Waar kunnen wij u bij helpen?
Afdrukken

Orderbevestiging

Vanuit de planomgeving zijn er diverse mailopties, waaronder het versturen van orderbevestigingen!

Orderbevestiging

Om klanten op de hoogte te houden van het orderproces kun je vanuit EasyTrans heel eenvoudig orderbevestigingen versturen. De orderbevestiging (of bestelbevestiging) wordt per e-mail verzonden en is een mooi stukje service naar klanten toe!

Ordergegevens

In een orderbevestiging staan alle belangrijke orderdetails weergegeven. Zoals bijvoorbeeld welke dienst de klant precies afneemt, wanneer het transport wordt uitgevoerd en wat er vervoerd gaat worden. Of je wel of geen tarieven wilt benoemen bepaal je helemaal zelf!

Klant en/of ontvangers

Je kunt orderbevestigingen versturen naar je klant, de opdrachtgever, maar ook naar de uiteindelijk ontvangers. In orderbevestigingen aan ontvangers staat aangegeven wie er een vervoersopdracht heeft aangemeld met hierbij uiteraard alle belangrijke orderdetails.

Track & Trace pagina

Naast alle belangrijke orderdetails bevat de orderbevestiging ook een link naar Track & Trace pagina van de order. Hiermee kan de klant (of ontvanger) dus te allen tijde de actuele status van een order controleren.
Wil je liever geen link naar de Track & Trace pagina in orderbevestigingen? Dan kun je deze functie eenvoudig uitschakelen bij je algemene instellingen.

Bijlagen

Bij het versturen van een orderbevestiging kun je eventueel bijlagen toevoegen die van belang zijn voor de klant. Denk hierbij aan transportdocumenten of een pro forma factuur. Ook op deze documenten worden geautomatiseerd alle belangrijke orderdetails geplaatst.

Algemene instellingen

Bij de algemene instellingen kun je enkele standaard instellingen voor orderbevestigingen vastleggen.

Verkooptarieven

Bij orderbevestigingen naar klanten is het mogelijk om de kosten van een order te specificeren. Bij je algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn. Verstuur je een orderbevestiging vanuit een order? Dan kun je altijd nog afwijken van deze standaard instelling!
Leg bij de algemene instellingen vast of en hoe verkooptarieven weergegeven moeten worden op orderbevestigingen:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
  2. Open het tabblad ‘Order e-mails’
  3. Leg bij ‘Orderbevestiging e-mail instellingen’ > ‘Verkooptarieven vermelden op de orderbevestiging’ de standaardinstelling vast:
    • ‘Uitgesplitst’: Elk tarief wordt afzonderlijk weergegeven
    • ‘Alleen totaalprijs’: De totaalprijs voor de order wordt weergegeven
    • ‘Niet vermelden’: Er worden geen tarieven/prijzen weergegeven
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

De standaard instelling voor orderbevestigingen is nu opgeslagen.

Voetnoot

Het is mogelijk om een standaard voetnoot in te stellen. Dit is een extra stukje tekst dat onderaan de orderbevestiging (boven de handtekening) wordt weergegeven. De voetnoot kan in het Nederlands, Engels, Duits en Frans worden ingesteld.
Let op: De tekst is een standaard tekst die je niet kunt wijzigen bij het versturen van de orderbevestiging. Daarnaast wordt de ingestelde voetnoot ook gebruikt bij het versturen van offertes.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
  2. Open het tabblad ‘Order e-mails’
  3. Leg bij ‘Orderbevestiging e-mail instellingen’ > ‘Extra tekst onderaan de orderbevestiging en offerte e-mail’ de standaard voetnoot vast in de gewenste talen.
    Tip: Het is mogelijk om html te gebruiken! Bijvoorbeeld om de tekst naar wens op te maken, of om links toe te voegen!
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de tekst op te slaan

Orderbevestiging versturen

Vanuit de planomgeving kun je orderbevestigingen versturen, naar klanten én ontvangers. Dit kan vanuit een order zelf maar ook vanuit het orderoverzicht.

Klanten

Na het vastleggen van orders kun je heel eenvoudig orderbevestigingen versturen.

Vanuit order

Verstuur je een orderbevestiging vanuit een order? Dan kun je eventueel meerdere contactpersonen mailen en afwijken van de standaard instellingen. Na het ingeven van een order kun je direct een orderbevestiging versturen:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’
  2. Geef een nieuwe order in (zoals je gewend bent)
    Tip: Controleer de vastgelegde contactpersoon en de orderdetails die belangrijk zijn voor de orderbevestiging.
  3. Verstuur een orderbevestiging:
    1. Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’
    2. (Indien van toepassing) Selecteer de (andere) contactpersonen die de orderbevestiging moeten ontvangen
    3. (Optioneel) Voeg een opmerking toe
    4. Controleer de instellingen m.b.t. het delen van verkooptarieven
    5. Klik op de gewenste verstuurmethode ‘Versturen met …’ of ‘Versturen zonder bijlage’

De orderbevestiging wordt nu per e-mail verzonden.

Vanuit het orderoverzicht

Vanuit het orderoverzicht kun je meerdere orderbevestigingen tegelijk versturen. Hierbij wordt de orderbevestiging verstuurd naar de contactpersoon die is vastgelegd bij de orderdetails en worden de algemene instellingen voor orderbevestigingen gebruikt.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
  2. Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je een orderbevestiging wilt versturen
  3. Verstuur via een snelbewerking de orderbevestiging(en):
    1. Open de snelbewerkingen (onderaan het orderoverzicht bij ‘Met geselecteerde orders’)
    2. Selecteer bij ‘Order acties’ de optie ‘Orderbevestiging naar klant’
      • (Optioneel) Voeg een opmerking toe
      • (Optioneel) Voeg bijlages toe
    3. Klik op ‘OK’ om de orderbevestiging(en) te versturen

De orderbevestigingen worden nu per e-mail verzonden.

Ontvangers

Het is ook mogelijk om de ontvangers, de bestemmingen die je gaat bezoeken, orderbevestigingen te sturen.

Vanuit order

Verstuur je een orderbevestiging vanuit een order? Dan kun je eventueel meerdere contactpersonen mailen en afwijken van de standaard instellingen. Na het ingeven van een order kun je direct een orderbevestiging versturen:

  1. Geef een (nieuwe order) in zoals je gewend bent
  2. Leg bij ‘Orderbevestiging naar e-mailadres ontvanger’ de e-mailadressen van de ontvangers vast
    Tip: Zijn er meerdere ontvangers? Je kunt meerdere e-mailadressen vastleggen door deze te scheiden met ‘;’.
    Bijvoorbeeld: info@easytrans.nl; support@easytrans.nl
  3. Verstuur een orderbevestiging:
    1. Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Orderbevestiging naar e-mailadres ontvanger’
    2. (Optioneel) Voeg een opmerking toe
    3. Klik op de gewenste verstuurmethode ‘Versturen met …’ of ‘Versturen zonder bijlage’

De orderbevestiging wordt nu per e-mail verzonden.

Vanuit het orderoverzicht

Ook naar ontvangers kun je vanuit het orderoverzicht meerdere orderbevestigingen tegelijk versturen. Hierbij wordt de orderbevestiging verstuurd naar de e-mailadressen die zijn vastgelegd in de order.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
  2. Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je een orderbevestiging wilt versturen
  3. Verstuur via een snelbewerking de orderbevestiging(en) naar de ontvangers:
    1. Open de snelbewerkingen (onderaan het orderoverzicht bij ‘Met geselecteerde orders’)
    2. Selecteer bij ‘Order acties’ de optie ‘Orderbevestiging naar ontvanger’
      • (Optioneel) Voeg een opmerking toe
      • (Optioneel) Voeg bijlages toe
    3. Klik op ‘OK’ om de orderbevestiging(en) te versturen

De orderbevestigingen worden nu per e-mail verzonden.

INHOUD