie onderaan Transportopdracht’ de standaard tekst vast in de gewenste talen
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’
Vervoerdergegevens op Transportopdracht
Bij de Transportopdrachten is het mogelijk om wel of geen vervoerdergegevens te vermelden. Bij algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je de Transportopdracht vanuit de order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Transportdocumenten’
- Leg bij ‘Vervoerder vermelden’ de standaardinstelling vast
- Eigen gegevens
- Gegevens vervoerder
- Eigen gegevens + gegevens (onder) vervoerder (alleen voor CMR)
- Niet vermelden
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’
Documenten
Het is mogelijk een om standaard transportdocumenten mee te sturen met de transportopdracht. Bij algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je Transportopdrachten vanuit de order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Vink bij ‘Transportopdracht e-mail instellingen’ > ‘Met de transportopdracht mee te sturen documenten’ de documenten aan die je standaard wil meesturen.
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’
Transportopdracht versturen
De Transportopdracht kan op twee manier worden verstuurd. Direct vanuit de order of vanuit het orderoverzicht. Dit laatste is handig als je meerdere orders tegelijk naar de vervoerder wilt versturen.
Vanuit de order
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Open de order waarvan je de vervoeropdracht wil versturen
- Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Vervoerder’
- (Indien van toepassing) Selecteer de (andere) contactpersonen die de Transportopdracht moeten ontvangen
- Controleer de instellingen m.b.t.:
- Meesturen van documenten
- Vermelden van vervoerder gegevens
- Inkooptarieven delen
- Opgeslagen documenten meesturen
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- Klik op ‘Versturen’
De Transportopdracht wordt nu per e-mail verzonden.
Vanuit het orderoverzicht
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht
- Selecteer in het orderoverzicht in de eerste kolom de orders die je wil versturen aan de vervoerder
- Selecteer via de snelbewerking ‘met geselecteerde orders’ voor ‘Transportopdracht naar vervoerder’
- Voeg eventueel een opmerking bij de Transportopdracht toe
- De standaardinstellingen worden gehanteerd met het versturen van de gegevens.
- Klik op ‘OK’