Waar kunnen wij u bij helpen?
Afdrukken

Pro forma factuur maken/versturen

In EasyTrans kun je heel eenvoudig pro forma facturen aanmaken en/of versturen!

Pro forma factuur aanmaken

In EasyTrans kun je vanuit een order heel eenvoudig een pro forma factuur aanmaken als pdf-bestand. De vastgelegde gegevens in de order, zoals prijzen en goederen, worden hierbij overgenomen op de pro forma factuur.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’
  2. Geef een nieuwe order in (zoals je gewend bent)
    Tip: Controleer de prijsberekeningen bij de tarieven en eventuele andere gegevens die belangrijk zijn voor de pro forma factuur.
  3. Maak de pro forma factuur aan:
    1. Klik (onderaan het orderscherm) op ‘Document aanmaken’
    2. Selecteer bij ‘Document keuze’ > ‘Proforma factuur’
    3. Klik op ‘Document aanmaken’
    4. De pro forma factuur wordt aangemaakt als pdf-document
    5. Klik op ‘Terug naar de order’

De pro forma factuur is nu aangemaakt als pdf-document!

Pro forma factuur versturen

Vanuit de planomgeving zijn er diverse mailopties, bij een orderbevestiging of offerte is het mogelijk om een pro forma factuur als bijlage toe te voegen.

Orderbevestiging

Verstuur je een orderbevestiging? Dan is het mogelijk om hier een pro forma factuur bij te voegen.
Kies bij het verzenden voor ‘Versturen met proforma’.
De pro forma factuur wordt als pdf bijgevoegd bij de e-mail.

Offerte

Verstuur je een offerte? Dan is het mogelijk om hier een pro forma factuur bij te voegen.
Kies bij het verzenden voor ‘Versturen met proforma’.
De pro forma factuur wordt als pdf bijgevoegd bij de offerte e-mail.

Markeringen

Zodra er bij een order of offerte een pro forma factuur is aangemaakt of verstuurd verschijnen er markeringen in zowel de order zelf als in het orderoverzicht.

Orderoverzicht

Zodra er bij een order een pro forma factuur is aangemaakt of verstuurd krijgt de order in het orderoverzicht een extra markering. In de kolom ‘Verkoop’ zie je hier de markering ‘Pro forma aangemaakt’. In het orderoverzicht kun je dus in één oogopslag zien bij welke orders er pro forma facturen zijn aangemaakt en/of verstuurd.

Order

Omdat pro forma facturen veel gebruikt worden voor aanbetalingen zijn er in EasyTrans functionaliteiten beschikbaar waarmee je vooruitbetalingen kunt bijhouden en verrekenen met de officiële factuur. Wanneer je een pro forma factuur aanmaakt of verstuurd verschijnt er in orders bij ‘Prijsberekening’ een extra veld: ‘Vooraf betaald’. Dit veld kun je gebruiken om (deel)betalingen vast te leggen maar is tevens een markering waaraan je kunt zien dat er een pro forma factuur is aangemaakt of verstuurd.

Markering verwijderen

Is het niet langer nodig om bij te houden of er een pro forma bij een order is aangemaakt of verstuurd? Dan kun je de markeringen verwijderen door in het orderoverzicht op het ‘Pro forma aangemaakt’-icoon te klikken.

pro forma markering TMS EasyTrans

Voorbeeldweergave pro forma factuur markering in orderoverzicht EasyTrans

Vorige Offertes versturen
INHOUD