Stap 2: Klanten invoeren

Geüpdatet19 juli 2023

Door het invoeren van klanten kunnen klantgegevens veilig en overzichtelijk worden beheerd worden binnen EasyTrans. Het Transport Management Systeem (TMS) stelt je vervolgens, door verschillende functionaliteiten, in staat om uitstekende service aan je klanten te bieden.

Klantenbeheer & Service

De gegevens van je klanten kunnen veilig en overzichtelijk beheerd worden binnen EasyTrans. Het TMS stelt je vervolgens in staat om je klant uitstekende service te bieden:

Klantenbeheer & Service
Naast de algemene bedrijfsgegevens is het mogelijk om meerdere contactpersonen en/of afdelingen vastleggen. Heel handig omdat je immers vanuit EasyTrans diverse mailopties per contactpersoon hebt. Je kunt bijvoorbeeld offertes, orderbevestigingen (inclusief Track & Trace link), afleverbevestiging of facturen per e-mail versturen. Ook kun je belangrijke notities per klant opslaan die geautomatiseerd overgenomen worden naar nieuwe orders. Bijvoorbeeld interne CRM notities of notities die je wilt weergeven op de transportdocumenten. Daarnaast kun je voor de facturatie uiteraard ook belangrijke gegevens vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan de BTW-plichtigheid van de klant, klantspecifieke prijzen of (afwijkende) betaalafspraken.
Klanten Portal
Met een een Premium- of Premium Plus pakket van EasyTrans Software is een Klanten Portal onderdeel van het Transport Management Systeem. Je kunt hiermee een (onbeperkt) aantal klanten toegang geven tot een eigen online omgeving. Hier kunnen klanten o.a. offertes aanvragen, orders plaatsen (web-orderen) en de status hiervan volgen. Het Klanten Portal is voorzien van meerdere niveaus qua gebruikersrechten. Voor een klant met volledige toegang zijn ook de prijzen zichtbaar. Hierdoor kun je het Klanten Portal ook standaard als offertemodel gebruiken en geef je de klanten volledige inzage in de facturatie. Lopende facturen en factuurhistorie zijn dan altijd beschikbaar voor de klant.
Tip: Kun je online betalingen ontvangen? Dan kunnen klanten via het Klanten Portal online de facturen betalen!
Koppeling met EasyTrans-gebruiker
Rijd je weleens opdrachten namens een logistieke dienstverlener die ook gebruikmaakt van EasyTrans? Dan kun je deze orders geautomatiseerd ontvangen in de planomgeving! EasyTrans gebruikers kunnen namelijk onderling heel eenvoudig ordergegevens uitwisselen, via EasyTrans! Deze functionaliteit is kosteloos beschikbaar in alle EasyTrans pakketten, houdt er wel rekening mee dat je met een Small Pakket enkel orders kunt ontvangen.

Klanten invoeren

Bij het vastleggen van klantgegevens zijn de meeste velden optioneel. Indien gewenst kun je alleen de gegevens van klanten invoeren die je daadwerkelijk nodig hebt.
Tip: Houd de muiscursor enkele seconde op een invoerveld of klik op de info-iconen bij de verschillende instellingen voor meer informatie!

Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Nieuwe Klant’
Vul de klantgegevens in
Tip: Standaard instellingen die voor alle klanten gelden – bijvoorbeeld een betalingstermijn – kunnen als algemene instelling worden vastgelegd in het TMS. Deze algemene instellingen worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe klant. Uiteraard kun je per klant wel afwijken van de algemene instellingen.
Bekijk de algemene instelling via ‘Instellingen’ > Algemeen’ > Tabblad ‘Klanten’.
Klik op ‘Opslaan’

Contactpersonen

Aan de rechterzijde van het scherm – bij ‘Contactpersonen’ – krijg je nu de mogelijkheid om contactpersonen of afdelingen vast te leggen. je kunt meerdere contactpersonen ingeven. Hierdoor kun je bij orderingave bijvoorbeeld ook vastleggen wíe een order geplaatst heeft. Ook kun je (in plaats van personen) afdelingen vastleggen. Waardoor de juiste documentatie naar de juiste afdeling verstuurd kan worden. Je kunt bijvoorbeeld ‘Financiële administratie’ aanmaken om hier facturen naar te versturen.

Vul bij ‘Contactpersoon 1’ de algemene contactgegevens vast.
‘Aanhef’, ‘Naam’, ‘E-mail’, Telefoon’, ‘Mobiel’
Leg optionele instellingen vast:
1. (Indien van toepassing) Facturatie
  Selecteer facturatieopties indien de persoon/afdeling digitale facturen dient te ontvangen.
2. Toegang tot Klanten Portal
  Bied je je klanten toegang tot een Klanten Portal? Dan kun je per klant meerdere contactpersonen/afdelingen toegang geven. Maak hiervoor inloggegevens aan bij de contactpersoon en ken de juiste rechten toe.
  Een uitgebreide uitleg over gebruikers toegang geven tot een Klanten Portal is te vinden in het artikel: Klant toegang geven
3. Koppeling EasyTrans (extern)
  Betreft het een opdrachtgever die ook gebruik maakt van EasyTrans? Dan kun je ordergegevens geautomatiseerd ontvangen, d.m.v. een koppeling tussen EasyTrans Systemen. Geef de contactpersoon toestemming orders naar je te versturen door inloggegevens aan te maken met de rechten ‘Import/Export API’
  Uitgebreide uitleg over een koppeling met een extern EasyTrans Systeem is te vinden in het artikel: Koppeling EasyTrans (extern)
(Indien van toepassing) Klik op ‘Nieuwe contactpersoon’ om meerdere personen of afdelingen vast te leggen
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de klantgegevens op te slaan

Herhaal bovenstaande stappen om het klantenbestand vast te leggen.

Klantenbestand importeren

Heb je een groot bestaand klantenbestand? Dan is het handmatig invoeren van klanten overbodig. EasyTrans Software kan in de meeste gevallen een bestaand klantenbestand importeren! EasyTrans Software stelt hiervoor een (Excel) import-format beschikbaar. Hierin kun je de klantgegevens plus één contactpersoon vastleggen. EasyTrans Software kan vervolgens het klantenbestand importeren:

Download het import-format: EasyTrans – Import Klantenbestand
Leg het klantenbestand op de juiste manier vast in het import-format.
Tip: Een uitleg over het importformat van EasyTrans Software is te vinden op het tabblad ‘Uitleg’.
Stuur het ingevulde bestand naar: support@easytrans.nl

EasyTrans Software zal het klantenbestand importeren. Je ontvangt een bevestiging wanneer het klantenbestand beschikbaar is in het Transport Management Systeem.

Klanten overzicht

De klanten die zijn vastgelegd in het Transport Management Systeem kun je terugvinden in het klant overzicht. Het klant overzicht biedt een weergave van de klanten en de vestiging(en). Je kunt in dit overzicht filteren, zoeken en sorteren.

Daarnaast kun je vanuit het klant overzicht ook enkele bewerkingen uitvoeren. Zo kun je klanten (tijdelijk) deactiveren, bijvoorbeeld omdat er een betalingsachterstand is. Actieve klanten zijn in het klant overzicht groen gemarkeerd, inactieve klanten worden rood gemarkeerd.