Stap 6: Tarieven invoeren

Geüpdatet12 februari 2025

Tarievenbeheer

De tarieven die je bij de diensten hanteert kun je invoeren in het TMS EasyTrans. Door de producten (diensten) en tarieven goed vast te leggen kun je optimaal gebruik maken van de geautomatiseerde prijsberekeningen binnen EasyTrans. Bij het vastleggen van tarieven zijn er diverse geavanceerde mogelijkheden.

Tariefsoorten

Tariefsoorten gebruik je om bij een tarief in te stellen met welke gegevens gerekend moet worden in een order. Standaard tariefsoorten zijn bijvoorbeeld tarieven op basis van kilometers, stops, colli, gewicht, laadmeter, wachttijd, uren, etc. Al deze belangrijke gegevens kun je in de orders vastleggen. Zijn er gegevens bekend? En is hier een tarief voor aanwezig? Dan wordt direct de juiste prijs berekend!

Naast de standaard tarieven kun je ook eigen tariefsoorten aanmaken, om zo bijvoorbeeld een prijs per pallet te kunnen berekenen.

Staffelprijzen

Staffelprijzen zijn (vaak) tarieven op basis van afname. Zoals bijvoorbeeld een kwantum korting, om zo klanten een voordeligere prijs te bieden bij een hogere afname.
Staffelprijzen worden vastgelegd binnen de standaard tarieven, een uitgebreide uitleg hierover is te lezen bij: Staffelprijzen

Dynamische tarieven

Vanaf een Premium pakket zijn dynamische tarieven ook onderdeel van het Transport Management Systeem. Dynamische tarieven worden geactiveerd wanneer er bepaalde gegevens in een order aanwezig zijn. Denk bijvoorbeeld aan postcodegebieden die je kunt instellen waar een bepaald tarief gehanteerd moet worden, voor bijvoorbeeld een tarief als ‘waddentoeslag’. Hetzelfde geldt voor tarieven o.b.v. landcodes. Of wat dacht je van specifieke tarieven op dagen die in een weekend vallen?

Geautomatiseerde prijsberekening

Na het invoeren van tarieven komt er een geautomatiseerde prijsberekening in orders bepaald door de tarieven die aan de producten (diensten) zijn gekoppeld. Het systeem houdt hierbij rekening met klantspecifieke prijsafspraken. Door de automatisering zijn prijzen bij een order direct beschikbaar, waardoor ook het factureren naar de klanten een stuk sneller gaat. Het is zelfs mogelijk om met meerdere valuta te werken in EasyTrans!

Naast de opbrengsten van de orders kun je met de Inkoopmodule van EasyTrans Software ook de kosten van transportopdrachten bijhouden. Aan ieder verkooptarief kan een inkooptarief gekoppeld worden, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. Hierdoor is niet alleen direct te zien wat een order oplevert, maar ook wat die kost! Overeengekomen prijzen kun je vervolgens heel eenvoudig delen met vervoerders.

Tarieven invoeren

Uiteraard kun je bij een product (dienst) meerdere tarieven invoeren. Een product als ‘spoedopdracht’ kan bijvoorbeeld een kilometertarief, stopprijs en een brandstoftoeslag hebben. Terwijl je bij een ‘overnight’ product wellicht alleen een prijs per colli berekend.

Benodigde gegevens

Tarieven zijn gekoppeld aan producten en kunnen daarnaast ook nog specifiek gelden bij een bepaald voertuigtype of bij een specifieke klant. Voor je tarieven kunt gaan invoeren moet je eerst de eerdere stappen van de inrichting van het TMS hebben gedaan:

Standaard tarief

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’
Klik op ‘Nieuw tarief toevoegen’ en leg het tarief vast:
1. ‘Omschrijving’
  Geef de benaming van het tarief in.
  Voorbeelden: ‘Prijs per kilometer’, ‘Wachttijd’, ‘Extra stop’, ‘Ritprijs’ of ‘Brandstoftoeslag’.
2. ‘Tariefsoort’;
  Geef aan met welke gegevens je het tarief wil laten berekenen:
  - Afstand (km): Het aantal ingegeven/berekende kilometers in de order.
  - Stops: Het aantal ingegeven/berekende extra stops in een order.
    Bij de geautomatiseerde stopsberekening in een order tellen de eerste twee bestemmingen niet als een stop, enkel de extra stops.
  - Colli: Het ingegeven aantal te vervoeren stuks goederen.
  - Gewicht totaal: Het totaalgewicht, dus het gewicht van alle ingegeven goederen bij elkaar opgeteld.
  - Volume: Lengte x breedte x hoogte x aantal van de ingegeven colli.
  - Laadmeter: Laadmeter van de ingegeven colli
    Wanneer je bij de te vervoeren goederen de lengte en breedte ingeeft wordt automatisch het aantal laadmeters berekend.
  - Wachttijd: Ingegeven wachttijd in minuten.
    Bereken je het tarief voor wachttijden in uren? Deel deze prijs dan door 60.
  - Laad-/lostijd: Ingegeven laad- en lostijd in minuten.
    Berekent je het tarief voor laad- en lostijden in uren? Deel deze prijs dan door 60.
  - Uurtarief: Prijs per ingegeven aantal uren.
  - Vast bedrag: Een vast te berekenen bedrag voor bijvoorbeeld een stadsrit, een starttarief of een afgesproken ritprijs.
  - Totaal: Ten behoeve van een percentage over het totaalbedrag.
    Let op: Kan alleen in combinatie met een percentage.
  - Brandstoftoeslag: Berekent een brandstoftoeslag over alle tarieven waarbij de optie ‘Brandstoftoeslag toepassen’ actief is. Een uitgebreide uitleg is te vinden in het artikel: Brandstoftoeslag.
  - Eigen tariefsoorten: Naast bovengenoemde standaard tariefsoorten is het ook mogelijk om ‘Eigen tariefsoorten’ aan te maken via de menuoptie ‘Tariefsoorten’. Hiermee kun je bijvoorbeeld tariefsoorten zoals Pallet of Container aanmaken. De aantallen waarmee het je tariefsoort wilt bereken kun je in een order ingeven via de knop ‘Goederen & Verdeling’.
3. ‘Product’
  Selecteer het product waar het tarief aan gekoppeld moet worden.
  Let op: Is het tarief op meerdere producten van toepassing? Maak dan voor ieder product een apart tarief aan.
4. ‘Voertuig’
  Betreft het een tarief dat specifiek bij een voertuigtype hoort? Selecteer hier dan het juiste voertuigtype.
  Voorbeeld: Een kilometertarief is soms verschillend per voertuig terwijl de brandstoftoeslag vaak voor ieder voertuig gelijk is.
5. (Indien van toepassing) ‘Gewichtsklasse’
  Bij de tariefsoorten ‘Colli’ en ‘Eigen tariefsoort’ is het mogelijk een tarief binnen een bepaalde gewichtsklasse te activeren.
  Bijvoorbeeld voor tarieven o.b.v. gewicht bij pakketten.
6. ‘Tarief activeren’
  Stel in of het tarief standaard -, niet standaard-, of dynamisch actief moet zijn:
  - Standaard wel actief: Zijn er gegevens over het gekozen tariefsoort bekend? Het tarief wordt direct berekend bij de prijsberekening in een order. Het tarief is altijd zichtbaar bij ‘Prijsberekening’ in het orderscherm – ook zonder te berekenen gegevens – en kan naar wens handmatig worden uitgezet.
  - Niet standaard actief: Je kunt het tarief handmatig activeren bij de prijsberekening in een order.
  - Tarief altijd actief: Het tarief is altijd actief en kan niet handmatig uitgezet worden bij de prijsberekening in een order. Daarnaast wordt het tarief enkel getoond als het ook echt berekend wordt, wanneer de prijs (nog) nul is wordt het tarief niet weergegeven in het orderscherm. Voorbeeld: Handig bij bijvoorbeeld wachttijden; Zolang er geen wachttijd is ingevuld, is de prijs nul en wordt het tarief niet weergegeven.
  - Dynamisch actief: Tarieven activeren o.b.v. zones. Bijvoorbeeld voor postcodegebieden, weekenden of landen.
    Beschikbaar bij een Premium of Premium Plus pakket van EasyTrans software
7. ‘Tarief als prijs of percentage’
  Selecteer of het tarief een prijs of percentage is.
8. ‘Tarief’
  Geef het tarief of het percentage in.
9. (Indien van toepassing) ‘Minimum bedrag’
  Wanneer een prijsberekening van het tarief onder het dit bedrag valt, komt automatisch het minimumbedrag dat is ingegeven in de order.Tip: Een minimumbedrag is snel te herkennen in een order. Deze wordt altijd aangeduid met een stippellijn onder het bedrag.
10. (Optioneel) ‘Brandstoftoeslag toepassen’
  Activeer deze optie wanneer je over het tarief een brandstoftoeslag wilt berekenen. Wil je over dit tarief geen brandstoftoeslag berekenen, zoals bij een wachttijd, laat deze optie dan uitgeschakeld.
  Let op: Er wordt pas een brandstoftoeslag toegepast wanneer je hiervoor een apart tarief hebt aangemaakt van het tariefsoort ‘Brandstoftoeslag’. Een uitgebreide uitleg hierover is te vinden in het artikel: Brandstoftoeslag.
11. (Optioneel) Functies Inkoopmodule
  Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je ook de inkoop tarieven invoeren:
  - ‘Inkooptarief’
  - (Indien van toepassing) ‘Minimum inkoopbedrag’
  - (Optioneel) ‘Tarief niet op de inkoopfactuur vermelden’;
  Een uitgebreide uitleg over het vastleggen van inkooptarieven is te vinden in het artikel: Inkooptarieven vastleggen
12. (Optioneel) Functies Klanten Portal
  Bied je diensten aan via een Klanten Portal? Dan kun je tarieven selecteerbaar maken voor web-ordering. Bijvoorbeeld voor een optionele aanvullende verzekering
  - ‘Tarief door klant te selecteren in web-order omgeving’
  Een uitgebreide uitleg over het vastleggen van producten en tarieven t.b.v. een Klanten Portal is te vinden in het artikel: Klanten Portal/Diensten en Tarieven
13. (Optioneel) ‘Volgorde’
  Heeft het geselecteerde product meerdere tarieven? Je kunt een cijfer ingeven waarmee de volgorde van weergave wordt bepaald, bijvoorbeeld bij de prijsberekening in een order. Het tarief met het laagste nummer wordt hierin bovenaan weergegeven.
  Tip: Gebruik tientallen zodat je later eenvoudig tarieven kunt tussenvoegen!
Klik op ‘Opslaan’

Klantspecifieke tarieven

Aan de rechterzijde van het scherm kun je bij ‘Afwijkend tarief per klant’ nu eventueel klantspecifieke prijsafspraken vastleggen.

(Indien van toepassing) Leg bij ‘Afwijkend tarief per klant’ afwijkende prijsafspraken vast:
1. ‘Klant’
  Selecteer de betreffende klant
2. ‘Afwijkend tarief’
  Geef het tarief of het percentage in
3. (Indien van toepassing) ‘Afwijkend minimumbedrag’
  Geef het minimum tarief in
Druk op ‘Enter’ of klik op ‘Opslaan’ om het klantspecifieke tarief op te slaan

Herhaal bovenstaande stappen om alle afwijkende prijsafspraken vast te leggen.

Afwijkende inkooptarieven

Wanneer je gebruik maakt van de Inkoopmodule kun je aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen. Je kunt hierbij uiteraard ook afwijkende tarieven per vervoerder vastleggen.
Een uitgebreide uitleg over het vastleggen van inkooptarieven is te vinden in het artikel: Inkooptarieven vastleggen