Waar kunnen wij u bij helpen?
Afdrukken

Uitgaande E-mail instellingen

Vanuit EasyTrans kun je diverse e-mails versturen! Denk aan offertes, orderbevestigingen, vervoersopdrachten, facturen, et cetera. Ons advies is de e-mails te versturen via de eigen e-mailserver, zo worden de e-mails niet aangemerkt als spam.

Waarom is e-mail soms SPAM?

EasyTrans verstuurt e-mails met uw eigen e-mailadres als afzender. Dit is o.a. belangrijk omdat de ontvanger dan gemakkelijk kan antwoorden op de e-mails. En u de antwoorden direct in uw eigen mailbox ontvangt!

Zonder aanvullende instellingen worden e-mails verstuurt vanaf de server van EasyTrans Software, met uw eigen e-mailadres als afzender dus. Omdat het afzenderadres niet is geregistreerd bij deze server markeren veel e-mailproviders de mails als een hoog risico voor SPAM. Dit om te voorkomen dat er zomaar (ongewenst) uit naam van u e-mails verstuurd worden.

Om te voorkomen dat e-mails onterecht gemarkeerd worden als SPAM biedt EasyTrans Software de mogelijkheid om e-mails te versturen via een eigen mailaccount.

Uitgaande e-mail instellen

Zonder uitgaande e-mailinstellingen kan EasyTrans alleen aangeven dat u de afzender bent van de e-mails. Hierdoor kunnen e-mails gemarkeerd worden als SPAM. Om dit te voorkomen is het advies om mails te versturen via de eigen e-mailserver. Stel hiervoor de uitgaande SMTP mailserver in binnen EasyTrans. Dit zijn dezelfde instellingen die bijvoorbeeld gebruikt worden om Microsoft Outlook of de e-mails op telefoons in te stellen. De benodigde gegevens zijn op te vragen bij de e-mailprovider.

Server instellingen uitgaande e-mail

Bij de algemene instellingen kunnen de uitgaande e-mailinstellingen worden vastgelegd.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
  2. Open het tabblad ‘Uitgaande e-mail’
  3. Vul bij ‘Server instellingen voor uitgaande e-mail’ de benodigde gegevens in
  4. (Optioneel) ‘Facturatie e-mail’; Gebruikt u voor de facturatie een ander e-mailadres? En wilt u hiervoor een ander uitgaand e-mailaccount gebruiken? Leg dan ook de gegevens van dit account vast.
  5. Klik op ‘Opslaan’
  6. (Optioneel) Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om de instellingen te controleren

Alle e-mails worden nu via de eigen e-mailserver verstuurt.

SPF (Alternatieve oplossing)

Wanneer het niet mogelijk is om een eigen SMTP server te gebruiken dan is er een alternatief: EasyTrans toestemming geven om e-mails namens u te versturen. De ontvangende partij controleert allereerst of de ontvangen e-mail afkomstig is van de server van het afzenderadres. Wanneer dit niet het geval is wordt vervolgens gecontroleerd of er dan wel toestemming is gegeven om e-mails namens het afzenderadres te versturen. Deze oplossing heet SPF.

Helaas is het instellen van een “SPF-record” niet altijd eenvoudig. Het is een technische instelling in de DNS instellingen van uw website en de manier waarop deze instelling gedaan moet worden verschilt per aanbieder. Hoe u precies bij uw DNS instellingen komt en hoe u uw SPF record aanpast kunt u navragen bij uw provider.

SPF-record instellen

Het instellen van een SPF record kan bij de DNS instellingen van uw website. Hoe u bij uw DNS instellingen komt verschilt per provider. Meestal kunt u inloggen in een Controle Paneel. Hoe u precies bij uw DNS instellingen komt en hoe u uw SPF record aanpast kunt u navragen bij uw provider.

Het SPF record ziet er vaak ongeveer als volgt uit: “v=spf1 a mx ip4:uw.ip.adres ~all“

Standaard zal een SPF-record instellingen bevatten om uw eigen domeinnaam als afzender toe te staan. Om EasyTrans toestemming te geven e-mail te versturen namens u moet het SPF record van EasyTrans toegevoegd worden aan uw SPF-record: “include:spf.easytrans.nl“

Het aangepast SPF-record zal er dan ongeveer als volgt uitzien: “v=spf1 a mx ip4:uw.ip.adres include:spf.easytrans.nl ~all“

E-mail instellingen controleren

Het is altijd mogelijk om de uitgaande e-mailinstellingen te controleren.
Daarnaast bevat EasyTrans ook een handige tool om uw verzonden e-mails grondig te analyseren!

Uitgaande e-mail testen

Controleer eenvoudig of e-mails succesvol verstuurd worden:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
  2. Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om de instellingen te controleren

De resultaten worden direct weergegeven.
Wanneer de e-mail niet verzonden kan worden ziet u onderin uw scherm de uitgebreide foutinformatie afkomstig van de e-mailprovider. U kunt hier controleren waarom een e-mail niet verzonden kan worden.

Mailtester

‘mail-tester’ is een handige tool om e-mails grondig te controleren. Het analyseert de inhoud van een e-mail maar ook de mailserver en de verzendende IP. Bij de resultaten krijgt u een gedetailleerd rapport van wat wel en niet correct is geconfigureerd! Ervaar je soms problemen met e-mails die je verstuurd? Doe dan eens de mailtester!

  1. Klik bij ‘Instellingen controleren’, bij punt 2. op de link ‘www.mail-tester.com’
    Via een nieuw tabblad wordt ‘mail-tester’ geopend
  2. Kopieer het e-mailadres
    (bovenste vak, eindigend op @…mail-tester.com)
  3. Ga terug naar EasyTrans (sluit het tabblad van mail-tester NIET)
  4. Plak het e-mailadres bij punt 2.: ‘Mail Tester e-mailadres’
  5. Klik bij punt 3. op de link ‘Test e-mail versturen naar Mail Tester’
    Bovenin beeld ziet u direct of de e-mail succesvol verzonden is
  6. Ga opnieuw naar het browsertabblad van ‘mail-tester’ en klik op ‘Then check your score’

Controleer de uitslagen! U ontvangt een uitgebreide analyse van de verzonden e-mail, die precies aangeeft wat er mis is en hoe u dit kunt oplossen. Een score van 7 of hoger geeft een grote kans dat uw e-mails succesvol ontvangen worden.

Vorige Gebruikers aanmaken
Volgende Order Substatussen
INHOUD