Uitgaande E-mail instellingen
Vanuit EasyTrans kun je diverse e-mails versturen. Denk aan offertes, orderbevestigingen, transportopdrachten, facturen, etcetera. Om deze e-mails te kunnen versturen dien je eerst de uitgaande e-mail instellingen goed in te vullen.
Voor het versturen van de e-mail uit EasyTrans maken we gebruik van je eigen e-mail. Dit heeft als voordeel dat e-mails van je eigen e-mailadres afkomstig zijn. Dit geeft de ontvanger meer vertrouwen dat de e-mails daadwerkelijk van jou afkomstig zijn en niet in de spam belanden. Ook kan de ontvanger dan gemakkelijk antwoorden op de e-mails en komen deze direct in je inbox terecht.
Uitgaande e-mail instellen
Om e-mails te kunnen versturen vanuit EasyTrans moeten de uitgaande e-mail instellingen worden ingevuld. Je hebt hiervoor de SMTP instellingen van je e-mail provider nodig. De benodigde gegevens zijn op te vragen bij de leverancier van je e-mail.
LET OP:
- Maak je gebruik van Microsoft 365 of Google Workspace, dan zijn aanvullende instellingen benodigd. Neem contact op met EasyTrans om een instructie te ontvangen.
- Privé e-mailadressen die eindigen op bijvoorbeeld @hotmail.com of @outlook.com, kunnen helaas niet worden gebruikt.
- Heb of kun je geen gebruik maken van een SMTP mailserver, dan raden we het gebruik van SMTP2GO aan. Met deze dienst kun je tot 1000 e-mails per maand gratis versturen.
Server instellingen uitgaande e-mail
Bij de algemene instellingen kunnen de uitgaande e-mailinstellingen worden vastgelegd.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ -> ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Uitgaande e-mail’
- Vul bij ‘Server instellingen voor uitgaande e-mail’ de benodigde gegevens in
- Host: Bijvoorbeeld
mail.smtp2go.com - Poort: Meestal is dit poort 587 voor een veilige verbinding
- Beveiliging: De gebruikte methode voor een veilige verbinding. Meestal is dit TLS
Let op: Gebruik altijd een veilige verbinding om te voorkomen dat e-mails door onbevoegden kunnen worden onderschept - Gebruikersnaam: Dit is vaak het e-mailadres van de gebruikte mailbox
- Wachtwoord
- Host: Bijvoorbeeld
- (Optioneel) ‘Facturatie e-mail’
Gebruik je voor de facturatie een ander e-mailadres en wil je hiervoor een ander uitgaand e-mailaccount gebruiken, leg dan ook de gegevens van dit account vast. Voor dit account wordt dezelfde SMTP server gebruikt. Je hoeft alleen een ander gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. - Klik op ‘Opslaan’
- Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om de instellingen te controleren. Controleer ook de score via Mail Tester om te controleren of je SPF record correct is ingesteld.
Alle e-mails worden nu via de eigen e-mailserver verzonden.
E-mail instellingen controleren
Na het instellen van de uitgaande e-mail is het verstandig om de instellingen te controleren. Zo weet je zeker dat alles juist is ingesteld en de e-mail bij de ontvanger terecht komt.
Uitgaande e-mail testen
Controleer eenvoudig of e-mails succesvol verstuurd worden:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ -> ‘Algemeen’ -> Tabblad ‘Uitgaande e-mail’
- Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om de instellingen te controleren
Na het versturen verschijnt het resultaat bovenin de gele balk.
Wanneer de e-mail niet verzonden kan worden zie je onderaan de pagina de uitgebreide foutinformatie afkomstig van de e-mailprovider. Je kunt hier controleren waarom een e-mail niet verzonden kan worden.
Tip: Meestal bestaat de foutmelding uit meerdere regels. De daadwerkelijke foutmelding staat meestal wat verderop in de tekst, bijvoorbeeld “SERVER -> CLIENT: 535 Incorrect authentication data”.
Mailtester
‘Mail-tester’ is een handige tool om e-mails grondig te controleren. Het analyseert de inhoud van een e-mail maar ook de mailserver en de verzendende IP. Bij de resultaten krijg je een gedetailleerd rapport van wat wel en niet correct is geconfigureerd! Ervaar je soms problemen met e-mails die je verstuurd? Doe dan eens de mailtester!
- Klik bij ‘Instellingen controleren’, bij punt 2. op de link ‘www.mail-tester.com’
Via een nieuw tabblad wordt ‘mail-tester’ geopend. - Kopieer het e-mailadres
(bovenste vak, eindigend op @…mail-tester.com) - Ga terug naar EasyTrans (sluit het tabblad van mail-tester NIET)
- Plak het e-mailadres bij punt 2.: ‘Mail Tester e-mailadres’
- Klik bij punt 3. op de link ‘Test e-mail versturen naar Mail Tester’
Bovenin beeld zie je direct of de e-mail succesvol verzonden is. - Ga opnieuw naar het browsertabblad van ‘mail-tester’ en klik op ‘Then check your score’
Controleer de uitslagen. Je ontvangt een uitgebreide analyse van de verzonden e-mail, die precies aangeeft wat er mis is en hoe je dit kunt oplossen. Een score van 7 of hoger geeft een grote kans dat de e-mails succesvol ontvangen worden.
EasyTrans Software