Stap 1: Verwerking afmeldgegevens
Het ontvangen en de verwerking van de afmeldgegevens die zijn vastgelegd met de Chauffeurs App kan op diverse manieren.
Verwerking afmeldgegevens
Met de Chauffeurs App wordt iedere bestemming afzonderlijk afgemeld. De vastgelegde afmeldinformatie is direct beschikbaar in de planomgeving. Hoe je de informatie ontvangt en of je deze wilt delen is afhankelijk van de instellingen. In de planomgeving heb je in ieder geval direct toegang tot de volgende gegevens:
|
|
Verwerking afmeldgegevens
Hoe je de afmeldinformatie die is ingegeven via de Chauffeurs App ontvangt, is afhankelijk van de instellingen. De verwerking van de afmeldgegevens kan dus voor iedereen verschillend zijn. Hieronder benoemen we alle opties.
Standaard instelling
Standaard worden gegevens zoals wachttijden, laad/lostijden en opmerkingen in een apart opmerkingenveld bij de bestemmingen in de orders weergegeven. Dit opmerkingenveld is alleen zichtbaar in de planomgeving. Op deze manier worden afmeldgegevens niet onbedoeld gedeeld met klanten, op bijvoorbeeld de Track & Trace pagina of in het Klanten Portal.
De naam van de ontvanger/afgever, de tijd van ontvangst/afgifte, handtekeningen en afbeeldingen en een eventuele substatus worden wel direct verwerkt in de orders. Deze gegevens zijn immers van belang om de klant altijd up to date te houden over de status van een order.
Met de standaard instelling kunnen de overige afmeldgegevens door een planner verwerkt worden. De gegevens kunnen na verwerking eventueel verwijderd worden, als het veld ‘Opmerkingen vervoerder’ geen gegevens bevat, zal het niet meer zichtbaar zijn.
Aankomst- en vertrektijden gebruiken
Standaard kan een chauffeur bij het afmelden van een bestemming de tijd van ontvangst/afgifte ingeven. Hierbij kunnen uiteraard nog apart wachttijden en/of laad/lostijden worden vastgelegd. Je kunt er ook voor kiezen om enkel de aankomst- en vertrektijd te laten vermelden.
Met deze optie kan de chauffeur enkel de tijd van aankomst en vertrek doorgeven bij het afmelden van de bestemming. De vastgelegde tijden worden in de planomgeving weergegeven bij de werkelijke tijd van de bestemming. Een planner kan vervolgens zelf de eventuele wachttijd berekenen en verwerken bij de prijsberekening.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Chauffeurs App’
- Selecteer de optie ‘Aankomst- en vertrektijd gebruiken in de Chauffeurs App’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Opmerkingen Chauffeur
Een chauffeur kan bij het afmelden van een bestemming een opmerking vastleggen. Standaard is deze opmerking na het afmelden alleen zichtbaar in de planomgeving. Op deze manier wordt een opmerking niet onbedoeld gedeeld met de klanten, op bijvoorbeeld de Track & Trace pagina, afleverbevestiging of in het Klanten Portal. Je kunt er ook voor kiezen om de opmerking te ontvangen als (openbare) opmerking bij een bestemming.
Wanneer je afwijkt van de standaard instelling worden vastgelegde opmerkingen via de Chauffeurs App direct opgeslagen als (openbare) opmerking bij de desbetreffende bestemming.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Chauffeurs App’
- Vink de optie ‘Apart opmerkingen veld gebruiken voor opmerkingen uit de Chauffeurs App’ uit
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Wachttijden
De chauffeur kan bij het afmelden van een bestemming een wachttijd vastleggen (tenzij je werkt met ‘Aankomst- en vertrektijd’). Wachttijden worden standaard weergegeven in een intern opmerkingenveld. Een planner kan vervolgens beoordelen of deze doorbelast moeten worden aan de klant. De gegevens kunnen dan verwerkt worden bij de ‘Prijsberekening’ van de order.
Je kunt er ook voor kiezen om de wachttijden geautomatiseerd te verwerken. Met deze optie worden wachttijden direct opgeslagen bij de prijsberekening in de order. Tarieven die zijn ingesteld voor wachttijden worden dan uiteraard ook direct berekend.
Tip: Bij orders met meerdere bestemmingen worden de wachttijden bij elkaar opgeteld. Je kunt in de orderhistorie bekijken wat de wachttijd per bestemming was.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Chauffeurs App’
- Selecteer de optie ‘Wachttijd direct opslaan in het wachttijd veld’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Laad- en lostijden
De chauffeur kan bij het afmelden van een bestemming een laad- en lostijd vastleggen (tenzij je werkt met ‘Aankomst- en vertrektijd’). Laad- en lostijden worden standaard weergegeven in een intern opmerkingenveld. Een planner kan vervolgens beoordelen of deze doorbelast moeten worden aan de klant. De gegevens kunnen dan verwerkt worden bij de ‘Prijsberekening’ van de order.
Je kunt er ook voor kiezen om de laad- en lostijden geautomatiseerd te verwerken. Met deze optie worden laad- en lostijden direct opgeslagen bij de prijsberekening in de order. Tarieven die zijn ingesteld voor laad- en lostijd worden dan uiteraard ook direct berekend.
Tip: Bij orders met meerdere bestemmingen worden de laad- en lostijden bij elkaar opgeteld. Je kunt in de orderhistorie bekijken wat de laad- en lostijd per bestemming was.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Chauffeurs App’
- Selecteer de optie ‘Laad/los tijd direct opslaan in het laad/los tijd veld’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Totale ritafstand
Wanneer de chauffeur de gereden afstand opgeeft bij het afmelden van de laatste bestemming, dan wordt deze afzonderlijk weergegeven bij de prijsberekening. De planning kan op die manier zien of de berekende inkoop afstand overeen komt met de gereden afstand. Wil je liever dat de opgegeven afstand van de chauffeur direct wordt opgeslagen in het inkoop afstand veld, dan activeer je deze optie.
Het tarief o.b.v. afstand wordt dan bij de inkoopprijs direct aangepast naar de kilometers die zijn ingegeven via de Chauffeurs App.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Chauffeurs App’
- Selecteer de optie ‘Afstand totale rit direct opslaan in het inkoop afstand veld’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Documenten inzien
Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kun je documenten bij de transportorders opslaan, delen en ontvangen. Opgeslagen documenten kun je optioneel delen met vervoerders. Bij het opslaan van een document kan de je instellen of het om een openbaar of intern document gaat. Documenten die als intern zijn gemarkeerd, zijn niet zichtbaar voor in de Vervoerder Portal/Chauffeurs App.
Bij de algemene instellingen kun je vastleggen of je opgeslagen (openbare) documenten wilt delen via de Vervoerder Portal/Chauffeurs App:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Chauffeurs App’
- Leg bij ‘Bijgevoegde documenten weergeven in de Chauffeurs App’ de algemene instelling vast:
- Standaard delen: Selecteer de optie
- Standaard niet delen: Selecteer de optie NIET
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
CMR of vrachtbrief weergeven
Het is mogelijk om de chauffeur de CMR of vrachtbrief digitaal in te laten zien, van de toegewezen order, via de Chauffeurs App.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Chauffeurs App’
- Selecteer de optie ‘De vrachtbrief weergeven in de Chauffeurs App’ of ‘De CMR weergeven in de Chauffeurs App’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Volgorde afgemelde bestemmingen
In de Chauffeurs App staan de bestemmingen in de order op volgorde. Met deze optie worden de afgemelde bestemmingen onderaan in de lijst geplaatst. Bij orders met veel bestemmingen hoeft de chauffeur hierdoor niet telkens opnieuw naar beneden te scrollen. De eerst volgende bestemming staat dan bovenaan.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Chauffeurs App’
- Selecteer de optie ‘Afgemelde bestemmingen onderaan weergeven’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Order-substatus
In EasyTrans kun je werken met eigen substatussen voor orders. Bijvoorbeeld om een markering als ‘Afgeleverd bij de buren’ of ‘Niet thuis’ aan een order te kunnen geven. Order substatussen zijn optioneel ook zichtbaar op de Track & Trace pagina en in het Klanten Portal.
Order substatussen kunnen (indien gewenst) ook vastgelegd worden via de Chauffeurs App. Wanneer een chauffeur bij het afmelden een substatus ingeeft wordt deze direct opgeslagen bij de order.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Order substatussen’
- Open de substatus die geselecteerd moet kunnen worden in de Chauffeurs App
- Selecteer de optie ‘Keuzeoptie in Chauffeurs App’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.
De vervoerder krijgt nu bij het afmelden van een order een keuzelijst met ordersubstatussen waaruit hij kan selecteren.
Meer informatie over order substatussen is beschikbaar bij: Order Substatussen
Koppeling EasyTrans Onderling
Bij EasyTrans Software kun je (kosteloos) EasyTrans systemen met elkaar koppelen. Door een Koppeling EasyTrans Onderling te activeren met een externe vervoerder kun je eenvoudig ordergegevens uitwisselen. Maken beide systemen gebruik van een Vervoerder Portal/Chauffeurs App? Dan kun je ook afmeldgegevens delen!
Vanaf een Standaard pakket kun je ordergegevens versturen naar aan een externe vervoerder die ook EasyTrans gebruikt. De ontvangende partij hoeft dan niet meer handmatig de orders in te geven. Gebruiken beide systemen de Vervoerder Portal/Chauffeurs App voor het afmelden van orders? Dan worden de vastgelegde afmeldgegevens ook weer teruggekoppeld naar de opdrachtgever (zender van orders).
Afmeldgegevens delen
Standaard afmeldinformatie wordt altijd direct teruggekoppeld naar de opdrachtgever. Of en hoe overige afmeldinformatie gedeeld wordt is afhankelijk van de instellingen die beide systemen hanteren voor een Vervoerder Portal.
Standaard afmeldgegevens
De standaard afmeldinformatie wordt altijd direct teruggekoppeld naar de opdrachtgever (zender). Dit houdt dus in dat een naam van een ontvanger/afgever, de tijd van ontvangst/afgifte, handtekeningen en afbeeldingen en een eventuele substatus direct beschikbaar zijn voor de opdrachtgever, en eventueel een eindklant.
Ordersubstatus
Wanneer je ordersubstatussen wilt uitwisselen via de Koppeling EasyTrans Onderling moet de benaming van een ordersubstatus in beide systemen exact gelijk zijn.
Overige afmeldgegevens
Of en hoe overige afmeldinformatie gedeeld wordt is afhankelijk van de instellingen die beide systemen hanteren voor een Vervoerder Portal.
Onder overige afmeldinformatie valt: Wachttijd, Laad- en Lostijd, Opmerkingen van de chauffeur en Documenten (bij gebruik Documentopslagmodule).
Vervoerder (ontvanger)
De instellingen van de uiteindelijke vervoerder (ontvanger) zijn leidend. Gebruikt de vervoerder de standaard instellingen (apart opmerkingenveld)? Dan worden de overige afmeldgegevens in dit systeem enkel getoond in een apart opmerkingenveld. Deze gegevens worden op geen enkele manier gedeeld en zijn dus ook niet zichtbaar voor de opdrachtgever (zender).
Hanteert de vervoerder afwijkende instellingen? Dan worden overige afmeldgegevens ‘openbaar’. Heeft de vervoerder bijvoorbeeld ingesteld dat wachttijden direct opgeslagen worden bij de prijsberekening? Dan zijn deze gegevens ‘openbaar’ en worden deze verstuurd naar de opdrachtgever.
Opdrachtgever (zender)
Een opdrachtgever (zender) ontvangt dus enkel ‘openbare’ gegevens. Hoe de opdrachtgever vervolgens overige afmeldgegevens ontvangt is weer afhankelijk van diens instellingen. Gebruikt deze de standaard instellingen (apart opmerkingenveld)? Dan worden alle overige afmeldgegevens in een apart opmerkingenveld geplaatst. Tot de planner deze gegevens heeft verwerkt zijn deze nooit per ongeluk zichtbaar voor de eindklant.
Heeft ook de opdrachtgever ingesteld dat wachttijden direct verwerkt/berekent worden? Dan worden vastgelegde wachttijden direct ingevuld bij ‘Prijsberekening’.
EasyTrans Software