Stap 1: Beheer vanuit Hoofdvestiging

Geüpdatet25 september 2023

Met de module Extra Vestiging van EasyTrans Software hebben alle extra vestigingen toegang tot een eigen Transport Management Systeem (TMS). De werkzaamheid van dit TMS is grotendeels gelijk aan dat van de hoofdvestiging. Het beheer blijft echter vanuit de hoofdvestiging, om zo de regie te houden over enkele belangrijke functionaliteiten, waar een extra vestiging ook geen toegang toe heeft.

TMS Extra Vestiging(en)

Extra vestigingen hebben toegang tot een eigen Transport Management Systeem (TMS). Dit TMS heeft hetzelfde webadres als dat van de hoofdvestiging, na inloggen wordt een gebruiker doorgeleid naar het TMS van de vestiging. De hoofdvestiging behoudt de regie over bepaalde functionaliteiten waar een een vestiging geen of beperkt toegang toe heeft.

Functionaliteiten TMS Extra Vestiging

Planning;
Volledige toegang tot de eigen planomgeving, met transportorders van de vestiging.
Klanten;
Volledige toegang tot het eigen klantenbestand, inclusief het aanmaken van nieuwe klanten voor de extra vestiging. Optioneel kun je ervoor kiezen om orders af te handelen vanuit een extra vestiging (planning) maar de correspondentie (order e-mails, facturen etc.) uit naam van de hoofdvestiging op te maken.
Vervoerders;
Toegang tot de vervoerders die gekoppeld zijn aan de extra vestiging. Een extra vestiging kan zelf geen nieuwe vervoerders aanmaken.
Facturen;
Volledige toegang tot de eigen facturatie inclusief het aanmaken en beheren van facturen. Hierbij heeft de extra vestiging een eigen factuurnummering. Optioneel kun je ervoor kiezen om orders af te handelen vanuit een extra vestiging (planning) maar de facturen uit naam van de hoofdvestiging op te maken.
Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan heeft een extra vestiging ook volledige toegang tot de eigen inkoopfacturatie inclusief het aanmaken van nieuwe inkoopfacturen van de vestiging. Hierbij heeft de vestiging een eigen inkoopfactuurnummering.
Adresboek;
Volledige toegang tot het adresboek met veelvoorkomende bestemmingen van het eigen klantenbestand, inclusief het aanmaken van nieuwe adressen.
Statistieken;
Volledige toegang tot de statistieken van de extra vestiging.
Exporteren;
Met een Premium- of Premium Plus pakket beschikt ook de extra vestiging over een uitgebreide exportfunctie. Hiermee kunnen uitsluitend gegevens van de extra vestiging worden geëxporteerd.
Login historie;
Volledige toegang
Support;
Volledige toegang
Aanvullende modules
Maak je gebruik van aanvullende modules van EasyTrans Software? Zoals bijvoorbeeld de Documentopslag module of de module Routeplanning & Optimalisatie? Dan heeft ook het TMS van extra vestigingen toegang tot deze functionaliteiten.

Beheer Hoofdvestiging

De hoofdvestiging behoudt het beheer over enkele belangrijke functionaliteiten.

Planning;
Naast de eigen planomgeving ook inzage in de planning van extra vestigingen. Een hoofdvestiging kan daarbij ook transportorders vastleggen voor de extra vestigingen.
Klanten;
Naast het eigen klantenbestand ook toegang tot het klantenbestand van de extra vestigingen. Optioneel kun je ervoor kiezen om orders af te handelen vanuit een extra vestiging (planning) maar de correspondentie (order e-mails, facturen etc.) uit naam van de hoofdvestiging op te maken.
Vervoerders;
Volledig beheer over het vervoerderbestand van de hoofdvestiging en extra vestigingen.
Facturen;
Naast het eigen factuuroverzicht ook inzage in facturatie van de extra vestigingen. Een hoofdvestiging kan standaard geen facturen aanmaken voor de extra vestigingen. Een extra vestiging kan op klantniveau optioneel facturen uit naam van de hoofdvestiging opmaken.
Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan geldt bovenstaande ook voor de inkoopfacturatie.
Tarievenbeheer;
Volledig beheer over producten, tarieven en tariefsoorten van de hoofdvestiging en extra vestigingen.
Voertuigen;
Volledig beheer over voertuigtypen en wagenpark van de hoofdvestiging en extra vestigingen.
Adresboek;
Naast het eigen adresboek ook toegang tot het adresboek van de extra vestigingen.
Exporteren;
Met een Premium- of Premium Plus pakket beschik je over een uitgebreide exportfunctie. Vanuit de hoofdvestiging kunnen gegevens van zowel de hoofdvestiging als de extra vestigingen geëxporteerd worden.
Statistieken;
Naast de eigen statistieken ook volledige toegang tot de statistieken van de extra vestigingen.
Login historie;
Volledige toegang

Vervoerders

Extra vestigingen hebben inzage in de vervoerders die ingepland mogen worden bij alle vestigingen. Daarnaast heeft de extra vestiging toegang tot de vervoerders die specifiek gekoppeld zijn de vestiging. Gegevens van vervoerders die specifiek gekoppeld zijn aan de vestiging kunnen daarbij ook vanuit de extra vestiging gewijzigd worden.

Vanuit het Transport Management Systeem (TMS) van Extra Vestigingen kunnen geen nieuwe vervoerders vastgelegd worden. Het volledige beheer hiervan gaat vanuit het TMS van de hoofdvestiging.

Vervoerders Vestigingen

De hoofdvestiging is verantwoordelijk voor het aanmaken van vervoerders. Standaard worden bestaande vervoerders toegekend aan alle vestigingen. Op deze manier is het voor alle vestigingen mogelijk om een vervoerder te selecteren bij het plannen van orders.

Het is ook mogelijk om een vervoerder te koppelen aan één specifieke vestiging. Een vervoerder die gekoppeld is aan een specifieke vestiging kan alleen ingepland worden vanuit het TMS van deze vestiging. Bovendien krijgt de extra vestiging toegang tot de vervoerdergegevens, waardoor de vestiging zelf het beheer van de gegevens kan overnemen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
Open de vervoerder die je aan een specifieke vestiging wilt koppelen

Naast de gegevens die je standaard kunt vastleggen in EasyTrans, kun je met de module Extra Vestiging nu ook vastleggen dat de vervoerder enkel voor een specifieke vestiging transporteert.

Selecteer bij ‘Overige gegevens’ > ‘Koppelen aan vestiging’ de juiste vestiging

Tarievenbeheer

De hoofdvestiging is verantwoordelijk voor het volledige beheer van producten, tarieven en tariefsoorten. Extra vestigingen hebben geen toegang tot de functionaliteiten van het tarievenbeheer binnen EasyTrans. Dit houdt in dat extra vestigingen geen inzage hebben in de producten, tarieven en tariefsoorten én dat zij dit niet zelf aan kunnen maken.

Producten/Tarieven/Tariefsoorten

Alle producten, tarieven en tariefsoorten die zijn vastgelegd in het TMS van de hoofdvestiging worden ook gebruikt voor de transportorders van extra vestigingen.
Tip: Wil je een product aanmaken dat specifiek voor een bepaalde vestiging is? Geef dan enkel klanten van deze vestiging toegang tot dit product!

Voertuigen

De hoofdvestiging is verantwoordelijk voor het volledige beheer van voertuigtypen en het wagenpark. Extra vestigingen hebben geen toegang tot de functionaliteiten van voertuigen binnen EasyTrans. Dit houdt in dat extra vestigingen geen inzage hebben in de voertuigtypen en het wagenpark én dat zij dit niet zelf aan kunnen maken.

Voertuigtypen/Wagenpark

Alle voertuigtypen en voertuigen in het wagenpark die zijn vastgelegd in het TMS van de hoofdvestiging worden ook gebruikt voor de transportorders van extra vestigingen.

Instellingen

De hoofdvestiging is verantwoordelijk voor de instellingen binnen EasyTrans. Instellingen die door de hoofdvestiging zijn vastgelegd gelden ook voor de Transport Management Systemen van Extra Vestigingen.

Algemene instellingen

De algemene instellingen die zijn ingesteld bij de hoofdvestiging gelden ook voor de extra vestigingen.
Let op: Dit geldt ook voor de uitgaande e-mailinstellingen. Om e-mails te kunnen versturen vanuit een TMS van een extra vestiging moet het (afzender) e-mailadres dus toestemming hebben om e-mails te versturen vanuit het e-mail account van de hoofdvestiging.

Landen

Actieve landen in het TMS van de hoofdvestiging zijn tevens beschikbaar voor alle extra vestigingen.

Order substatussen

Substatussen die zijn vastgelegd in het TMS van de hoofdvestiging zijn tevens beschikbaar voor alle extra vestigingen.
Meer informatie over order substatussen is beschikbaar bij: Order Substatussen

Kleuren

Het kleurgebruik in de EasyTrans omgeving van de extra vestigingen is gelijk aan dat van de hoofdvestiging.