Stap 4: Vervoerders invoeren
Vanaf een Standaard pakket kun je in EasyTrans werken met meerdere vervoerders. De gegevens van externe vervoerders/chauffeurs kun je veilig en overzichtelijk invoeren en beheren binnen het Transport Management Systeem.
Vervoerders beheren
De gegevens van de vervoerders die je kunt invoeren zijn zeer uitgebreid! Naast de algemene gegevens kun je bijvoorbeeld ook een voertuigtype of andere kenmerken vastleggen, zoals type vergunningen of rijbewijzen. Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan zijn er ook voor de inkoopzijde diverse details vast te leggen, zoals bijvoorbeeld (specifieke) betalingsafspraken per vervoerder.
Met het TMS systeem kun je transportopdrachten plannen op ‘eigen’ chauffeurs of externe vervoerders. Je kunt vervolgens heel eenvoudig een vervoersopdracht versturen naar de vervoerder. Dit kan per e-mail, via een Vervoerder Portal, of met behulp van een koppeling met het systeem van een externe vervoerder.
Vervoerders invoeren
Een vervoerder is de algemene term voor zowel ‘eigen’ chauffeurs als voor externe vervoerders. Je kunt dus als vervoerder zowel een persoon als een bedrijfsnaam vastleggen. Bij het vastleggen van de gegevens zijn de meeste velden optioneel. Indien gewenst kun je alleen de gegevens invullen die daadwerkelijk zijn.
Tip: Houdt de muiscursor enkele seconde op een invoerveld of klik op de info-iconen bij de verschillende instellingen voor meer informatie!
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Nieuwe Vervoerder’.
- Vul de gegevens van de vervoerder in:
- Algemene bedrijfsgegevens
- (Optioneel) Inkoopgegevens
Gebruik je de Inkoopmodule? Dan kun je diverse gegevens vastleggen die van belang zijn voor de inkoopzijde.
Tip: Standaard instellingen die voor alle vervoerders gelden, zoals bijvoorbeeld een betalingstermijn, kun je als algemene instelling vastleggen via ‘Instellingen’ > Algemeen’ > Tabblad ‘Vervoerders’. Deze algemene instellingen worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe vervoerder. Uiteraard kun je daarbij per vervoerder wel afwijken van de algemene instellingen. - (Optioneel) ‘Vervoerder portal’
Gebruik je een Vervoerder Portal? Geef de vervoerder toegang tot de Vervoerder Portal/Chauffeurs App door een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken en de juiste rechten toe te kennen.
Een uitgebreide uitleg over gebruikers toegang geven tot een Vervoerder Portal is te vinden in het artikel: Vervoerder toegang geven - (Indien van toepassing) ‘Koppelen met EasyTrans vervoerder’
Betreft het een externe vervoerder die ook gebruik maakt van EasyTrans? Je kunt eenvoudig ordergegevens met elkaar uitwisselen wanneer je beide EasyTrans Systemen met elkaar koppelt! Om orders te kunnen versturen dien je hier de benodigde gegevens vast te leggen.
Uitgebreide uitleg over een koppeling met een extern EasyTrans Systeem is te vinden in het artikel: Koppeling EasyTrans (extern)
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de gegevens op te slaan.
Herhaal bovenstaande stappen om meerdere vervoerders vast te leggen.
Vervoerderbestand importeren
Heb je een groot bestaand vervoerdersbestand? EasyTrans Software kan in de meeste gevallen een bestaand vervoerderbestand importeren. Je hoeft de vervoerders dan niet handmatig in te voeren. EasyTrans Software stelt hiervoor een (Excel) import-format beschikbaar. Hierin kun je de gegevens van de vervoerders in vastleggen, EasyTrans Software kan vervolgens het vervoerderbestand importeren:
- Download het import-format: EasyTrans – Import Vervoerders
- Leg het vervoerderbestand op de juiste manier vast in het import-format.
Tip: Een uitleg over het importformat van EasyTrans Software is te vinden op het tabblad ‘Uitleg’. - Stuur het ingevulde bestand naar: support@easytrans.nl
EasyTrans Software zal de gegevens importeren. Je ontvangt een bevestiging wanneer het vervoerderbestand beschikbaar is in het Transport Management Systeem.
Vervoerder overzicht
De vervoerders die zijn vastgelegd in het Transport Management Systeem kun je terugvinden in het vervoerder overzicht. Je kunt in dit overzicht filteren, zoeken en sorteren. Daarnaast kun je vanuit het overzicht enkele bewerkingen uitvoeren. Zo kun je vervoerders (tijdelijk) deactiveren, bijvoorbeeld in verband met vakantie. Actieve vervoerders zijn in het overzicht groen gemarkeerd, inactieve vervoerders worden rood gemarkeerd.
EasyTrans Software