Orderbevestiging
Vanuit de planomgeving zijn er diverse mailopties, waaronder het versturen van een orderbevestiging!
Orderbevestiging
Om klanten op de hoogte te houden van het orderproces kun je vanuit EasyTrans heel eenvoudig orderbevestigingen versturen. Orderbevestigingen (of bestelbevestiging) worden per e-mail verzonden en is een mooi stukje service naar klanten toe!
Ordergegevens
In deze orderbevestigingen staan alle belangrijke orderdetails weergegeven. Zoals bijvoorbeeld welke dienst de klant precies afneemt, wanneer het transport wordt uitgevoerd en wat er vervoerd gaat worden. Of je wel of geen tarieven wilt benoemen bepaal je helemaal zelf!
Klant en/of ontvangers
Je kunt orderbevestigingen versturen naar je klant, de opdrachtgever, maar ook naar de uiteindelijk ontvangers. In orderbevestigingen aan ontvangers staat aangegeven wie er een vervoersopdracht heeft aangemeld met hierbij uiteraard alle belangrijke orderdetails.
Track & Trace pagina
Naast alle belangrijke orderdetails bevatten de orderbevestigingen ook een link naar Track & Trace pagina van de order. Hiermee kan de klant (of ontvanger) dus te allen tijde de actuele status van een order controleren.
Wil je liever geen link naar de Track & Trace pagina in orderbevestigingen? Dan kun je deze functie eenvoudig uitschakelen bij je algemene instellingen.
Bijlagen
Bij het versturen van orderbevestigingen kun je eventueel bijlagen toevoegen die van belang zijn voor de klant. Denk hierbij aan transportdocumenten of een proforma factuur. Ook op deze documenten komen geautomatiseerd alle belangrijke orderdetails te staan.
Algemene instellingen orderbevestiging
Bij de algemene instellingen kun je enkele standaard instellingen voor orderbevestigingen vastleggen.
Verkooptarieven orderbevestiging
Bij orderbevestigingen naar klanten is het mogelijk om de kosten van een order te specificeren. Bij je algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je een bevestiging vanuit een order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling!
Leg bij de algemene instellingen vast of en hoe verkooptarieven weergegeven moeten worden op orderbevestigingen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Orderbevestiging e-mail instellingen’ > ‘Verkooptarieven vermelden op de orderbevestiging’ de standaardinstelling vast:
- ‘Uitgesplitst’: Elk tarief wordt afzonderlijk weergegeven
- ‘Alleen totaalprijs’: De totaalprijs voor de order wordt weergegeven
- ‘Niet vermelden’: Er worden geen tarieven/prijzen weergegeven
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
De standaard instelling voor orderbevestigingen is nu opgeslagen.
Voetnoot
Het is mogelijk om een standaard voetnoot in te stellen. Dit is een extra stukje tekst dat onderaan de orderbevestigingen (boven de handtekening) wordt weergegeven. De voetnoot kan in het Nederlands, Engels, Duits en Frans worden ingesteld.
Let op: De tekst is een standaard tekst die je niet kunt wijzigen bij het versturen van orderbevestigingen. Daarnaast wordt de ingestelde voetnoot ook gebruikt bij het versturen van offertes.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
- Open het tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Orderbevestiging e-mail instellingen’ > ‘Extra tekst onderaan de orderbevestiging en offerte e-mail’ de standaard voetnoot vast in de gewenste talen.
Tip: Het is mogelijk om html te gebruiken! Bijvoorbeeld om de tekst naar wens op te maken, of om links toe te voegen! - Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de tekst op te slaan
Orderbevestiging versturen
Vanuit de planomgeving kun je orderbevestigingen versturen, naar klanten én ontvangers. Dit kan vanuit een order zelf maar ook vanuit het orderoverzicht.
Klanten
Na het vastleggen van orders kun je heel eenvoudig orderbevestigingen versturen.
Vanuit de order:
Orderbevestigingen versturen vanuit een order? Dan kun je eventueel meerdere contactpersonen mailen en afwijken van de standaard instellingen. Na het ingeven van een order kun je direct een orderbevestiging versturen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Open de order waarvan je de orderbevestiging wil versturen
- Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’
-
- (Indien van toepassing) Selecteer de (andere) contactpersonen die de orderbevestiging moeten ontvangen
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- Controleer de instellingen m.b.t. het delen van verkooptarieven
- Klik op de gewenste verstuurmethode ‘Versturen met …’ of ‘Versturen zonder bijlage’
De orderbevestiging wordt nu per e-mail verzonden.
Vanuit orderoverzicht:
Vanuit het orderoverzicht kun je meerdere orderbevestigingen tegelijk versturen. Hierbij worden de orderbevestigingen verstuurd naar de contactpersoon die is vastgelegd bij de orderdetails en worden de algemene instellingen voor orderbevestigingen gebruikt.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je de orderbevestigingen wilt versturen
- Verstuur via een snelbewerking de orderbevestiging(en):
- Open de snelbewerkingen (onderaan het orderoverzicht bij ‘Met geselecteerde orders’)
- Selecteer bij ‘Order acties’ de optie ‘Orderbevestiging naar klant’
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- (Optioneel) Voeg bijlages toe
- Klik op ‘OK’ om de orderbevestiging(en) te versturen
De orderbevestigingen worden nu per e-mail verzonden.
Ontvangers
Het is ook mogelijk om de ontvangers, de bestemmingen die je gaat bezoeken, orderbevestigingen te sturen.
Vanuit de order:
Verstuur je een orderbevestiging vanuit een order? Dan kun je eventueel meerdere contactpersonen mailen en afwijken van de standaard instellingen. Na het ingeven van een order kun je direct een orderbevestiging versturen:
- Geef een (nieuwe order) in zoals je gewend bent
- Leg bij ‘Orderbevestiging naar e-mailadres ontvanger’ de e-mailadressen van de ontvangers vast
Tip: Zijn er meerdere ontvangers? Je kunt meerdere e-mailadressen vastleggen door deze te scheiden met ‘;’.
Bijvoorbeeld: info@easytrans.nl; support@easytrans.nl - Verstuur een orderbevestiging:
- Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Orderbevestiging naar e-mailadres ontvanger’
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- Klik op de gewenste verstuurmethode ‘Versturen met …’ of ‘Versturen zonder bijlage’
De orderbevestiging wordt nu per e-mail verzonden.
Vanuit orderoverzicht:
Ook naar ontvangers kun je vanuit het orderoverzicht meerdere orderbevestigingen tegelijk versturen. Hierbij wordt de orderbevestiging verstuurd naar de e-mailadressen die zijn vastgelegd in de order.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je een orderbevestiging wilt versturen
- Verstuur via een snelbewerking de orderbevestiging(en) naar de ontvangers:
- Open de snelbewerkingen (onderaan het orderoverzicht bij ‘Met geselecteerde orders’)
- Selecteer bij ‘Order acties’ de optie ‘Orderbevestiging naar ontvanger’
- (Optioneel) Voeg een opmerking toe
- (Optioneel) Voeg bijlages toe
- Klik op ‘OK’ om de orderbevestiging(en) te versturen
De orderbevestigingen worden nu per e-mail verzonden.