Offerte versturen

Geüpdatet8 november 2023

In het Transport Management Systeem maak je heel eenvoudig offertes aan! De offerte kun je vervolgens per e-mail versturen!

Offerte e-mail

Offertes kun je per e-mail versturen vanuit EasyTrans.

Offertedetails

In de offerte e-mail staan alle belangrijke details weergegeven die zijn vastgelegd in de offerte binnen EasyTrans. Zoals bijvoorbeeld welke dienst de klant precies gaat afnemen, wanneer het transport wordt uitgevoerd en wat er vervoerd gaat worden. Of je de tarieven uitgesplitst of als totalen benoemt bepaal je helemaal zelf!

Direct goedkeuren

Gemak dient de mens! Daarom kan de ontvanger vanuit de e-mail heel eenvoudig een offerte goedkeuren! De e-mail bevat een duidelijke link waarop de ontvanger kan klikken om de offerte te accepteren. Na klikken wordt de ontvanger geleid naar een webpagina met daarop nogmaals de belangrijkste orderdetails, en de bevestiging dat de offerte is geaccepteerd.
Vervolgens wordt er direct een orderbevestiging verstuurd.
Tip: Zijn er binnen de offerte ook mailadressen vastgelegd voor orderbevestigingen aan ontvangers? Dan ontvangen ook deze na acceptatie van een offerte direct een orderbevestiging!

Bijlagen

Het is mogelijk om een proforma factuur bij te voegen bij een offerte. Handig als je bijvoorbeeld wilt vragen om een vooruitbetaling!

Algemene instellingen

Bij de algemene instellingen kun je enkele standaard instellingen voor offertes vastleggen.

Offerte-instellingen

Bij offertes is het mogelijk om de kosten van een opdracht te specificeren of enkel het totaalbedrag te tonen. Bij je algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Per offerte kun je uiteraard nog afwijken van deze standaard instelling! Leg bij de algemene instellingen vast hoe verkooptarieven weergegeven moeten worden op offertes:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
Open het tabblad ‘Order e-mails’
Leg bij ‘Offerte e-mail instellingen’ > ‘Verkooptarieven vermelden op offerte’ de standaardinstelling voor tarieven vast:
- ‘Uitgesplitst’: Elk tarief wordt afzonderlijk weergegeven
- ‘Alleen totaalprijs’: De totaalprijs voor de order wordt weergegeven
(Optioneel) Leg bij ‘Standaard opties orderbevestiging en offerte’ > ‘Opmerking op de offerte’ eventueel een vaste tekst bij offertes vast
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Opmerking op de offerte

Bij de algemene instellingen kun je optioneel ook een standaard opmerking vastleggen. De tekst komt dan in de offerte, onder het kopje ‘Bij deze offerte zijn de volgende opmerkingen genoteerd’. Per offerte kun je afwijken van de standaard ingestelde opmerking:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
Open het tabblad ‘Order e-mails’
Leg bij ‘Offerte e-mail instellingen’ > ‘Opmerking op de offerte’ de standaard standaard opmerking vast.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de opmerking op te slaan

Voetnoot

Bij offertes (en orderbevestigingen) is het mogelijk om een standaard voetnoot in te stellen. Dit is een extra stukje tekst dat onderaan de offerte (boven de handtekening) wordt weergegeven. De voetnoot kan in het Nederlands, Engels, Duits en Frans worden ingesteld.
Let op: De tekst is een standaard tekst die je niet kunt wijzigen bij het versturen van de offerte. Daarnaast wordt de ingestelde voetnoot ook gebruikt bij het versturen van orderbevestigingen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
Open het tabblad ‘Order e-mails’
Leg bij ‘Orderbevestiging e-mail instellingen’ > ‘Extra tekst onderaan de orderbevestiging en offerte e-mail’ de standaard voetnoot vast in de gewenste talen.
Tip: Het is mogelijk om html te gebruiken! Bijvoorbeeld om de tekst naar wens op te maken, of om links toe te voegen!
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de tekst op te slaan