Ordergegevens uitwisselen

Geüpdatet14 september 2023

Werk je samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruik maakt van EasyTrans? Dan kun je eenvoudig ordergegevens uitwisselen binnen het Transport Management Systeem EasyTrans!

Ordergegevens

De gegevens van een order worden zoveel mogelijk één op één doorgestuurd, met enkele uitzonderingen:

Voertuig	Is er een voertuig vastgelegd in een order? Na doorsturen wordt dit bij de ontvanger in het veld ‘Opmerkingen op de vrachtbrief’ geplaatst.
Ordernummer	Bij het versturen van ordergegevens wordt het ordernummer bij de ontvanger in het veld ‘Referentie klant’ van de eerste bestemming geplaatst. De verzender ontvangt direct het ordernummer wat is aangemaakt bij de ontvanger. Dit ordernummer wordt als ‘Opmerkingen op de inkoopfactuur’ weergegeven in de verstuurde order.
Referentie klant	Deze informatie is afkomstig van de klant van de opdrachtgever (de versturende partij) en wordt niet gedeeld met de ontvanger.
Tarieven	Tarieven worden niet gedeeld, wanneer je een order verstuurd naar een externe vervoerder gelden de tarieven van deze vervoerder.
Tariefsoorten	Werk je met eigen tariefsoorten? Wanneer er eigen tariefsoorten zijn ingegeven bij de ‘Goederen & Verdeling’ wordt dit bij het doorsturen in het omschrijvingsveld van de goederen van de ontvanger geplaatst.
Opmerking inkoopfactuur	Maak je gebruik van de Inkoopmodule en heb je een opmerking ingegeven bij ‘Opmerkingen op de inkoopfactuur’? Na doorsturen wordt dit bij de ontvanger in het veld ‘Opmerkingen op de factuur’ geplaatst. De ontvanger is namelijk de vervoerder die een verkoopfactuur zal versturen naar jou, als opdrachtgever.

Orders versturen

Vanaf een Standaard pakket kun je bij EasyTrans Software (kosteloos) orders versturen naar externe vervoerders die ook EasyTrans gebruiken. Na het inrichten van de koppeling (in beide systemen) kun je orders versturen naar externe vervoerders die je inplant bij een order:

Vanuit order

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
Open de order die je wilt versturen naar de externe vervoerder
Selecteer bij ‘Vervoerder’ de desbetreffende vervoerder
Verstuur de ordergegevens naar de externe vervoerder:
1. Wanneer je een order toekent aan een gekoppelde vervoerder verschijnt (achter ‘Vervoerder’) het ‘versturen naar EasyTrans omgeving’-icoon:
  Klik op dit icoon
2. (Indien van toepassing) Kies het juiste product
3. Controleer de algemene instellingen voor het verzenden van de klantnaam
4. (Indien van toepassing) Controleer de algemene instellingen voor het verzenden van inkooptarieven
Klik op ‘Versturen’

Bovenin het orderscherm ontvang je een bevestiging wanneer de order succesvol is verstuurd. Je ontvangt van de verzonden order een orderbevestiging per e-mail. Daarnaast kun je in het orderoverzicht ook zien dat een order is verstuurd naar een externe vervoerder. De naam van de vervoerder krijgt een groene tekstkleur.

Vanuit orderoverzicht

Vanuit het orderoverzicht kun je via een snelbewerking ook meerdere ingeplande orders tegelijk versturen. Hierbij kun je alleen geen product kiezen, je kunt dus niet aangeven op welke dienst een order geboekt dient te worden bij de externe vervoerder. Wil je meerdere orders van verschillende producten versturen naar een externe vervoerder? Dan worden orders geboekt op het product dat als eerste product is geregistreerd bij de activatie van de koppeling.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
Selecteer (in de eerste kolom) de orders die je wilt versturen naar de externe vervoerder(s)
Verstuur de geselecteerde orders:
1. Onderaan het orderoverzicht vindt je bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
2. Selecteer bij ‘Order acties’ de optie ‘Versturen naar EasyTrans vervoerder’
  - Controleer de algemene instellingen voor het verzenden van de klantnaam
  - (Indien van toepassing) Controleer de algemene instellingen voor het verzenden van inkooptarieven
3. Klik op ‘OK’ om de geselecteerde orders te versturen

Bovenin het orderscherm ontvangt je een bevestiging wanneer de orders succesvol zijn verstuurd. Van de verzonden orders ontvang je de orderbevestigingen per e-mail. Daarnaast kun je in het orderoverzicht ook zien dat orders zijn verstuurd naar een externe vervoerder. De naam van de vervoerder krijgt een groene tekstkleur.

Orders ontvangen

Orders die je via de EasyTrans-koppeling ontvangt van externe vervoerders/opdrachtgevers worden gemarkeerd als web-orders. Web-orders worden vetgedrukt weergegeven in het orderoverzicht en kunnen afhankelijk van de instellingen een afwijkende kleur hebben. Je kunt web-orders namelijk ook nog specifiek ‘accepteren’. Via de Track & Trace pagina kan de externe vervoerder/opdrachtgever dan zien dat de order is ontvangen en wordt opgepakt door de planning.