Afleverbevestiging
Vanuit de planomgeving zijn er diverse mailopties, waaronder het versturen van afleverbevestigingen!
Afleverbevestiging
Zodra een rit is gereden kun je met de ontvangen gegevens van de vervoerder de order afmelden. Het systeem zal vragen of er een afleverbevestiging gestuurd moet worden. De afleverbevestiging wordt per e-mail verzonden en is een mooi stukje service naar klanten toe.
Ordergegevens
In de afleverbevestiging staan belangrijke orderdetails weergegeven. Zoals orderdatum, ophaal- en afleveradres en wat er vervoerd is, maar ook de aflevertijden en wie de de zending in ontvangst heeft genomen. Of je wel of geen tarieven wilt benoemen bepaal je helemaal zelf!
Algemene instellingen
Bij de algemene instellingen kun je enkele standaard instellingen voor de afleverbevestigingen vastleggen.
Verkooptarieven
Bij de afleverbevestigingen naar klanten is het mogelijk om de kosten van een order te specificeren. Bij algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je een afleverbevestiging vanuit een order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling!
Leg bij de algemene instellingen vast of en hoe verkooptarieven weergegeven moeten worden op de afleverbevestiging:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Afleverbevestiging e-mail instellingen’ > ‘Verkooptarieven vermelden op de afleverbevestiging’ de standaardinstelling vast:
- ‘Uitgesplitst’: Elk tarief wordt afzonderlijk weergegeven
- ‘Alleen totaalprijs’: De totaalprijs voor de order wordt weergegeven
- ‘Niet vermelden’: Er worden geen tarieven/prijzen weergegeven
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
De standaard instelling voor afleverbevestiging is nu opgeslagen.
Transportdocumenten
Wanneer er gebruikt gemaakt wordt van de Chauffeurs App is het mogelijk om bij de afleverbevestiging standaard een digitaal ondertekend transport document mee te sturen. Bij algemene instellingen kun je vastleggen wat hier voor de standaardinstelling moet zijn.
Verstuur je de afleverbevestiging vanuit een order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling! Leg bij de algemene instellingen vast of en welk digitaal transportdocument meegestuurd moet worden bij de afleverbevestiging:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Afleverbevestiging e-mail instellingen’ > ‘Digitaal ondertekend transportdocument meesturen met de afleverbevestiging’ de standaardinstelling vast:
- Vrachtbrief
- Orderlijst
- CMR
- Geen document meesturen
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
De standaard instelling voor afleverbevestiging is nu opgeslagen.
Afleverbevestiging versturen
Vanuit de planomgeving kun je afleverbevestigingen versturen. Dit kan vanuit de order zelf, maar ook vanuit het orderoverzicht. Wanneer er gebruikt gemaakt wordt van de Chauffeurs App kan de afleverbevestiging ook vanuit de app verstuurd worden.
Afleverbevestiging vanuit de planomgeving
Vanuit de order:
Verstuur je een afleverbevestiging vanuit een order? Dan kun je eventueel meerdere contactpersonen mailen en afwijken van de standaard instellingen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Open de order waarvan je de afleverbevestiging wil versturen
- Klik onderaan op de button ‘Afmelden’
- Selecteer eventueel de (andere) contactpersonen die de afleverbevestiging moeten ontvangen
- Controleer de instellingen m.b.t. het delen van verkooptarieven en voor een digitaal ondertekend transportdocument
- Klik op ‘Versturen’ of ‘Niet versturen’
De afleverbevestiging wordt nu per e-mail verzonden.
Vanuit het orderoverzicht:
Vanuit het orderoverzicht kun je meerdere afleverbevestigingen tegelijk versturen. Hierbij wordt de afleverbevestiging verstuurd naar de contactpersoon die is vastgelegd bij de orderdetails en worden de algemene instellingen voor afleverbevestigingen gebruikt.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je een afleverbevestiging wilt versturen
- Selecteer via de snelbewerking ‘met geselecteerde orders’ voor ‘Afmelden met afleverbevestiging’
- Vink aan of je eventueel bijgevoegde documenten wil meesturen en klik op ‘OK’
De afleverbevestigingen worden nu per e-mail verzonden.
Afleverbevestiging vanuit de Chauffeurs App
Maak je gebruik van de Chauffeurs App dan kun je orders via de App automatisch afmelden. Deze optie kun je op klantniveau aan- of uitzetten. Indien deze optie aangevinkt staat, kan de chauffeur na de laatste bestemming de order afmelden. Er zal tevens een afleverbevestiging worden verstuurd naar de opgegeven contactpersoon.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
- Open de betreffende klant
- Vink bij ‘Klantspecifieke instellingen’ ‘Direct afmelden via de Chauffeurs App’ aan
Zodra de chauffeur de laatste bestemming van de order heeft afgemeld, wordt de afleverbevestiging per e-mail verzonden.
Afleverbevestiging vanuit de Chauffeurs App per bestemming
Wanneer je de klant tussentijds op de hoogte wil houden of een bestemming is opgehaald of afgeleverd, dan kan je hiervoor per bestemming een afleverbevestiging aan de klant sturen vanuit de Chauffeurs App.
Voor iedere bestemming die via de Chauffeurs App wordt afgemeld, wordt direct een e-mail ter bevestiging naar de klant verstuurd.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
- Open de betreffende klant
- Vink bij ‘Klantspecifieke instellingen’ ‘E-mail per bestemming via de Chauffeurs App’ aan
Geen afleverbevestiging sturen
Instellen op algemeen-niveau:
Het is mogelijk om ervoor te kiezen geen afleverbevestiging te versturen bij het afmelden van de order.
Standaard geen afleverbevestiging sturen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Klanten’
- Vink bij ‘Standaard methode voor afstandsberekening’ ‘Standaard geen afleverbevestiging versturen’ aan
Bij alle nieuwe klanten die aangemaakt worden, wordt deze optie nu gehanteerd. Per klant kan deze optie nog apart worden aangepast. Wil je dat ook de bestaande klanten geen afleverbevestiging meer ontvangen, klik dan op het ‘overneem-icoon’, achter de i.
Instellen op klant-niveau:
Specifiek bij één of meerdere klanten geen afleverbevestiging sturen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
- Open de betreffende klant
- Vink bij ‘Klantspecifieke instellingen’ ‘geen afleverbevestiging versturen ‘ aan
Instellen op product-niveau:
Het is ook mogelijk om per product in te stellen of er geen afleverbevestiging gestuurd hoeft te worden.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’
- Klik op het betreffende product
- Vink bij ‘Overige opties’ ‘Geen afleverbevestiging versturen’ aan