Waar kunnen wij u bij helpen?
Afdrukken

Vooruitbetalingen

Beheer vooruitbetalingen via de pro forma facturatie!

Pro forma factuur t.b.v. vooruitbetaling

Een pro forma factuur wordt vaak gebruikt om vooruitbetalingen te kunnen ontvangen. Omdat een pro forma geen rechtsgeldig document is worden hierover vooraf afspraken gemaakt met de koper. Op pro forma facturen die je in aanmaakt EasyTrans staat duidelijk vermeld dat het gaat om een pro forma factuur, zodat hier geen verwarring over kan ontstaan.

Pro forma factuurnummers

Voor de nummering van pro forma facturen stelt de Belastingdienst geen eisen, het is enkel niet toegestaan om voor pro forma facturen en verkoopfacturen hetzelfde factuurnummer te gebruiken. Daarom refereren de nummers op pro forma facturen van EasyTrans Software naar het ordernummer waar de pro forma factuur bij hoort. Zo houd je altijd overzicht in de administratie en weet je welke betaling waar bij hoort.

Versturen

In de meeste gevallen wordt een pro forma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat je daadwerkelijk gaat leveren. In EasyTrans is het mogelijk om een pro forma factuur te versturen bij zowel offertes als bij orderbevestigingen. Natuurlijk is het daarnaast ook mogelijk om de pro forma factuur als pdf-document aan te maken. Hoe je pro forma facturen ook deelt, in EasyTrans zijn functionaliteiten beschikbaar waarmee je vooruitbetalingen kunt beheren.

Betaling

Op de pro forma factuur worden de gegevens uit de bijbehorende order gebruikt. Zo worden bijvoorbeeld de berekende tarieven van de order weergegeven op de pro forma factuur. Na het aanmaken en/of versturen van een pro forma factuur kun je bij de prijsberekening van de order bijhouden of je een betaling hebt ontvangen. Maak je binnen EasyTrans gebruik van de module Online betalen? Dan bevat een offerte of orderbevestiging én de pro forma factuur een betaallink waarmee een klant direct – online – het gevraagde bedrag kan overmaken. Online betalingen worden dan tevens automatisch verwerkt in het Transport Management Systeem.

Betalingen beheren

Gebruik je pro forma facturen om vooruitbetalingen te ontvangen? Voor de afhandeling van vooruitbetalingen zijn functionaliteiten beschikbaar in het Transport Management Systeem EasyTrans.

Betalingen vastleggen

Wanneer je een pro forma factuur verstuurd of aanmaakt verschijnt er een extra veld bij de prijsberekening in de order, het veld ‘Vooraf betaald’. In dit veld kun je ontvangen (deel)betalingen vastleggen. Gebruik je binnen EasyTrans de module Online betalen? Dan worden online betalingen automatisch verwerkt in de bijbehorende orders.

Het kan voorkomen dat een klant minder betaalt dan gevraagd. Of dat er op een later moment in het orderproces extra kosten komen, bijvoorbeeld kosten door wachttijden die je wilt doorbelasten. Het bedrag wat je ingeeft bij ‘Vooraf betaald’ wordt vergeleken met het totale orderbedrag. In de order zie je daarom direct welk resterend bedrag er nog open staat.

Voorbeeldingave pro forma 'Vooraf betaald'

Pro forma ‘Vooraf betaald’ EasyTrans

Module Online Betalen

Maak je binnen EasyTrans gebruik van de module Online Betalen? Dan kun je klanten de mogelijkheid bieden betalingen online te voldoen. In zowel de e-mail, als op verkoop- en pro forma facturen worden er betaalinstructies geplaatst waarmee een klant het gevraagde bedrag online kan overmaken. Het online betaalde bedrag wordt vervolgens geautomatiseerd verwerkt in je Transport Management Systeem. Wordt een pro forma betaald via een online betaling? Dan wordt het veld ‘Vooraf betaald’ dus ook geautomatiseerd gevuld met het betaalde bedrag.

Betalingen beheren

Voor iedere fase bij vooruitbetalingen zijn er markeringen aanwezig in het orderoverzicht. Er is een markering ‘Pro forma aangemaakt’, ‘Order is voldaan’ en ‘Order gedeeltelijk voldaan’. In je orderoverzicht kun je dus in één oogopslag zien bij welke offerte/order je een pro forma factuur hebt gemaakt en bij welke offerte/orders er reeds (gedeeltelijk) vooruit betaald is.
Tip: Maak je gebruik van een Klanten Portal? Dan kan de klant zelf ook in de order terugzien welk bedrag reeds is voldaan.

Pro forma markeringen vooruitbetalingen in orderoverzicht

Pro forma markeringen vooruitbetalingen orderoverzicht, Aangemaakt, Voldaan, Gedeeltelijk voldaan

Verkoopfacturatie

Na het ontvangen van een (deel)betaling kun je een order afhandelen zoals je gewend bent. Bij de facturatie van de order wordt het reeds betaalde bedrag verrekend met het factuurtotaal. Is de order dus volledig betaald? Dan wordt dit op de factuur weergegeven. Is de order slechts gedeeltelijk voldaan? Dan wordt het resterende openstaande bedrag gefactureerd.

Vorige Order Substatussen
INHOUD