Uitgaande E-mail instellingen
Vanuit EasyTrans kun je diverse e-mails versturen. Denk aan offertes, orderbevestigingen, vervoersopdrachten, facturen, etcetera. Om deze e-mails te kunnen versturen dien je eerst de uitgaande e-mail instellingen goed in te vullen.
Voor het versturen van de e-mail uit EasyTrans maken we gebruik van je eigen e-mail. Dit heeft als voordeel dat e-mails van je eigen e-mailadres afkomstig zijn. Dit geeft de ontvanger meer vertrouwen dat de e-mails daadwerkelijk van jou afkomstig zijn en niet in de spam belanden. Ook kan de ontvanger dan gemakkelijk antwoorden op de e-mails en komen deze direct in je inbox terecht.
Uitgaande e-mail instellen
Om e-mails te kunnen versturen vanuit EasyTrans moeten de uitgaande e-mail instellingen worden ingevuld. Je hebt hiervoor de SMTP instellingen van je e-mail provider nodig. Dit zijn dezelfde instellingen die bijvoorbeeld gebruikt worden om Microsoft Outlook, of de e-mails op je telefoon in te stellen. De benodigde gegevens zijn op te vragen bij de leverancier van je e-mail.
Server instellingen uitgaande e-mail
Bij de algemene instellingen kunnen de uitgaande e-mailinstellingen worden vastgelegd.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ -> ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Uitgaande e-mail’
- Vul bij ‘Server instellingen voor uitgaande e-mail’ de benodigde gegevens in
- SMTP server: Bijvoorbeeld smtp.office365.com
- Poort: Meestal is dit poort 587 voor een veilige verbinding
- Beveiliging: De gebruikte methode voor een veilige verbinding. Meestal is dit TLS
Let op: Gebruik altijd een veilige verbinding om te voorkomen dat e-mails door onbevoegden kunnen worden onderschept - Gebruikersnaam: Dit is vaak het e-mailadres van de gebruikte mailbox
- Wachtwoord
- (Optioneel) ‘Facturatie e-mail’
Gebruik je voor de facturatie een ander e-mailadres en wil je hiervoor een ander uitgaand e-mailaccount gebruiken, leg dan ook de gegevens van dit account vast. Voor dit account wordt dezelfde SMTP server gebruikt. Je hoeft alleen een ander gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. - Klik op ‘Opslaan’
- (Optioneel) Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om de instellingen te controleren
Alle e-mails worden nu via de eigen e-mailserver verstuurt.
E-mail instellingen controleren
Na het instellen van de uitgaande e-mail is het verstandig om de instellingen te controleren. Zo weet je zeker dat alles juist is ingesteld en de e-mail bij de ontvanger terecht komt.
Uitgaande e-mail testen
Controleer eenvoudig of e-mails succesvol verstuurd worden:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ -> ‘Algemeen’ -> Tabblad ‘Uitgaande e-mail’
- Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om de instellingen te controleren
Na het versturen verschijnt het resultaat bovenin de gele balk.
Wanneer de e-mail niet verzonden kan worden zie je onderaan de pagina de uitgebreide foutinformatie afkomstig van de e-mailprovider. Je kunt hier controleren waarom een e-mail niet verzonden kan worden.
Tip: Meestal bestaat de foutmelding uit meerdere regels. De daadwerkelijke foutmelding staat meestal wat verderop in de tekst, bijvoorbeeld “SERVER -> CLIENT: 535 Incorrect authentication data”.
Mailtester
‘mail-tester’ is een handige tool om e-mails grondig te controleren. Het analyseert de inhoud van een e-mail maar ook de mailserver en de verzendende IP. Bij de resultaten krijg je een gedetailleerd rapport van wat wel en niet correct is geconfigureerd! Ervaar je soms problemen met e-mails die je verstuurd? Doe dan eens de mailtester!
- Klik bij ‘Instellingen controleren’, bij punt 2. op de link ‘www.mail-tester.com’
Via een nieuw tabblad wordt ‘mail-tester’ geopend. - Kopieer het e-mailadres
(bovenste vak, eindigend op @…mail-tester.com) - Ga terug naar EasyTrans (sluit het tabblad van mail-tester NIET)
- Plak het e-mailadres bij punt 2.: ‘Mail Tester e-mailadres’
- Klik bij punt 3. op de link ‘Test e-mail versturen naar Mail Tester’
Bovenin beeld zie je direct of de e-mail succesvol verzonden is. - Ga opnieuw naar het browsertabblad van ‘mail-tester’ en klik op ‘Then check your score’
Controleer de uitslagen. Je ontvangt een uitgebreide analyse van de verzonden e-mail, die precies aangeeft wat er mis is en hoe je dit kunt oplossen. Een score van 7 of hoger geeft een grote kans dat de e-mails succesvol ontvangen worden.
Alternatieve oplossing: SPF-record
Wanneer het niet mogelijk is om een eigen SMTP server te gebruiken dan is er een alternatief: EasyTrans toestemming geven om e-mails uit jouw naam te verzenden. De ontvangende partij controleert allereerst of de ontvangen e-mail afkomstig is van de server van het afzenderadres. Wanneer dit niet het geval is wordt vervolgens gecontroleerd of er dan wel toestemming is gegeven om e-mails namens het afzenderadres te versturen. Deze oplossing heet SPF.
Helaas is het instellen van een “SPF-record” niet altijd eenvoudig. Het is een technische instelling in de DNS instellingen van je website en de manier waarop deze instelling gedaan moet worden verschilt per aanbieder. Hoe je precies bij de DNS instellingen komt en hoe het SPF record moet worden aanpast kun je navragen bij de website provider.
SPF-record instellen
Het instellen van een SPF record kan bij de DNS instellingen van de website. Hoe je bij de DNS instellingen komt verschilt per provider. Meestal kun je inloggen in een Controle Paneel.
Het SPF record ziet er vaak ongeveer als volgt uit: v=spf1 a mx ip4:uw.ip.adres ~all
Standaard zal een SPF-record instellingen bevatten om je eigen domeinnaam als afzender toe te staan. Om EasyTrans toestemming te geven e-mail te versturen met je eigen e-mail als afzender, moet het SPF record van EasyTrans toegevoegd worden aan je eigen SPF-record:. Hier voeg je de volgende tekst toe aan het record: include:spf.easytrans.nl
Het aangepaste SPF-record zal er dan ongeveer als volgt uitzien: v=spf1 a mx ip4:uw.ip.adres include:spf.easytrans.nl ~all
Het kan enkele uren duren voordat de aanpassingen zijn doorgevoerd. Voer de controleprocedure in EasyTrans uit om via Mailtester te controleren of alle instellingen juist zijn.
EasyTrans Software