Afmelden Samengestelde route
Bij het afmelden van een samengestelde route kan de afmeldinformatie verwerkt worden. Controleer (na afmelden) de originele orders en start het facturatieproces voor klanten en/of vervoerders.
Afmeldinformatie
Belangrijke informatie van het afmelden kun je registreren bij orders.
Handmatig registreren
Handmatig ingegeven afmeldinformatie wordt niet gesynchroniseerd tussen samengestelde routes en originele orders. Oftewel, een wijziging in een originele order wordt niet automatisch overgenomen naar een ‘samengestelde route’-order, en vice versa.
Wil je afmeldinformatie delen met de klant? Bijvoorbeeld via een afleverbevestiging, via een Track & Trace pagina of via een Klanten Portal? Leg de afmeldinformatie dan vast in de originele orders.
Vervoerder Portal
Met een Premium Plus pakket van EasyTrans Software is een Vervoerder Portal/Chauffeurs App onderdeel van het Transport Management Systeem. Realtime nieuwe vervoersopdrachten doorsturen naar een Chauffeurs App is onderdeel van een Vervoerder Portal. De vervoerder kan vervolgens de orders onderweg afmelden met de Chauffeurs App.
Afmeldinformatie die is vastgelegd met een Chauffeurs App is direct beschikbaar in de planomgeving, bij zowel de samengestelde route als bij de originele orders. Planners en klanten blijven dus altijd op de hoogte van de meest actuele status van de transportopdracht. Bovendien is benodigde informatie voor een afleverbevestiging en/of verkoopfacturen direct beschikbaar bij de originele order.
Koppeling EasyTrans Gebruikers
Heb je jouw systeem gekoppeld aan dat van een logistieke dienstverlener die ook EasyTrans gebruikt? Wanneer beide EasyTrans Systemen gebruik maken van een Vervoerder Portal om orders af te melden kan er ook afmeldinformatie gedeeld worden. Wanneer afmeldinformatie hoort bij een samengestelde route wordt de afmeldinformatie teruggekoppeld naar zowel de samengestelde route, als de originele orders. In beide systemen!
Afmelden
Samengestelde routes worden enkel voor planningsdoeleinden gebruikt. Hierdoor is er een verschil bij het afmelden van samengestelde routes ten opzichte van de (gekoppelde) originele orders. Informatie die je vastlegt in een samengestelde route kun je niet delen met de klant.
Wil je informatie vastleggen die ook belangrijk is voor de klant? Verwerk dit dan in de originele orders en meldt deze af. Het afmelden van originele orders heeft geen invloed op een samengestelde route. Meld je een samengestelde route af? Dan wordt de vastgelegde afmeldinformatie niet overgenomen naar originele orders. Wel krijgen alle gekoppelde orders automatisch de status ‘Afgemeld’.
Originele orders
Je kunt de originele orders die zijn opgenomen in een samengestelde route afzonderlijk afmelden. Een afmelding van een originele order heeft geen invloed op de samengestelde route.
Vanuit order
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
- Open de geplande order waarvan je een afleverbevestiging wilt versturen
- Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Afmelden’
- Het TMS vraagt of je een afleverbevestiging wilt versturen naar de klant
Krijg je geen melding? Dan is er op klant- of productniveau ingesteld dat je nooit afleverbevestigingen wenst te versturen. - Controleer of de standaard instellingen naar wens zijn
- Klik ‘Versturen’
- Het TMS vraagt of je een afleverbevestiging wilt versturen naar de klant
Je keert terug naar het orderoverzicht, de order heeft nu de status ‘Afgemeld’. De afmelding heeft GEEN invloed op de ‘samengestelde route’-order.
Maak je geen gebruik van de controlemogelijkheden voor facturatie? Dan krijgen orders de status ‘Gecontroleerd’.
Snelbewerking orderoverzicht
Je kunt ook meerdere orders tegelijk afmelden vanuit het orderoverzicht.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
- Selecteer (in de eerste kolom) de orders die je wilt afmelden
- Selecteer de snelbewerking ‘Afmelden’ of ‘Afmelden met afleverbevestiging’:
- Onderaan het orderoverzicht vind je bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
- Selecteer bij ‘Status wijzigen’ de optie ‘Afmelden’ of ‘Afmelden met afleverbevestiging’
‘Afmelden’ verandert alleen de orderstatus, de klant ontvangt geen afleverbevestiging - Klik op ‘OK’
De geselecteerde orders krijgen nu de status ‘Afgemeld’. De afmelding heeft GEEN invloed op de ‘samengestelde route’-order.
Maak je geen gebruik van de controlemogelijkheden voor facturatie? Dan krijgen orders de status ‘Gecontroleerd’.
Samengestelde route
Samengestelde routes worden enkel voor planningsdoeleinden gebruikt. Afmeldinformatie die je vastlegt in een samengestelde route kun je niet delen met de klant. Daarnaast wordt de informatie ook niet overgenomen naar de gekoppelde originele orders. Meld je een samengestelde route af? Dan krijgen de gekoppelde orders wel automatisch de status ‘Afgemeld’.
Wil je afmeldinformatie vastleggen die ook belangrijk is voor de klant? Verwerk dit dan eerst in de originele orders.
Samengestelde routes afmelden kan vanuit de ‘samengestelde route’-order of vanuit het orderoverzicht:
Vanuit order
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
- Open de samengestelde route die wilt afmelden
- Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Afmelden’
Je keert terug naar het orderoverzicht, de samengestelde route én de gekoppelde originele orders hebben nu de status ‘Afgemeld’.
Maak je geen gebruik van de controlefase binnen EasyTrans? Dan krijgen samengestelde routes de status ‘Afgerond’ en originele orders de status ‘Gecontroleerd’.
Snelbewerking orderoverzicht
Je kunt ook meerdere samengestelde routes tegelijk afmelden vanuit het orderoverzicht.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
- Selecteer (in de eerste kolom) de samengestelde routes die je wilt afmelden
- Selecteer de snelbewerking ‘Afmelden’ of ‘Afmelden met afleverbevestiging’:
- Onderaan het orderoverzicht vind je bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
- Selecteer bij ‘Status wijzigen’ de optie ‘Afmelden’ of ‘Afmelden met afleverbevestiging’
Omdat samengestelde routes enkel voor planningsdoeleinden worden gebruikt wordt er nooit daadwerkelijk een afleverbevestiging verstuurd. - Klik op ‘OK’
De samengestelde routes én de gekoppelde originele orders hebben nu de status ‘Afgemeld’.
Maak je geen gebruik van de controlefase binnen EasyTrans? Dan krijgen samengestelde routes de status ‘Afgerond’ en originele orders de status ‘Gecontroleerd’.
Afronding
Nu de samengestelde routes en originele orders zijn afgemeld kun je de orders verder afronden. Van de originele orders kun je het facturatieproces starten. Samengestelde routes gebruik je enkel voor planningsdoeleinden, deze kun je nu afronden en optioneel het inkoopfacturatieproces van starten.
Originele orders
Je kunt originele orders afhandelen zoals je gewend bent. Maak je gebruik van de controlefase binnen EasyTrans? Controleer de orders en geef ze de status ‘Gecontroleerd’, om deze klaar te zetten voor facturatie. Maak je geen gebruik van de controlefunctie voor facturatie? Dan staan de orders na afmelden direct al klaar voor facturatie.
Samengestelde routes
Indien gewenst kun je samengestelde routes de status ‘Afgerond’ geven. De status afgerond houdt in dat je een samengestelde route markeert als gecontroleerd en afgerond. De ‘samengestelde route’-order krijgt een grijze kleurmarkering en de orders zijn te filteren via het orderstatusfilter ‘Afgeronde samengestelde routes’.
Volg de volgende stappen om een samengestelde route de status ‘Afgeronde samengestelde routes’ te geven:
Vanuit samengestelde route
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’.
- Open de samengestelde route die je als afgerond wenst te markeren
- Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Gecontroleerd’
Je keert terug naar het orderoverzicht, de samengestelde route heeft nu de status ‘Afgeronde samengestelde routes’.
Snelbewerking orderoverzicht
Je kunt ook meerdere samengestelde routes tegelijk markeren vanuit het orderoverzicht.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’.
- Selecteer (in de eerste kolom) de samengestelde routes die je als afgerond wenst te markeren
- Selecteer de snelbewerking ‘Gecontroleerd’:
- Onderaan het orderoverzicht vind je bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
- Selecteer bij ‘Status wijzigen’ de optie ‘Gecontroleerd’
- Klik op ‘OK’
De samengestelde routes hebben nu de status ‘Afgeronde samengestelde routes’.
Inkoopfacturatie
Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je inkoopkosten en opbrengsten van transportopdrachten bijhouden. Omdat samengestelde routes enkel voor planningsdoeleinden worden gebruikt kun je uiteraard ook hierbij de inkooptarieven inzien en delen. Daarnaast kun je inkoop- of selfbilling facturen aanmaken. Hiermee kun je bijvoorbeeld controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn. Je weet direct wat de kosten van de order zijn én wat de vervoerder dus mag declareren.
Inkoopfactuur maken
Maak je gebruik van de Inkoopmodule en wil je een inkoopfactuur maken van een samengestelde route?
Dit kan op dezelfde manier als bij een ‘standaard’ order, een uitleg over het aanmaken van inkoopfacturen vind je in het artikel Inkoopfacturen maken
EasyTrans Software