Koppeling activeren
Om orderdetails uit te kunnen wisselen met externe EasyTrans-systemen dien je elkaar toestemming te geven tot het versturen en het ontvangen van gegevens. Je kunt een koppeling tussen beide EasyTrans Systemen activeren door elkaar aan te maken als klant en/of vervoerder en toestemming te verlenen tot het versturen/ontvangen van ordergegevens.
Orders ontvangen
Wil je geautomatiseerd orders ontvangen van een externe vervoerder/opdrachtgever die ook EasyTrans gebruikt? Maak deze vervoerder/opdrachtgever dan aan als klant, en geef toestemming om orderdetails naar het Transport Management Systeem te versturen. Geef de opdrachtgever vervolgens de benodigde informatie om de koppeling te activeren.
1. Klant aanmaken
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Nieuwe klant’
- Vul de klantgegevens in
- Klik op ‘Opslaan’
2. Toestemming orderuitwisseling
Na het opslaan van de algemene klantgegevens kun je nu (aan de rechterzijde van het scherm) contactpersonen of afdelingen vastleggen. Maak hier een contactpersoon/afdeling aan en leg hierbij inloggegevens vast, met de rechten ‘Import/Export API’.
- Geef de algemene gegevens in bij de contactpersoon (Naam, E-mail, Telefoon, etc.)
- Geef toestemming tot het versturen van ordergegevens door inloggegevens aan te maken:
- ‘Gebruikersnaam’: Leg een gebruikersnaam vast
- ‘Wachtwoord’: Leg een wachtwoord vast
Een wachtwoord moet bestaan uit minimaal acht tekens, met minimaal één kleine letter, één hoofdletter en één cijfer. Indien gewenst kun je ook geautomatiseerd een sterk wachtwoord genereren. - ‘Rechten’: Ken de rechten ‘Import/Export API (computer account)’ toe
- Klik op ‘Opslaan’ om alle klantgegevens op te slaan
3. Benodigde gegevens externe vervoerder
De externe vervoerder/opdrachtgever heeft nu toestemming om orders naar je te versturen. Om dit te kunnen doen moet de externe vervoerder/opdrachtgever jou als ‘vervoerder’ aanmaken in diens Transport Management Systeem. En de koppeling ook in dit externe systeem activeren. De externe vervoerder heeft hiervoor van jou enkele gegevens nodig;
- Verstrek de externe vervoerder de volgende informatie:
- Jou URL/webadres
Het webadres van jouw EasyTrans Transport Management Systeem - Inloggegevens externe vervoerder/opdrachtgever
De gebruikersnaam en het wachtwoord die je bij stap 2 hebt aangemaakt - Productnummer(s)
Bij het versturen van orders kan de externe vervoerder/opdrachtgever aangeven op welk product de order bij je geboekt dient te worden. Je kunt meerdere productnummers doorgeven, voor de verschillende diensten die je aanbiedt. Je vindt de productnummers bij:- ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’
- Jou URL/webadres
De externe vervoerder/opdrachtgever kan nu met de door jou verstrekte gegevens orders doorsturen. Je hoeft orders dan niet meer zelf in te geven.
Orders versturen
Besteed je transportopdrachten uit aan een externe vervoerder die ook EasyTrans gebruikt? Bij EasyTrans Software kun je vanaf een Standaard pakket (kosteloos) ordergegevens versturen naar externe EasyTrans-systemen. Je kunt een koppeling tussen beide EasyTrans Systemen activeren door elkaar aan te maken als klant/vervoerder en elkaar toestemming te geven tot het versturen van ordergegevens.
1. Verzamel benodigde gegevens
De externe vervoerder kan opdrachten van je ontvangen wanneer je als klant geregistreerd staat in diens EasyTrans systeem, en toestemming heeft tot het versturen van gegevens. Om orders te kunnen versturen moet je de externe EasyTrans gebruiker aanmaken als vervoerder en deze toestemming verlenen om ordergegevens te ontvangen. Hiervoor heb je enkele gegevens nodig van de externe vervoerder:
- Vraag de volgende gegevens op bij de externe vervoerder:
- URL/webadres TMS externe vervoerder
Het webadres van het EasyTrans Transport Management Systeem van de externe vervoerder - Gebruikersnaam
De externe vervoerder kan logingegevens aanmaken waarmee je toestemming krijgt om gegevens uit te wisselen - Wachtwoord
De externe vervoerder kan logingegevens aanmaken waarmee je toestemming krijgt om gegevens uit te wisselen - Productnummer(s)
De productnummers die de externe vervoerder gebruikt voor de dienst(en) die je wilt uitbesteden. Bij het versturen van orders kun je aangeven op welk product de order bij de externe vervoerder geboekt dient te worden
- URL/webadres TMS externe vervoerder
2. Vervoerder aanmaken
Om ordergegevens te kunnen versturen moet je de externe vervoerder als ‘vervoerder’ aanmaken in je Transport Management Systeem. Hierbij leg je tevens belangrijke gegevens vast die een koppeling met het externe EasyTrans Systeem mogelijk maakt.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Nieuwe Vervoerder’
- Vul de gegevens van de vervoerder in
- Algemene bedrijfsgegevens
Gebruik je de Inkoopmodule? Dan kun je diverse gegevens vastleggen die van belang zijn voor de inkoopzijde. - (Optioneel) ‘Vervoerder portal’; Vanaf een Premium Plus pakket is een Vervoerder Portal onderdeel van het Transport Management Systeem. Geef hier de vervoerder toegang tot je Vervoerder Portal/Chauffeurs App. Maak een gebruikersnaam en wachtwoord aan en ken de juiste rechten toe
- Algemene bedrijfsgegevens
- Activeer bij ‘Koppelen met EasyTrans vervoerder’ de koppeling met de externe vervoerder.
Gebruik hiervoor de gegevens die je van de externe vervoerder hebt ontvangen (stap 1):- ‘EasyTrans URL’
De URL, oftewel het webadres van het Transport Management Systeem van de externe vervoerder
Let op: Leg het webadres vast ZONDER https:// - ‘EasyTrans gebruikersnaam’
De gebruikersnaam die de externe vervoerder heeft aangemaakt - ‘EasyTrans wachtwoord’
Het wachtwoord dat door de externe vervoerder is aangemaakt - ‘EasyTrans Productnummer(s)’
De productnummers die de externe vervoerder gebruikt voor de dienst(en) die je wilt uitbesteden. Bij het versturen van orders kun je aangeven op welk product de order bij de externe vervoerder geboekt dient te worden
Wil je verschillende soorten diensten uitbesteden aan de externe vervoerder? Je kunt meerdere productnummers vastleggen; Zet hiervoor een komma (,) tussen de verschillende productnummers. Om verschillende producten eenvoudig te kunnen onderscheiden kunt eventueel ook een omschrijving vastleggen: Geef het productnummer in, gevolgd door een dubbele punt (:), geef vervolgens de omschrijving in.
Voorbeeld: 5:Spoedrit,8:Overnight,12:Pallet transport
- ‘EasyTrans URL’
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de gegevens op te slaan
3. Klantgegevens delen
Bij het versturen van ordergegevens kun je optioneel de naam van de klant meesturen met de transportopdracht naar de externe vervoerder. Om te bepalen of je klantgegevens wilt versturen hanteert EasyTrans de standaard instelling van je transportopdrachten. Uiteraard kun je bij het versturen van orders altijd nog afwijken van de algemene instelling.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Order e-mails’
- Leg bij ‘Standaard opties transportopdracht’ > ‘Klantgegevens vermelden op de transportopdracht’ vast of je klantgegevens wel of niet wilt meesturen
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Vervoerder Portal
Vanaf een Premium Plus Pakket is een eigen Vervoerder Portal/Chauffeurs App onderdeel van het Transport Management Systeem. Realtime nieuwe transportopdrachten doorgeven (planning) en ontvangen (vervoerder) is onderdeel van een Vervoerder Portal. De vervoerder kan vervolgens de orders afmelden met de Chauffeurs App. De chauffeur navigeert met behulp van de Chauffeurs App eenvoudig naar de bestemming(en). De ontvanger tekent voor ontvangst op het scherm en deze digitale handtekening wordt samen met alle andere afmeldgegevens (eventueel met bijgevoegde afbeeldingen) direct naar de planning verstuurd.
Afmeldgegevens uitwisselen
Wanneer gekoppelde EasyTrans Systemen beide gebruik maken van de Chauffeurs App om orders af te melden kan afmeldinformatie ook gedeeld worden! Welke informatie gedeeld wordt (en hoe) is afhankelijk van de instellingen die beide partijen hanteren voor hun Vervoerder Portal .
Ook als vervoerder, zonder gebruik van de Chauffeurs App, kun je in de order de afmeldgegevens verwerken. Deze gegevens worden dan uiteraard ook gedeeld met de opdrachtgever.
Inkoopmodule
Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je de kosten en opbrengsten van de transportopdrachten bijhouden. Aan ieder verkooptarief kun je ook een inkooptarief koppelen, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. Je ziet daardoor direct wat een order kost én oplevert. Je kunt afgesproken prijzen optioneel delen bij de transportopdrachten. Daarnaast kun je eenvoudig inkoopfacturen maken, waarmee je bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.
Inkooptarieven delen
Maak je daarnaast ook gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je bij het versturen van ordergegevens uiteraard ook de overeengekomen prijs delen. Je plaatst immers een transportopdracht bij de externe vervoerder. De totale inkoopprijs wordt dan bij de ontvangende partij als ‘Afgesproken transportprijs’ vermeld in het veld ‘Opmerkingen intern’. Om te bepalen of je inkooptarieven wilt versturen hanteert EasyTrans de standaard instelling van de transportopdrachten. Uiteraard kun je bij het versturen van orders altijd nog afwijken van de algemene instelling.
Standaard instelling
De standaard instelling voor het wel of niet delen van inkooptarieven bij de transportopdrachten stel je in bij de algemene instellingen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Order e-mails’
- Geef bij ‘Standaard opties transportopdracht’ > ‘Inkooptarieven vermelden op de transportopdracht’ de algemene instelling in:
- Uitgesplitst
E-mail: Alle inkooptarieven worden apart weergegeven, met daarbij de totaalprijs.
Koppeling: Alleen de totale inkoopprijs wordt weergegeven. - Alleen totaalprijs
E-mail/Koppeling: Alleen de totale inkoopprijs wordt weergegeven. - Niet vermelden
E-mail/Koppeling: Er worden geen inkooptarieven verstuurd.
- Uitgesplitst
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.
Na het volgen van bovenstaande stappen is de is het activeren en inrichting van de koppeling voltooid. Beide systemen kunnen nu daardoor ordergegevens met elkaar uitwisselen!
EasyTrans Software