Ordergegevens uitwisselen

Geüpdatet7 juli 2022

Werkt u samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruik maakt van EasyTrans? Dan kunt u eenvoudig ordergegevens uitwisselen binnen het Transport Management Systeem EasyTrans!

Ordergegevens

De gegevens van een order worden zoveel mogelijk één op één doorgestuurd, met enkele uitzonderingen:

Voertuig	Is er een voertuig vastgelegd in een order? Na doorsturen wordt dit bij de ontvanger in het veld ‘Opmerkingen op de vrachtbrief’ geplaatst.
Ordernummer	Bij het versturen van ordergegevens wordt het ordernummer bij de ontvanger in het veld ‘Referentie klant’ van de eerste bestemming geplaatst. De verzender ontvangt direct het ordernummer wat is aangemaakt bij de ontvanger. Dit ordernummer wordt als ‘Opmerkingen op de inkoopfactuur’ weergegeven in uw verstuurde order.
Referentie klant	Deze informatie is afkomstig van de klant van de opdrachtgever (de versturende partij) en wordt niet gedeeld met de ontvanger.
Tarieven	Tarieven worden niet gedeeld, wanneer u een order verstuurd naar een externe vervoerder gelden de tarieven van deze vervoerder.
Tariefsoorten	Werkt u met eigen tariefsoorten? Wanneer er eigen tariefsoorten zijn ingegeven bij de ‘Goederen & Verdeling’ wordt dit bij het doorsturen in het omschrijvingsveld van de goederen van de ontvanger geplaatst.
Opmerking inkoopfactuur	Maakt u gebruik van de Inkoopmodule en heeft u een opmerking ingegeven bij ‘Opmerkingen op de inkoopfactuur’? Na doorsturen wordt dit bij de ontvanger in het veld ‘Opmerkingen op de factuur’ geplaatst. De ontvanger is namelijk de vervoerder die een verkoopfactuur zal versturen naar u, als opdrachtgever.

Orders versturen

Vanaf een Standaard pakket kunt u bij EasyTrans Software (kosteloos) orders versturen naar externe vervoerders die ook EasyTrans gebruiken. Na het inrichten van de koppeling (in beide systemen) kunt u orders versturen naar externe vervoerders die u inplant bij een order:

Vanuit order

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
Open de order die u wilt versturen naar de externe vervoerder
Selecteer bij ‘Vervoerder’ de desbetreffende vervoerder
Verstuur de ordergegevens naar de externe vervoerder:
1. Wanneer u een order toekent aan een gekoppelde vervoerder verschijnt (achter ‘Vervoerder’) het ‘versturen naar EasyTrans omgeving’-icoon:
  Klik op dit icoon
2. (Indien van toepassing) Kies het juiste product
3. Controleer de algemene instellingen voor het verzenden van de klantnaam
4. (Indien van toepassing) Controleer de algemene instellingen voor het verzenden van inkooptarieven
Klik op ‘Versturen’

Bovenin uw orderscherm ontvangt u een bevestiging wanneer de order succesvol is verstuurd. U ontvangt van de verzonden order een orderbevestiging per e-mail. Daarnaast kunt u in uw orderoverzicht ook zien dat een order is verstuurd naar een externe vervoerder. De naam van de vervoerder krijgt een groene tekstkleur.

Vanuit orderoverzicht

Vanuit het orderoverzicht kunt u via een snelbewerking ook meerdere ingeplande orders tegelijk versturen. Hierbij kunt u alleen geen product kiezen, u kunt dus niet aangeven op welke dienst een order geboekt dient te worden bij de externe vervoerder. Wilt u meerdere orders van verschillende producten versturen naar een externe vervoerder? Dan worden orders geboekt op het product dat als eerste product is geregistreerd bij de activatie van de koppeling.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
Selecteer (in de eerste kolom) de orders die u wilt versturen naar de externe vervoerder(s)
Verstuur de geselecteerde orders:
1. Onderaan uw orderoverzicht vindt u bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
2. Selecteer bij ‘Order acties’ de optie ‘Versturen naar EasyTrans vervoerder’
  - Controleer de algemene instellingen voor het verzenden van de klantnaam
  - (Indien van toepassing) Controleer de algemene instellingen voor het verzenden van inkooptarieven
3. Klik op ‘OK’ om de geselecteerde orders te versturen

Bovenin uw orderscherm ontvangt u een bevestiging wanneer de orders succesvol zijn verstuurd. Van de verzonden orders ontvangt u de orderbevestigingen per e-mail. Daarnaast kunt u in uw orderoverzicht ook zien dat orders zijn verstuurd naar een externe vervoerder. De naam van de vervoerder krijgt een groene tekstkleur.

Orders ontvangen

Orders die u via de EasyTrans-koppeling ontvangt van externe vervoerders/opdrachtgevers worden gemarkeerd als weborders. Weborders worden vetgedrukt weergegeven in uw orderoverzicht en kunnen afhankelijk van uw instellingen een afwijkende kleur hebben. U kunt weborders namelijk ook nog specifiek ‘accepteren’. Via uw Track & Trace pagina kan de externe vervoerder/opdrachtgever dan zien dat de order is ontvangen en wordt opgepakt door de planning.