Stap 2: Klanten invoeren

Geüpdatet7 juli 2022

Klantgegevens kunt u veilig en overzichtelijk vastleggen en beheren binnen EasyTrans. Het Transport Management Systeem (TMS) stelt u vervolgens, door verschillende functionaliteiten, in staat om uitstekende service aan uw klanten te bieden.

Klantenbeheer & Service

De gegevens van uw klanten kunt u veilig en overzichtelijk beheren binnen EasyTrans. Het TMS stelt u vervolgens in staat om uw klant uitstekende service te bieden:

Klantenbeheer & Service
Naast de algemene bedrijfsgegevens kunt u per klant meerdere contactpersonen en/of afdelingen vastleggen. Heel handig omdat u immers vanuit EasyTrans diverse mailopties per contactpersoon heeft. U kunt bijvoorbeeld offertes, orderbevestigingen (inclusief Track & Trace link), afleverbevestiging of facturen per e-mail versturen. Ook kunt u belangrijke notities per klant opslaan die geautomatiseerd overgenomen worden naar nieuwe orders. Bijvoorbeeld interne CRM notities of notities die u wilt weergeven op uw transportdocumenten. Daarnaast kunt u voor de facturatie uiteraard ook belangrijke gegevens vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan de BTW-plichtigheid van de klant, klantspecifieke prijzen of (afwijkende) betaalafspraken.
Klanten Portal
Met een een Premium- of Premium Plus pakket van EasyTrans Software is een Klanten Portal onderdeel van uw Transport Management Systeem. U kunt hiermee een (onbeperkt) aantal klanten toegang geven tot een eigen online omgeving. Hier kunnen klanten o.a. offertes aanvragen, orders plaatsen (web-orderen) en de status hiervan volgen. Het klantenportaal is voorzien van meerdere niveaus qua gebruikersrechten. Voor een klant met volledige toegang zijn ook uw prijzen zichtbaar. Hierdoor kunt u het klantenportaal ook standaard als offertemodel gebruiken en geeft u uw klanten volledige inzage in de facturatie. Lopende facturen en factuurhistorie zijn dan altijd beschikbaar voor uw klant.
Tip: Kunt u online betalingen ontvangen? Dan kunnen klanten via het Klanten Portal online de facturen betalen!
Koppeling met EasyTrans-gebruiker
Rijdt u weleens opdrachten namens een logistieke dienstverlener die ook gebruikmaakt van EasyTrans? Dan kunt u deze orders geautomatiseerd ontvangen in uw planomgeving! EasyTrans gebruikers kunnen namelijk onderling heel eenvoudig ordergegevens uitwisselen, via EasyTrans! Deze functionaliteit is kosteloos beschikbaar in alle EasyTrans pakketten, houdt er wel rekening mee dat u met een Small Pakket enkel orders kunt ontvangen.

Klant invoeren

Bij het vastleggen van klantgegevens zijn de meeste velden optioneel. Indien gewenst kunt u alleen de gegevens invullen die u daadwerkelijk nodig heeft.
Tip: Houdt uw muiscursor enkele seconde op een invoerveld of klik op de info-iconen bij de verschillende instellingen voor meer informatie!

Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Nieuwe Klant’
Vul de klantgegevens in
Tip: Standaard instellingen die voor alle klanten gelden – bijvoorbeeld een betalingstermijn – kunnen als algemene instelling worden vastgelegd in het TMS. Deze algemene instellingen worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe klant. Uiteraard kunt u per klant wel afwijken van uw algemene instellingen.
Bekijk uw algemene instelling via ‘Instellingen’ > Algemeen’ > Tabblad ‘Klanten’.
Klik op ‘Opslaan’

Contactpersonen

Aan de rechterzijde van uw scherm – bij ‘Contactpersonen’ – krijgt u nu de mogelijkheid om contactpersonen of afdelingen vast te leggen. U kunt meerdere contactpersonen ingeven. Hierdoor kunt u bij orderingave bijvoorbeeld ook vastleggen wíe een order geplaatst heeft. Ook kunt u (in plaats van personen) afdelingen vastleggen. Waardoor u de juiste documentatie naar de juiste afdeling kunt versturen. U kunt bijvoorbeeld ‘Financiële administratie’ aanmaken om hier facturen naar te versturen.

Vul bij ‘Contactpersoon 1’ de algemene contactgegevens vast.
‘Aanhef’, ‘Naam’, ‘E-mail’, Telefoon’, ‘Mobiel’
Leg optionele instellingen vast:
1. (Indien van toepassing) Facturatie
  Selecteer facturatieopties indien de persoon/afdeling digitale facturen dient te ontvangen.
2. Toegang tot Klanten Portal
  Biedt u uw klanten toegang tot een Klanten Portal? Dan kunt u per klant meerdere contactpersonen/afdelingen toegang geven. Maak hiervoor inloggegevens aan bij de contactpersoon en ken de juiste rechten toe.
  Een uitgebreide uitleg over gebruikers toegang geven tot een Klanten Portal vindt u in het artikel: Klant toegang geven
3. Koppeling EasyTrans (extern)
  Betreft het een opdrachtgever die ook gebruik maakt van EasyTrans? Dan kunt u ordergegevens geautomatiseerd ontvangen, d.m.v. een koppeling tussen EasyTrans Systemen. Geef de contactpersoon toestemming orders naar u te versturen door inloggegevens aan te maken met de rechten ‘Import/Export API’
  Uitgebreide uitleg over een koppeling met een extern EasyTrans Systeem vindt u in het artikel: Koppeling EasyTrans (extern)
(Indien van toepassing) Klik op ‘Nieuwe contactpersoon’ om meerdere personen of afdelingen vast te leggen
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de klantgegevens op te slaan

Herhaal bovenstaande stappen om uw klantenbestand vast te leggen.

Klantenbestand importeren

Heeft u een groot bestaand klantenbestand? EasyTrans Software kan in de meeste gevallen een bestaand klantenbestand voor u importeren! U hoeft uw klanten dan niet handmatig in te voeren. EasyTrans Software stelt hiervoor een (Excel) import-format beschikbaar. Hierin kunt u de klantgegevens plus één contactpersoon vastleggen. EasyTrans Software kan vervolgens het klantenbestand voor u importeren:

Download het import-format: EasyTrans – Import Klantenbestand
Leg het klantenbestand op de juiste manier vast in het import-format.
Tip: Een uitleg over het importformat van EasyTrans Software vindt u op dit tabblad ‘Uitleg’.
Stuur het ingevulde bestand naar: support@easytrans.nl

EasyTrans Software zal het klantenbestand voor u importeren. U ontvangt een bevestiging wanneer het klantenbestand beschikbaar is in uw Transport Management Systeem.

Klantenoverzicht

De klanten die zijn vastgelegd in uw Transport Management Systeem kunt u terugvinden in uw klantoverzicht. Het klantoverzicht biedt een weergave van uw klanten en uw vestiging(en). U kunt in dit overzicht filteren, zoeken en sorteren.

Daarnaast kunt u vanuit het klantoverzicht ook enkele bewerkingen uitvoeren. Zo kunt u klanten (tijdelijk) deactiveren, bijvoorbeeld omdat er een betalingsachterstand is. Actieve klanten zijn in het klantoverzicht groen gemarkeerd, inactieve klanten worden rood gemarkeerd.