Vervoerder invoeren

Vervoerder invoeren

Een vervoerder is de algemene term voor zowel ‘eigen’ chauffeurs als voor externe vervoerders. Je kunt dus als vervoerder zowel een persoon als een bedrijfsnaam vastleggen. Bij het vastleggen van de gegevens zijn de meeste velden optioneel. Indien gewenst kun je alleen de gegevens invullen die je daadwerkelijk nodig hebt.
Tip: Houdt de muiscursor enkele seconde op een invoerveld of klik op de info-iconen bij de verschillende instellingen voor meer informatie!

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Nieuwe Vervoerder’.
   1. Algemene bedrijfsgegevens
   2. (Optioneel) Inkoopgegevens
      Gebruik je de Inkoopmodule? Dan kun je diverse gegevens vastleggen die van belang zijn voor de inkoopzijde.
      Tip: Standaard instellingen die voor alle vervoerders gelden, zoals bijvoorbeeld een betalingstermijn, kun je als algemene instelling vastleggen via ‘Instellingen’ > Algemeen’ > Tabblad ‘Vervoerders’. Deze algemene instellingen worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe vervoerder. Uiteraard kun je daarbij per vervoerder wel afwijken van de algemene instellingen.
   3. (Indien van toepassing) ‘Koppelen met EasyTrans vervoerder’
      Betreft het een externe vervoerder die ook gebruik maakt van EasyTrans? Je kunt eenvoudig ordergegevens met elkaar uitwisselen wanneer je beide EasyTrans Systemen met elkaar koppelt! Om orders te kunnen versturen dien je hier de benodigde gegevens vast te leggen.
      Uitgebreide uitleg over een koppeling met een extern EasyTrans Systeem is te vinden in het artikel: Koppeling EasyTrans (extern)
2. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de gegevens op te slaan.

Tip: Voer je het BTW nummer van de vervoerder in, dan kun je vervolgens op het groene vinkje klikken, om te controleren of de gegevens juist zijn. Deze gegevens worden gecontroleerd met het VIES register.

Voertuig

In de kolom ‘Overige gegevens’ kun je bij ‘Voertuig’, indien gewenst, het voertuig kiezen waar de vervoerder gebruik van maakt. Dit kan het type voertuig zijn of een wagen uit het wagenpark.

Type voertuig

Kies je voor het type voertuig, dan wordt dit alleen weergegeven achter de naam van de vervoerder, wanneer je een vervoerder selecteert. Het voertuig wordt NIET overgenomen op de order, omdat dit de prijs zou kunnen beïnvloeden.

Wagen uit wagenpark

Kies je voor een wagen uit het wagenpark, dan wordt het voertuig WEL overgenomen op de order. Zo blijft de order altijd gekoppeld aan de wagen waar de betreffende chauffeur in rijdt.

Handtekening vervoerder

In de kolom ‘Overige gegevens’ kun je onderin bij ‘Handtekening chauffeur’ een handtekening van de vervoerder invoeren. Wanneer de handtekening is toegevoegd wordt deze, bij gebruik van deze vervoerder in een order, ook geplaatst op de vrachtbrief en CMR.

Tip: Heb je het Premium Plus pakket, dan kun je naast inscannen, de handtekening van de chauffeur eenvoudig verkrijgen door deze eenmalig zelf via de Chauffeurs App te laten tekenen. Download de handtekening in de order en upload deze hier.

Contactpersonen / chauffeurs

Het kan zijn dat je bij een vervoersbedrijf meerdere contactpersonen / chauffeurs hebt. Je kunt alle contactpersonen / chauffeurs toevoegen. Per contactpersoon kun je aangeven of ze eventueel toegang moeten krijgen tot de Vervoerder Portal/Chauffeurs App.
Geef de vervoerder toegang tot de Vervoerder Portal/Chauffeurs App door een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken en de juiste rechten toe te kennen.
Een uitgebreide uitleg over gebruikers toegang geven tot een Vervoerder Portal vind je in het artikel: Vervoerder toegang geven

Herhaal bovenstaande stappen om meerdere vervoerders vast te leggen.

Zodra je voor een vervoerder een extra contactpersoon aanmaakt, krijg je een keuze in het vervoerder veld in het orderscherm. Plan je de order op de dikgedrukte vervoerder regel, dan ziet de chauffeur de order niet.

Vervoerder historie

Met de knop kun je de vervoerder historie zien. Hierin wordt met datum, tijd en gebruiker aangegeven wanneer en door wie de vervoerder is aangemaakt. Ook wanneer de laatste wijziging en door wie is doorgevoerd kun je hierin terugzien.