Inloggen
Een (proef)abonnement wordt volledig ingericht met uw bedrijfsgegevens zodat u de transport software direct optimaal kunt inzetten. U ontvangt van EasyTrans Software de URL (het webadres) en de logingegevens van uw Transport Management Systeem (TMS).
EasyTrans werkt volledig online in de cloud. Het enige wat u nodig heeft om toegang te krijgen tot uw TMS is een internet verbinding! U hoeft zelf niets te installeren of te onderhouden. Na inloggen kunt u dus direct aan de slag!
1. Voor het eerst inloggen
EasyTrans Software levert een online Transport Management Systeem (TMS). Dat wil zeggen dat EasyTrans Software zorgt voor de beschikbaarheid, back-ups en updates. U hoeft zelf niets te installeren of te onderhouden. Het enige wat u nodig heeft is een internetverbinding.
Webadres TMS
Met de gegevens die u aanlevert richt EasyTrans Software uw Transport Management Systeem in. Zodra de TMS gereed is voor gebruik ontvangt u hierover een e-mail.
In deze e-mail vindt u de URL (het webadres) van het Transport Management Systeem, en uw logingegevens.
Inloggen
EasyTrans werkt volledig online in de cloud, het enige wat u nodig heeft om toegang te krijgen is een internetverbinding en uw logingegevens:
- Surf naar het webadres van uw Transport Management Systeem
Per e-mail ontvangen van EasyTrans Software - Vul bij ‘Inloggen’ uw gebruikersnaam en wachtwoord in
Per e-mail ontvangen van EasyTrans Software - Klik op ‘Aanmelden’
U bent nu voor het eerst ingelogd in uw Transport Management Systeem.
2. Startpagina
Na inloggen komt u op uw eigen startpagina. Op de startpagina vindt u enkele handige functies:
- ‘Notities’
U kunt hier notities plaatsen/raadplegen die ook bij andere TMS-gebruikers (uw collega’s) zichtbaar zijn. - ‘Openstaande facturen’
Geeft een beknopt overzicht van verkoopfacturen die nog niet voldaan zijn. - ‘Berichten’
Hier vindt u nieuwsberichten van EasyTrans Software.
3. Menu
Aan de linkerzijde van uw scherm vindt u het hoofdmenu van uw Transport Management Systeem. Via dit menu navigeert u snel en eenvoudig tussen verschillende onderdelen van uw TMS.
4. Wachtwoord wijzigen
U heeft zojuist voor het eerst ingelogd in uw Transport Management Systeem, met inloggegevens die zijn aangemaakt door EasyTrans Software. Na inloggen kunt u heel eenvoudig een eigen gekozen wachtwoord instellen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Mijn account’ en stel bij ‘Wachtwoord wijzigen’ uw wachtwoord opnieuw in:
- Geef bij ‘Huidig wachtwoord’ het wachtwoord in dat u van EasyTrans Software heeft ontvangen
- Geef bij ‘Nieuwe wachtwoord’ uw eigen gekozen wachtwoord in
- Geef bij ‘Bevestig het nieuwe wachtwoord’ nogmaals uw eigen gekozen wachtwoord in
- Klik op ‘Wachtwoord wijzigen’
Na het ingeven van de (juiste) gegevens ontvangt u direct een bevestiging dat uw wachtwoord succesvol gewijzigd is.
5. Uw bedrijfsgegevens
Uw (proef)abonnement is volledig ingericht met de bedrijfsgegevens die u bij EasyTrans Software heeft aangeleverd. Uw bedrijfsgegevens worden op diverse plekken gebruikt, bijvoorbeeld op transportdocumenten, facturen en e-mails.
U kunt uw bedrijfsgegevens eventueel controleren bij uw algemene instellingen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
Bij ‘Bedrijfsgegevens’ vindt u de gegevens die worden gebruikt in uw Transport Management Systeem. De meeste bedrijfsgegevens kunt u zelf aanpassen of aanvullen.
Bij uw algemene instellingen vindt u daarnaast diverse tabbladen met instellingen voor het gebruik van uw TMS. Neem een kijkje en wijzig de instellingen naar wens!
Tip: Klik op de info-iconen bij de verschillende instellingen voor meer informatie!
- (Indien van toepassing) Wijzig instellingen
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instellingen op te slaan
Mailinstellingen
U gaat vanuit uw Transport Management Systeem waarschijnlijk veel e-mails versturen. Denk aan opdrachtbevestigingen, offertes, vervoersopdrachten of facturen. Wanneer u bij uw algemene instellingen niets wijzigt aan uw mailinstellingen gaat u e-mails versturen vanaf de server van EasyTrans Software. EasyTrans Software adviseert echter om e-mails te versturen via uw eigen e-mailserver.
Waarom e-mailen via een eigen mailserver?
Wanneer u e-mails verstuurd vanuit EasyTrans (zonder uw uitgaande e-mail in te stellen), worden de e-mails verstuurd vanaf de server van EasyTrans Software. EasyTrans kan dan alleen aangeven dat u de afzender bent van de e-mails. Veel e-mailproviders markeren deze manier van mailen als een hoog risico voor SPAM. Dit omdat e-mail op deze manier eenvoudig (ongewenst) uit naam van iemand anders verstuurd kan worden. U kunt e-mails dan ook altijd het best versturen via uw eigen e-mailserver.
Uw uitgaande mail instellen
U kunt uw uitgaande e-mail instellen in EasyTrans! Wanneer u dan een e-mail vanuit EasyTrans verstuurd gaat dit via uw eigen e-mailserver:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Uitgaande e-mail’ en stel uw uitgaande e-mail in:
- Vul bij ‘Server instellingen voor uitgaande e-mail’ de benodigde gegevens in.
Dit zijn dezelfde instellingen die u bijvoorbeeld ook gebruikt om Microsoft Outlook in te stellen.
Tip: U kunt de benodigde gegevens opvragen bij uw e-mailprovider. - Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om uw instellingen te controleren
- Vul bij ‘Server instellingen voor uitgaande e-mail’ de benodigde gegevens in.
TMS Inrichten
U start uw (proef)abonnement met een lege administratie. Om het TMS te kunnen gebruiken met uw eigen klanten, chauffeurs, diensten en tarieven et cetera, moet u daarom eerst uw systeem inrichten. De beste manier om dit te doen is door de volgende stappen te volgen:
- Stap 1: (Indien van toepassing) Maak extra gebruikers aan
- Stap 2: Klantenbestand vastleggen
- Stap 3: Voertuigen vastleggen
- Stap 4: Vervoerders vastleggen
- Stap 5: Producten (uw diensten) vastleggen
- Stap 6: Tarieven vastleggen
Deze kennisbank neemt u stap voor stap mee met een gedetailleerde uitleg.
Komt u ergens niet helemaal uit? EasyTrans Software biedt uitstekende support!
EasyTrans Software