Waar kunnen wij je bij helpen?
Afdrukken

Uitgaande E-mail instellingen

Vanuit EasyTrans kun je diverse e-mails versturen. Denk aan offertes, orderbevestigingen, transportopdrachten, facturen, etcetera. Om deze e-mails te kunnen versturen dien je eerst de uitgaande e-mail instellingen goed in te vullen.

Voor het versturen van de e-mail uit EasyTrans maken we gebruik van je eigen e-mail. Dit heeft als voordeel dat e-mails van je eigen e-mailadres afkomstig zijn. Dit geeft de ontvanger meer vertrouwen dat de e-mails daadwerkelijk van jou afkomstig zijn en niet in de spam belanden. Ook kan de ontvanger dan gemakkelijk antwoorden op de e-mails en komen deze direct in je inbox terecht.

Uitgaande e-mail instellen

Om e-mails te kunnen versturen vanuit EasyTrans moeten de uitgaande e-mail instellingen worden ingevuld. Je hebt hiervoor de SMTP instellingen van je e-mail provider nodig. De benodigde gegevens zijn op te vragen bij de leverancier van je e-mail.

LET OP:

  • Maak je gebruik van Microsoft 365 of Google Workspace, dan zijn aanvullende instellingen benodigd. Neem contact op met EasyTrans om een instructie te ontvangen.
  • Privé e-mailadressen die eindigen op bijvoorbeeld @hotmail.com of @outlook.com, kunnen helaas niet worden gebruikt.
  • Heb of kun je geen gebruik maken van een SMTP mailserver, dan raden we het gebruik van SMTP2GO aan. Met deze dienst kun je tot 1000 e-mails per maand gratis versturen.

Server instellingen uitgaande e-mail

Bij de algemene instellingen kunnen de uitgaande e-mailinstellingen worden vastgelegd.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ -> ‘Algemeen’
  2. Open het tabblad ‘Uitgaande e-mail’
  3. Vul bij ‘Server instellingen voor uitgaande e-mail’ de benodigde gegevens in
    1. Host: Bijvoorbeeld mail.smtp2go.com
    2. Poort: Meestal is dit poort 587 voor een veilige verbinding
    3. Beveiliging: De gebruikte methode voor een veilige verbinding. Meestal is dit TLS
      Let op: Gebruik altijd een veilige verbinding om te voorkomen dat e-mails door onbevoegden kunnen worden onderschept
    4. Gebruikersnaam: Dit is vaak het e-mailadres van de gebruikte mailbox
    5. Wachtwoord
  4. (Optioneel) ‘Facturatie e-mail’
    Gebruik je voor de facturatie een ander e-mailadres en wil je hiervoor een ander uitgaand e-mailaccount gebruiken, leg dan ook de gegevens van dit account vast. Voor dit account wordt dezelfde SMTP server gebruikt. Je hoeft alleen een ander gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen.
  5. Klik op ‘Opslaan’
  6. Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om de instellingen te controleren. Controleer ook de score via Mail Tester om te controleren of je SPF record correct is ingesteld.

Alle e-mails worden nu via de eigen e-mailserver verzonden.

E-mail instellingen controleren

Na het instellen van de uitgaande e-mail is het verstandig om de instellingen te controleren. Zo weet je zeker dat alles juist is ingesteld en de e-mail bij de ontvanger terecht komt.

Uitgaande e-mail testen

Controleer eenvoudig of e-mails succesvol verstuurd worden:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ -> ‘Algemeen’ -> Tabblad ‘Uitgaande e-mail’
  2. Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om de instellingen te controleren

Na het versturen verschijnt het resultaat bovenin de gele balk.
Wanneer de e-mail niet verzonden kan worden zie je onderaan de pagina de uitgebreide foutinformatie afkomstig van de e-mailprovider. Je kunt hier controleren waarom een e-mail niet verzonden kan worden.
Tip: Meestal bestaat de foutmelding uit meerdere regels. De daadwerkelijke foutmelding staat meestal wat verderop in de tekst, bijvoorbeeld “SERVER -> CLIENT: 535 Incorrect authentication data”.

Mailtester

‘Mail-tester’ is een handige tool om e-mails grondig te controleren. Het analyseert de inhoud van een e-mail maar ook de mailserver en de verzendende IP. Bij de resultaten krijg je een gedetailleerd rapport van wat wel en niet correct is geconfigureerd! Ervaar je soms problemen met e-mails die je verstuurd? Doe dan eens de mailtester!

  1. Klik bij ‘Instellingen controleren’, bij punt 2. op de link ‘www.mail-tester.com’
    Via een nieuw tabblad wordt ‘mail-tester’ geopend.
  2. Kopieer het e-mailadres
    (bovenste vak, eindigend op @…mail-tester.com)
  3. Ga terug naar EasyTrans (sluit het tabblad van mail-tester NIET)
  4. Plak het e-mailadres bij punt 2.: ‘Mail Tester e-mailadres’
  5. Klik bij punt 3. op de link ‘Test e-mail versturen naar Mail Tester’
    Bovenin beeld zie je direct of de e-mail succesvol verzonden is.
  6. Ga opnieuw naar het browsertabblad van ‘mail-tester’ en klik op ‘Then check your score’

Controleer de uitslagen. Je ontvangt een uitgebreide analyse van de verzonden e-mail, die precies aangeeft wat er mis is en hoe je dit kunt oplossen. Een score van 7 of hoger geeft een grote kans dat de e-mails succesvol ontvangen worden.

INHOUD