Stap 2: Afmelding orders
Afmeldinformatie van een Chauffeurs App is direct beschikbaar in de planomgeving. Hoe je de informatie ontvangt en verwerkt heb je reeds vastgelegd. Je kunt nu vastleggen hoe je de afmelding van de orders naar de klanten en/of in het Transport Management Systeem wil hebben.
Afmelding orders
Standaard wordt een order vanaf een Chauffeurs App afgemeld naar de planning. Een planner kan vervolgens de afmeldinformatie verwerken en de order de status ‘Afgemeld’ geven. Uiteraard kan de planner hierbij de order ook afmelden naar de klant, bijvoorbeeld door een afleverbevestiging te versturen.
Afmelden naar planner
Een order die volledig is afgerond met behulp van de Chauffeurs App krijgt een donkerblauwe kleurmarkering in het orderoverzicht. Een planner kan de afmeldinformatie verwerken en vervolgens de order de status ‘Afgemeld’ geven. Een planner kan een order op de volgende manier afmelden:
- Open de order en verwerk de afmeldgegevens
Tip: Gebruik je het interne veld ‘Opmerkingen vervoerder’? Indien gewenst kun je de afmeldgegevens verwijderen. Als het veld geen gegevens meer bevat is het niet langer zichtbaar. - Klik op ‘Afmelden’
- (Indien van toepassing) Verstuur een afleverbevestiging naar de klant
Tip: DE afleverbevestiging bevat naast de algemene informatie ook de ontvangen digitale handtekeningen, afbeeldingen en eventuele documenten. Ook de transportdocumenten die je verstuurt zijn voorzien van de digitale handtekening(en)!
Direct afmelden
Op klantniveau kun je er ook voor kiezen om orders direct geheel af te melden. Een order krijgt dan direct de status ‘Afgemeld’ en geen aparte kleurmarkering. De klant ontvangt direct een afleverbevestiging (tenzij dit op product- of klantniveau anders is aangegeven). De afleverbevestiging bevat de beschikbare afmeldgegevens en wordt verstuurd conform de algemene instellingen van afleverbevestigingen.
Het direct afmelden van orders kan op klantniveau:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
- Open de desbetreffende klant en ga naar ‘Klantspecifieke instellingen’
- Vink de optie ‘Automatisch afmelden via de Chauffeurs App’ aan
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Afleverbevestiging
Hoe je de orders ook afmeld naar de klanten, via de Chauffeurs App of vanuit de planomgeving, je kunt per e-mail altijd een afleverbevestiging versturen.
Getekende Transportdocumenten
Wanneer een chauffeur een digitale handtekening vastlegt via diens Chauffeurs App is dit direct beschikbaar in de planomgeving. Maak je een transportdocument aan? Dan staat deze digitale handtekening direct op de juiste plaats van het document. Bij het versturen van een afleverbevestiging kun je ook transportdocumenten meesturen.
De algemene instellingen voor de afleverbevestigingen stel je als volgt in:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Order e-mails’
- Geef bij ‘Standaard opties afleverbevestiging’ de gewenste instellingen in
Bij handmatig versturen van afleverbevestigingen kun je altijd afwijken van deze instellingen - Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Afleverbevestiging bij iedere bestemming
Heb je klanten met langere bezorgroutes, die op de hoogte willen blijven van iedere stop? Het is mogelijk om een bevestigingsmail te versturen van iedere levering/afhaling.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
- Open de desbetreffende klant en ga naar ‘Klantspecifieke instellingen’
- Vink de optie ‘E-mail per bestemming via de Chauffeurs App’ aan
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Geen afleverbevestiging sturen
Je kunt er ook voor kiezen geen afleverbevestigingen te versturen. Bij de algemene instellingen kun je de standaard instelling hiervoor vastleggen. Je kunt per klant nog afwijken van deze instelling.
Standaard Instelling
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Klanten’
- Vink de optie ‘Standaard geen afleverbevestiging versturen’ naar wens aan of uit
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Op klantniveau
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
- Open de klant waarbij je wilt afwijken van de standaard instelling
- Vink bij ‘Klantspecifieke instellingen’ de optie ‘Geen afleverbevestiging versturen’ naar wens aan of uit
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Koppeling EasyTrans Onderling
Bij EasyTrans Software kun je (kosteloos) EasyTrans systemen met elkaar koppelen. Door een Koppeling EasyTrans Onderling te activeren met een externe vervoerder kun je eenvoudig ordergegevens uitwisselen. Maken beide systemen gebruik van een Vervoerder Portal/Chauffeurs App? Dan kun je ook afmeldgegevens delen! Welke informatie gedeeld wordt (en hoe) is afhankelijk van de instellingen die beide partijen hanteren voor hun Vervoerder Portal.
Afmelding orders
Vanaf een Standaard pakket kun je ordergegevens versturen naar een externe vervoerder die ook EasyTrans gebruikt. De ontvangende partij hoeft dan niet meer handmatig de orders in te geven. Gebruiken beide systemen de Vervoerder Portal/Chauffeurs App voor het afmelden van orders? Dan worden de afmeldgegevens ook weer teruggekoppeld naar de opdrachtgever (zender van orders). Voor de afmelding van orders wordt hierbij rekening gehouden met de instellingen van beide systemen.
Over het algemeen geldt dat orders altijd eerst teruggemeld worden naar beide planomgevingen. Een volledig afgeronde order krijgt dan een donkerblauwe kleurmarkering in het orderoverzicht en de planners kunnen de orders verwerken en afmelden naar klanten.
Gebruikt de vervoerder (ontvanger) de optie om orders direct geheel af te melden maar de opdrachtgever (zender) niet? Dan krijgt de opdrachtgever (zender) alsnog enkel een terugmelding naar de planning. De planner kan vervolgens de ordergegevens verwerken en afmelden naar de eindklant. Gebruikt de opdrachtgever (zender) de optie om orders direct geheel af te melden? Dan wordt de order geheel afgemeld, eventueel ook naar de eindklant.
EasyTrans Software