Koppeling activeren
Om orderdetails uit te kunnen wisselen met externe EasyTrans-systemen dient u elkaar toestemming te geven tot het versturen en het ontvangen van gegevens. U kunt een koppeling tussen beide EasyTrans Systemen activeren door elkaar aan te maken als klant en/of vervoerder en toestemming te verlenen tot het versturen/ontvangen van ordergegevens.
Orders ontvangen
Wilt u geautomatiseerd orders ontvangen van een externe vervoerder/opdrachtgever die ook EasyTrans gebruikt? Maak deze vervoerder dan aan als klant, en geef deze toestemming om orderdetails naar uw Transport Management Systeem te versturen. Geef de opdrachtgever vervolgens de benodigde informatie waarmee ook in het externe EasyTrans-systeem de koppeling geactiveerd kan worden.
1. Klant aanmaken
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Nieuwe Klant’
- Vul de klantgegevens in
- Klik op ‘Opslaan’
2. Toestemming orderuitwisseling
Na het opslaan van de algemene klantgegevens kunt u nu (aan de rechterzijde van uw scherm) contactpersonen of afdelingen vastleggen. Maak hier een contactpersoon/afdeling aan en leg hierbij inloggegevens vast, met de rechten ‘Import/Export API’.
- Geef de algemene gegevens in bij de contactpersoon (Naam, E-mail, Telefoon, etc.)
- Geef toestemming tot het versturen van ordergegevens door inloggegevens aan te maken:
- ‘Gebruikersnaam’: Leg een gebruikersnaam vast
- ‘Wachtwoord’: Leg een wachtwoord vast
Een wachtwoord moet bestaan uit minimaal acht tekens, met minimaal één kleine letter, één hoofdletter en één cijfer. Indien gewenst kunt u ook geautomatiseerd een sterk wachtwoord genereren. - ‘Rechten’: Ken de rechten ‘Import/Export API (computer account)’ toe
- Klik op ‘Opslaan’ om alle klantgegevens op te slaan
3. Benodigde gegevens externe vervoerder
De externe vervoerder/opdrachtgever heeft nu toestemming om orders naar u te versturen. Om dit te kunnen doen moet de externe vervoerder/opdrachtgever u als ‘vervoerder’ aanmaken in diens Transport Management Systeem. En de koppeling ook in dit externe systeem activeren. De externe vervoerder heeft hiervoor van u enkele gegevens nodig;
- Verstrek de externe vervoerder de volgende informatie:
- Uw URL/webadres
Het webadres van uw EasyTrans Transport Management Systeem - Inloggegevens externe vervoerder/opdrachtgever
De gebruikersnaam en het wachtwoord die u bij stap 2 heeft aangemaakt - Productnummer(s)
Bij het versturen van orders kan de externe vervoerder/opdrachtgever aangeven op welk product de order bij u geboekt dient te worden. U kunt meerdere productnummers doorgeven, voor de verschillende diensten die u aanbiedt. U vindt uw productnummers bij:- ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’
- Of (vanaf een Standaard pakket): ‘Planning’ > ‘Importeren’
- Uw URL/webadres
De externe vervoerder/opdrachtgever kan nu met de door u verstrekte gegevens orders naar u doorsturen. U hoeft orders dan niet meer zelf in te geven.
Orders versturen
Besteed u transportopdrachten uit aan een externe vervoerder die ook EasyTrans gebruikt? Bij EasyTrans Software kunt u vanaf een Standaard pakket (kosteloos) ordergegevens versturen naar externe EasyTrans-systemen. U kunt een koppeling tussen beide EasyTrans Systemen activeren door elkaar aan te maken als klant/vervoerder en elkaar toestemming te geven tot het versturen en ontvangen van ordergegevens.
1. Verzamel benodigde gegevens
De externe vervoerder kan opdrachten van u ontvangen wanneer u als klant geregistreerd staat in diens EasyTrans systeem, en toestemming heeft tot het versturen van gegevens. Om orders te kunnen versturen moet u de externe EasyTrans gebruiker aanmaken als vervoerder en deze toestemming verlenen om ordergegevens te ontvangen. Hiervoor heeft u enkele gegevens nodig van de externe vervoerder:
- Vraag de volgende gegevens op bij de externe vervoerder:
- URL/webadres TMS externe vervoerder
Het webadres van het EasyTrans Transport Management Systeem van de externe vervoerder - Uw gebruikersnaam
De externe vervoerder kan logingegevens aanmaken waarmee u toestemming krijgt om gegevens uit te wisselen - Uw wachtwoord
De externe vervoerder kan logingegevens aanmaken waarmee u toestemming krijgt om gegevens uit te wisselen - Productnummer(s)
De productnummers die de externe vervoerder gebruikt voor de dienst(en) die u wilt uitbesteden. Bij het versturen van orders kunt u aangeven op welk product de order bij de externe vervoerder geboekt dient te worden
- URL/webadres TMS externe vervoerder
2. Vervoerder aanmaken
Om ordergegevens te kunnen versturen moet u de externe vervoerder als ‘vervoerder’ aanmaken in uw Transport Management Systeem. Hierbij legt u tevens belangrijke gegevens vast die een koppeling met het externe EasyTrans Systeem mogelijk maakt.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Nieuwe Vervoerder’
- Vul de gegevens van de vervoerder in
- Algemene bedrijfsgegevens
Gebruikt u de Inkoopmodule? Dan kunt u diverse gegevens vastleggen die van belang zijn voor de inkoopzijde. - (Optioneel) ‘Vervoerder portal’; Vanaf een Premium Plus pakket is een Vervoerder Portal onderdeel van uw Transport Management Systeem. Geef hier de vervoerder toegang tot uw Vervoerder Portal/Chauffeur App. Maak een gebruikersnaam en wachtwoord aan en ken de juiste rechten toe
- Algemene bedrijfsgegevens
- Activeer bij ‘Koppelen met EasyTrans vervoerder’ de koppeling met de externe vervoerder.
Gebruik hiervoor de gegevens die u van de externe vervoerder heeft ontvangen (stap 1):- ‘EasyTrans URL’
De URL, oftewel het webadres van het Transport Management Systeem van de externe vervoerder
Let op: Leg het webadres vast ZONDER https:// - ‘EasyTrans gebruikersnaam’
De gebruikersnaam die de externe vervoerder voor u heeft aangemaakt - ‘EasyTrans wachtwoord’
Het wachtwoord dat door de externe vervoerder voor u is aangemaakt - ‘EasyTrans Productnummer(s)’
De productnummers die de externe vervoerder gebruikt voor de dienst(en) die u wilt uitbesteden. Bij het versturen van orders kunt u aangeven op welk product de order bij de externe vervoerder geboekt dient te worden
Wilt u verschillende soorten diensten uitbesteden aan de externe vervoerder? U kunt meerdere productnummers vastleggen; Zet hiervoor een komma (,) tussen de verschillende productnummers. Om verschillende producten eenvoudig te kunnen onderscheiden kunt eventueel ook een omschrijving vastleggen: Geef het productnummer in, gevolgd door een dubbele punt (:), geef vervolgens de omschrijving in.
Voorbeeld: 5:Spoedrit,8:Overnight,12:Pallet transport
- ‘EasyTrans URL’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de gegevens op te slaan
3. Klantgegevens delen
Bij het versturen van ordergegevens kunt u optioneel de naam van uw klant meesturen met de vervoersopdracht naar de externe vervoerder. Om te bepalen of u klantgegevens wilt versturen hanteert EasyTrans de standaard instelling van uw vervoersopdrachten. Uiteraard kunt u bij het versturen van orders altijd nog afwijken van uw algemene instelling.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Standaard opties vervoersopdracht’ > ‘Klantgegevens vermelden op de vervoersopdracht’ vast of u klantgegevens wel of niet wilt meesturen
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan
Vervoerder Portal
Vanaf een Premium Plus Pakket is een eigen Vervoerder Portal/Chauffeur App onderdeel van uw Transport Management Systeem. Realtime nieuwe vervoersopdrachten doorgeven (planning) en ontvangen (vervoerder) is onderdeel van een Vervoerder Portal. De vervoerder kan vervolgens de orders afmelden met de Chauffeur App. De chauffeur navigeert met behulp van de Chauffeur App eenvoudig naar de bestemming(en). De ontvanger tekent voor ontvangst op het scherm en deze digitale handtekening wordt samen met alle andere afmeldgegevens (eventueel met bijgevoegde afbeeldingen) direct naar de planning verstuurd.
Afmeldgegevens uitwisselen
Wanneer gekoppelde EasyTrans Systemen beide gebruik maken van de Chauffeur App om orders af te melden kan afmeldinformatie ook gedeeld worden! Welke informatie gedeeld wordt (en hoe) is afhankelijk van de instellingen die beide partijen hanteren voor hun Vervoerder Portal .
Inkoopmodule
Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u de kosten en opbrengsten van uw transportopdrachten bijhouden. U kunt aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. U ziet hierdoor direct wat een order kost én oplevert. U kunt afgesproken prijzen optioneel delen bij de vervoersopdrachten. Daarnaast kunt u eenvoudig inkoopfacturen maken, waarmee u bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.
Inkooptarieven delen
Maakt u gebruik van de Inkoopmodule? Dan kunt u bij het versturen van ordergegevens uiteraard ook de overeengekomen prijs delen. U plaatst immers een vervoersopdracht bij de externe vervoerder. De totale inkoopprijs wordt dan bij de ontvangende partij als ‘Afgesproken transportprijs’ vermeld in het veld ‘Opmerkingen intern’. Om te bepalen of u inkooptarieven wilt versturen hanteert EasyTrans de standaard instelling van uw vervoersopdrachten. Uiteraard kunt u bij het versturen van orders altijd nog afwijken van uw algemene instelling.
Standaard instelling
De standaard instelling voor het wel of niet delen van inkooptarieven bij uw vervoersopdrachten stelt u in bij uw algemene instellingen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Order e-mails’
- Geef bij ‘Standaard opties vervoersopdracht’ > ‘Inkooptarieven vermelden op de vervoersopdracht’ uw algemene instelling in:
- Uitgesplitst
E-mail: Alle inkooptarieven worden apart weergegeven, met daarbij de totaalprijs.
Koppeling: Alleen de totale inkoopprijs wordt weergegeven. - Alleen totaalprijs
E-mail/Koppeling: Alleen de totale inkoopprijs wordt weergegeven. - Niet vermelden
E-mail/Koppeling: Er worden geen inkooptarieven verstuurd.
- Uitgesplitst
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan.
Na het volgen van bovenstaande stappen is de koppeling ingericht en geactiveerd. Beide systemen kunnen nu ordergegevens met elkaar uitwisselen!
EasyTrans Software