Inloggen
Een (proef)abonnement wordt volledig ingericht met jouw bedrijfsgegevens zodat je de transport software direct optimaal kunt inzetten. Je ontvangt van EasyTrans Software de URL (het webadres) en de logingegevens van je Transport Management Systeem (TMS) om te kunnen inloggen.
EasyTrans werkt volledig online in de cloud. Het enige wat er nodig is om toegang te krijgen tot de TMS is een internet verbinding! Je hoeft zelf niets te installeren of te onderhouden. Na inloggen kun je direct aan de slag!
1. Voor het eerst inloggen
EasyTrans Software levert een online Transport Management Systeem (TMS). Dat wil zeggen dat EasyTrans Software zorgt voor de beschikbaarheid, back-ups en updates.
Webadres TMS
Met de gegevens die je aanlevert richt EasyTrans Software jouw Transport Management Systeem in. Zodra de TMS gereed is voor gebruik ontvang je hierover een e-mail.
In deze e-mail vind je de URL (het webadres) van het Transport Management Systeem, en de logingegevens.
Inloggen
EasyTrans werkt volledig online in de cloud, het enige wat er nodig is om toegang te krijgen is een internetverbinding en de logingegevens:
- Surf naar het webadres van het Transport Management Systeem
Per e-mail ontvangen van EasyTrans Software - Vul bij ‘Inloggen’ de gebruikersnaam en het wachtwoord in
Per e-mail ontvangen van EasyTrans Software - Klik op ‘Aanmelden’
Je bent nu voor het eerst ingelogd in het Transport Management Systeem.
2. Startpagina
Na inloggen kom je op je eigen startpagina. Op de startpagina zijn enkele handige functies:
- ‘Notities’
Je kunt hier notities plaatsen/raadplegen die ook bij andere TMS-gebruikers (je collega’s) zichtbaar zijn. - ‘Openstaande facturen’
Geeft een beknopt overzicht van verkoopfacturen die nog niet voldaan zijn. - ‘Berichten’
Hier vind je nieuwsberichten van EasyTrans Software.
3. Menu
Aan de linkerzijde van het scherm is het hoofdmenu van het Transport Management Systeem. Via dit menu navigeer je snel en eenvoudig tussen verschillende onderdelen van het TMS.
4. Wachtwoord wijzigen
Je hebt zojuist voor het eerst ingelogd in het Transport Management Systeem, met inloggegevens die zijn aangemaakt door EasyTrans Software. Na inloggen kun je heel eenvoudig een eigen gekozen wachtwoord instellen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Mijn account’ en stel bij ‘Wachtwoord wijzigen’ het wachtwoord opnieuw in:
- Geef bij ‘Huidig wachtwoord’ het wachtwoord in dat je van EasyTrans Software heeft ontvangen
- Geef bij ‘Nieuwe wachtwoord’ een eigen gekozen wachtwoord in
- Geef bij ‘Bevestig het nieuwe wachtwoord’ nogmaals het eigen gekozen wachtwoord in
- Klik op ‘Wachtwoord wijzigen’
Na het ingeven van de (juiste) gegevens ontvang je direct een bevestiging dat het wachtwoord succesvol gewijzigd is.
5. Jouw bedrijfsgegevens
Het (proef)abonnement is volledig ingericht met de bedrijfsgegevens die je bij EasyTrans Software hebt aangeleverd. De bedrijfsgegevens worden op diverse plekken gebruikt, bijvoorbeeld op transportdocumenten, facturen en e-mails.
Je kunt de bedrijfsgegevens eventueel controleren bij de algemene instellingen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
Bij ‘Bedrijfsgegevens’ vind je de gegevens die worden gebruikt in het Transport Management Systeem. De meeste bedrijfsgegevens kun je zelf aanpassen of aanvullen.
Bij de algemene instellingen vind je daarnaast diverse tabbladen met instellingen voor het gebruik van het TMS. Neem een kijkje en wijzig de instellingen naar wens!
Tip: Klik op de info-iconen bij de verschillende instellingen voor meer informatie!
- (Indien van toepassing) Wijzig instellingen
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instellingen op te slaan
Mailinstellingen
Je gaat vanuit het Transport Management Systeem waarschijnlijk veel e-mails versturen. Denk aan opdrachtbevestigingen, offertes, vervoersopdrachten of facturen. Wanneer je bij de algemene instellingen niets wijzigt aan de mailinstellingen ga je e-mails versturen vanaf de server van EasyTrans Software. EasyTrans Software adviseert echter om e-mails te versturen via je eigen e-mailserver.
Waarom e-mailen via een eigen mailserver?
Wanneer je e-mails verstuurd vanuit EasyTrans (zonder de uitgaande e-mail in te stellen), worden de e-mails verstuurd vanaf de server van EasyTrans Software. EasyTrans kan dan alleen aangeven dat jij de afzender bent van de e-mails. Veel e-mailproviders markeren deze manier van mailen als een hoog risico voor SPAM. Dit omdat e-mail op deze manier eenvoudig (ongewenst) uit naam van iemand anders verstuurd kan worden. Je kunt e-mails dan ook altijd het best versturen via je eigen e-mailserver.
Uitgaande mail instellen
Je kunt de uitgaande e-mail instellen in EasyTrans! Wanneer je dan een e-mail vanuit EasyTrans verstuurd gaat dit via je eigen e-mailserver:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Uitgaande e-mail’ en stel de uitgaande e-mail in:
- Vul bij ‘Server instellingen voor uitgaande e-mail’ de benodigde gegevens in.
Dit zijn dezelfde instellingen die je bijvoorbeeld ook gebruikt om Microsoft Outlook in te stellen.
Tip: Je kunt de benodigde gegevens opvragen bij je e-mailprovider. - Klik bij ‘Instellingen controleren’ op ‘Test e-mail versturen naar …’ om de instellingen te controleren
- Vul bij ‘Server instellingen voor uitgaande e-mail’ de benodigde gegevens in.
TMS Inrichten
Je start het (proef)abonnement met een lege administratie. Om het TMS te kunnen gebruiken met je eigen klanten, chauffeurs, diensten en tarieven et cetera, moet je daarom eerst het systeem inrichten. De beste manier om dit te doen is door de volgende stappen te volgen:
- Stap 1: (Indien van toepassing) Maak extra gebruikers aan
- Stap 2: Klantenbestand vastleggen
- Stap 3: Voertuigen vastleggen
- Stap 4: Vervoerders vastleggen
- Stap 5: Producten (je diensten) vastleggen
- Stap 6: Tarieven vastleggen
Deze kennisbank neemt je stap voor stap mee met een gedetailleerde uitleg.
Kom je ergens niet helemaal uit? EasyTrans Software biedt uitstekende support!
EasyTrans Software