Wat kan de module Extra Vestiging?
De module Extra Vestiging van EasyTrans Software is speciaal ontwikkeld voor transportbedrijven met meerdere vestigingen. De functionaliteiten bieden echter evengoed uitkomst voor organisaties die verschillende transportdiensten aanbieden en hiervoor graag een gescheiden planning willen.
TMS voor iedere vestiging
Alle vestigingen hebben toegang tot een eigen Transport Management Systeem (TMS). Voor de extra vestigingen bepaald de hoofdvestiging wie er toegang krijgt én de hoofdvestiging behoudt de regie over enkele belangrijke functionaliteiten.
Extra Vestigingen
De werkzaamheid van een TMS van Extra Vestigingen is grotendeels gelijk aan dat van de hoofdvestiging. Een extra vestiging heeft echter enkel toegang tot gegevens die bij deze extra vestiging horen. Een vestiging ziet bijvoorbeeld alleen eigen orders, facturen, klanten, vervoerders, et cetera.
Het TMS bevat alle benodigde functies voor het afhandelen van het order- en facturatieproces. Vestigingen kunnen bijvoorbeeld op de reguliere manier een eigen klantenbestand beheren en de planning en facturatie afhandelen. De hoofdvestiging verzorgt hierbij de beschikbaarheid en het beheer van enkele benodigde gegevens zoals bijvoorbeeld de inzetbare producten (diensten) en de bijbehorende tarieven.
Maakt de hoofdvestiging gebruik van aanvullende modules van EasyTrans Software? Zoals bijvoorbeeld de Documentopslag module of de module Routeplanning & Optimalisatie? Dan hebben ook de extra vestigingen toegang tot de functionaliteiten van deze modules.
Hoofdvestiging
De hoofdvestiging heeft inzage in alle gegevens van de extra vestigingen. Bovendien worden enkele belangrijke functies voor het TMS van Extra Vestigingen toegekend en/of beheerd door de hoofdvestiging. Zo behoud de hoofdvestiging controle over enkele fundamentele onderdelen zoals de geboden diensten (producten) en de daarbij behorende tarieven, of met welke voertuigen en vervoerders er wordt gewerkt.
Vanuit de hoofdvestiging is er dus volledig zicht op onder andere de orders en facturatie van de extra vestigingen, maar ook op de omzet per vestiging. Maakt de hoofdvestiging gebruik van een een Premium- of Premium Plus pakket? Dan beschikken alle Transport Management Systemen over een uitgebreide exportfunctie. Vanuit de hoofdvestiging kunnen gegevens van zowel de hoofdvestiging als de extra vestigingen geëxporteerd worden!
Correspondentie per vestiging
Per vestiging is er een lay-out beschikbaar voor alle correspondentie die nodig is bij de order- en factuurverwerking. Hiermee kan er uit naam van een bepaalde vestiging gecorrespondeerd worden.
Afzender correspondentie
Optioneel kun je ervoor kiezen om orders af te handelen vanuit een bepaalde vestiging, maar de correspondentie uit naam van een andere vestiging op te maken. Voor iedere vestiging is er een aparte lay out voor correspondentie beschikbaar. Hiermee kan er uit naam van een ingestelde vestiging gecorrespondeerd worden bij offertes, orders en facturen. Je kunt dus bijvoorbeeld orders afhandelen vanuit een extra vestiging (planning) maar de correspondentie (order e-mails, facturen etc.) uit naam van de hoofdvestiging opmaken.
Tip: Alleen de opmaak van de correspondentie is namens de ingestelde vestiging. Een factuurnummering wordt niet bepaald a.d.h.v. een gekozen lay out!
Planning vestigingen
Iedere vestiging heeft toegang tot een eigen planomgeving.
Extra Vestiging
Een extra vestiging heeft volledige toegang tot een eigen planomgeving. Een TMS van een Extra Vestiging bevat alle benodigde functies voor het importeren, ingeven, beheren en afhandelen van offertes en (periodieke) orders. Daarnaast kan een extra vestigingen ook nog geautomatiseerd opdrachten ontvangen vanuit de hoofdvestiging. De hoofdvestiging zorgt hierbij voor de beschikbaarheid en het beheer van enkele gegevens, zoals bijvoorbeeld de geboden producten (diensten) en bijbehorende tarieven.
Hoofdvestiging
Een hoofdvestiging krijgt een centrale planning. Vanuit het orderoverzicht zijn orders van alle extra vestigingen inzichtelijk en te bewerken. Uiteraard is er een uitgebreide filterfunctie beschikbaar waarmee je per vestiging kunt filteren.
Een hoofdvestiging kan ook orders toekennen aan een extra vestiging. Deze orders zijn direct beschikbaar in de planomgeving van de desbetreffende vestiging en kunnen op de reguliere wijze worden afgehandeld. Uiteraard kun je voor de order entry van extra vestigingen ook klanten en vervoerders standaard koppelen aan een vestiging.
Klanten Portal
Vanaf een Premium pakket beschik je over een eigen Klanten Portal. Hiermee geef je de klanten o.a. de mogelijkheid om orders bij jou te plaatsen en de status hiervan te volgen. Een klant heeft via een eigen orderoverzicht altijd inzicht in reeds geplaatste orders.
Een klant kan inloggen op het webadres van het TMS. Na inloggen wordt de klant doorgeleid naar het Klanten Portal van de gekoppelde vestiging (correspondentie afzender). Weborders die de klant vervolgens plaatst worden doorgestuurd naar de planomgeving van de gekoppelde vestiging die verantwoordelijk is voor het transport.
Vervoerder Portal
Met een Premium Plus pakket van EasyTrans Software is een Vervoerder Portal/Chauffeurs App onderdeel van het TMS. Geautomatiseerd nieuwe vervoersopdrachten plaatsen in de Chauffeurs App van een vervoerder is een belangrijke functie van het Vervoerder Portal. Omdat meerdere vestigingen vervoersopdrachten kunnen versturen naar een vervoerder wordt er bij de vervoersopdracht vermeld welke vestiging de vervoersopdracht heeft geplaatst.
Facturatie vestigingen
Iedere vestiging is verantwoordelijk voor de eigen facturatie, waarbij alle vestiging een eigen factuurnummering hebben.
Extra Vestigingen
Extra vestigingen hebben in hun TMS volledige toegang tot de eigen facturatie. Alle benodigde functies voor het aanmaken en beheren van facturen zijn beschikbaar. Hierbij heeft de extra vestiging een eigen factuurnummering. Voor het aanmaken van facturen is de extra vestiging verantwoordelijk, optioneel kunnen aangemaakte facturen vervolgens beheerd worden vanuit de hoofdvestiging.
Hoofdvestiging
Een hoofdvestiging kan standaard geen facturen aanmaken voor extra vestigingen. Wel heeft een hoofdvestiging inzage in de facturatie van de extra vestigingen. Vanuit de hoofdvestiging is het mogelijk om betalingen te beheren en om betalingsherinneringen te versturen van extra vestigingen. Alle wijzigingen die er vanuit een hoofdvestiging gemaakt worden bij het beheer van de facturatie, zijn ook direct zichtbaar in het TMS van de extra vestiging.
Inkoopmodule
Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je de inkoopkosten en de opbrengsten van de transportopdrachten bijhouden. Aan ieder verkooptarief kan een inkooptarief gekoppeld worden, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. Hierdoor is direct zichtbaar wat een order kost én oplevert. Uiteraard kunnen afgesproken prijzen bevestigt worden naar vervoerders. Daarnaast kunnen er eenvoudig inkoopfacturen gemaakt worden, waarmee je bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.
Maakt de hoofdvestiging gebruik van de Inkoopmodule? Dan heeft een extra vestiging ook volledige toegang tot de eigen inkoopfacturatie, inclusief het aanmaken en beheren van inkoopfacturen van de vestiging. Hierbij heeft de vestiging net als bij de verkoopfacturen een eigen inkoopfactuurnummering.
Een hoofdvestiging kan standaard geen inkoopfacturen aanmaken voor extra vestigingen. Wel heeft de hoofdvestiging inzage in de inkoopfacturatie en is het mogelijk om inkoopfacturen te versturen, en de facturen en betalingen te beheren. Alle wijzigingen die er vanuit een hoofdvestiging gemaakt worden bij het beheer van de inkoopfacturatie, zijn ook direct zichtbaar in het TMS van de extra vestiging.
Centrale facturatie
Standaard is iedere vestiging verantwoordelijk voor de eigen facturatie. Hierbij heeft iedere vestiging een eigen factuurnummering. Wil je de facturatie liever centraal uitvoeren vanuit de hoofdvestiging? Dat kan! EasyTrans Software kan hiervoor een aanpassing in de module maken waardoor een centrale facturatie mogelijk is. Neem gerust contact met ons op!
Let op: Bij een centrale facturatie is er geen aparte factuurnummering meer mogelijk!
Gescheiden planning diensten
De functionaliteiten van de module Extra Vestiging bieden uitkomst voor organisaties die verschillende transportdiensten aanbieden en hiervoor graag een gescheiden planning willen.
Aanpassing module
Met de module Extra Vestiging van EasyTrans Software heb je vanuit een hoofdvestiging toegang tot een centrale en gescheiden planning. Normaal gezien wordt deze planomgeving ingericht met extra vestigingen. Het is echter ook mogelijk om dit aan te passen naar specifieke transportdiensten.
Biedt jouw transportbedrijf verschillende transportdiensten aan? En wil je voor deze transportdiensten een gescheiden planning? EasyTrans Software kan de functionaliteiten van de module Extra Vestiging hierop aanpassen. Je krijgt dan in het TMS een centrale én gescheiden planning van de transportdiensten. De facturatie van de geboden diensten wordt daarbij gecentraliseerd zodat er geen aparte factuurnummering ontstaat.
Wil je gebruik maken van de aangepaste functionaliteiten? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
EasyTrans Software