Stap 2: Klantenbestand Vestigingen
Met de module Extra Vestiging van EasyTrans Software heeft een hoofdvestiging naast het eigen klantenbestand ook toegang tot het klantenbestand van de extra vestigingen. U kunt klanten standaard koppelen aan een bepaalde vestiging. Transportopdrachten worden hiermee automatisch aan de juiste vestiging gekoppeld.
Daarnaast is er per vestiging een lay-out beschikbaar voor alle correspondentie die nodig is bij de order- en factuurverwerking. Optioneel kunt u er dan bijvoorbeeld voor kiezen om orders af te handelen vanuit een bepaalde vestiging (planning) maar de correspondentie (order e-mails, facturen etc.) uit naam van de hoofdvestiging op te maken.
Klant aanmaken/koppelen
Een hoofdvestiging heeft volledige toegang tot het klantenbestand van extra vestigingen. Vanuit hier maakt u nieuwe klanten aan en kunt u bestaande klanten eventueel koppelen aan een extra vestiging. Door een klant te koppelen aan een bepaalde vestiging worden orders direct geboekt bij de desbetreffende vestiging. Een extra vestiging kan ook zelf klanten aanmaken en heeft uitsluitend toegang tot het eigen klantenbestand. Klanten die door een extra vestiging worden ingevoerd worden automatisch gekoppeld aan deze vestiging.
1. Nieuwe klant
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Nieuwe Klant’
- Geef de klantgegevens in zoals u gewend bent
2. Afzender Correspondentie
Naast het koppelen aan een vestiging kunt u op klantniveau vastleggen namens welke vestiging gecorrespondeerd moet worden bij de order- en factuurverwerking. Per vestiging is er een lay-out beschikbaar voor alle correspondentie. Hiermee kan er uit naam van een ingestelde vestiging gecorrespondeerd worden bij offertes, orders en facturen. Denk hierbij aan alle e-mails die u verstuurd bij een offerte of order, maar ook aan de opmaak van facturen of gegevens in een Klanten Portal.
- Selecteer bij ‘Klantspecifieke instellingen’ > ‘Bedrijf waar klant onder valt’ de juiste vestiging
Alle correspondentie verstuurt u nu namens de ingestelde bedrijfsnaam (vestiging).
Tip: Alleen de opmaak van de correspondentie is namens de ingestelde vestiging. Factureert u vanuit een vestiging? Dan blijft deze een eigen factuurnummering houden!
3. Koppelen aan vestiging
Maakt u klanten aan vanuit de hoofdvestiging, dan specifieert u ook aan welke vestiging u de klant wilt koppelen.
- Selecteer bij de ‘Klantspecifieke instellingen’ > ‘Koppelen aan vestiging’ de juiste vestiging
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
De extra vestiging heeft in diens Transport Management Systeem toegang tot de klantgegevens en kan deze optioneel bewerken. Orders die u in een hoofdvestiging voor deze klant aanmaakt worden automatisch ingepland bij de juiste vestiging.
Tip: Staat de methode voor de automatische kilometerberekening bij een klant ingesteld op ‘Begin en einde op eigen adres’? De adresgegevens van de gekoppelde vestiging worden gebruikt!
Klantoverzicht
De hoofdvestiging heeft naast het eigen klantenbestand ook toegang tot het klantenbestand van de extra vestigingen. Een extra vestiging heeft uitsluitend toegang tot het eigen klantenbestand. Alle geregistreerde klanten worden ook overzichtelijk weergegeven in het klantenoverzicht. Waarbij de hoofdvestiging nu ook eenvoudig kan filteren per vestiging.
EasyTrans Software