Waar kunnen wij u bij helpen?
Afdrukken

Offertes versturen

In het Transport Management Systeem maak je heel eenvoudig offertes aan! Welke je uiteraard vervolgens per e-mail kunt versturen!

Offerte e-mail

Offertes kun je per e-mail versturen vanuit EasyTrans.

Offertedetails

In de offerte e-mail staan alle belangrijke details weergegeven die zijn vastgelegd in de offerte binnen EasyTrans. Zoals bijvoorbeeld welke dienst de klant precies gaat afnemen, wanneer het transport wordt uitgevoerd en wat er vervoerd gaat worden. Of je de tarieven uitgesplitst of als totalen benoemt bepaal je helemaal zelf!

Direct goedkeuren

Gemak dient de mens! Daarom kan de ontvanger vanuit de e-mail heel eenvoudig een offerte goedkeuren! De e-mail bevat een duidelijke link waarop de ontvanger kan klikken om de offerte te accepteren. Na klikken wordt de ontvanger geleid naar een webpagina met daarop nogmaals de belangrijkste orderdetails, en de bevestiging dat de offerte is geaccepteerd.
Vervolgens wordt er direct een orderbevestiging verstuurd.
Tip: Zijn er binnen de offerte ook mailadressen vastgelegd voor orderbevestigingen aan ontvangers? Dan ontvangen ook deze na acceptatie van een offerte direct een orderbevestiging!

Bijlagen

Het is mogelijk om een pro forma factuur bij te voegen bij een offerte. Handig als je bijvoorbeeld wilt vragen om een vooruitbetaling!

Algemene instellingen

Bij offertes (en orderbevestigingen) is het mogelijk om de kosten van een order te specificeren of enkel het totaalbedrag te tonen. Bij je algemene instellingen kun je vastleggen wat hiervoor de standaard instelling moet zijn en of je altijd een opmerking bij een offerte mee wilt sturen. Per offerte kun je uiteraard nog afwijken van deze standaard instelling!

Offerte-instellingen

Leg bij de algemene instellingen vast hoe verkooptarieven weergegeven moeten worden op offertes:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’
  2. Open het tabblad ‘Order e-mails’
  3. Leg bij ‘Standaard opties orderbevestiging en offerte’ > ‘Verkooptarieven vermelden op de orderbevestiging en offerte’ de standaardinstelling voor tarieven vast:
    • ‘Uitgesplitst’: Elk tarief wordt afzonderlijk weergegeven
    • ‘Alleen totaalprijs’: De totaalprijs voor de order wordt weergegeven
    • ‘Niet vermelden’: Er worden geen tarieven/prijzen weergegeven
  4. (Optioneel) Leg bij ‘Standaard opties orderbevestiging en offerte’ > ‘Opmerking op de offerte’ eventueel een vaste tekst bij offertes vast
  5. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

De standaard instelling voor offertes is nu opgeslagen.

Offerte versturen

Na het vastleggen van de offerte kun je deze heel eenvoudig per e-mail versturen:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’
  2. Geef een nieuwe offerte in (zoals je gewend bent)
  3. Verstuur de offerte:
    1. Klik bij ‘Order details’ op het mail-icoon bij ‘Klant’
    2. (Indien van toepassing) Selecteer (andere) contactpersonen die de offerte moeten ontvangen
    3. (Optioneel) Voeg een (andere) opmerking toe
    4. Controleer de instellingen m.b.t. het benoemen van de verkooptarieven
    5. Klik op de gewenste verstuurmethode ‘Versturen met proforma’ of ‘Versturen zonder bijlage’
      Tip: Meer informatie over pro forma facturen nodig? Lees: Wat is een pro forma factuur?

De offerte wordt nu per e-mail verzonden.

INHOUD